Elaboración de un informe de ventas. Nikolay Mrochkovsky99 herramientas de ventas. Métodos efectivos para obtener ganancias. Las principales etapas del análisis de las ventas de la empresa.

Los informes del gerente de ventas son necesarios para analizar regularmente el desempeño actual del departamento de ventas y eliminar los cuellos de botella en el proceso de ventas.

El informe principal del departamento de ventas debe construirse no en un "formato de embudo", sino en el formato Pipeline.

Se puede generar un informe en proceso de acuerdo con diferentes indicadores. Demuestra la dinámica de los indicadores más claramente que un embudo de ventas.

Pipeline es una herramienta moderna de generación de informes de ventas B2B.

El informe más simple de un gerente de ventas en una canalización muestra la cantidad de transacciones en cada etapa:

Del plan / informe de hechos de la semana (ver arriba), comprende que para cumplir con el plan de ventas en octubre (3,250,000 rublos), debe cerrar transacciones por un monto de 506 más en la cuarta semana restante hasta el final del mes 300 frotar.

Del informe resumido sobre los montos de las transacciones por etapas del ciclo para la semana, verá que Potapov, que cumple el plan solo en un 54 %, tiene transacciones por 446 600 rublos en la etapa 4. Entonces Potapov tiene una reserva para cumplir el plan antes de fin de mes. El informe del gerente de ventas sobre los montos de las transacciones por etapas del ciclo en Pipeline ayuda a predecir la implementación del plan de ventas y evaluar el potencial de cierre.

Si muestra una representación gráfica de este informe, obtendrá una demostración visual de las deficiencias de los gerentes de ventas:

En el gráfico, podemos ver que hay una gran brecha entre el líder y el rezagado. Potapov es un candidato para la "salida". Para comprender cómo mejorar el desempeño de este administrador, debemos analizar sus tasas de conversión y estudiar las razones de las desviaciones. Con base en el análisis de las razones, brinde a Potapov un mentor de ventas que capacite sobre los "cuellos de botella" en las técnicas de ventas, luego un mes para corregir los indicadores y, si falla, reemplácelo con nuevos aprendices.

El informe principal del departamento de ventas debe construirse no en un "formato de embudo", sino en el formato Pipeline

Los informes visuales del gerente de ventas en proceso lo ayudan a mantenerse al tanto en línea y tomar medidas oportunas para corregir las distorsiones.

INFORME DEL GERENTE DE VENTAS: CONVERSIÓN Y LONGITUD COMERCIAL

El informe de conversión del embudo de ventas y duración del trato muestra qué porcentaje de dinero o clientes pasan a la siguiente etapa del proceso de ventas y qué tan rápido sucede.

Genere un informe para cada gerente de ventas y departamento:

Los números del informe le mostrarán la efectividad de los gerentes de ventas.

Usar datos de conversión ( tasa de conversión) al final del período del informe y calcule el volumen que necesita para el próximo mes por clientes potenciales, llamadas, reuniones, IP ( cartas de información), KP (ofertas comerciales) y contratos para cumplir con el plan de ventas del próximo mes.

En nuestro ejemplo, en el informe de resumen de todo el departamento de ventas, la conversión de prospecto a trato es 17%. Podemos usar este indicador y predecir para el próximo mes la cantidad de leads calificados que necesitamos (Sales Qualifeid Leads), que nuestros Hunters (gerentes de ventas) deben proporcionarnos para su posterior calentamiento y ciclado hasta cerrar un trato.

Controlamos el indicador de duración del trato para:

• comprender la duración del ciclo de negociación para un canal de ventas en particular (por región y/o segmento de clientes);***
• para predecir el flujo de caja.

INFORME DEL GERENTE DE VENTAS: POR NEGOCIOS Y CLIENTES

El informe del gerente de ventas sobre acuerdos y clientes debe ser lo más detallado posible.

Contiene un máximo de información para el análisis y la obtención de una imagen completa del departamento. El informe fija la probabilidad de finalización de la transacción, su monto, la etapa en la que se encuentra el cliente potencial.

La ventaja de este informe es que le brinda la oportunidad de analizar diferentes ofertas para el mismo cliente. Estas ventas pueden estar en diferentes etapas, ser diferente tamaño y tienen una conversión diferente. A las etapas de la transacción se les asigna un cierto porcentaje de probabilidad. Cuanto mayor sea la probabilidad, más cerca de cerrar el trato:

Hoy en día, los informes de canalización se generan en los sistemas de CRM. Pero también se puede hacer en Excel.

Antes de la llegada de los sistemas CRM, mantuvimos un informe similar en el informe diario del gerente de ventas: "Diario de trabajo". Hasta ahora, en muchas empresas, los gerentes de ventas intentan guardar información sobre sus acciones y la cantidad de transacciones en hojas de cálculo de Excel.

Use un formulario conveniente en Excel para crear un informe diario del gerente de ventas:

INFORME DEL GERENTE DE VENTAS: ESTADÍSTICAS RESUMEN

El informe resumido del gerente de ventas para el período es un diagnóstico del desempeño del gerente y su mentor - ROP (Jefe de Ventas).

El informe puede contener datos sobre principal Y alcanzando indicadores para el período: el número de CP realizados durante el período, su monto, el número de transacciones en curso, el cierre de la transacción, su monto y número.

La conversión por acuerdos y ofertas son los indicadores resultantes. Por ellos se juzga la eficacia del departamento de ventas.

En nuestro caso, solo 25 de 100 pujas realizadas se convierten en tratos cerrados. Al mismo tiempo, la conversión en dinero es solo del 14%.

El análisis de estas cifras a partir de los informes de cada gerente de ventas y su comparación mensual le permitirá comprender cuántas transacciones está perdiendo y cuál es la dinámica de sus ventas.

INFORME DEL GERENTE DE VENTAS: POR ETAPAS Y CANTIDAD DE TRANSACCIONES

Informe resumido mensual sobre los montos de las transacciones en cada etapa del ciclo de ventas ( Calificación del Cliente - Carta Informativa/Presentación - Propuesta Comercial - Trato - Dinero) para cada gerente de ventas y para el departamento le dará una idea de la dinámica del desempeño de sus empleados en técnicas de ventas:

El gráfico construido a partir de este informe mostrará claramente la presencia de estacionalidad en la demanda, así como las desviaciones y desequilibrios que puedan surgir en el departamento por diversas causas (salida de empleados, cambio de línea de producto, problemas de marketing, etc.):

En el gráfico de arriba, hay un pico en abril. Es necesario analizar su causa. ¿Por qué, si su equipo de ventas pudo mostrar tal resultado en abril, en mayo y junio no pudo mantener este crecimiento?

Si un análisis similar del año pasado confirma la presencia del mismo pico en abril, prepárese con anticipación eventos de marketing para mayo y junio, para que los informes de los gerentes de estos meses no muestren una disminución en las ventas.

INFORME DEL GERENTE DE VENTAS: INFORMES PERSONALIZADOS

Para controlar el trabajo de tus vendedores, puedes implementar diferentes informes. Una vez que domine los 6 tipos básicos de informes de gerente de ventas, puede configurar informes personalizados más detallados para el análisis y explorar los datos del gerente de ventas con más profundidad.

Estos son algunos ejemplos de diferentes segmentaciones para configurar informes personalizados para los representantes de ventas:

• Tamaño promedio de la transacción;***
• Hora de cierre;***
• Costo de Adquisición de Clientes;***
• Informe sobre ganancias, tratos perdidos y motivos de pérdidas;***
• Número medio de actividades por responsable.

María Zborovskaya

Informe Anual de Ventas - un documento proporcionado anualmente por el Director de Ventas reunión general participantes (accionistas) de la empresa (empresa) y que contiene un informe sobre los principales resultados de ventas del período pasado.

El informe anual de ventas debe incluir:

1. Ventas plan-reales del año en curso

• Cuota de ventas por territorios, canales de distribución
• Implementación del plan de beneficio marginal (operativo), en general para la empresa y por separado para los canales de venta.
• Implementación del plan al costo promedio de producción.
• Estructura de la base de clientes a cierre de año por canales de distribución
• Rotación de productos
• Distribución
• Plan-Hecho de la base de clientes: el número de clientes activos, el número de nuevos clientes, la participación de las ventas de nuevos clientes en la facturación total de la empresa, el número de clientes "muertos"
• Los resultados de la certificación del personal de ventas.

2. Razones para no cumplir con el plan de ventas , por lo que no se cumplió el plan, por lo que los directivos no supieron hacer frente a la tarea. Quizás las cifras eran demasiado altas y físicamente no podían atraer tal cantidad de clientes. O el departamento trabaja de manera ineficiente, dedicando una gran cantidad de tiempo de trabajo a la ejecución de contratos y la resolución de disputas.

3. Principales impulsores del crecimiento de las ventas (extensivo, intensivo), por lo que hubo un incremento en las ventas. Si el plan se cumplió en exceso, indique quién lo hizo posible, marque los nombres de los mejores gerentes. Haz una lista de los nombres de los más grandes compañias que intervinieron por primera vez. Si uno de los clientes habituales aumentó el volumen de compras, escriba por qué sucedió esto. Esto te ayudará a crear una estrategia ventas exitosas en el futuro.

4. Planes de ventas para el próximo año. Planifique planes para el próximo año, proporcione cifras aproximadas que los gerentes y el personal de ventas deben esforzarse por lograr:

• Implementación del plan en términos de ventas en general para la empresa y por separado para los canales de venta.
• Implementación del plan de beneficio marginal, global para la empresa y por separado para los canales de venta
• Implementación del plan de beneficio neto total para la empresa y por separado para los canales de venta
• Implementación del plan de productos objetivo, en general para la empresa y por separado para los canales de venta.
• Implementación del plan para la línea de productos, en general para la empresa y por separado para los canales de venta.
• Número promedio de SKU totales para la empresa y por separado para los canales de venta
• Planes para ampliar la gama de clientes.
• Cartera de clientes al final del año
• Rotación de productos
• Distribución
• Ampliar la base de clientes, conectando nuevos clientes a través de canales de distribución y territorios.

5. Prioridades para el próximo año ,deseos para mejorar el trabajo del departamento (retroalimentación del personal de ventas para mejorar la eficiencia de su trabajo).

6. Estrategia de ventas para el próximo año en qué dirección se dirigirán los principales esfuerzos y recursos de la empresa y las ventas, cómo será el producto y Política de precios Ventas. Es deseable prescribir estrategias por separado para canales de venta, marketing, personal y desarrollo de clientes.

7. Cambios organizativos : dotación de personal (planificación de personal), entrada a nuevos territorios, canales de distribución, apertura de nuevas sucursales y oficinas, nueva dirección de ventas, introducción de nuevos productos. Es conveniente indicar y prescribir los recursos necesarios para la implementación de estos cambios.

8. Calendario de los principales eventos del departamento de ventas para el próximo año: determinación de productos objetivo para el próximo año, actividades de promoción de marketing con un presupuesto (calendario de promociones y eventos), planificación de negociaciones y viajes de negocios de los empleados, programa de estudios para el desarrollo de los empleados, la formación de clientes y socios y la realización de clases magistrales, etc. El calendario debe pintarse mensualmente, indicando recursos necesarios y plazos.

¡Hola! En este artículo hablaremos sobre el análisis del volumen de ventas de la empresa.

Hoy aprenderás:

• Por qué es necesario analizar el volumen de ventas de una organización;
• Cómo realizar una investigación de ventas;
• Qué métodos de análisis del volumen de ventas existen.

Propósito del análisis de ventas

Volumen de ventas es uno de los indicadores de rendimiento más importantes de una empresa. Un cambio en este indicador en una dirección u otra puede indicar cambios en las tendencias de desarrollo del mercado, deficiencias en el trabajo de la organización que, en ausencia de una respuesta oportuna, pueden generar problemas graves. Para evitar “sorpresas desagradables”, es necesario monitorear regularmente las ventas de su empresa.

Más allá de la advertencia Posibles problemas, el análisis del volumen de ventas resuelve las siguientes tareas:

• Le permite obtener información sobre la base de la cual el gerente puede tomar una decisión de gestión efectiva (tanto táctica como estratégica);
• Identifica productos "rentables" y "no rentables" en la cartera de productos de la empresa. Le permite tomar la decisión correcta sobre el desarrollo o retiro del producto de la gama;
• Le permite evaluar el desempeño de los departamentos de su empresa, por ejemplo, departamento o ventas;
• En muchos aspectos determina la política de marketing de la empresa;
• ayuda

Si enfrenta al menos una de las tareas enumeradas, debe monitorear las ventas.

El mercado actual se está desarrollando muy rápidamente. Están surgiendo nuevas marcas, los productos viejos están siendo reemplazados por otros nuevos y el consumidor es cada vez más exigente. Son estos factores los que determinan la frecuencia de análisis de las ventas de productos. Los expertos recomiendan monitorear los cambios en las ventas de su empresa al menos una vez al mes.

Las principales etapas del análisis de las ventas de la empresa.

Antes de comenzar a aprender cómo analizar el volumen de ventas de una empresa, es necesario considerar las principales etapas de este proceso.

Análisis de volumen de ventas- uno de los tipos A diferencia del análisis de mercado, cuando se estudia el volumen de ventas, solo se utiliza información secundaria intraempresarial. La recopilación de esta información constituye el primer paso en el proceso de análisis de ventas.

La segunda etapa es la definición de indicadores para analizar la efectividad de las actividades de la empresa. Los analizaremos con más detalle cuando consideremos métodos de análisis específicos.

La tercera etapa es el análisis de la información recopilada y la evaluación del resultado.

La cuarta etapa es la identificación de los factores que influyen.

Tipos de análisis de volumen de ventas

Dependiendo del propósito, el análisis del volumen de ventas puede tomar las siguientes formas:

• Análisis de la dinámica del volumen de ventas. En este caso, nuestra tarea es determinar el cambio en las ventas de la empresa en comparación con el período anterior. Este tipo el análisis es necesario para la detección oportuna de cambios en las tendencias del mercado, así como la búsqueda de áreas problemáticas en el trabajo de la organización;
• estudio estructural de ventas llevado a cabo para fundamentar las decisiones de gestión sobre la gama de productos de la empresa. Si vende solo un tipo de producto, entonces no hay necesidad de llevarlo a cabo;
• Análisis de control del volumen de ventas. Se lleva a cabo para comparar los indicadores planificados con los reales. Necesario tomar medidas correctivas de manera oportuna. Se lleva a cabo con más frecuencia que otros.
• Análisis factorial implementado después de cualquier tipo de análisis de volumen de ventas. Le permite determinar los factores internos y externos ambiente externo organizaciones que influyeron en el indicador de evaluación.

Cada uno de los tipos de monitoreo presentados tiene su propio conjunto de herramientas. Conozcámoslo.

Métodos de análisis de ventas

Antes de continuar con el estudio de los métodos de análisis de ventas, es necesario familiarizarse con un concepto como KPI, ya que el mismo método puede basarse en diferentes KPI.

KPI - Indicadores de desempeño de la empresa.

A la hora de evaluar el volumen de ventas de la empresa, analizaremos varios indicadores, según el tipo de análisis.

Métodos para analizar la dinámica del volumen de ventas.

Este tipo de análisis le permitirá evaluar las tendencias de desarrollo. Puede realizar un estudio completo y un estudio sobre ciertas categorías productos

Como resultado del análisis, recibirá un aumento, disminución o estancamiento del indicador para el cual se realizó la evaluación, en comparación con el período anterior.

Como parte de la evaluación de la dinámica del volumen de ventas, es necesario realizar los siguientes tipos de trabajo:

• Análisis de la dinámica del beneficio de la empresa - comparar los ingresos del período actual y del anterior. El volumen de ventas puede aumentar y los ingresos caer. Esto es posible, por ejemplo, cuando el precio de un producto baja;
• Evaluación de uniformidad de ventas. Hay bienes de temporada, cuya demanda necesita ser estimulada durante períodos desfavorables. Identificar la estacionalidad permitirá el análisis de la uniformidad de las ventas. Para hacer esto, trace el volumen de ventas durante varias temporadas (puede tomar un año, pero no olvide tener en cuenta el impacto de los cambios en los precios de los productos, descuentos y otros incentivos) y vea en qué períodos hubo un aumento y una disminución significativos. en ventas (varias veces). Si se observan tales fluctuaciones, debe pensar en la promoción de ventas durante los períodos desfavorables.

Métodos de análisis estructural de las ventas.

Con base en los resultados del análisis estructural, el gerente toma la decisión de desarrollar o eliminar el producto, expandir o ampliar la gama. Veamos los métodos más efectivos de análisis de ventas estructurales.

Análisis ABC.

Este tipo de investigación tiene como objetivo evaluar el valor de cada producto en la cartera de productos de la empresa. El valor de un producto está determinado por la cantidad de beneficio que el producto aporta a la alcancía común.

Según el análisis ABC, toda la gama de la empresa se puede dividir en tres grupos:

• Grupo A"- productos que generan la mayor cantidad de ganancias;
• Grupo “B”- "campesinos medios", no son tan valiosos para la empresa, pero en conjunto generan una cantidad bastante grande de ganancias;
• Grupo "C"- una pesada carga de la empresa, estos productos aportan un ingreso muy modesto.

Con la ayuda del análisis ABC, es posible determinar el valor de las categorías de productos no solo por la cantidad de ganancias, sino también por la participación de las categorías en la cartera de productos.

Los límites numéricos de cada grupo se presentan en la tabla.

Tenga en cuenta que esta tabla muestra el principio de Pareto. El principio de Pareto dice que el 20% de los productos aportan a la empresa el 80% de los beneficios.

Al mismo tiempo, con la ayuda del análisis ABC, es posible evaluar la contribución no solo de los productos individuales a las ganancias de la empresa, sino también el valor de los proveedores, compradores, canales de distribución y analizar la producción.

Etapas del análisis ABC:

1. Definición del objeto de análisis: producto, proveedores, compradores, canales de distribución u otros;
2. Determinamos los KPIs por los cuales se evaluará el objeto. No tiene que ser ingresos o participación. grupo de productos básicos en el portafolio de productos (o la participación de entregas, compras, ventas, según lo que estés analizando), como indicador de evaluación, puedes tomar el volumen de ventas, ventas, o cualquier otro resultados financieros. Todo depende de tu objetivo;
3. Recopilamos información para cada KPI, determinamos la participación de cada objeto, calculamos el indicador sobre la base del devengo y clasificamos los objetos;
4. Llenamos los grupos, sacamos conclusiones.

Al mismo tiempo, si algún producto de su surtido cayó en el grupo "C", esto no significa que definitivamente deba deshacerse de él. Esto puede llevar a la pérdida de todo un segmento de consumidores.

Se debe prestar especial atención a los productos que pertenecen a la categoría "A", ya que si los consumidores no están satisfechos con la calidad de los productos de esta categoría, la empresa perderá una gran cantidad de ganancias.

Veamos cómo funciona el análisis ABC utilizando el ejemplo del análisis de la línea de productos de un restaurante McDonald's.

Como vemos, los productos más rentables de la empresa son los bocadillos, las patatas, las salsas y las bebidas. Estas líneas de productos deberían ampliarse.

Los postres y conjuntos cayeron en el grupo “B”. Si lo desea, estos productos pueden transferirse a la categoría "A" a través de una promoción activa y una mejora de la calidad del producto.

Cubrir los gastos.

Es necesario para determinar el volumen mínimo de producción que una empresa necesita vender a un precio determinado por unidad de producción para que los ingresos por ventas cubran los costos totales de la empresa. Este método El análisis del volumen de ventas es indispensable cuando se introduce un nuevo producto en el mercado.

Para construir un punto de equilibrio, se requieren los siguientes datos:

• Costo del producto (cheque promedio);
• Volumen de ventas del período;
• costes fijos;
• Costos variables;
• Ventas completas;

Etapas de la construcción de un punto de equilibrio:

1. Dibujar un sistema de coordenadas. El eje "x" se llama "número de compras", y el eje "y" se llama "ingresos".
2. Construimos dos líneas rectas: rotación del producto (y=coste*x) y costes totales (y=costes variables de volumen*costes fijos).

El punto de intersección de estas dos líneas es el punto de equilibrio. En el eje x, verá la cantidad mínima de producción que necesita vender para no trabajar con pérdidas.

Análisis de rentabilidad.

Para los productos existentes de la empresa, se debe realizar un análisis de costo-beneficio. Esto le permitirá calcular oportunamente los productos que ya no son rentables.

Y si compara la rentabilidad de sus productos con la rentabilidad de productos idénticos de la competencia, puede identificar debilidades y fortalezas gama de productos de su empresa.

Análisis de control del volumen de ventas

El control se lleva a cabo comparando el volumen de ventas planificado con el real. Si se detecta una desviación, es necesario realizar análisis factorial e iniciar la acción correctiva.

Análisis factorial

Ha analizado el volumen de ventas e identificado una variación. ¿Qué hacer a continuación? Es necesario identificar los factores que afectan el indicador y reducir o eliminar su influencia.

Para ello, utiliza dos fórmulas que te permitirán evaluar el impacto del precio y el volumen de ventas en los ingresos de la empresa:

• Desviación de volumen = (Volumen real - Volumen planificado) * Precio planificado. El número resultante es el cambio en la ganancia (en términos monetarios), que ocurrió bajo la influencia de cambios en el volumen de ventas del producto analizado;
• Variación de precio = (Coste real - Costo planificado)*Cantidad real. El número resultante es el cambio en la ganancia (en términos monetarios), que ocurrió bajo la influencia de un cambio en el precio del producto analizado.

Excel como herramienta para analizar el volumen de ventas

Ninguna el analisis financiero es un proceso bastante lento, rico en cálculos matemáticos. En la era de la alta tecnología, sería extraño llevar registros y análisis en papel. No le ofreceremos esto, porque existe un excelente sustituto electrónico para una hoja de papel: el viejo Excel.

Excel es la herramienta ideal para el análisis de ventas porque:

• proporciona búsqueda rápida información, basta con introducir los datos en tablas;
• Calcula automáticamente fórmulas complejas;
• Simplifica el proceso de análisis de los resultados visualizándolos en forma de gráficos (especialmente útil al realizar análisis de control y analizar la dinámica del volumen de ventas);
• Capaz de construir gráficos (indispensable cuando se construye un punto de equilibrio);
• Sabes cómo trabajar con él;
• Incluso comprar una versión con licencia del programa no dañará su billetera.

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