Automatización de procesos de negocio. Automatización de procesos comerciales: ¿un beneficio real o un dolor de cabeza adicional? El papel de la automatización de procesos de negocio en el artículo empresarial

Los casos de automatización fallida de empresas son bastante comunes. Por lo tanto, antes de embarcarse en esta tarea costosa y que consume mucho tiempo, es deseable comprender por qué se necesita la automatización. Y qué problemas se supone que deben resolverse con su ayuda.

El proceso de los especialistas en automatización empresarial suele dividirse en varias etapas:

1. Análisis de los procesos de negocio, su adecuación o revisión.

2. Determinación de las necesidades reales de automatización.

3. Selección de soluciones de software o desarrollo de software especializado.

4. Implementación de software en la empresa y capacitación del personal en su uso.

Además, las dos primeras etapas no son inferiores en importancia a la última.

Comencemos con una definición. Un proceso de negocio es un sistema de actividades coherentes, con propósito y reguladas en el que, a través de una acción de control y con la ayuda de recursos, las entradas del proceso se convierten en salidas, resultados del proceso que tienen valor para los consumidores. Un proceso de negocio en términos de tecnologías de la información- este es un proceso de información estable (secuencia de trabajo) relacionado con la producción y las actividades económicas de la empresa y generalmente enfocado a la creación de nuevo valor. Un proceso comercial incluye una jerarquía de acciones funcionales interrelacionadas que implementan uno (o varios) de los objetivos comerciales de la empresa en el sistema de información de la empresa, por ejemplo, gestión y análisis de la salida del producto o soporte de recursos para la salida del producto (los productos se entienden como bienes, servicios, soluciones, documentos).

Nota: muy a menudo, con la ayuda de la automatización, los gerentes quieren coordinar el trabajo de la empresa. Ciertamente, administración moderna es difícil de imaginar sin sistemas de información. Pero la automatización no corregirá los errores en la organización de los procesos comerciales.

Por ejemplo, si la empresa tiene una gran cantidad de información que se ha vuelto imposible de procesar manualmente o con la ayuda de sistemas obsoletos, entonces la automatización es la salida. Si Información necesaria simplemente no, o no es confiable, los gerentes están equivocados, el trabajo de los departamentos no está coordinado, entonces es necesario cambiar el sistema de gestión; ninguna automatización ayudará aquí.

Es por eso en primer lugar, el líder necesita evaluar la situación con seriedad y comprender si la automatización resolverá los problemas que le preocupan.

La automatización de procesos comerciales en la etapa actual de desarrollo es capaz de resolver las siguientes tareas:

• Aumento de la velocidad de procesamiento de la información de la empresa (por ejemplo, paso más rápido de una aplicación del departamento de ventas al almacén).
• Aumentar la transparencia comercial (por ejemplo, puede ver rápidamente la deuda de las contrapartes).
• Control sobre la cantidad de información (por ejemplo, los clientes pueden ingresar y salir de las aplicaciones a través de Internet).
• Coordinación de acciones (por ejemplo, un producto ya reservado para un cliente no irá a otro).
• Aumentar la capacidad de fabricación de los negocios (por ejemplo, los precios y los impuestos se calculan automáticamente), etc.

¡La automatización no afecta directamente la solución de otras tareas, por ejemplo, aumentar el flujo de clientes, informar a tiempo o determinar las perspectivas de desarrollo!

Es por eso Por lo general, la automatización es necesaria en los siguientes casos:

• reorientación hacia nuevas tareas (lanzamiento de otros productos, entrada a nuevos mercados, reequipamiento técnico);
• realizar reformas o cambiar los principios de gestión;
• la incapacidad del antiguo sistema de automatización para satisfacer las necesidades de la empresa;
• preparación de la empresa para la venta (la automatización debe aumentar su valor de mercado).

Próximo punto importante: es necesario definir claramente qué parte del trabajo debe automatizarse en este momento. Además, no es difícil para las pequeñas empresas hacer esto. Solo necesitan analizar cuyas actividades en la empresa están relacionadas con el procesamiento y almacenamiento de grandes cantidades de información y la construcción de informes. Como regla general, estos son departamentos que se ocupan de la contabilidad y la contabilidad fiscal, son responsables del movimiento de inventario, etc. Existen procesos "generalmente reconocidos", cuya necesidad de automatización generalmente no surge. Tradicionalmente, esto es la contabilidad, el movimiento de bienes y materiales, la nómina y los registros de personal. Estos procesos están inicialmente automatizados, ya que se ha demostrado reiteradamente el aumento de su eficiencia debido a la automatización.

Otra forma de averiguar exactamente qué necesita ser automatizado: comprender qué es exactamente lo que no le conviene al líder en el trabajo actual de la organización. El motivo de la insatisfacción puede ser el tiempo del proceso, su costo, la calidad (la cantidad de errores y fallas). Por ejemplo, puede planificar la producción manualmente, sin el uso de herramientas de automatización. Pero la precisión de los cálculos en este caso, por regla general, deja mucho que desear, y el tiempo para su implementación es de aproximadamente una semana. Además, hay muchos errores en dicha planificación. Y los costos financieros del proceso "manual" son excesivamente grandes.

Solo entonces puede proceder directamente a la selección. sistema automático.

Normalmente se da preferencia al programa que mejor se adapta a la requerimientos técnicos y no se convertirá en un obstáculo para el crecimiento de la información en el futuro. Desafortunadamente, es casi imposible encontrar un sistema listo para usar que pueda satisfacer completamente las necesidades de la empresa. Por lo tanto, queda por elegir el producto de software más adecuado en términos de funcionalidad y costo.

Todos los sistemas de automatización se pueden dividir en dos clases: rígidos, con un conjunto de configuraciones típicas (por ejemplo, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) y flexibles, con la capacidad de cambiar sus funciones (por ejemplo, 1C, Microsoft Axapta). Esta división se aplica a todos los programas.- desde soluciones simples para tareas locales hasta sistemas de automatización complejos para grandes empresas.

Los expertos recomiendan: para determinar si se necesita un sistema rígido o flexible en un caso particular, es necesario comprender cómo cambiarán la empresa y sus procesos comerciales en los próximos dos a cuatro años. Si la organización es estable y no se prevén cambios fundamentales en su sistema de gestión en un futuro próximo, es posible probar sistemas rígidos, incluidos los occidentales. Tienen una ventaja innegable: son soluciones completas y bien ajustadas que incorporan los mejores logros de gestión. Sin embargo, de haber optado por un sistema de este tipo, la empresa se verá obligada a “ajustar” su trabajo al modelo de procesos de negocio implantado en ella. Para empresas nacionales esto no siempre es posible. Si el negocio se reforma a menudo y el sistema de gestión aún no se ha finalizado, la empresa necesita un sistema flexible que pueda modificarse sin grandes costos. Dichos productos están en el mercado. Además, sobre su base, ya soluciones llave en mano.

• Cómo implementar la automatización en la empresa.
• Cómo elegir o desarrollar software.
• Cómo elegir un proveedor de sistemas de automatización.
• Qué sistemas de automatización hay en el mercado.

La automatización de los procesos comerciales es la mejor oportunidad para reducir costos, aumentar las ganancias y alinear la empresa con las tendencias modernas. Descubra cómo elegir un sistema de automatización para su empresa.

Sistema de automatización de procesos de negocio

Para el envío por correo se forma un texto neutro, en el que se sustituye el nombre del cliente. Independientemente de si se sustituye un nombre masculino o femenino, el significado del texto no debe cambiar. Para evitar plantillas, la lista de correo se puede componer con el estilo de las cartas que se enviaban manualmente antes de la introducción de la automatización de procesos comerciales.

Al planificar los envíos, debe prestar atención a las restricciones servidor de correo. En los servidores pagos, hay un límite en la cantidad de letras por hora, en los servidores gratuitos, el límite va por minuto. Si se supera el número máximo de letras, la cuenta de correo se bloquea. Para evitar tales situaciones, la lista de correo se divide en varias partes; esto también debe tenerse en cuenta al automatizar.

Informática

Todas las empresas trabajan con la informática. En el caso más simple, esta es una fórmula del tipo "Costo * Porcentaje = Precio" o "Cantidad * Precio = Importe del cheque".

A veces hay fórmulas complejas. A veces, las empresas crean sus propios sistemas de software, por ejemplo, para el cálculo de ventanas de plástico. La automatización del proceso computacional le permitirá completar todos los campos requeridos y realizar todos los cálculos prácticamente sin tener en cuenta al usuario; solo necesitará ingresar los datos iniciales, sobre la base de los cuales se realizará el trabajo.

En última instancia, esto minimizará la cantidad de errores y acelerará el trabajo de los usuarios.

haciendo informe

Todo depende de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, una empresa minorista requiere informes sobre la recepción y el consumo de bienes, saldos de inventario, cancelaciones, informes de pérdidas y ganancias, etc. Y no siempre una solución adecuada está en el paquete de software terminado.

Productos de software para la automatización

Una vez que haya decidido todas las preguntas anteriores, tendrá una idea de qué tipo de programa necesita. A continuación, tienes dos caminos:

1. Usa un producto genérico.
2. Desarrolla e implementa tu propio software.

Cualquier sistema de información existente se puede utilizar para automatizar algún proceso comercial. Por ejemplo, los sistemas ERP se utilizan para el soporte informático del proceso de producción, los sistemas CRM se utilizan activamente en las ventas.

Hay tres clases de aplicaciones que se desarrollaron originalmente para automatizar los procesos comerciales. Considerémoslos con un poco más de detalle.

Sistemas de modelado de procesos comerciales

Estos sistemas se utilizan a menudo en negocio moderno. Con su ayuda, puede describir, documentar y acompañar cualquier proceso comercial que tenga lugar en la empresa. Dado que el lenguaje ordinario no siempre se puede utilizar para la formalización, los especialistas han desarrollado lenguajes especializados llamados notaciones. Con su ayuda, puede realizar un reflejo más formal de los procesos comerciales de la empresa.

Hoy en día, numerosas metodologías (RUP, SADT, etc.) y el software que las acompaña se utilizan ampliamente para el modelado. Las pequeñas y medianas empresas utilizan una aplicación estándar para soporte Visio de Microsoft, en grandes empresas desarrolló su propio paquete de software, nivel ARIS Toolset.

Sistemas de flujo de trabajo

Este sistema fue desarrollado hace más de dos décadas. En su forma clásica, debería contener los siguientes servicios y aplicaciones:

• Un servicio que lanza y ejecuta procesos de negocio.
• Complejo de visualización de etapas.
• La infraestructura necesaria para el almacenamiento de plantillas.
• Un lugar de usuario a través del cual puede acceder a varias funciones y datos necesarios.
• Medios de control sobre la ejecución de los proyectos empresariales.
• Medios que proporcionan la interconexión de sistemas de flujo de trabajo individuales entre sí.

Sistemas BPM

BPM significa sistemas de gestión de procesos de negocio. Han sido desarrollados hace relativamente poco tiempo, como una extensión de los sistemas de la clase anterior. Ellos característica distintiva es que un conjunto puede incluir herramientas para el modelado, implementación y mantenimiento posterior de todos los procesos necesarios.

El sistema BPM se basa en la gestión del flujo de datos. Ella tomó esto de la clase Workflow. Además, BPM puede incluir una serie de subsistemas adicionales:

• Transición del modelado a la implementación. También es posible utilizar la ingeniería inversa: después de la implementación del proceso comercial, se actualiza su modelo.
• Descripción de métricas estadísticas - recopilación, análisis, presentación. En la mayoría de los casos, dicho subsistema es parte de sistema común Recogida y análisis de datos.
• Análisis de procesos de negocio, oBPA. Analiza la eficiencia del personal de la empresa, la eficiencia de los procesos comerciales y la utilización de la capacidad.
• Simulación. En este modo, puede evaluar la efectividad de usar un proceso comercial particular por adelantado, sin la participación de empleados, usuarios, etc. Basta con establecer indicadores estadísticos previamente conocidos.

Hasta la fecha, no existe un sistema unificado para automatizar los procesos comerciales. Cada empresa hace sus propios ajustes necesarios para atraer clientes potenciales.

Cómo elegir un programa de automatización: caso de Adobe Systems

Hay muchos programas diferentes en el mercado, pero una comparación exhaustiva de sus características funcionales y características técnicas puede tomar años de trabajo los mejores empleados. Incluso los estudios comerciales que involucran la descripción y comparación de soluciones existentes por parte de expertos independientes no aclaran la situación.

Por lo tanto, la revista "Director General" sugiere utilizar una metodología comprobada para elegir un programa de automatización.

Costo de automatización

Es bastante difícil determinar de antemano cuánto costará la automatización de los procesos comerciales de una empresa. Precio software se compone de varios factores:

• Tareas que necesitan ser resueltos en el curso del trabajo.
• tipo de software. Podría ser programa estándar, que se utiliza en todas las empresas, independientemente del alcance y la forma de propiedad. O podría ser un programa especializado que se ejecuta exclusivamente en esa empresa o en las empresas que producen este producto o servicio.
• Recursos, que son necesarios para la implementación del software. Si planea crear varias hojas de cálculo en Excel o crear una pequeña base de datos en Access, no necesitará comprar una computadora nueva. Basta con almacenar la base de datos en la máquina principal y proporcionar una copia de seguridad oportuna para evitar problemas. Si está creando una poderosa base de datos de corporaciones para varias ciudades y países, lo más probable es que necesite equipar un servidor. Del mismo modo con por recursos humanos necesario para la implementación: una persona puede hacer una base en Excel o Access en su tiempo libre desde su trabajo principal.
• Numero de asientos para conectarse a la base de datos. Por ejemplo, el programa clásico 1C: Enterprise para 20 lugares cuesta un poco más de cuarenta mil, para 100 lugares, ya más de cuatrocientos.

Además de los costos de desarrollo de software, el costo de la automatización de los procesos comerciales puede incluir los siguientes componentes:

• Costos asociados: coste de alquiler en caso de utilizar la versión en la nube, coste de un servidor dedicado, etc.
• Costos asociados con la instalación del sistema y la capacitación de los empleados. Puede desarrollar un curso en línea, puede realizar un pequeño seminario entre los empleados de la empresa y explicar cómo trabajar en las nuevas condiciones, quién tiene qué acceso, cómo usar la base de datos y varias funciones adicionales.
• Costo de soporte técnico. A veces las cosas se rompen. O necesita mejorar. Hay nuevas operaciones que necesitan ser automatizadas. Hay nuevos empleados que necesitan ser capacitados. Es casi imposible calcular todos los matices por adelantado, pero puede mantener a su propio especialista en el personal que "liderará" la automatización de los procesos comerciales o negociará con los desarrolladores.
• También hay costos indirectos.- por ejemplo, el tiempo dedicado por el gerente a la preparación de los términos de referencia, explicación, control de la tarea.

Cómo elegir un proveedor para la automatización de procesos comerciales

En este contexto, un proveedor es un proveedor que le ofrece una solución de automatización de procesos de negocios llave en mano. Es necesario abordar la elección de un socio con cuidado. En primer lugar, se compila una lista de funciones necesarias y se monitorea el mercado. De las cientos de empresas que hay en el mercado, elige algunas que sean ideales para solucionar tus problemas. Después de eso, comuníquese con los representantes de las empresas de la muestra y especifique qué es exactamente y en qué condiciones están listos para ofrecerle, de acuerdo con sus necesidades.

Si el proveedor ya tiene experiencia en el desarrollo e implementación de sistemas de automatización de procesos comerciales en empresas con especificaciones y tamaño similares, entonces esto es una ventaja. Las opiniones de los clientes de Internet se pueden dejar de lado por el momento, si es posible, vale la pena hablar directamente con los clientes del desarrollador. También vale la pena prestar atención a si el proveedor brinda servicios de capacitación para los empleados de su empresa, apoyo técnico durante el período de operación, bajo qué condiciones se hace todo esto.

Uno de los principales factores es la velocidad de implementación del sistema. La mayoría de los sistemas promovidos son difíciles de implementar, mal adaptados a tareas comerciales específicas. La introducción de algunos sistemas de software puede requerir las medidas más radicales, hasta hacer cambios en estructura organizativa empresas

Al elegir un proveedor y un software, debe tener en cuenta todos los factores. En algunos casos, la mejor salida es encargar un desarrollo individual, que inicialmente se creará para su empresa.

La automatización de los procesos de negocio a veces parece la cabeza de una varita mágica. Pero, ¿cómo automatizar los procesos comerciales de la mejor manera? ¿Para que el trabajo se argumente, los papeles no se pierdan, los reglamentos ayuden, el equipo actúe como un mecanismo bien engrasado?

En el artículo, analizaremos los matices de la creación y automatización de procesos comerciales, consideraremos cómo evitar errores, cuáles son las metas y objetivos de la automatización de procesos comerciales y por dónde empezar. Si está pensando en mejorar los procesos comerciales y tal vez introducir sistema electrónico gestionarlos, lea atentamente el artículo. ¡Y toma un lápiz!

Tres ballenas del caos en los negocios: cómo automatizar procesos que no existen

Antes de hablar sobre las oportunidades que abre la automatización de procesos comerciales, pensemos en las dificultades que enfrenta ahora.

Los tres "pilares" malos que mantienen el caos en los negocios son universales. Lo más probable es que también estés familiarizado con ellos:

• Errores regulares. Petrov cometió un error tipográfico, Sidorov aprobó un documento no verificado, Vasechkina envió una factura con detalles incorrectos. Tales errores traen pérdidas temporales y financieras, ojos nerviosos y trabajo nocturno.
• Falta del tiempo. El documento está siendo aprobado por una semana, luego la segunda, el trabajo vale la pena. Un empleado clave está de vacaciones o renuncia sin entregar el caso.
• Confusión general.¿Adónde se fue el papeleo? ¿Por qué la secretaria en la pila de hojas no se dio cuenta del documento urgente? Dónde acudir a un especialista cuando un cliente contacta, si persona correcta¿desaparecido? Esta confusión y correr por los pasillos con montones de papeles es molesto y ciertamente no contribuye al trabajo productivo.

Incluso hace 10 años, el modelado de procesos comerciales parecía costoso, lento y, por lo tanto, innecesario para la mayoría de las empresas. Algunas personas piensan lo mismo incluso ahora, después de leer historias de terror sobre proyectos inacabados y millones gastados, o incluso abordar la automatización desde el lado equivocado. Pero resultó que las empresas que trabajan en la automatización de procesos comerciales crecen más rápido, superan mejor los tiempos de crisis y superan a la competencia. En tales empresas, los empleados se sienten más cómodos, lo que crea la atmósfera de trabajo adecuada en el equipo. Algunos ejemplos son las historias de Toyota, Amazon, McDonalds, así como de nuestros clientes, cuyos comentarios sobre la automatización de procesos comerciales.

Hoy en día, la capacidad de construir procesos de negocio y saber cómo automatizarlos se está convirtiendo en una importante ventaja competitiva.

Procesos de negocio: ¿qué automatizamos compañeros?

A veces la dirección de la empresa, ocupada en cuestiones estratégicas, se engaña: todo nos va bien. Pero si Petrov sabe que en el caso de una tarea de marketing, debe comunicarse con Ivanova, este no es un proceso comercial. Pero un mapa de acción específico que describe universalmente los pasos que siguen los empleados para lograr un resultado específico, esto ya parece un proceso comercial.

Un esquema de actividad, para llamarlo proceso de negocio, debe tener en cuenta tres factores:

1. La estabilidad de los enlaces descritos: se tienen en cuenta la multiplicidad de elección de acciones, transiciones, condiciones.
2. Regulación de actuaciones durante el proceso: llamadas, cartas, archivos adjuntos, apelaciones, avistamientos.
3. Finalización lógica: objetivo concreto alcanzable.

Un proceso comercial claramente modelado le permitirá ver el resultado y controlar el trabajo en todas las etapas para evitar pérdidas y errores "en un comienzo bajo".

Dependiendo de la aparición de "puntos débiles", el proceso comercial cambia, sus etapas se ajustan y observan qué enlaces son débiles. Si tiene alguna dificultad con el desarrollo de algoritmos, estamos listos para ayudarlo. Después de todo, el desarrollo de procesos comerciales es una preparación para el proyecto de su automatización.

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El objetivo principal del desarrollo de procesos de negocio es la transformación mágica de cadenas caóticamente tejidas de interacciones entre empresas en algoritmos ordenados, coherentes y comprensibles. ¡Que haya orden en el trabajo, en la oficina, en la mente de los empleados y en la mente de los gerentes!

Uri, ¿dónde está el botón? Objetivos de la automatización de procesos de negocio

Ahora la pregunta es: ¿cómo gestionar todo esto? Bueno, necesita todo un equipo de empleados: ¡mantener el dedo en el pulso y monitorear cuidadosamente los "lugares delgados", los "eslabones débiles" y la ejecución de todo lo que debe realizarse!

Una cuarta parte de las empresas están siguiendo este camino, desplegando departamentos de calidad, ampliando el personal administrativo y de secretaría. Pero es mucho más útil preguntarse cómo automatizar los procesos de negocio y trasladar la función de control sobre los mismos a un solo espacio. Dicho sistema de gestión de procesos de negocios será tanto un constructor, un mecanismo de monitoreo y un controlador que da señales cuando algo no sale según lo planeado. Pero para que el "botón mágico" funcione, todavía tienes que trabajar duro.

Por supuesto, los objetivos de la automatización de procesos comerciales no son solo una forma conveniente de controlar. Como resultado, el uso de un sistema de gestión de procesos comerciales automatizado ayudará a:

• Organizar tareas regulares.
• Minimizar el factor humano.
• Separar claramente las áreas de responsabilidad dentro de los procesos.
• Mantén todos los detalles del proceso bajo control.
• Incluir en el esquema de interacción con el cliente.
• Cree una infraestructura de TI unificada con diferentes derechos de acceso.
• Ahorre tiempo, el suyo y el de sus empleados.
• Como resultado - para ahorrar dinero en la gestión de la empresa.

Como puede ver, los objetivos de la automatización de procesos comerciales son, en muchos sentidos, los mismos que los suyos.

Gestión de procesos de negocio - un sistema de una empresa

Para hacerlo aún más claro, analicemos las funciones específicas del sistema de gestión de procesos comerciales - "1C: Gestión de documentos 8" - usando ejemplos.

Hemos visto claramente cómo un proceso comercial automatizado difiere de uno “escrito en la rodilla”. Queda por entender cómo llegar a este nivel de automatización.

El ingrediente secreto: cómo automatizar los procesos comerciales sin pérdidas

Probablemente haya escuchado historias sobre la Compañía N, que implementó un súper sistema, lo modificó y volvió a Excel. Esto es lo que sucede cuando una empresa se encuentra con dificultades imprevistas. Que los empleados saboteen la forma inusual de trabajar. Que los procesos liquidados no se sometan en modo alguno a la regulación. Que el presupuesto de ejecución esté más allá del deseado. Entonces el sistema en sí es pesado e incomprensible, pero es necesario que "aquí hay un botón, lo presiono y todo funciona".

Los gerentes a menudo olvidan la regla: la primera etapa, a partir de la cual se construye la automatización de procesos comerciales, son las tareas. El sistema de gestión de documentos tiene una gran funcionalidad que puede satisfacer los requisitos de los negocios más caprichosos. Pero primero se deben presentar estos requisitos.

Nuestra investigación confirma que el 70% de las dificultades empresariales surgen justo en la etapa de fijación de requisitos y resultados. Por lo tanto, brindamos consultas iniciales, así como también ofrecemos un servicio de estudio de anteproyecto. Este paso ayuda:

• identificar "puntos débiles" en la empresa,
• determinar cuáles son los objetivos sistema de automatizacion,
• comprender si la funcionalidad estándar es adecuada para la empresa o si es necesario realizar cambios,
• averigüe qué conjunto de características será para el negocio es optimo,
• determinar qué procesos automatizar en primer lugar y cuáles se pueden posponer. Por ejemplo, se deben priorizar las áreas que ralentizan el trabajo de toda la empresa, incluso si el trabajo en ellas no es el más fácil.

La captura adecuada de los requisitos y resultados del sistema es el ingrediente secreto para el éxito de un proyecto de automatización. A veces, en esta etapa, queda claro que hay un problema con los procesos comerciales. Entonces necesitas modificarlos o construir desde cero.

Habiendo decidido las tareas que enfrenta la automatización de los procesos comerciales, procedemos a la formación de un equipo de proyecto y a la implementación del proyecto.

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En tiempos de crisis en los negocios, para prevenir todo tipo de problemas, así como para hacer más eficiente el trabajo en su conjunto, las empresas utilizan métodos denominados de automatización integrada. Con este método, es posible lograr una reducción significativa de los costos, tanto tecnológicos como financieros.

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

Un proceso comercial siempre incluye varias etapas, funciones, pasos y otras acciones realizadas en una determinada secuencia. El objetivo principal de la aplicación de procesos de negocio es el logro por parte de la empresa de ciertas intenciones (un conjunto de procesos desde el momento en que se reciben los pedidos hasta que se cumplen). El proceso de negocio incluye a todos los participantes en la organización que interactúan entre sí. Estamos hablando de directivos, clientes y empleados de la empresa.

Es decir, el trabajo de cualquier empresa puede considerarse como un conjunto de varios procesos comerciales interconectados. En las empresas, todos los procesos comerciales se dividen condicionalmente en tres tipos. Esta:

• principales procesos de negocio (clave), destinados a crear el valor de un servicio o bienes para los compradores y aumentar su valor en una etapa intermedia de creación (por ejemplo, instalación, producción, desarrollo);
• apoyar los procesos de negocio, destinada a proporcionar los recursos necesarios para los procesos clave, así como la dotación de la infraestructura de la empresa (hablamos de gestión de recursos, tratamiento y mantenimiento de la información);
• procesos de desarrollo que aseguren la mejora del trabajo de la empresa en el futuro; en el marco de estos procesos comerciales, el personal se capacita y mejora sus habilidades, se planifican más actividades;
• gestión de procesos de negocio orientada a la solución de los problemas de la empresa a través de la planificación, motivación y capacitación del personal, gestión operativa.

Con base en todo lo anterior, podemos decir que cualquier líder debe gestionar los procesos de negocio, ya que de ello depende en gran medida el éxito y la prosperidad de la empresa. Cualquier director tiene como objetivo organizar el trabajo de su empresa de tal manera que la implementación de los procesos comerciales se lleve a cabo de acuerdo con el esquema previamente elaborado. Al mismo tiempo, no debe haber interrupciones en las actividades de la empresa. Idealmente, también se debe reducir al mínimo el tiempo dedicado a trabajar con la documentación.

Hay muchas formas efectivas de organizar su negocio hoy en día. Entre las más útiles y racionales, se puede destacar la automatización integrada de procesos de negocio a partir del desarrollo de un modelo propio. sistema de informacion o prefabricados, pero adaptados a su empresa. Cabe señalar que dicho sistema de automatización permite que la producción sea más rentable, reduciendo significativamente los costos.

El resultado deseado de la automatización de los procesos de negocio no debe esperarse con el antiguo enfoque del modelo de gestión de la organización. La cultura de producción tradicional, en la mayoría de los casos, utiliza un modelo funcional de gestión de procesos comerciales que se ha utilizado durante un período de tiempo bastante largo. Hasta ahora, brinda a los gerentes buenas oportunidades de crecimiento y desarrollo. El mayor defecto que tiene es la presencia de retrasos y pérdidas de información. Generalmente, metodos efectivos los impactos se discuten oralmente. Y dado que tal forma tiende a distorsionar la información, la información después de las "negociaciones" se vuelve poco confiable.

En la práctica comercial y económica moderna, se utilizan muchos métodos para el desarrollo. Si consideramos no las tendencias globales, sino una sola empresa, podemos hablar de una serie de problemas y síntomas en los que la automatización compleja de los procesos tecnológicos y comerciales es extremadamente necesaria e importante. En este artículo, veremos todo “desde el final”, describiendo la empresa perfecta desde un punto de vista gerencial. Entonces:

• La empresa funciona sin problemas, los empleados coordinan acciones y realizan actividades sin problemas.
• No hay pérdidas ni retrasos en la empresa, la información no se distorsiona.
• Al realizar el trabajo diario, los especialistas de la empresa permanecen, en primer lugar, orientados al cliente y cumplen las tareas de la empresa, dejando de lado las necesidades e intereses personales.
• Todos los empleados son muy conscientes de cómo sus actividades afectan el desempeño de la organización.
• Está claro en la empresa qué empleado es responsable de ciertas funciones y objetivos.
• Cada tarea se le da una cantidad específica de tiempo para completar.
• La empresa trabaja en interés de sus clientes, y es precisamente a esto a lo que se dirigen sus actividades.

Si todo esto está presente en su empresa, no necesita hacer nada: deje que la empresa crezca aún más. Si todo es completamente diferente, debe pensar en automatizar los procesos comerciales, ya que es esto lo que hará que su empresa sea más exitosa y productiva.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos de negocios empresariales?

Cada empresa realiza sus actividades con el fin de resolver las tareas, y por lo tanto cada uno de los procesos de negocio deben ser realizados para lograr los objetivos de la empresa. Si este enfoque es cercano a usted, entonces su organización está enfocada en lograr ciertos objetivos, como todos los empleados que trabajan en ella. En una empresa, todos los empleados, procesos comerciales y actividades deben ser productivos y perseguir el mismo objetivo. Solo en este caso podemos hablar sobre las perspectivas de trabajo de la empresa en el futuro.

Actualmente, muchos emprendedores prefieren la automatización de procesos tecnológicos y comerciales. Esto permite resolver las siguientes tareas:

1. Distribución de la responsabilidad

Una determinada persona debe ser responsable de cada acción y proceso comercial por separado. Es esta persona la que se preocupa por la eficacia de la acción que se está realizando, puede influir en el curso de los acontecimientos, hacer ajustes a la actividad, si es necesario. Un proceso de negocio tiene determinadas tareas y funciones, y cada una de ellas, a su vez, tiene una persona que se encarga de su ejecución. Es bueno si la empresa tiene la opción de distribuir funciones y tareas entre los empleados mediante la automatización. Si el sistema se construye correctamente, queda claro quién es responsable de realizar ciertas tareas en el proceso comercial.

2. Garantizar la integridad de la información.

En casi todas las organizaciones existe un problema de gestión funcional asociado a la pérdida, retraso o distorsión de la información. Este problema se puede resolver mediante la automatización de los procesos comerciales, ya que los ejecutantes siempre pueden obtener información detallada sobre la implementación de ciertas tareas. Cada usuario sabe lo que hay que hacer y cómo lograr el resultado deseado. Las tareas pueden ir acompañadas de varios objetos, por ejemplo, archivos de Microsoft Office (Word, Excel).

Cabe señalar que cuando el sistema de contabilidad se ejecuta en la plataforma 1C, la documentación o una factura de gastos pueden actuar como objetos. Cuando un empleado ha recibido tal o cual tarea, no perderá tiempo buscando los datos que necesita, ya que toda la información importante para realizar tal o cual trabajo se adjunta a la tarea.

Cuando se completa la tarea, el empleado hace una nota correspondiente en el sistema. Además, el sistema de automatización comienza a transferir información sobre el control de procesos a otros empleados. Este enfoque hace la vida mucho más fácil tanto para los gerentes como para los empleados de la empresa. La información no se distorsiona, se almacena, no hay retrasos. Además, se minimizan los riesgos de incumplimiento y entrega tardía de tareas. Los artistas intérpretes o ejecutantes no dedican mucho tiempo a buscar la información necesaria y la información en sí permanece en su forma original, sin distorsiones.

3. plazos

Las empresas que utilizan métodos de gestión tradicionales a menudo se enfrentan a plazos incumplidos. Es por eso que el sistema de automatización debe ejercer una gestión precisa del tiempo para la resolución de problemas. Es muy conveniente cuando puede hablar sobre plazos relativos para resolver problemas, por ejemplo, "dentro de las 3 horas posteriores a la recepción", y absolutos: "hasta las 15:00 del último día de esta semana". Al mismo tiempo, el sistema de automatización emite recordatorios y controla el tiempo de las tareas. Como resultado, el gerente de la empresa tiene la oportunidad de controlar el tiempo de cualquier tarea y recibir estadísticas de hoy y del período pasado.

4. Control

El sistema debe estar informando. Es necesario ejercer un control sobre el estado actual de la empresa: qué procesos se están ejecutando actualmente. Entonces, por ejemplo, del informe puede averiguar que en este momento los empleados están cumpliendo tantos pedidos para la fabricación de equipos y tantos para su instalación.

Idealmente, el sistema también debería mostrar si se cumplen los plazos para completar las tareas. La capacidad de rastrear estos procesos comerciales permite a los ejecutivos controlar quién cumple con los plazos y quién no. También es necesario analizar las estadísticas de ejecución de los procesos comerciales de los períodos anteriores: qué se hizo, si hubo fallas y aplazamientos. Mediante el análisis de estos datos, se puede mejorar el trabajo de la empresa y los especialistas pueden tomar una serie de decisiones organizativas y de personal.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar la gestión de procesos de negocio para una empresa?

Al automatizar los procesos comerciales, una empresa puede mejorar significativamente el nivel y la calidad de los servicios prestados. La automatización de los procesos de negocio elimina prácticamente el factor humano, lo que afecta especialmente al trabajo con gran cantidad de información. Al optar por automatizar los procesos comerciales, logrará:

• Reducción del número de errores.
• Aumentar la velocidad de las operaciones dentro del ciclo.
• Incrementar la productividad de la empresa.
• Alta precisión de operaciones y rapidez en la toma de decisiones.
• Reducir los costes y el tiempo dedicado al trabajo.
• Reducir el número posible de opciones de resultado.
• Realización de múltiples operaciones en paralelo.

Una vez que haya optimizado los procesos comerciales, analice las opciones para automatizarlos. En algunos casos, la automatización de los procesos comerciales no dará los resultados deseados y solo generará pérdidas. Esto se aplica en particular a las siguientes situaciones:

• cuando realiza una operación automáticamente, no puede mantener el nivel de calidad requerido;
• la automatización de los procesos de negocio es un evento complejo desde el punto de vista tecnológico;
• cuando se cambia a la automatización de procesos comerciales, una parte significativa de los empleados debe volver a capacitarse o despedirse;
• tanto los servicios como los productos tienen un corto ciclo vital;
• la demanda del mercado es inestable, la producción requiere constantes ajustes.

¿En qué áreas de trabajo es necesario automatizar los procesos de negocio de una empresa?

Como regla general, la automatización de los procesos comerciales comienza con un trabajo rutinario a largo plazo, del cual dependen directamente tanto los ingresos como los ingresos de la empresa. La segunda opción es trabajar en áreas problemáticas y brechas en la producción. ¿Entonces qué debería ser hecho?

El primero es la automatización de la resolución de tareas difíciles. Estos incluyen, por ejemplo, actividades tales como la contabilidad del volumen de negocios minorista, el análisis del movimiento de productos, la planificación de los flujos financieros, la distribución y contabilidad del tiempo de trabajo, el cálculo del costo de los bienes y servicios.

En segundo lugar, la automatización puede afectar al trabajo de aquellos empleados de la empresa que realizan acciones sencillas pero rutinarias. Aquí puede anotar logísticos, vendedores telefónicos, gerentes de ventas. También puede evitar que algunos trabajadores realicen una serie de acciones. Por ejemplo, es muy razonable que la gerencia de la empresa mantenga un registro de los bienes en una tienda en línea.

En tercer lugar, la automatización de los procesos comerciales se puede utilizar para restaurar el orden, en particular, para rastrear el inventario en un almacén y controlar las cuentas por cobrar. Puede averiguar qué tan ocupados están los empleados, si sus actividades son productivas, si completan todas sus tareas. No es necesaria la automatización de los procesos comerciales, todos a la vez. Si es necesario, puede escalar gradualmente la automatización de los procesos comerciales en la empresa. Por lo tanto, la creación de un sistema de gestión unificado será gradual. Lo que es más importante, debe recordar por qué implementó la automatización de procesos comerciales en su empresa. Este sistema debería ser útil y resolver ciertos problemas. De lo contrario, perderá tiempo y esfuerzo en su implementación.

Opinión experta

Qué automatizar primero

Anatoly Zubeyrov,

CEO, Millsystems, Moscú

La automatización, en primer lugar, debe tocar aquellos procesos comerciales que requieren costos laborales serios. Si estamos hablando de una empresa a gran escala, puede agilizar la circulación de documentos dentro de la empresa con respecto a las entregas y liquidaciones entre sus diversas divisiones. El sistema de información debe realizar un seguimiento independiente de todos los procesos comerciales sin involucrar al personal.

En cuanto a las medianas empresas, aquí la automatización de procesos comerciales debe aplicarse a compradores y proveedores: su interacción entre ellos. En primer lugar, debe pensar en automatizar los procesos comerciales. empresas comerciales con varias decenas de puestos de nomenclatura y un gran número de contratistas. Las pequeñas empresas deben asegurarse de que sea tan fácil trabajar con TI como sea posible, sin dejar de ser lo más eficiente posible. Para llevar a cabo todos los procesos comerciales, la empresa debe tener un número mínimo de empleados.

Automatización de la calidad logística de almacén, la entrega y el marketing llevan a las empresas a reducir costos y también evitan:

• salarios de los empleados despedidos que trabajan por contrato;
• uso ineficiente del transporte propiedad de la empresa y exceso de espacio en los almacenes;
• pérdida de bienes con una vida útil limitada;
• sobrepagos por servicios de transporte varias empresas(esto será posible optimizando las tarifas y organizando las entregas).

¿Cómo elegir el software? En primer lugar, debe permitir la automatización de los procesos comerciales de todas las cadenas. Es necesario que toda la operación con todas las etapas se pueda realizar en tan pronto como sea posible. Es importante que todos los empleados conozcan el uso del software de automatización de procesos comerciales, incluso si no tienen suficientes conocimientos informáticos.

¿A qué niveles se lleva a cabo la automatización de los procesos de negocio de la empresa?

La automatización de los procesos comerciales es necesaria para respaldar la gestión en todos los niveles de la empresa. Cabe decir acerca de varios niveles de gestión en la empresa. Hablamos de tácticas, estratégicas y operativas. En base a este sistema, cabe destacar los siguientes niveles de automatización de procesos de negocio:

1. El nivel más bajo de automatización o el nivel de los ejecutantes. Aquí estamos hablando de los que tienen lugar regularmente. El propósito de la automatización en este caso es la solución de tareas urgentes, por ejemplo, producción, mantenimiento de los parámetros especificados y ciertos modos de operación (temperatura en el almacén, etc.).
2. Nivel de dirección de producción o nivel táctico. en esta etapa, le permite distribuir correctamente las tareas entre varios procesos en el nivel inferior. Los ejemplos incluyen la gestión de la producción y los procesos comerciales relacionados. Esto, en particular, se trata de la planificación del trabajo de producción, mantenimiento, gestión de documentos y recursos de la empresa.
3. Nivel de gestión empresarial o nivel estratégico. en este caso, permite resolver problemas tanto predictivos como analíticos. Este nivel, orientado a la gestión estratégica y monetaria, es necesario para apoyar el trabajo de la alta dirección de la empresa.

Opinión experta

Qué se incluye en el paquete de software para la gestión de procesos comerciales

Alexey Tuleshov,

CEO empresa "City-Box", Moscú

Al implementar proyectos de automatización de procesos comerciales, las empresas a menudo confían en las prácticas de otras empresas en su industria y comienzan optimizando el proceso más importante en su opinión. Sin embargo, este enfoque no se justifica en todos los casos. Por ejemplo, nuestra empresa aún no ha comenzado a automatizar el proceso comercial principal: trabajar con los clientes. Nuestra empresa ha automatizado al máximo una serie de otros procesos comerciales, basándose en la experiencia de empresas occidentales que operan en una industria similar a la nuestra. Estábamos buscando soluciones listas para usar en Rusia, pero fue en vano. Como resultado, comenzamos a desarrollar nuestro propio paquete de software lo que permitió gestionar los procesos de negocio. Este complejo consta de tres bloques.

1. Programa contabilidad de gestión permite ejercer el control sobre la prestación de los servicios, incluidos los adicionales ( logística de transporte, trabajos de carga y descarga, venta de cajas, racks, candados, racks). Todos estos servicios aportan a nuestra empresa alrededor del 20% del beneficio total.
2. El sistema CRM trabaja para mantener la interacción con la clientela.
3. El sistema de administración de contenido (CMS) le permite administrar sitios web, blogs y otros recursos de información.

Para crear dicho sistema, gastamos alrededor de 2,5 millones de rublos. De esta cantidad, asignamos 500 mil rublos para la preparación de especificaciones técnicas para especialistas en desarrollo. Por el momento, estamos terminando de probar el sistema, pero la mayor parte del trabajo se ha completado y ya podemos decir que lleva alrededor de 6 meses, un año implementar dicho proyecto.

¿Qué formación requiere la automatización de procesos de negocio?

La automatización de los procesos de negocio implica al menos cuatro tipos de actividades.

Paso 1. Llevar a cabo una auditoría de los procesos de negocio.

El objetivo principal de la auditoría es identificar los procesos comerciales clave y las personas responsables de lograr este objetivo. Debe discutir con la gerencia de todos los departamentos importantes de la empresa y averiguar los siguientes puntos:

• Quién es responsable de realizar una tarea en particular.
• Verifique en el equipo la presencia de empleados que podrían llamarse "cardenales grises". Hablamos de personas demasiado ambiciosas que, en condiciones ilegales, podrían llegar a la dirección impidiendo así la automatización de los procesos de negocio.

Deje que los procesos comerciales de su empresa sean descritos por consultores invitados. Esta será la decisión más inteligente ya que obtendrá una descripción objetiva e información sobre cuán efectivos son.

Paso 2. Designar un líder de proyecto

Al designar a un empleado responsable de la automatización de procesos comerciales, tenga en cuenta que no tendrá éxito en los siguientes casos:

• Si el proyecto será dirigido por un mando medio, ya que los empleados de nivel superior no seguirán sus instrucciones.
• Si el liderazgo será ejercido por la primera persona de la empresa. Por lo general, los empleados típicos no están interesados ​​en la automatización de procesos comerciales y actividades similares.

La decisión más racional es confiar esta tarea a una persona que tenga una experiencia similar en gestión y, además, tenga las habilidades de liderazgo y comunicación necesarias. A continuación, debe:

• haga que el empleado responsable de la gestión del proyecto sea su adjunto y asígnele una oficina muy cerca de usted;
• instruir al director del proyecto para que le informe sobre cualquier intento de "no reconciliación" con nuevo sistema en un colectivo;
• encomendarle la elaboración de los requisitos e instrucciones necesarios para su ejecución por los demás miembros del equipo.

Debe promocionar su línea e informar a los empleados sobre la necesidad de cumplir con todos los requisitos del proyecto.

Paso 3 Elija una solución de TI

No es necesario dejarse guiar por los cuentos de hadas de consultores especializados, y más aún: comprar programas no verificados o aparecidos recientemente en el mercado. Idealmente necesitas:

• explorar empresas rusas que trabajan en su campo y conocen las soluciones que han implementado para automatizar procesos comerciales;
• considere solo aquellas empresas donde la implementación del sistema de automatización de procesos comerciales fue exitosa;
• para asegurarse de que la automatización de los procesos comerciales se lleve a cabo no solo en los documentos, sino también en la práctica.

Es importante discutir constantemente con sus empleados. Escuche a los subordinados, hable sobre posibles opciones. Por ejemplo, si su empresa está asociada con actividades de producción, prescindir de la introducción de un costoso programa en producción.

Paso 4. Determinar la prima

La automatización de procesos de negocio no funciona si los empleados de la empresa no están suficientemente motivados. Deberías hablar con el dueño. preguntas financieras y acordar el monto que se destinará a la adjudicación para la implementación efectiva de la automatización de procesos de negocios en la empresa en cada etapa.

Calcular el monto de la prima es un asunto muy subjetivo. En este caso, es importante no olvidarse del factor humano, ya que es él quien es la clave. Si usted es el jefe de una empresa, es muy consciente de las necesidades de sus subordinados. Alguien está muy contento con una pequeña bonificación por Buen trabajo y alguien está insatisfecho y pago anual como estímulo.

Si el sistema de TI que está implementando es económico, no necesita instalar talla grande primas, porque no le interesa aumentar el costo del proyecto. Otra pregunta es si tiene que trabajar con un sistema ERP complejo que le permitirá reestructurar completamente las actividades de la empresa. Aquí es lógico cuidar el gran tamaño del fondo de bonificación e incluso aumentar el nivel de costos para el sistema de TI.

Opinión experta

Cómo aumentar el interés de los empleados en la automatización

Andrey Kistenev,

CEO de Intoto (servicio de entrega Shop-Logistics), Moscú

Son los empleados de su empresa quienes estudiarán la interfaz del programa. En este sentido, es bastante lógico escuchar sus sugerencias sobre la imagen en pantalla, el diseño deseado, los botones del monitor y otros componentes. Si trabaja en estrecha colaboración con sus subordinados, seguramente evitará la "rebelión" al introducir la automatización de procesos comerciales. Me parece más prudente cooperar en este tema no con todo el equipo, sino con una parte de él, concretamente con los mandos directos. Por ejemplo, durante la reunión, expreso algunas quejas de los clientes relacionadas con el sistema de automatización de procesos comerciales y consulto con los subordinados qué hacer para evitar situaciones similares en el futuro.

Durante la discusión, llegamos a un denominador común y determinamos cuál es la razón de tal o cual falla. En este caso, le pregunto al jefe del departamento qué se debe hacer para evitar situaciones similares en el futuro. El líder, a su vez, es consciente del problema y sugiere las mejores formas de resolverlo. Dado que está interesado en mejorar la situación, controlará personalmente la implementación de la automatización de procesos comerciales y monitoreará la calidad del trabajo de todos los empleados.

Basado en la práctica de nuestra empresa, puedo decir que todos los departamentos de la empresa siempre están seguros de que los cambios los afectarán y es del lado negativo. En este sentido, las reuniones generales antes de la implementación de la automatización de procesos comerciales son muy útiles, ya que tiene la oportunidad de explicar con más detalle sobre puntos clave este o aquel tema, así como escuchar los deseos y opiniones de los empleados.

Cómo determinar qué sistema de automatización de procesos comerciales necesita

Para pasar del trabajo rutinario manual a TI y hacer que la ejecución de los procesos comerciales sea más rápida y conveniente, se utilizan precisamente los sistemas de automatización que consisten en varios programas y servicios. En otras palabras, un sistema de automatización de procesos comerciales es tanto un sistema ERP complejo como un servicio en la nube. Hay dos elementos clave en cualquier sistema de automatización de procesos comerciales, uno de los cuales es la entrada (recopilación) de información, el segundo es la provisión de datos procesados ​​en el tipo o formato necesario para el administrador o perfil maestro.

Hay una buena opción recepción instantánea del "embudo de ventas". Solo es necesario ingresar oportunamente información sobre comunicaciones con compradores potenciales bienes y servicios, indicar el formato en que se realizan las negociaciones, si son exitosas y, con base en sus resultados, registrar datos sobre las transacciones que se han realizado en el programa. Por lo tanto, un sistema de automatización de procesos comerciales puede facilitar significativamente el trabajo de una empresa. Cuando se acumulan algunas estadísticas, puede sacar una conclusión sobre la calidad y la intensidad del trabajo de sus gerentes.

Cabe señalar que todo depende de la escala y versatilidad del negocio. Es este indicador el que afecta la cantidad de información inicial, la variedad y el detalle de los informes finales sobre el trabajo realizado. Los sistemas de automatización basados ​​en el mismo principio se utilizan para otros procesos. Gracias a las tecnologías de TI bien pensadas, los líderes empresariales pueden obtener datos importantes para ellos en una fracción de segundo, en particular, cuántas ganancias recibe la empresa, en qué gastos incurre la empresa y cuál es su estructura, qué tan rentables son los proyectos, si los gerentes trabajan de manera efectiva.

Al elegir un sistema de automatización de procesos comerciales, recuerde que tiene dos opciones.

1. Utilice un producto típico (en caja).
2. Desarrollar e implementar una solución de software individual.

La tarea más sencilla parece ser la implementación de una solución estándar para automatizar los procesos comerciales. Económicamente, además, es más rentable. Pero debe tenerse en cuenta que no todos los modelos estándar se pueden adaptar a su empresa. En algunos programas de automatización, es imposible realizar configuraciones adicionales, o tales acciones están significativamente limitadas. Lo mismo se aplica a los servicios en la nube.

Para elegir el programa adecuado para usted, debe elaborar una cantidad significativa de datos de información. mercado moderno representado por productos de software y tiene sus propias ventajas y matices. Es importante responder a una serie de preguntas clave:

• Automatización de procesos de negocio y tareas de qué tipo se planea.
• ¿Es el componente funcional del programa coherente con las tareas que deben resolverse gracias a él?
• ¿Es realista afinar el sistema en relación con su práctica comercial?
• ¿Será posible realizar cambios en el sistema si es necesario, si las condiciones comerciales o los procesos cambian repentinamente?
• ¿Es el sistema simple y fácil de operar?
• ¿Es posible integrar el sistema con otros servicios y aplicaciones?
• ¿Es posible iniciar sesión y trabajar en el sistema desde una tableta o teléfono inteligente?
• ¿Hay alguna persona a la que se le pueda confiar la ejecución del soporte técnico?
• Cuál es el costo de soporte e implementación.

Para responder a estas preguntas, puede consultar con especialistas de empresas que producen software. Es bueno si también puedes hablar con emprendedores que trabajan en proyectos similares. confiando en ellos Consejo practico y experiencia, recibirás valiosa información y podrás elegir uno u otro producto.

¿Cuáles son las herramientas y tecnologías para automatizar los procesos de negocio de la empresa?

Considere una serie de herramientas de automatización de procesos comerciales comunes en Rusia.

Planificación de recursos empresariales, también conocida como planificación de recursos empresariales. En este caso, hay una automatización de los procesos comerciales globales en las empresas: flujo financiero, empleados, operaciones, gestión. proceso de producción. Los grandes sistemas ERP tienen tanto funciones de contabilidad como de control, nómina, contabilidad de tiempo y personal y gestión financiera. Como regla general, tales sistemas son utilizados por empresas a gran escala cuyas divisiones están ubicadas en diferentes territorios, en relación con las cuales la gerencia desea saber qué tan transparentes son los procesos comerciales, cómo se forman y transforman.

Para implementar Enterprise Resource Planning, debe considerar cuidadosamente este problema, ya que el proceso afecta a diferentes departamentos y categorías de usuarios. Muchas empresas cometen el gran error de implementar este sistema para automatizar los procesos comerciales de su empresa, cuando en realidad no lo necesitan.

Gestión de la relación con el cliente (sistemas CRM). El objetivo de las soluciones de software complejas de este tipo es automatizar las relaciones con los clientes. Por el momento, están muy relacionados con el software SFA (Sales Force Automation) e incluyen las características de ambos sistemas. Cabe señalar que la automatización de los procesos comerciales de CRM hoy en día es el software más versátil y popular.

Al trabajar con la gestión de relaciones con los clientes, los empleados de la empresa conocen información sobre cada uno de sus clientes, gestionan los procesos comerciales y realizan otras funciones. Anteriormente, los servicios comerciales y los altos directivos actuaban como usuarios clave de CRM, pero ahora estos sistemas son ideales para casi todas las empresas. Si es necesario, una empresa puede optar por automatizar los procesos comerciales de CRM y aplicarlo al trabajo en su industria.

En cuanto a las diferencias en los sistemas de CRM, se trata de la cantidad de posibilidades. Puede ser un ERP complejo y de múltiples etapas, o simple Computadora portátil. Si el sistema CRM está compilado correctamente, puede integrarse fácilmente con 1C, varios software para el trabajo de tipo analítico y operativo en las empresas.

PM (Project Management) son sistemas con los que se pueden gestionar proyectos y objetivos, distribuyendo tareas entre los empleados responsables y estipulando plazos para su ejecución. Por lo general, estos sistemas tienen en cuenta aspectos financieros proyectos, recursos humanos y materiales. Con este tipo de sistema de gestión, puede controlar la ejecución de tareas en el propio proyecto, planificar los resultados, conocer la carga de recursos.

Las escalas de los sistemas son diferentes. Pueden ser ambos sistemas para grandes industrias y pequeñas empresas emergentes. Las diferencias también radican en la funcionalidad, metas y objetivos.

Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS). Se trata de automatizar los procesos de negocio. Este es un tipo de software separado o conectado con CRM / ERP / ECM que estudia los procesos en una empresa como pasos en una secuencia determinada con acciones y plazos, personas responsables en cada etapa. Dichos sistemas permiten modelar, lanzar procesos de negocios, así como analizarlos. Business Process Management System (BPMS) brinda oportunidades para crear algoritmos de procesos comerciales utilizando editores nativos y notaciones especiales (BPMN 2.0).

¿Cuánto cuestan los servicios de automatización de procesos comerciales?

Es difícil responder sin ambigüedades a esta pregunta. Aquí puede hacer una analogía haciendo, por ejemplo, la pregunta: "¿Cuánto cuesta una casa?". Puedes encontrarte con un millón de rublos, o puedes con diez. Todo depende de la calidad de los materiales de construcción, el área de la habitación, el tipo de acabado. Lo mismo ocurre con el software. Debe determinar: qué solución de tareas es primordial para usted, será un producto típico o uno personalizado, qué recursos necesitará usar, cuántos lugares de trabajo estarán conectados, etc.

Al calcular el precio de la automatización de procesos comerciales, tenga en cuenta:

• El costo del sistema en sí (el precio de la caja o el costo del alquiler si usa aplicaciones "en la nube").
• Costos asociados con la instalación del software y la capacitación de los empleados de la empresa para trabajar con él.
• Tarifas por mantenimiento periódico.

Aquí también podemos hablar de costos indirectos, que incluyen, por ejemplo, los costos de tiempo del director y otros participantes clave del proyecto.

Las principales etapas de la automatización de procesos de negocio.

Nivel 1. Determinación de objetivos de automatización

Para decidir sobre el inicio del trabajo relacionado con la automatización de procesos comerciales, debe decidir sobre metas estratégicas este evento. Piensa en lo que te gustaría lograr.

Etapa 2. Formalización de procesos de negocio

Para describir los procesos de negocio, determine qué subprocesos tiene, en qué secuencia se deben realizar todas las actividades, cómo se mueve la información, piense en la disponibilidad de recursos y las restricciones. También tiene en cuenta los indicadores de trabajo efectivo y la efectividad de los procesos comerciales: cuánto tiempo y dinero se necesita para completarlos, qué tan bueno es el resultado final, qué tan preciso y estable es. El resultado es un modelo real de los procesos de negocio.

Etapa 3. Optimización de procesos de negocio

Una vez que se han desarrollado los modelos, los expertos los analizan cuidadosamente y los traducen del modelo real al modelo deseado. Posteriormente, se elabora un plan de acción que permita alcanzar los objetivos planteados mediante procesos de negocio. Al final este escenario Los procesos comerciales están alineados para eliminar retrasos, operaciones innecesarias e innecesarias. Como resultado de la optimización, se puede reorganizar la estructura organizativa de la empresa.

Etapa 4. Desarrollo de especificaciones técnicas

Definición de tareas exactas, cuya solución depende de la participación de los propietarios.

Etapa 5. Codificación de procesos de negocio y desarrollo de descripción de puestos

El proceso de codificación de la información lo llevan a cabo las organizaciones involucradas en la implementación. Para facilitar el entrenamiento y la operación de los sistemas, se recomienda desarrollar instrucciones de servicio en las primeras etapas.

Etapa 6. Capacitación

La capacitación del personal es necesaria en los casos en que hay un cambio en la estructura de trabajo. Esta etapa implica la posibilidad de resistencia debido a cambios en la composición de los empleados.

Etapa 7. Operación de prueba

Para evaluar la productividad de los sistemas introducidos, ponerlo en práctica. Esto te ayudará a evitar posibles errores.

Cómo se implementa la automatización de procesos de negocio en la empresa

La implementación es el proceso de entregar software a una empresa que necesita mejoras.

Se consideran tareas simples de "implementación", por ejemplo, la instalación de software en los equipos de la empresa, el alta en servicios remotos, la copia de datos, etc. Después de estas operaciones, se puede pasar a la etapa de operación, comenzando a trabajar en el modo habitual, comenzar a llenar la base de clientes, etc.

Las tareas más complejas son aquellas para las que se elabora un plan, se desarrolla un algoritmo para resolver ciertos problemas, se finalizan los sistemas para cumplir con los requisitos específicos de la empresa. En la siguiente etapa, se seleccionan especialistas en el campo de la programación para automatizar los procesos comerciales. La elección consta de dos opciones más populares. Por ejemplo, programadores llamados especialmente desde el exterior y programadores que trabajan en su organización.

Analicemos ambas opciones para crear la automatización de procesos comerciales que, a primera vista, no parecen tan notables.

Al elegir programadores de su empresa, está un paso más cerca de completar con éxito sus tareas, porque sus especialistas ya entienden en qué se especializa la empresa. Realmente tienen una idea sobre tu empresa, pero esto no garantiza un buen resultado, ya que su actitud de trabajo no es tan responsable como debería ser. No podrá crear un horario específico para especialistas ni aumentar la velocidad de trabajo. La jornada laboral normalizada de los programadores implica trabajar en temas básicos, pero no hay suficiente tiempo para trabajar en la automatización de procesos de negocio. El reemplazo de dichos trabajadores es imposible, ya que el lenguaje de escritura de los códigos es único para cada programador.

Pero los especialistas del exterior desconocen el tipo de actividad de su empresa, lo que sin duda afectará la calidad del trabajo que realizan. Básicamente, no tienen un enfoque de trabajo adecuado, por lo que debe tener cuidado al elegir especialistas para automatizar los procesos comerciales en su empresa.

Al elegir especialistas para implementar un sistema de automatización de procesos comerciales, debe tomarse en serio las características de los posibles socios. Para ello, es necesario realizar investigaciones y estudiar los precios en el mercado de servicios. La relación calidad-precio satisfactoria es extremadamente rara. Por lo tanto, establezca límites para usted mismo en las tarifas y guíese por esto al elegir un socio. Es extremadamente importante que el socio tenga un certificado de conformidad de acuerdo con estándar internacional YO ASI.

Después de seleccionar algunos especialistas, es deseable una reunión real con todos los socios potenciales. Realice una serie de preguntas directamente relacionadas con la introducción de sistemas de automatización de procesos comerciales en las empresas. Averigüe, por ejemplo, cuáles son las condiciones para cerrar un trato, si tiene experiencia trabajando con empresas cuyas actividades son similares a la suya. Gracias a esta información, tendrás una idea sobre tu posible futura pareja.

Para tomar una decisión competente a favor de cualquier organización, debe considerar el nivel de su empresa. Si la empresa no es gran marca, y una pequeña empresa que se dedica a un tipo de actividad, lo mejor sería elegir un socio del mismo nivel. En este caso, el trabajo con tales organizaciones será más rápido y estable, ya que es mejor resolver los problemas que surgen con usted con las pequeñas empresas.

Qué riesgos esconde incluso la automatización de procesos de negocio más eficaz

No debemos olvidarnos de posibles riesgos después del proceso de implementación. Los riesgos pueden variar. Todo depende del cambio en la fecha límite, la implementación antes de la protesta por parte de los empleados y los posibles cambios en la estructura de las tareas comerciales. Para evitar posibles riesgos es importante tomar en serio la búsqueda de especialistas calificados, para estudiar el software disponible para el futuro funcionamiento estable sistemas Con la participación personal del propietario de la empresa, las posibilidades de una "actualización" exitosa aumentan significativamente. Si sigue todas las recomendaciones anteriores, tiene garantizado un resultado favorable.

Una explicación competente de la empresa sobre los beneficios y la eficacia de la automatización de procesos comerciales ayudará a evitar la posible resistencia de los empleados. Después de la aclaración, los empleados deben tener un sentimiento de inmutabilidad de la decisión tomada. Si surge algún problema, debe resolverse de inmediato, ya que cualquier retraso conducirá a un deterioro significativo en el desempeño de la empresa. Para mejorar el proceso de implementación de la automatización de procesos comerciales, se recomienda recompensar a los empleados con bonificaciones. Este enfoque puede mejorar la calidad del trabajo realizado.

Problemas de la automatización de procesos de negocio y formas de resolverlos

problema 1 El proyecto no está dividido en bloques manejables, no se asignan puntos de control y, como resultado, los plazos de implementación del proyecto se retrasan.

Para diferentes áreas del proyecto, existen diferentes soluciones:

• Para un trabajo completo, se deben identificar varias áreas y se deben nombrar gerentes para controlarlas.
• También debe resaltar los elementos comunes lógica, establezca una secuencia de operaciones para la implementación de un sistema de automatización de procesos de negocio, analice el resultado final de su trabajo.

Problema 2 El marco lógico del proyecto no está definido, constantemente surgen nuevos deseos, lo que lleva a un retraso en el proyecto.

Es necesario indicar claramente en el documento aprobado las restricciones (marco) para el proyecto que ha elegido. Estas restricciones pueden ser términos de referencia, proyectos y soluciones de diseño. El proceso de automatización de los procesos comerciales debe reflejar claramente todos los objetivos de este plan.

Problema 3. Los recursos están involucrados en el proyecto en el momento equivocado, su calidad no corresponde a las tareas que se resuelven

Estime la cantidad requerida de recursos y el momento de su participación. Responda honestamente a la pregunta: ¿estos recursos están disponibles ahora, estarán disponibles en el momento adecuado? Encuentre un compromiso entre la necesidad de recursos, su disponibilidad y el tiempo del proyecto.

Problema 4. El personal de la empresa se resiste

Con la ayuda de varios recursos de información Informar a los empleados sobre la automatización de procesos de negocio. Preste mucha atención a la información que destaca la importancia y el valor de la implementación. Comunicar a los empleados sobre el interés de los superiores en el resultado del proceso. Encuentra al organizador de la protesta, trata de resolver el conflicto, en caso de falla, despídelo.

Problema 5. Los informes de progreso del proyecto son demostraciones y pruebas formales y reales funcionalidad no esta pasando.

Resaltar grandes resultados de posibles fallas ayudará a organizar todo el flujo de trabajo. Para evitar futuros incumplimientos de plazos, explore todas las posibles soluciones al problema. Por ejemplo, analizar los resultados obtenidos después de un cierto período de tiempo. Si los resultados no satisfacen a los empleados de la empresa, refinar los indicadores al ideal.

Problema 6. Desaparecido sistema eficiente gestión de proyectos.

Durante las reuniones a las que asistes, ves cómo los empleados de la empresa se involucran en disputas, conflictos, demostrando así incertidumbre. Para resolver tales conflictos, se recomienda contratar a un especialista en gestión de conflictos que ayudará a resolver todas las situaciones difíciles existentes.

Problema 7. El proyecto tiene una baja prioridad para el contratista y se lleva a cabo de acuerdo con el principio residual.

El contratista no está interesado en el trabajo y no dedica suficiente tiempo al proyecto. Es necesario tratar de encontrar las razones de una actitud tan negligente hacia el proyecto y tratar de eliminarlas. Si la situación no cambia, el artista debe ser reemplazado.

Problema 8. No se definen las metas del proyecto, no se aprueban los criterios para lograr las metas y evaluar los resultados del proyecto.

La evaluación de los resultados se produce de acuerdo con las preferencias personales, lo que afecta negativamente la evaluación general de todo el proyecto. Los criterios de evaluación se compilan individualmente, dependiendo de la dirección del proyecto. Por ejemplo, la dirección "Gestión de las relaciones con el deudor" requiere la creación de un criterio de éxito que ayude a la empresa a abordar de manera competente el problema de las deudas de los clientes. Tal criterio puede ser un aumento en la tasa de interés por una cantidad fija (1,45% anual). Definir el objetivo del proyecto para las etapas posteriores de la implementación de la tarea ayudará a la empresa a lograr resultados positivos más rápido.

Información sobre expertos

Anatoly Zubeyrov, Director General de Millsystems, Moscú. Millsystems es el distribuidor oficial del sistema de información Sellora Management System. Sellora Management System es un sistema de gestión ERP que satisface las necesidades de cualquier negocio y es adecuado para cualquier empresa. Además, el sistema está perfectamente optimizado para las realidades. mercado ruso, es decir. tiene en cuenta todas las características nacionales del trabajo doméstico de oficina.

Alexey Tuleshov, Director General de City-Box, Moscú. Campo de actividad: arrendamiento de celdas (o cajas) de almacenamiento a particulares. Número de almacenes: 2. Número de empleados: 20. Facturación anual: más de 100 millones de rublos. (en 2012).

Andrey Kistenev, CEO de Intoto (servicio de entrega Shop-Logistics), Moscú. Andrey Kistenev se graduó del Instituto de Física y Tecnología de Moscú. Desde 2008 ha estado trabajando en el campo. comercio electrónico; participó anteriormente en proyectos de automatización empresarial. Campo de actividad: transporte de carga, incluso a pedido de tiendas en línea. Número de empleados: 30 (internos), 40-70 mensajeros (internos y autónomos).

Se dice que los que viven en el pasado no tienen futuro. Lo mismo puede decirse de las organizaciones que se niegan a aceptar todo lo que se les ofrece. tecnologías modernas. El mundo empresarial moderno está evolucionando rápidamente y, a menudo, es muy difícil mantenerse al día con las tendencias en constante cambio. Además, es difícil cumplir con las expectativas de los clientes que esperan una respuesta inmediata a sus solicitudes. Una forma de mantenerse al día con la tecnología y con los tiempos es. El software de automatización de procesos comerciales le permite automatizar tareas que consumen mucho tiempo, agilizando la ejecución de operaciones y llevando la eficiencia de la empresa a un nuevo nivel. Además, la automatización empresarial permite que sus empleados usen sus habilidades para realizar el trabajo sin perder un tiempo valioso en tareas rutinarias.

Beneficios del software de automatización de procesos comerciales

Según un estudio publicado en 2013 por CompTIA, hay cinco áreas en las que las empresas creen que el software de automatización de procesos comerciales puede ayudar a mejorar los resultados: cuellos de botella que ralentizan el trabajo (48 % de los encuestados), ejecución de algunas y las mismas tareas (46 % de los encuestados), mala comunicación entre departamentos (39% de los encuestados), dificultades para encontrar documentos (33% de los encuestados) y falta de transparencia en los procesos comerciales (27% de los encuestados).

En particular, se pueden optimizar varios procesos, tales como:

• Gestión de documentos
• Automatización del flujo de trabajo
• Notificaciones de tareas por correo electrónico
• Campañas de marketing por correo electrónico
• cartas de acción de gracias
• Recordatorios de pago
• Verificación y aprobación de documentos.
• Gestión de solicitudes de empleados

Decida qué flujos de trabajo se automatizarán. Después de eso, puede modernizarlos descomponiéndolos en etapas y personalizando advertencias y afirmaciones. De esta forma, simularás procesos reales que normalmente se realizan de forma manual. Los usos populares de la automatización incluyen marketing, gestión de clientes y atención al cliente.

Beneficios de la Automatización de Procesos de Negocios

Más allá de la optimización, la implementación de la automatización ofrece muchos beneficios, entre ellos:

• Reducción de costo. Puede contratar menos empleados, ya que la cantidad de trabajo disminuirá.
• Uso más eficiente de los empleados. Los gerentes pueden dedicar más tiempo a sus empleados y realizar un seguimiento tareas importantes, y no ahogarse en controles, aprobaciones y solicitudes.
• Optimización de la cooperación. El software de automatización de procesos comerciales se puede usar para crear un espacio donde los miembros del equipo comparten archivos y reciben alertas cuando los documentos se han actualizado, cambiado o compartido de un miembro a otro. Esto mantiene a todos informados y mejora la comunicación.
• Atención al cliente mejorada. Sin la automatización de los procesos comerciales, puede ser difícil para un servicio de atención al cliente o una mesa de ayuda realizar un seguimiento de todas las solicitudes. Con nuestro software de creación de solicitudes, ningún cliente queda desatendido. Esto ayudará al personal de soporte a responder de manera más rápida y eficiente a las solicitudes de los clientes, aumentando la satisfacción del cliente.
• Mejorar el rendimiento general. Al automatizar los procesos comerciales, se reducen los errores manuales y los empleados se concentran más en su trabajo.
• Aumentar la satisfacción de los empleados. Según , el 55% de los empleados califican su capacidad para utilizar sus habilidades y fortalezas como un factor "muy importante" en la satisfacción laboral. Cuando libera a los empleados de las tareas rutinarias, tienen más tiempo para hacer el trabajo que mejor hacen.

Elegir el software de automatización de procesos comerciales adecuado

Hay muchos factores a considerar al elegir, incluido un precio que coincida con su presupuesto, una solución que se integre con sus aplicaciones actuales y la reputación y la capacidad del proveedor para brindarle soluciones y servicios de alta calidad. ¿Que estas esperando? Dé un paso hacia el futuro y aumente la eficiencia con la automatización de procesos comerciales.