EntradaDescripción del trabajo del subgerente - muestra. Subgerente: Responsabilidades y requisitos Subdirector técnico Descripción del puesto
recurso principal cualquier organización son sus empleados. Contribuyen al crecimiento y prosperidad de la producción. Los buenos jefes valoran a sus empleados. Entre otros cargos significativos, destaca el de ayudante del jefe. Funciones e importancia de las cuales es difícil sobreestimar. Esta es la mano derecha y principal asesora, organizadora de eventos y coordinadora de reuniones. Sin un buen asistente, será muy difícil para un alto directivo administrar una empresa.
Características distintivas y específicas de la actividad del asistente.
No existe un puesto que sea tan controvertido y ambiguo en términos de requisitos como el de asistente de dirección. Los deberes de los empleados que se dedican a este tipo de actividad incluyen bastantes elementos. Además, los asistentes personales a menudo se confunden con secretarias o gerentes de oficina. Estos son similares, pero diferentes tipos actividades.
Responsabilidades del Subgerente:
- Asegurar la jornada laboral del jefe: horario, reuniones, firma de documentos y viajes de negocios;
- proporcionar un lugar de trabajo cómodo para un alto directivo: cuidar el microclima, la limpieza y la comodidad de las instalaciones;
- trabajar con documentos del jefe, en particular con cartas y llamadas entrantes;
- seguridad bienestar psicológico superiores;
- realización de negociaciones iniciales;
- traducción;
- dotar a la dirección de papelería, etc.
Esta lista es mucho más amplia que las tareas administrativas y de secretaría. Sin embargo, los detalles que enfrenta el empleado en el puesto " asistente personal gerente”, los deberes y los matices de la actividad serán diferentes para diferentes empleadores.
Sucede que esto es principalmente trabajo de secretaría. O el asistente está exclusivamente ocupado brindando comodidad y orden al jefe. Algunos asistentes son diputados de pleno derecho y tienen subordinados de sus empleados.
Solicitudes profesionales del empleador al candidato para el puesto de "subgerente", deberes y requisitos educativos
Los requisitos para la educación básica y la experiencia laboral diferirán, según las opiniones de la gerencia. La mayoría de las veces, esta vacante se considera como el comienzo de una carrera. Sin embargo, un alto directivo serio buscará como asistente a una persona con cierta experiencia profesional y de vida.
El requisito mínimo es una educación secundaria especializada relacionada con la administración o la jurisprudencia. Además, los empleadores esperan las siguientes cualidades profesionales de los solicitantes:
- capacidad para trabajar en todos los programas de oficina;
- impresión de alta velocidad;
- literatura;
- conocimiento de al menos un idioma extranjero, con mayor frecuencia inglés;
- conocimiento de los conceptos básicos de programación y programas informáticos no estándar;
- capacidad para realizar trabajos de oficina y correspondencia de acuerdo con los requisitos reglamentarios;
- conocimiento de los conceptos básicos de la legislación vigente;
- discurso bien organizado.
Este es el requisito mínimo para un aspirante al puesto de "asistente personal del jefe". También se pueden agregar responsabilidades, dependiendo del alcance de la organización. En algunas empresas requisito previo la admisión a tal trabajo se considera una educación especializada o relacionada. Además, la educación comercial adicional o los cursos de capacitación avanzada se consideran una gran ventaja.
Requisitos de personalidad del asistente
Además de profesionales, se imponen una serie de requisitos personales a los asistentes de los altos directivos. Los detalles del puesto de "asistente del jefe", los deberes y las características del trabajo implican un almacén de carácter especial.
En primer lugar, es:
- resistencia al estrés: después de todo, un asistente a menudo tiene que ser el primero en asumir la ira de sus superiores y escuchar el descontento de sus subordinados;
- multitarea: la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo: la cualidad más valiosa de un buen asistente;
- pensamiento positivo: sin este rasgo de carácter, el asistente del gerente no podrá hacer frente a tareas adicionales, porque sus actividades a menudo van más allá del alcance de la cooperación comercial estándar;
- alta capacidad de aprendizaje: el deseo de aprender cosas nuevas y comprender cualitativamente el flujo de trabajo debe estar presente en cada buen asistente.
Estos son solo los rasgos de carácter básicos y básicos que todo asistente de gerente necesita para tener éxito. actividad profesional. Pero el requisito personal más importante: el temperamento y el comportamiento del chef y el asistente no deben ser disonantes, sino que idealmente se complementan entre sí.
Funciones generales de un asistente de dirección
El asistente trabaja directamente con la gerencia de la organización, realizando tareas personales y deberes profesionales. Suelen incluir:
- mantenimiento de registros del jefe y, en algunos casos, de toda la organización. En empresas individuales, los asistentes administran la secretaría de la organización;
- coordinación de las actividades de gestión. Programar reuniones de negocios, recordar a los superiores sobre eventos y eventos de diversa índole;
- realizar correspondencia en nombre de la organización;
- recibir y redistribuir llamadas telefónicas entrantes;
- proporcionar al jefe toda la información necesaria cuando lo solicite.
Responsabilidades adicionales del asistente ejecutivo
Un asistente personal del gerente con deberes y funciones adicionales es la vacante más común para este campo de actividad. La mayoría de las veces, la gerencia busca un empleado bastante versátil que sea capaz de ampliar sus responsabilidades.
Los deberes adicionales más comunes son:
- traducción de un idioma extranjero, incluso durante las negociaciones. No siempre es posible que la gerencia confíe plenamente en los trabajadores de terceros, y el conocimiento de al menos inglés es muy útil aquí;
- organización de viajes del jefe y acompañamiento en viajes. Tal actividad supone que el asistente se ocupará de todos los momentos cotidianos: movimiento, pedido de taxi y hoteles, catering y papeleo;
- acompañamiento de superiores a eventos protocolares;
- servicios domésticos.
Esta lista está lejos de ser completa. La mayoría de las veces, es bastante difícil responder de manera inequívoca a la pregunta de cuál es la responsabilidad de un subgerente. Esta actividad es muy diversa. Cada jefe hace sus propias demandas, lo principal es asegurarse de que todas estén dentro de la ley.
Horario de trabajo del asistente personal
Una de las principales características de esta actividad es la dependencia de la jornada laboral del trabajador con la de la dirección. Por supuesto, la jornada laboral estándar es de ocho horas. De hecho, los asistentes comparan su régimen con el de las autoridades.
Esta “difuminación” de las horas de trabajo y la necesidad de mantenerse siempre en contacto con la gerencia, a menudo disuade a los graduados de estas vacantes. De hecho, no tienes que trabajar más que en cualquier otro lugar. Es solo que el tiempo de descanso y trabajo se vuelve voluble.
Descripción del puesto de subgerente
La estructura del puesto de "asistente del jefe", deberes, requisitos de educación y experiencia laboral deben especificarse en la descripción del puesto. Este es un documento que proporciona transparencia de los requisitos de gestión y fácil control sobre el desempeño de las funciones de los empleados.
Descripción del trabajo es legal y vinculante. Este documento detalla todas las sutilezas del trabajo de un subgerente. Es prácticamente una guía para la acción. El documento incluye no solo deberes, sino también derechos, responsabilidades y características de la resolución de conflictos laborales.
En relación con los detalles de la actividad del subgerente, la preparación de su descripción del trabajo debe tratarse con especial atención. Asegúrese de prescribir las características del trabajo, los matices de la organización del trabajo y el tiempo de descanso, la compensación por horas extras.
Es necesario distinguir la descripción del trabajo de un asistente del mismo documento para el puesto de "director de proyecto adjunto". Los deberes de estos últimos son a menudo temporales, como el trabajo mismo.
Además, el título del puesto debe estar claramente establecido en la descripción del puesto. La mayoría de las veces indican "secretario", "secretario-referente", "gerente de dirección". Asegúrese de que esta entrada cumpla con la normativa vigente y esté actualizada.
Qué incluir en un currículum de asistente ejecutivo
El puesto de asistente personal es un gran comienzo para una carrera de posgrado. Así, podrás conseguir tu primer empleo y conseguir una experiencia profesional incomparable. Sin embargo, para los candidatos con experiencia, esta vacante puede parecer interesante. Especialmente si está planeando cambiar el campo de actividad.
Conociendo las funciones principales de un subgerente, no es difícil escribir un currículum. Este documento asume que ha leído la parte teórica de la pregunta y está listo para comenzar. Estudie cuidadosamente los requisitos para el solicitante y comience a escribir el texto.
Información que debe indicarse en la hoja de vida para la vacante de "asistente" o "asistente personal del jefe":
- Nombre completo, apellido y patronímico, solo se permiten los dos primeros en un currículum para una empresa extranjera.
- Estado familiar. Este es un elemento obligatorio: el puesto de asistente a menudo implica horas de trabajo irregulares. Debe asegurarse de que dicho horario no afecte negativamente las responsabilidades familiares.
- Educación. Enumerados en orden cronológico. Si todavía está estudiando, asegúrese de tomar nota de cuánto tiempo llevará completarlo. A menudo, los empleadores aceptan estudiantes de último año como asistentes, con el consiguiente avance profesional. Aquí, indique el conocimiento de un idioma extranjero y el nivel de competencia en el mismo.
- Experiencia. Punto desde el último. Si aún no tiene uno, enumere sus proyectos de voluntariado, participación en actividades sociales u organizaciones sindicales, prácticas de capacitación y otras actividades relevantes. Si no puede proporcionar nada, tome un testimonio del departamento de graduación y escriba que está listo para proporcionarlo.
- Características personales. Hágase la evaluación más honesta posible. Describa al personaje desde el punto de vista de la psicología clásica y asegúrese de anotar sus fortalezas y debilidades.
- Información adicional. Aquí debe escribir por qué el empleador debería elegirlo entre otros solicitantes. Además, asegúrese de incluir habilidades adicionales, como tener una licencia de conducir. Incluso en este punto, será útil escribir sobre la disponibilidad de educación adicional, cursos de capacitación avanzada, educación empresarial.
- Contactos. Deja todas las formas posibles para contactarte: celular y teléfono de casa, dirección de correo electrónico, skype, enlace a la página en red social. Proporcione solo información actualizada.
Un currículum bien escrito no pasará desapercibido para el empleador.
Responsabilidades del Subgerente de Departamento
Por lo general, los solicitantes de empleo buscan un trabajo como asistente personal de un ejecutivo. Pero es más fácil iniciar la promoción en este nicho de carrera, desde el puesto de "asistente del jefe de ventas". Los deberes de este empleado no son tan voluminosos, pero la experiencia y las perspectivas son incomparablemente mayores.
La principal diferencia entre los asistentes de los jefes de departamento es que sus actividades son más específicas y tienen un enfoque más limitado. Realizan trabajos relacionados con un área particular de producción o gestión. Esta experiencia es invaluable para seguir avanzando en la carrera.
Los deberes de un asistente del jefe de departamento incluyen todo lo mismo que los del jefe de la empresa. Pero también hay una característica especial:
- la necesidad de conocer a fondo la esencia del proceso de producción, gestión o venta de la unidad;
- comunicarse con los asistentes de otros departamentos y el director general adjunto;
- Mantener la documentación del departamento.
Oportunidad de carrera de asistente personal
Los jóvenes ven este puesto como un comienzo de carrera. Sin embargo, es necesario distinguir qué tipo de promoción quieres. ¿Horizontales o verticales? Sobre el esta empresa, ¿o es solo la primera línea de un currículum futuro? Las respuestas a estas preguntas también determinan la estrategia para la acción futura.
La gerencia aprecia a los buenos asistentes y esto, desafortunadamente, tiene un efecto negativo en el crecimiento de su carrera. El jefe no quiere dejar ir al empleado ideal, acepta aumentar los salarios y otorga beneficios adicionales: esta es una variante de una carrera horizontal. Más común entre los asistentes personales.
La forma más fácil de ascender en la carrera profesional en una organización en particular es desde el puesto de asistente hasta el de jefe de departamento. Dichos puestos a menudo se toman con la perspectiva de conocer mejor al empleado y capacitarlo. Si quieres una carrera vertical, este es tu camino.
El puesto de subgerente no es visible para el exterior, pero es muy significativo para la organización. Un asistente competente puede mejorar el desempeño de las autoridades y así asegurar más ganancias para la empresa.
Asistente del jefe: un puesto administrativo responsable relacionado con la prestación de diversos tipos de asistencia al jefe de la empresa, incluida la económica, legal y técnica.
De hecho, un subdirector es una secretaria, un informático, un empleado del departamento de personal, un abogado y un economista, todo en uno. Ningún gerente puede prescindir del primer asistente, que está listo para ayudar en los momentos más desfavorables para los negocios, entregar a tiempo los documentos olvidados, recordar una reunión importante, escuchar y ayudar a tomar la decisión correcta.
Relevancia y perspectivas para el desarrollo de este cargo
En relación con la expansión de los lazos entre empresas, el uso activo en La vida cotidiana y el trabajo, la necesidad de estar constantemente en contacto con socios comerciales, muchos empresarios se ven obligados a adquirir asistentes.
El puesto de auxiliar es de suma relevancia en mundo moderno. Habiendo pasado por el desarrollo de la secretaria habitual que sirve té y contesta llamadas, profesion dada asociado actualmente a una gran responsabilidad ya la disponibilidad de ciertos conocimientos.
Mantenga esta posición no solo de manera responsable, sino también muy prometedora, ya que después de que el jefe se va para una promoción, existe la oportunidad de obtener su lugar. La experiencia práctica y teórica adquirida en el puesto de asistente será la mejor recomendación para la alta dirección y ayudará en el futuro a avanzar bien en el servicio.
Ventajas y desventajas de trabajar como asistente
El puesto de subgerente tiene ventajas y desventajas.
Para aspectos positivos
los puestos ocupados incluyen:
- proximidad a los superiores;
- acceso constante a información actualizada;
- la capacidad de ser algo superior a otros empleados de la empresa;
- la oportunidad de conocer gente interesante, hacer nuevos conocidos útiles;
- trabajar en un ambiente confortable.
Lados negativos Los trabajos de un asistente de dirección son:
- frecuentes viajes de negocios;
- horario de trabajo irregular;
- estar en una situación estresante;
- crisis emocionales de las autoridades;
- la necesidad de renunciar a la vida personal en aras de una carrera y trabajo.
El subgerente debe tener mayor resistencia al estrés. Los gerentes no siempre pueden hacer frente a las emociones que surgen después de un mal día en el trabajo, porque sus asistentes a menudo caen bajo la mano caliente. 
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Requisitos para los aspirantes a este puesto
buen ayudante debería tener conocimientos en varios campos. En la mayoría de los casos, este puesto está ocupado por especialistas en el campo del reclutamiento, personas con educación legal, económica, técnica y humanitaria.
Es extremadamente importante que un asistente ejecutivo tenga tal cualidades, como:
- sociabilidad;
- auto confianza;
- la capacidad de responder rápidamente a las circunstancias cambiantes;
- discurso correcto;
- una cierta rigidez;
- posición de vida firme.
En el caso de que estemos hablando de una empresa en las áreas de construcción, tecnológica y otras específicas, el subgerente debe tener conocimientos y habilidades especiales. Atención especial al elegir un asistente, se le da al candidato el conocimiento de idiomas extranjeros y habilidades en el uso de programas informáticos.
Responsabilidades laborales
deber:
La posición de un asistente es diversa, no puede contar con el hecho de que puede sentarse en la oficina y ocasionalmente imprimir los documentos necesarios.
Derechos y responsabilidades
tiene el derecho de firmar documentos en nombre del jefe, si esto se relaciona con su autoridad. Además, la persona que desempeñe las funciones de asistente tiene derecho a examinar los documentos relacionados con su deberes oficiales, así como recibir información para su implementación cualitativa. Si es necesario, tiene derecho a enviar solicitudes a los organismos y estructuras pertinentes relacionados con la recepción de documentos de trabajo.
Uno de los derechos más importantes de un asistente es la capacidad de exigir que la gerencia cree condiciones de trabajo adecuadas para él:
- proporcionar un lugar de trabajo;
- equipar el lugar de trabajo con una computadora, fax, impresora y escáner;
- proporcionando escritura y otros materiales necesarios para el trabajo.
Características del diseño del currículum
Solicitar el puesto de Subgerente debes especificar en un resumen enviado al director de la organización:
Al compilar un currículum, es necesario indicar discretamente la presencia de cualidades comunicativas, la ausencia de emociones sobre el aumento del tono y la preparación para un día de trabajo irregular.
Características del trabajo en diversos campos de actividad.
En la recepción pública del diputado
asistente adjunto solo tienes que ser extremadamente comunicativo. Además, debe conocer los nombres, apellidos y números de teléfono de todos los activistas que viven en el distrito, distrito, distrito, del cual su jefe es diputado.
El asistente adjunto debe tener su propia base de votantes, así como una lista de problemas del distrito que deben abordarse. El asistente debe conocer a tantas personas útiles como sea posible, estar listo para responder preguntas de la prensa y el público, conducir y organizar negociaciones.
Un asistente de un diputado debe ser legalmente inteligente, tener una educación humanitaria y una habilidad en psicología. Debe prepararse con anticipación para un horario de trabajo irregular y la ausencia de días libres.
Departamento de Recursos Humanos
Las funciones del subjefe de recursos humanos son preparar, proporcionar, imprimir documentos, atender las llamadas recibidas y mantener la documentación de trabajo. Las ventajas de la posición - un horario de trabajo estandarizado. 
Departamento de ventas
El asistente del jefe del departamento de ventas debe conocer los conceptos básicos del oficio comercial, ser capaz de encontrar compradores y proveedores, comunicarse con los clientes y otros empresarios involucrados en el campo del comercio.
La principal cualidad es la sociabilidad y la resistencia al estrés.
Director artistico
Un asistente de dirección artística debe tener gusto artístico, habilidades de comunicación con artistas y figuras culturales, la capacidad de manejar documentación y organizar presentaciones, exhibiciones y varios tipos de comunicados de prensa.
El puesto es adecuado solo para personas con inclinaciones artísticas y una mentalidad humanitaria.
Las ventajas y desventajas de trabajar como asistente personal del gerente se describen en el siguiente video:
(norma profesional "Especialista en soporte organizativo y documental de la gestión de organizaciones")
1. Disposiciones generales
1.1. El subgerente pertenece a la categoría de especialistas.
1.2. Se acepta para el puesto de Subgerente a la siguiente persona:
1) tener educación más alta- licenciatura, adicional educación profesional;
2) tener experiencia en el perfil de la organización por lo menos 3 años.
1.3. El subgerente debe saber:
1) política interna y externa de la organización;
2) principios de representación en cuerpos gubernamentales, gobiernos locales, organizaciones de terceros y el procedimiento para interactuar con ellos;
3) principios y métodos de administración;
4) características de la formación de flujos de información externos e internos;
5) estructura organizativa, liderazgo divisiones estructurales, la dirección de las actividades de la organización y la competencia de las unidades estructurales y de los funcionarios;
6) reglas para la formación y uso de bases de datos;
7) moderno metodos cientificos y medios técnicos que faciliten la recopilación, el procesamiento, el almacenamiento y la transmisión de información;
8) modernas tecnologías de la información;
9) actos jurídicos reglamentarios, documentos reglamentarios y metodológicos, normas estatales en el campo de actividad de la organización;
10) clasificación de la información de gestión, tipos de información de gestión;
11) formas de proporcionar información de gestión;
12) fuentes de información de gestión, metodología de selección de fuentes de información;
13) requisitos para la información de gestión;
14) características de resumir información, los detalles de diseño y compilación de anotaciones, resúmenes, reseñas, informes;
15) categorías de consumidores para los que se diseñará este informe de revisión;
16) métodos de procesamiento de información utilizando modernos medios tecnicos comunicaciones y comunicaciones, tecnología informática;
17) la estructura de las publicaciones de información, según la naturaleza de la información y el propósito previsto de las publicaciones de información;
18) facilidades modernas recopilación, procesamiento, sistematización de la información;
19) fuentes de información: catálogos de bibliotecas, revistas, buscadores de la red de información y telecomunicaciones Internet, bases de datos electrónicas;
20) el propósito funcional de la reseña (bibliográfico, abstracto, analítico) como medio de orientación del lector en el flujo documental o informativo;
21) características de la función general científica y pragmática de las revistas;
22) reglas para trabajar con medios externos;
23) el concepto y especificidades de una publicación de información bibliográfica, resúmen y analítica;
24) sistemas legales de referencia;
25) psicología comunicacion de negocios, fundamentos de la conflictología;
26) reglas para la realización de negociaciones comerciales y eventos protocolares;
27) etiqueta y fundamentos del protocolo internacional;
28) reglas para la preparación y ejecución de documentos;
29) normas para la protección de la información oficial confidencial;
30) tecnologías de la información y la comunicación;
31) reglas para monitorear la ejecución de instrucciones del jefe;
32) tecnología para monitorear la ejecución de instrucciones del jefe;
33) Reglamento interno de trabajo;
34) requisitos de protección laboral y normas de seguridad contra incendios;
35) ........................
(otros requisitos de conocimiento)
1.4. El Subgerente debe ser capaz de:
1) analizar y seleccionar fuentes de información de acuerdo con los criterios de integridad, confiabilidad y oportunidad del suministro de información;
2) recopilar, procesar y analizar información de acuerdo con los requisitos especificados;
3) transmitir información de manera sistemática;
4) procesar y estructurar la información, formando recursos de información;
5) buscar información en bases de datos existentes, realizar trabajos de información y referencia basados en varias combinaciones de funciones de búsqueda;
6) desarrollar un plan temático para una revisión, informe, nota analítica;
7) justificar la pertinencia del problema a tratar en la revisión, informe, referencia;
8) disfrutar recursos de información y sistematizar la información según criterios especificados;
9) interpretar correctamente los datos recibidos y presentarlos de forma sistemática;
10) determinar la gama de fuentes y literatura necesaria para la preparación de información y materiales analíticos;
11) presentar el material en una secuencia lógica;
12) analizar y evaluar el material presentado;
13) formatear el texto en el estilo apropiado;
14) editar el texto de los documentos;
15) formular conclusiones y recomendaciones;
16) automatizar los procesos de recolección, almacenamiento y emisión de información;
17) utilizar dispositivos para el procesamiento automatizado de información textual y dispositivos de fotocomposición;
18) realizar el procesamiento literario y estilístico del texto, verificar la secuencia lógica de presentación, análisis y evaluación, redacción de conclusiones y recomendaciones;
19) aplicar los fundamentos de la psicología de la comunicación empresarial;
20) elaborar un plan de viaje para el líder;
21) redactar los documentos necesarios para un viaje de negocios, viaje de negocios del jefe;
22) Redactar y redactar actas de reuniones, reuniones y otros eventos de la conferencia, preparar una lista de participantes, agenda, listas de participación y proyectos de documentos finales;
23) redactar comunicados de prensa;
24) negociar con socios;
25) trabajar en modo multitarea;
26) trabajar con una gran cantidad de información;
27) crear y mantener una imagen positiva de la organización y del líder;
28) utilizar las computadoras y las tecnologías de la información y la comunicación para fines más económicos y organización racional procesos de información, aumentando su flexibilidad y dinamismo;
29) redactar y ejecutar documentos que contengan instrucciones y órdenes del jefe;
30) llevar un registro de las instrucciones del titular, exigiendo control sobre el fondo de la resolución del asunto;
31) clara y rápidamente tomar decisiones en el curso del trabajo;
32) analizar la disciplina de desempeño;
33) elaborar informes analíticos y certificados basados en los resultados de la ejecución de instrucciones y órdenes del jefe;
34) utilizar sistemas de gestión de documentos electrónicos;
35) aplicar la tecnología informática y las tecnologías de la información y la comunicación para la organización económica y racional de los procesos de información, aumentar su flexibilidad y dinamismo;
36) trabajar con una computadora, usar una suite ofimática (editor de texto, hojas de cálculo);
37) proporcionar seguridad de información organizaciones;
38) ........................
(otras habilidades y capacidades)
1.5. El subgerente en su trabajo se guía por:
1) ........................
(nombre del documento constitutivo)
2) Reglamento sobre ..........................(nombre de la unidad estructural)
3) esta descripción de trabajo;
4) ........................
(nombres de las regulaciones locales,regular las funciones laborales por puesto)
1.6. El Subgerente reporta directamente a ...........................................(nombre del puesto del jefe)
1.7. ........................
(otras disposiciones generales)
2. Funciones laborales
2.1. Soporte informativo-analítico, organizacional y administrativo para las actividades del jefe de la organización:
1) formación de interacción de información del jefe con organizaciones;
2) análisis de información y preparación de información y materiales analíticos;
3) organización de contactos comerciales y eventos protocolares;
4) la organización de la ejecución de las decisiones del jefe.
2.2. ................................ (otras funciones)
3. Responsabilidades laborales
3.1. El Subgerente tiene las siguientes responsabilidades:
3.1.1. Como parte de la función laboral especificada en los incisos. 1 cláusula 2.1 de esta descripción de trabajo:
1) selecciona fuentes de información de acuerdo con criterios específicos;
2) procesa e interpreta la información para la elaboración de proyectos de decisión;
3) prepara solicitudes en nombre del jefe para obtener documentos e información de las autoridades el poder del Estado y gestión organizaciones publicas y obtener información y documentos pertinentes;
4) informar al jefe de los resultados de la consideración de solicitudes y apelaciones;
5) organiza la solución de problemas que no requieren la participación directa del jefe;
6) prepara materiales para la participación del jefe en el trabajo de varias estructuras dentro del estado y autoridades municipales, organismos públicos;
7) prepara documentos para concluir acuerdos de cooperación con socios comerciales;
8) informar a los socios comerciales y organizaciones interesadas sobre las decisiones del gerente en el curso de la implementación de los acuerdos.
3.1.2. Como parte de la función laboral especificada en los incisos. 2 cláusula 2.1 de esta descripción de trabajo:
1) recopila, procesa y analiza información para resolver las tareas establecidas por el jefe;
2) prepara información y materiales analíticos;
3) desarrolla un plan temático para un documento de revisión, informe;
4) determinar la gama de fuentes bibliográficas;
5) lleva a cabo la selección de fuentes y literatura sobre el tema de la revisión, informe, información analítica;
6) lleva a cabo la redacción y diseño de la reseña, informe, información analítica.
3.1.3. Como parte de la función laboral especificada en los incisos. 3 cláusula 2.1 de esta descripción de trabajo:
1) organiza y planifica contactos comerciales, reuniones y viajes del jefe;
2) organiza reuniones, reuniones y eventos realizados por el jefe;
3) prepara materiales para reuniones, mantiene y redacta actas;
4) prepara presentaciones bajo la dirección del jefe;
5) prepara y realiza una conferencia de prensa para el jefe;
6) se reúne con los participantes en las negociaciones, les proporciona materiales de información, mantiene registros de las negociaciones.
3.1.4. Como parte de la función laboral especificada en los incisos. 4 cláusula 2.1 de esta descripción de trabajo:
1) lleva a cabo documentando decisiones del jefe, poniendo en conocimiento de los empleados de la organización las órdenes orales del jefe;
2) coordina las actividades para la implementación de las decisiones del jefe;
3) ejercer control sobre la ejecución de las decisiones del jefe;
4) prepara informes sobre la ejecución de las instrucciones y decisiones del jefe.
3.1.5. Como parte de la implementación de sus funciones laborales lleva a cabo las instrucciones de su jefe inmediato.
3.1.6. ........................
(otros deberes)
3.2. ........................
(otras descripciones de puestos)
4. Derechos
El Subgerente tiene derecho a:
4.1. Participar en la discusión de los proyectos de decisiones, en las reuniones sobre su preparación e implementación.
4.2. Solicitar aclaraciones y aclaraciones al jefe inmediato sobre estas instrucciones, asignaciones emitidas.
4.3. Solicitar, en nombre del supervisor inmediato, y recibir de otros empleados de la organización la información necesaria, los documentos necesarios para la ejecución del encargo.
4.4. Conozca los proyectos de decisiones de la gerencia con respecto a la función que desempeña, con documentos que definen sus derechos y obligaciones en su cargo, criterios para evaluar la calidad del desempeño de sus funciones laborales.
4.5. Presentar propuestas sobre la organización del trabajo en el marco de sus funciones laborales para la consideración de su jefe inmediato.
4.6. Participar en la discusión de temas relacionados con las funciones desempeñadas.
4.7. ................................ (otros derechos)
5. Responsabilidad
5.1. El Subgerente es responsable de:
- por desempeño indebido o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta descripción del trabajo - en la forma prescrita por el actual derecho laboral Federación Rusa, legislación sobre contabilidad;
- infracciones y delitos cometidos en el curso de sus actividades - en la forma prescrita por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación Rusa;
- causando daños a la organización - en la forma prescrita por la legislación laboral vigente de la Federación Rusa.
5.2. ........................
(otras provisiones de responsabilidad)
6. Disposiciones finales
6.1. Esta descripción de trabajo ha sido desarrollada en base aNorma profesional "Especialista en organización ysoporte de documentación gestión de la organización", aprobóOrden del Ministerio de Trabajo y Protección social Federación Rusade fecha 06/05/2015 N 276n, teniendo en cuenta ........................(detalles de la normativa local de la organización)
6.2. Familiarización del empleado con esta descripción de trabajo.realizadas en el momento del empleo (antes de la firma del contrato de trabajo).
Familiarización del empleado con esta descripción de trabajo.confirmado ...........................(escrito a mano en la hoja de familiarización, que estáuna parte integral de este manual (en el registro de familiarizacióncon descripciones de puestos) en una copia de la descripción del puesto,en poder del empleador; de lo contrario)
6.3. ........................
(otras cláusulas finales)
La descripción del puesto de un subgerente se crea para agilizar las relaciones laborales. El documento indica responsabilidades funcionales, responsabilidad, derechos de los empleados.
puesto de subgerente diferentes organizaciones puede llamarse de otra manera: asistente personal del director, asistente del jefe, secretario.
Ejemplo de descripción de trabajo para un asistente de gerente
YO. Provisiones generales
1. Un asistente del jefe es designado para el cargo y destituido por orden del jefe de la organización.
2. El asistente del jefe reporta directamente al jefe de la empresa.
3. Durante la ausencia del subjefe, sus derechos y deberes funcionales se transfieren a otro funcionario, según se informe en la orden de organización.
4. Se nombra a una persona con educación superior y experiencia para el puesto de subgerente trabajo similar de un año
5. El subgerente se guía en sus actividades por:
- la legislación de la Federación Rusa;
- El reglamento interno de trabajo, el Estatuto y demás actos reglamentarios de la empresa;
- órdenes y directivas de la dirección;
- esta descripción de trabajo.
6. El subgerente debe saber:
- el procedimiento establecido para el manejo de documentos en la organización;
- reglas de comunicación comercial y etiqueta;
- el procedimiento para mantener la documentación de informes;
- reglas para el uso de equipos de oficina, medios de comunicación;
- los conceptos básicos para trabajar en un editor de texto, hojas de cálculo;
- conceptos básicos del trabajo de oficina;
- estructura organizativa de la empresa;
- procedimiento para celebrar y ejecutar contratos.
II. Responsabilidades laborales del subgerente
El Subgerente tiene las siguientes responsabilidades:
1. Planificación de la jornada laboral del jefe: elaboración y coordinación del cronograma de reuniones, visitas, llamadas, recepciones y otras acciones.
2. Acompañamiento personal del jefe en reuniones, recepciones, en viajes.
3. Soporte técnico para el trabajo del jefe: pedido de boletos, transporte; organización de negociaciones, reuniones.
4. Llevar actas y otros documentos que fijan el progreso y los resultados de las reuniones, reuniones, negociaciones.
5. Poner en conocimiento de los empleados de las divisiones estructurales de la organización de instrucciones, órdenes de la dirección y control de su ejecución.
6. Recopilación de información, elaboración y suministro de informes analíticos, informativos, de referencia y otros a la dirección.
7. Llevanza de registros, recepción de correspondencia enviada al jefe.
8. Registro de visitantes para una cita personal con el jefe, organización de su recepción.
9. Aceptación de documentos y solicitudes para la firma del jefe, su registro, contabilidad y transferencia al jefe.
10. Elaboración de cartas, solicitudes, otros documentos en nombre de la administración.
11. Preparación de reuniones, reuniones, reuniones realizadas por el jefe. Recolección de materiales necesarios, notificación a los participantes sobre la hora, lugar de celebración, agenda.
12. Cumplimiento de las instrucciones oficiales del titular.
tercero Derechos
El Subgerente tiene derecho a:
1. Recibir información en la cantidad necesaria para completar las tareas.
2. Enviar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y racionalizar las actividades de la empresa.
3. Enviar solicitudes a los departamentos de la organización (en nombre del jefe o por iniciativa personal) para obtener los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
4. Exigir a la dirección de la institución que cree las condiciones necesarias para el desempeño de sus funciones oficiales.
5. Tomar decisiones independientes dentro de su competencia.
6. Tener acceso a información confidencial, en caso de necesidad comercial.
IV. Responsabilidad
El Subgerente es responsable de:
1. Proporcionar información falsa a los empleados de la organización.
2. Desempeño indebido de sus funciones oficiales.
3. Aplicación daño material organización, el estado, sus contratistas, empleados.
4. Violación de los plazos para la ejecución de las tareas.
5. Violación de disposiciones documentos de orientación organizaciones, decisiones, ordenanzas.
6. Divulgación de secretos comerciales, datos personales, información confidencial.
7. Acciones que excedan de su competencia.
8. Violación a la disciplina laboral, normas de seguridad, reglamento interno de trabajo, protección contra incendios.
9. Violación de la etiqueta comercial, trato grosero de socios comerciales, visitantes, empleados de la organización.
El subgerente es un puesto que está presente en la estructura de personal de casi cualquier empresa rusa grande o mediana. A menudo, los titulares de este puesto son vistos como secretarios con una gama muy limitada de funciones y responsabilidades. Pero este es un enfoque completamente incorrecto para comprender los detalles de la posición en cuestión. El subgerente puede estar dotado de las más amplias facultades. Los requisitos para sus calificaciones y competencia pueden ser muy altos. ¿Cuál es la naturaleza del puesto en cuestión? Cuáles son derechos típicos y deberes de un subgerente en una empresa rusa?
Detalles de la posición
¿Qué es esta posición - "asistente de la cabeza"? Los deberes de tal empleado: ¿cuáles son? En la mayoría de los casos, el cargo de "asistente del jefe" se refiere al secretario. En casos raros, esta frase denota el puesto de director adjunto, pero esto es típico, por regla general, para las pequeñas empresas. en mas o menos grandes empresas los deberes de un asistente personal del jefe se reducen principalmente a funciones de secretaría. ¿Cuál exactamente? En primer lugar, se trata de trabajo de oficina, trabajo con correspondencia, resolución de problemas relacionados con la organización de diversas reuniones y otros eventos en los que participa directamente el jefe de la empresa. Los deberes de una secretaria (asistente) del jefe también casi siempre incluyen atender llamadas telefónicas en la oficina.
En algunos casos, la posición correspondiente se diferencia en varias variedades. Entonces, las secretarias que realizan principalmente trabajo técnico- recibir llamadas telefónicas, procesar correspondencia, etc., se denominan referentes. A su vez, aquellos especialistas que se encargan de la organización de eventos y trabajos de oficina se denominan jefes de oficina. Existe el punto de vista de que para un puesto como asistente del jefe, se supone que los deberes y poderes son más amplios en comparación con los típicos de secretaría. En particular, estos pueden expresarse en la necesidad de presencia personal en eventos en los que participa el jefe: fiestas corporativas, negociaciones comerciales, vacaciones. El asistente en este caso puede ser responsable de las presentaciones preparadas por el jefe, o del componente de imagen de la participación de su jefe en el evento. Cabe señalar que en los libros de trabajo, el puesto de subgerente se denomina con mayor frecuencia "secretario".
Requisitos para un asistente ejecutivo
Considere tal aspecto como los requisitos típicos para los candidatos para el puesto de "asistente del gerente". Las funciones que se supone que debe realizar el empleado en el puesto correspondiente requieren ciertas habilidades y calificaciones. Su lista específica está determinada en gran medida por detalles del trabajo actividades del secretario. Entonces, si la actividad del subgerente corresponderá principalmente al puesto de referencia, entonces los requisitos en este caso no serán tan estrictos: educación secundaria, experiencia laboral mínima, habilidades básicas para trabajar con una PC y equipo de oficina. A su vez, si la competencia de los subgerentes incluye algunas funciones gerenciales, entonces la lista de requisitos en este caso será más larga y las responsabilidades del trabajo involucrarán más nivel alto calificaciones de un candidato para el puesto de secretario.
Un conjunto típico de habilidades que un subgerente debe tener en la mayoría de los casos es el siguiente: conocimiento de idiomas extranjeros comunes, conocimiento de programas de computador para trabajar con documentos, imágenes, presentaciones. Un aspecto importante de los requisitos de calificación para un asistente ejecutivo son las cualidades personales. Estos incluyen cortesía, atención, buena voluntad, responsabilidad, disposición para resolver nuevos problemas. El rango de edad preferido para un candidato a asistente ejecutivo en muchas organizaciones es de 18 a 35 años. Pero, por supuesto, hay empresas que valoran especialmente la experiencia de un empleado y, por lo tanto, contratan voluntariamente a personas mucho mayores.
Muchas empresas, sin embargo, prefieren contratar para trabajos que implican el desempeño de funciones que son típicas de un asistente del jefe, especialistas sin mucha experiencia. Esto puede deberse a las especificidades del segmento de negocios en el que opera la empresa. En algunos casos, es mejor capacitar a un empleado para trabajar en una empresa que, en términos relativos, abrió la primera producción de microprocesadores para teléfonos inteligentes y tabletas en Rusia, desde cero, con inmersión en todos los matices necesarios de una tecnología tan alta. segmento empresarial, que tratar de explicarle a una persona experimentada que los viejos métodos para resolver tareas en algunos casos no funcionan.
Responsabilidades principales
Consideremos con más detalle la caracterización de un puesto como asistente de gerente, deberes. Hemos señalado anteriormente que estos se reducen en gran medida a las funciones de secretaría. Pero no siempre es así. A menudo sucede que el asistente del jefe de la empresa, especialmente cuando se trata de gran organizacion involucrados en la toma de decisiones gerenciales clave. Puede acompañar las negociaciones en las que participa el jefe, y no solo en el aspecto técnico, sino también conectarse a los diálogos relevantes, expresar opiniones, consejos.
En algunos casos, el gerente puede delegar algunas de sus funciones a su asistente, por ejemplo, en términos de informar al equipo empresarial sobre cualquier evento importante. las decisiones de gestión. Por supuesto, un empleado en el puesto en cuestión a menudo realiza trabajos relacionados con garantizar la comodidad de las actividades de su jefe: en términos de asegurarse de que su oficina tenga un microclima óptimo, siempre hay, relativamente hablando, té fresco, para que el principal el equipo utilizado por el gerente funciona de manera estable.
Modo de trabajo
Entonces, ahora sabemos cuáles son las responsabilidades laborales que caracterizan un puesto como asistente de gerente. Nuestra próxima tarea es estudiar los detalles del horario de trabajo del empleado en el puesto correspondiente. Eso sí, en el caso general, el auxiliar desempeña sus funciones de acuerdo al horario establecido por el Código del Trabajo, es decir, en el marco de una jornada laboral de 8 horas, 5 días a la semana. Pero en la práctica, son posibles desviaciones significativas del régimen correspondiente. Estos escenarios pueden ser típicos para un puesto como el de asistente ejecutivo con responsabilidades adicionales.
El hecho es que un especialista que trabaje en este puesto puede participar no solo en los asuntos de su empresa, sino también en la resolución de problemas que no están directamente relacionados con las actividades intracorporativas. Por lo tanto, se puede enviar un asistente con la autoridad correspondiente en viajes de negocios, seminarios, conferencias. Un empleado también puede llevar a cabo algunas tareas de intermediación entre su supervisor y los gerentes que trabajan en otras organizaciones, por ejemplo, en términos de administración o implementación de documentos. proyectos conjuntos. El horario de trabajo para resolver tales problemas, por supuesto, puede estar lejos de lo previsto por el Código del Trabajo. De hecho, se vuelve irregular, a menudo más largo que las 8 horas estándar.
Considere cómo sería la descripción del trabajo de un subgerente. La estructura del documento relevante, por regla general, comienza con disposiciones generales. Pueden indicar que el subgerente está en la categoría profesional. Así, ya a nivel de una fuente de derecho local, la empresa puede fijar el hecho de que la persona que ocupa el puesto en cuestión no es un gerente (no un subdirector). Con una alta probabilidad: una secretaria o, por ejemplo, un asistente personal del jefe con responsabilidades adicionales.
Descripción del puesto de asistente: disposiciones generales
EN " Provisiones generales» de la descripción del trabajo, también puede haber una redacción que refleje requisitos de calificación a un especialista. Por ejemplo, que un subgerente debe tener una educación profesional y alguna experiencia laboral. A veces, en la misma parte de la descripción del puesto, se fija el área comercial, en la que es deseable que una persona tenga experiencia en hacer negocios.
En las "Disposiciones Generales" se fijan competencias clave empleado. Pueden expresarse en los requisitos para el conocimiento de la estructura de gestión empresarial, las políticas internas y externas de la empresa empleadora, los principios de las comunicaciones de la empresa con las autoridades y otras organizaciones, los estándares que caracterizan el trabajo de oficina, las reglas de comunicación empresarial, así como las normas laborales internas de la empresa.
Responsabilidades del asistente
La siguiente sección clave de la instrucción es "Responsabilidades laborales". ¿Cuál es su especificidad? En esta sección se fijan las principales responsabilidades del subgerente. Estos pueden ser: planificar la jornada laboral del jefe (en cuanto a reuniones, llamadas, entrevistas), organizar soporte técnico trabajo del jefe (en términos de ordenar transporte, organizar reuniones de negocios), participación en viajes de negocios, negociaciones comerciales, manteniendo protocolos y otros documentos, asegurando la interacción de los gerentes de empresa con otras estructuras de la empresa, manteniendo comunicaciones con agencias gubernamentales.
Derechos del ayudante
La descripción del trabajo siempre incluye los derechos que tiene el subgerente. Los deberes estipulados por las especificidades del puesto siempre se complementan con las preferencias apropiadas. Entonces, ¿qué derechos tiene el empleado en el puesto en cuestión? Es interesante que los deberes del asistente del jefe de la empresa estén bastante relacionados con ellos. Así, por ejemplo, el derecho a firmar y refrendar determinados documentos surge en relación con la necesidad de trabajar periódicamente con dichas fuentes. Un ejemplo de otro derecho de un empleado en un puesto relevante es solicitar a la gerencia directa, así como a otros especialistas de la empresa, la información necesaria para ser incluida en los documentos. El asistente del gerente también tiene derecho a exigirle al jefe que garantice condiciones de trabajo cómodas. Las responsabilidades laborales de una persona en el puesto relevante pueden estar asociadas con el envío y recepción periódica de documentos, y estos procedimientos deben realizarse utilizando diversos medios técnicos. El Secretario puede esperar pleno acceso a los mismos.
Responsabilidad del asistente
Por lo tanto, hemos estudiado qué se incluye en los deberes de un asistente de dirección, así como cuál puede ser el rango de sus derechos. Pero en la mayoría de las descripciones de trabajo para especialistas del perfil en cuestión hay una sección más: "Responsabilidad". ¿Qué redacción podría haber en él? El subdirector suele ser responsable de: el desempeño inadecuado de las funciones estipuladas por la instrucción en cuestión, pero dentro de los límites fijados en el Código Laboral de la Federación Rusa; delitos que cometió en el curso de sus actividades - de nuevo, dentro legislación rusa; por causar daño a la empresa - dentro de los límites fijados en el Código del Trabajo, Códigos Civiles Federación Rusa y otras fuentes de derecho.
Resumen
Entonces, hemos estudiado los detalles de un puesto como asistente de gerente, los deberes y requisitos que caracterizan este puesto en la estructura de personal de la empresa. El especialista que realiza el trabajo relevante suele desempeñar funciones de secretaría, pero puede tener poderes mucho más amplios. En casos raros, el concepto de "asistente del jefe" corresponde al puesto de director adjunto, pero esto es típico principalmente para las pequeñas empresas.
En la interpretación "clásica" de la frase "subgerente", el trabajo de una persona en el puesto correspondiente puede estar cerca de las funciones de un referente, empleado o, por ejemplo, un gerente de oficina. EN libro de trabajo lo más probable es que un subgerente registre "secretario" o "revisor", aunque mucho, por supuesto, depende de los estándares corporativos adoptados en una organización en particular.
La necesidad de invitar a especialistas del perfil en cuestión caracteriza las actividades de los líderes de la mayoría empresas rusas. El trabajo efectivo de un alto directivo depende de qué tan bien su asistente resuelva sus tareas, aparentemente secundarias desde el punto de vista de la gestión empresarial práctica, pero de hecho extremadamente significativas para la organización. La labor de secretaria es la más importante en la estructura de comunicaciones del equipo, que está encabezada por el máximo responsable de la empresa.
Tenga en cuenta que muchas empresas practican el nombramiento de varios directores adjuntos a la vez. Al mismo tiempo, el estatus y los poderes de cada uno pueden diferir. Un especialista puede ser responsable de las funciones de secretaría, otro puede ser un gerente de oficina y un tercero puede acompañar al gerente en los eventos. Al mismo tiempo, los directores de personal pueden practicar la intercambiabilidad de los empleados en el marco de las áreas de actividad correspondientes.