Contras al cambiar al servicio en otso. Los Centros de Servicios Compartidos (SSC) son un conducto de información para las empresas distribuidas. Procesos de negocios contables transferidos al SSC

13:17 07.11.2016

Mikhail Gusev, diputado CEO JSC "JEFE. Sistemas de Recursos Humanos” - sobre los beneficios de la plataforma BOSS-Kadrovik para empresas que se han embarcado en el camino de construir y operar un centro de servicio común.

El término "centro de servicios compartidos" (SSC) existe desde hace muchos años. ¿En qué, desde su punto de vista, se invierte hoy y se invertirá mañana?

Gusev MA Por regla general, el término "centro de servicios compartidos" se refiere a un modelo comercial en el que las funciones operativas típicas de las empresas se transfieren a un centro común especializado. Este modelo recuerda un poco a la subcontratación (entregar funciones no esenciales a una empresa especializada), con una diferencia: los centros de servicios compartidos son creados y controlados por la propia empresa. La mayoría de las veces, los servicios financieros, de TI, de transporte y de logística se subcontratan. La mayoría de las grandes participaciones rusas se han formado mediante fusiones o adquisiciones. Se caracterizan por la dispersión territorial de sus empresas. Cuanto más Servicios de apoyo es parte del negocio, más complejo es el sistema de gestión y la relación entre las unidades principales y auxiliares. Y cuanto mayor es la escala de la explotación, más se duplican en ella las mismas funciones no básicas y más conveniente es concentrar el desempeño de estas funciones en una sola estructura, ya que esto conduce tanto a un aumento en la calidad de rendimiento laboral y al ahorro de recursos. La creación de un SSC ya es una tendencia estable en el mercado ruso. Los centros de servicios compartidos ayudan a brindar transparencia a las empresas y reducen los costos de mantenimiento en el camino. Hasta hace unos años, cuando se discutían temas relacionados con los SSC, la centralización era el tema más comentado. Hoy discuten sobre métodos para aumentar la eficiencia. Sin embargo, el futuro del SSC pasa por la multifuncionalidad. En un principio, la mayoría de los centros asumieron principalmente funciones financieras: contabilidad y contabilidad fiscal.

¿Cómo comenzó la era SSC para su empresa? ¿Cuál fue el primer proyecto en el que se dio cuenta del potencial de su producto de software específicamente con el propósito de tal transformación de los procesos comerciales del cliente?

Gusev MA Varias empresas se adelantaron a muchas y, en primer lugar, buscaron crear un centro de liquidación único (UCC) para la nómina. Un ejemplo aplicación práctica Este enfoque es el proyecto de construcción de un único centro de asentamiento de la empresa "Rosgosstrakh". Nuestro sistema de gestión de personal "BOSS-Kadrovik" fue elegido como base de información para la construcción del SRC. Y eso fue hace casi diez años.

Referencia: Rosgosstrakh es un grupo ruso de compañías de seguros establecido el 10 de febrero de 1992. La empresa se convirtió en cesionaria del Seguro Estatal de la RSFSR, que se estableció en 1921. El desarrollo del mercado de servicios de seguros ruso estuvo determinado en gran medida por las actividades de Gosstrakh y luego de Rosgosstrakh. El Grupo es la organización de seguros más grande de Rusia en términos de escala (presencia en las regiones), primas de seguros cobradas, activos y reservas. Durante muchos años, ocupó el primer lugar en términos de primas de seguros cobradas en el país. Pertenece a la categoría de las compañías de seguros rusas troncales.

Los principales objetivos de la creación de la SRC en el marco del modelo SSC no fueron solo construir una unidad unificada sistema automático nómina y contabilidad del personal, pero también reducción de costos debido a la centralización de la función contable, aumentando la transparencia de la contabilidad y la eficiencia en la obtención de información, y creando herramientas de informes eficaces.

Los empresarios decidieron organizar el ERC en Ryazan. La creación de un centro de asentamiento unificado en Ryazan fue un proyecto técnica y organizativamente complejo que involucró la formación de una base de datos unificada sobre el personal y los salarios con su mantenimiento por parte de los empleados de la oficina central y el centro de asentamiento. Baste decir que hoy en día la base de datos de Rosgosstrakh es una de las más grandes de Rusia, contiene casi cien millones de registros en la tabla de cuentas personales y más de un millón de registros sobre empleados. Más de 650 usuarios trabajan en el sistema hoy. Nosotros, junto con Rosgosstrakh, fuimos pioneros en muchos sentidos en este nuevo negocio. Permítanme enfatizar una vez más: fue un proyecto extremadamente complejo, y fue la parte organizativa que el cliente “sacó” con brillantez. Fue un ejemplo de interacción bien coordinada entre la alta dirección, los gerentes de varios niveles y la oficina del proyecto. El proyecto era arriesgado: el cliente no sabía cómo se comportaría el sistema de software bajo cargas tan significativas en la realidad. "BOSS-Kadrovik" en ese momento, aunque se estaba sometiendo a pruebas de carga, aún no se usaba en ninguna parte de la configuración de SRC en una sola base de datos. Un experimento real mostró un resultado brillante. Ahora, por cierto, no más de 50 personas están empleadas en el SRC: realizan el cálculo de los salarios para toda la explotación. Aquí está tal optimización, que fue posible, entre otras cosas, debido a las excelentes propiedades de consumo de la plataforma de TI. Los empleados de los servicios regionales mantienen registros de personal por su cuenta: pueden conectarse directamente a la base de datos para obtener toda la información necesaria. Con la transferencia de la función de nómina al centro, para la mayoría de las divisiones regionales de Rosgosstrakh este proceso se ha simplificado tanto como sea posible, y hoy se puede comparar con enviar o recibir correo electrónico. Las regiones ahora pueden prestar más atención a los temas que son realmente importantes para el desarrollo empresarial, ya que el centro cuenta con todos los recursos necesarios: una oficina equipada de acuerdo con los estándares corporativos, una base tecnológica moderna, personal profesional, para hacer frente a cualquier problema en el campo de la nómina. Esta decisión- un proyecto único para crear un SRC multifuncional global a escala de toda Rusia.

Como sé, desde el momento del primer proyecto de creación del SRC, ha tenido la oportunidad de trabajar en esta dirección en muchos lugares. Sin embargo, la OSC, como usted mismo destacó, es mucho más amplia que la URC. ¿Qué tendencias se están dando en la realidad actual en su campo de actividad?

Gusev MA¿Qué estamos viendo hoy? Esta es una complicación constante de las actividades de la CSS en términos de sistemas de información y tecnología, nuevos retos que vienen de organización de gestión requisitos comerciales cambiantes. Esto es un aumento en la importancia del personal. ¡Es hora de ponerse manos a la obra y sistematizar el trabajo de los servicios de recursos humanos! Sin embargo, la creación de centros de servicios compartidos de RRHH en el marco de la SSC aún está lejos de estar al alcance de todos los holdings. Y el problema aquí está más en las tecnologías de automatización de los procesos de recursos humanos que en la falta de voluntad de las empresas para pasar al siguiente paso en el desarrollo del SSC. Al mismo tiempo, las dificultades de transferir los procesos de recursos humanos a los SSC están a la vista. La continuidad y eficiencia de los procesos de recursos humanos en las empresas del holding es imposible sin una comunicación directa entre el empleado y el representante del empleador en el marco de este proceso de recursos humanos en la ubicación de una empresa en particular. La simple liquidación del departamento de recursos humanos (representante del empleador) de la empresa matriz conduce a una ruptura en la cadena del proceso de recursos humanos. La solución a este problema es brindar acceso a todos los sujetos de control al sistema de información, o implementar el paradigma de un participante activo en el proceso, es decir, esta es la idea de un Interacción-Servicio activo. Si automatizamos la gestión de los procesos de recursos humanos, estamos obligados a permitir como participantes (usuarios del sistema de TI) no solo a representantes de recursos humanos y servicios de gestión relacionados, sino también a todos los empleados ordinarios y altos funcionarios de cualquier categoría. Como parte del proceso, todos los empleados involucrados en él, los gerentes de línea, los especialistas en recursos humanos e incluso la alta dirección interactúan en en formato electrónico dentro del sistema de información de recursos humanos a través del bucle de interacción con los empleados (Employees Interaction Services, EIS), integrado en el sistema general de recursos humanos. El servicio de personal no se carga con la función de un solo operador de datos, todos los participantes en el proceso son operadores de pleno derecho dentro de sus derechos. Más bien, las funciones del servicio de personal son supervisar el proceso y ajustarlo si es necesario. Además, además de los actores animados, el propio sistema de información del personal se convierte en un participante del proceso. El sistema realiza acciones robóticas de acuerdo con reglas programadas (escenarios de intervención del proceso) a medida que ocurren las condiciones programadas.

Ejemplos de procesos de recursos humanos donde domina la interacción incluyen la planificación y el control de vacaciones, viajes de negocios, capacitación, tareas de producción, compensación, así como evaluación de empleados para el cumplimiento, adaptación de nuevos empleados y pasar un período de prueba, encuestas y cuestionarios, diversos programas de recursos humanos, eventos y mucho más.

Solo sobre la base de una plataforma de TI que soporte tales servicios de interacción se puede aspirar a crear un SSC de recursos humanos avanzado.

¿Ya existe un resultado real en su práctica: un centro de recursos humanos en funcionamiento basado en su plataforma?

Referencia: El Grupo SIBUR es la empresa petroquímica y de procesamiento de gas integrado más grande de Rusia. SIBUR es un holding diversificado que produce productos en 26 sitios de producción, el número total de empleados del grupo supera las 27 mil personas.

Gusev MA Anticipándome a la respuesta a su pregunta, diré de inmediato: no es suficiente tener una plataforma de TI "correcta" para crear un SSC de personal; debe poder "cortar" correctamente los procesos comerciales en sí mismos, porque aquí hay una profunda separación de funciones en los procesos. Si se me permite decirlo, a menudo solo es un "desmembramiento" dentro del proceso. Viendo el objetivo, todo esto hay que poder entenderlo, dibujarlo, quitar colisiones y hacerlo funcionar. Solo los buenos metodólogos del propio holding pueden hacer esto y, afortunadamente, tales especialistas resultaron estar con nuestro cliente: el holding petroquímico más grande de Rusia, SIBUR. Y la disponibilidad de la funcionalidad básica necesaria en el sistema BOSS-Kadrovik permitió a SIBUR, en el marco de su concepto SSC, no solo implementar el SRC, sino también construir un centro común de servicios de recursos humanos eficiente.

Fue dentro de los muros de SIBUR-TSOB (Nizhny Novgorod) donde se resolvió la tarea de crear un SSC de personal completo, al que se transfirieron funciones que no requerían la toma de decisiones, como la administración del sistema de beneficios, relaciones sociales, evaluación de personal, capacitación y desarrollo, selección de personal, administración de personal.

Hoy, SIBUR es un cliente importante en la lista de nuestros usuarios corporativos tanto en términos de escala (más de 1.000 usuarios trabajan en el sistema hoy) como en términos de eficiencia en el uso de nuestras tecnologías de automatización SSC.

Referencia: La efectividad de la creación de un SSC se confirma con cifras reales anunciadas por representantes del propio SIBUR en la 7ª jornada práctica “Centros de Servicios Compartidos y Tercerización de Procesos de Negocio”:

. Reducción de headcount, potencial de optimización: la centralización de funciones en el SSC contable permitió reducir el headcount del departamento financiero en un 30%; la centralización de funciones en el SSC de RRHH reducirá el número de departamentos de RRHH en un 25%.

. Disminución de los costes de personal: la unificación de tipos de remuneración, causales de pago y el uso de una metodología única en materia de tributación permitieron reducir los pagos al personal a expensas de la utilidad en un 90%; la automatización del algoritmo de cálculo de la prima hizo posible ahorrar el fondo de la prima en la cantidad de 5-10% al aumentar la precisión de los cálculos.

. Reducción del costo de implementación de un sistema de información unificado: el ahorro del presupuesto del proyecto al replicar una única configuración fija del sistema BOSS-Kadrovik ascendió al 45%, ya que la transición se realizó “automáticamente” y no requirió costos adicionales para que las empresas finalizaran sus sistemas

. Reducción del costo de mantenimiento de un sistema de información unificado: la creación de un centro único de experiencia metodológica y administración del sistema permitió reducir el costo de finalización y cambio de configuración del sistema en un 30%; la centralización ha reducido el costo de soporte del sistema en un 20%.

La implementación del concepto HR SSC contribuyó a la transformación del rol de HR, de la administración de procesos de HR a una asociación comercial estratégica. Hoy, el servicio de recursos humanos del holding es un equipo de profesionales, un socio comercial para la gestión, que desarrolla recursos humanos, mejora el desempeño del personal, desarrolla e implementa políticas y procedimientos en el campo de la gestión de personal.

Resumamos: ¿cuáles son los beneficios de BOSS-Kadrovik para las empresas que se han embarcado en el camino de la construcción y operación de SSC?

Gusev MA Hoy es seguro decir que el centro de servicios compartidos en Rusia ya se ha convertido en un estándar del mercado. Podemos hablar de su transformación en un modelo de organización de servicios integrados, cuyo enfoque está cambiando de los servicios transaccionales a los objetivos comerciales estratégicos. El SSC basado en el sistema BOSS-Kadrovik es un modelo organizativo en el que parte de los procesos comerciales significativos pero secundarios de la empresa, como la nómina, el flujo de documentos de personal, el movimiento de personal, la gestión de costos de personal, se concentra en una empresa separada (en una división), que cuenta con una estructura organizativa y un sistema de gestión que contribuyen a aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la calidad de los servicios para los consumidores internos - divisiones de la empresa. La creación de un SSC multifuncional utilizando el sistema BOSS-Kadrovik tiene una serie de ventajas:

• resolver problemas relacionados con la lejanía geográfica, diferencia de husos horarios, disponibilidad de personal calificado de servicios financieros y servicios de personal en diferentes regiones del país, por elección invariable de la ubicación de la SSC y sus divisiones;
• reducción de los centros de contabilidad y liquidación con personal a través de la estandarización del proceso comercial de gestión de personal y la exclusión de procesos comerciales "redundantes y duplicados", aumentando la eficiencia de los procesos de contabilidad e información del personal;
• información confiable y oportunamente actualizada para la administración y los accionistas de la empresa sobre personal, nómina, costos de personal de todo el holding;
• la integración más rápida posible de nuevas empresas en la jerarquía tecnológica y gerencial existente de la empresa mientras se expande el negocio;
• prestación de servicios de interacción en los procesos de recursos humanos;
• bajos costos de tiempo y recursos durante la transición a nuevas tecnologías y la mejor práctica de usar el sistema BOSS-Kadrovik en la arquitectura SSC.

Acerca de BOSS. Sistemas de personal":

empresa BOSS. Personnel Systems es el desarrollador y propietario de los derechos de autor del sistema de gestión de personal analítico y de información ruso BOSS-Kadrovik. La actividad más importante de la empresa y sus competencia central es la creación sistemas corporativos gestión de personal basada en el producto estrella "BOSS-Kadrovik" para grandes explotaciones distribuidas territorialmente y asegurando la creación de centros de liquidación unificados dentro de los centros de servicios comunes. Los productos de la empresa están incluidos en Registro único programas rusos para computadoras y bases de datos. información detallada en el sitio web oficial de la empresa: www.boss.ru.

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El artículo revela el concepto de centros de servicios compartidos como herramienta para mejorar la eficiencia de los negocios y mejorar el sistema gobierno corporativo. Para las estructuras empresariales, existe la necesidad de buscar nuevas herramientas para organizar y mantener contabilidad y llevar a cabo medidas de control en las condiciones de diversidad y complicación de las interrelaciones económicas de las entidades económicas en los mercados de bienes, obras, servicios y capitales, la presencia de una situación de mercado inestable y fuertes fluctuaciones en la oferta y la demanda. Las funciones de contabilidad y control del sistema de gestión de procesos comerciales se pueden externalizar por completo a los centros de servicios compartidos. Los centros de servicios compartidos se han estudiado como una forma de subcontratación de servicios de contabilidad en Rusia y en el extranjero. Una de las soluciones más buscadas en esta área es el modelo de centro de servicios compartidos, en el que los procesos de negocio auxiliares que se repiten para un grupo de empresas se transfieren a un único centro y pueden mejorar significativamente el rendimiento del negocio.

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el rendimiento del negocio

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en nuevo Condiciones económicas Asegurar actividades operativas efectivas de la campaña es una condición necesaria para un crecimiento económico estable y el fortalecimiento de las posiciones de mercado. Todas las formas tradicionales de lograr altos resultados están diseñadas para mejorar los procesos comerciales, identificar tipos de negocios no centrales e introducir sistemas innovadores administración.

EN Últimamente La externalización se está convirtiendo en uno de los modelos de negocio más modernos y exitosos que permiten conseguir ventajas competitivas reales. Este es un fenómeno nuevo para realidad rusa, que provino de la práctica comercial extranjera. La idea central de la subcontratación es la división del trabajo para aumentar la eficiencia de la empresa. EN economía de mercado la función contable del sistema de gestión empresarial prácticamente no es primordial en comparación con las funciones de proporcionar estabilidad financiera y competitividad del negocio, exigiendo la maximización de los esfuerzos internos de la empresa. Las funciones de contabilidad y control del sistema de gestión de procesos comerciales se pueden externalizar por completo a los centros de servicios compartidos.

Objetivo. El trabajo revela el concepto de centros de servicios compartidos como una herramienta para mejorar la eficiencia de los negocios y mejorar el sistema de gobierno corporativo.

Un centro de servicios compartidos (SSC) es un modelo comercial que externaliza las operaciones comerciales típicas a un centro compartido dedicado. Esto se hace para que las empresas puedan concentrar sus recursos en resolver problemas específicos. Este modelo de negocio es una forma especial de subcontratación: la transferencia de funciones no centrales a una empresa especializada, pero la especificidad radica en el hecho de que los centros de servicios compartidos son creados y controlados por la propia empresa.

Por lo tanto, el SSC es:

Organización - subdivisión separada la empresa matriz, que proporciona a otras empresas del grupo (también a veces clientes terceros) servicios de contabilidad, adquisiciones, gestión de personal, tecnologías de la información y etc.;

Puede especializarse en un área de prestación de servicios o ser multifuncional;

Puede estar ubicado en un solo lugar o constar de varios centros regionales, centros de especialización .

La viabilidad de crear centros de servicios compartidos en empresas estructuradas depende de una combinación de una gran cantidad de factores internos y externos. Desafortunadamente, no hay una respuesta inequívoca a la pregunta de su efectividad en el entorno empresarial ruso, a pesar de la práctica mundial positiva y numerosos folletos publicitarios sobre la automatización de los procesos comerciales de SSC. No existe un único escenario para su creación. Cada empresa, y más aún varias entidades legales, unida en una sola empresa (holding), es un organismo vivo con su propia estructura, reglas, procesos de negocio, recursos, dinámica de desarrollo.

A la hora de pensar en la eficacia y viabilidad de la creación de un SSC, es necesario, en primer lugar, comprender los objetivos que persigue la gestión de la empresa y ser capaz de identificar los aspectos fundamentales objetivo estratégico justificando la decisión de crearlo. La experiencia de implementar este tipo de proyectos muestra que esto a menudo es bastante difícil de hacer. Entre los principales objetivos de la creación de un SSC de una empresa, se suelen distinguir los siguientes: optimización de los gastos de una empresa estructurada en su conjunto; mejora del sistema de gestión de la calidad; unificación y reducción de procesos de negocio dentro de una sola estructura; aumentar la controlabilidad de la explotación.

El modelo SSC es utilizado principalmente por empresas con múltiples unidades de negocio. Cuantos más, mayor será el efecto de la implementación de la CSS. Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que un modelo real de un centro común es siempre una solución individual para una empresa en particular. No existe un modelo universal, al igual que no existe una cura universal. Por lo tanto, la elección de la mejor opción depende de qué funciones y procesos son más importantes para la empresa. Muy a menudo, no toda la función se transfiere a la SSC, sino solo una parte de ella: por ejemplo, el cálculo de salarios, la contabilidad de activos fijos, la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, etc.

Para las grandes empresas extranjeras, el principal objetivo de la organización de un SSC es, en primer lugar, la necesidad de reducir el coste de mantenimiento de la función derivada del SSC. Para ello, a menudo se crean SSC remotos, donde se utilizan ventajas fiscales y diferenciales salariales para el personal calificado. Las empresas rusas, por otro lado, no logran ahorros de costos en la práctica: por regla general, la escala de las actividades de las empresas no es suficiente en el territorio. Federación Rusa sin ventajas fiscales entre regiones, uso limitado de oportunidades tecnologías modernas(por ejemplo, gestión de documentos electrónicos). Por lo tanto, el objetivo principal de crear un SSC es mejorar la calidad de los resultados de desempeño.

Sin embargo, empresas rusas encontrar oportunidades para ahorrar dinero, por ejemplo, en la diferencia de salarios de los contadores en las ciudades capitales y regiones: carta para pagar en exceso a los contadores calificados en megaciudades, transferir servicios de contabilidad y contabilidad fiscal para personas jurídicas de Moscú y San Petersburgo a las regiones (Vladimirskaya , Región de Nizhni Nóvgorod, Múrmansk, etc.).

La principal ventaja de los centros compartidos servicios financieros ante los servicios contables dispares que forman parte de cada persona jurídica, es que los accionistas y altos directivos de la empresa tengan acceso directo a información más eficiente, confiable y estandarizada sobre todas sus empresas (divisiones, unidades de negocio).

Los costos de mantenimiento de la función de contabilidad y contabilidad tributaria se reducen debido a: el procesamiento centralizado de grandes cantidades de información; estandarización de todas las funciones contables de la empresa; optimización y mejora de los procesos de negocio: las operaciones se realizan de forma más tecnológica, incluso a través de su ejecución paralela; especialización y alta cualificación profesional del personal trabajador.

Como resultado, se mejora la calidad de la contabilidad y la contabilidad fiscal y, por regla general, se reduce el personal. Al expandir un negocio, reformar o adquirir (formar nuevas) empresas, la tecnología SSC le permite integrar rápidamente nuevos enlaces a la infraestructura tecnológica y de gestión ya existente de la empresa. Eficiencia y transparencia gestión financiera permite aumentar el atractivo de inversión tanto de la empresa en su conjunto como de sus empresas individuales que han cambiado al servicio en el SSC.

Para las grandes empresas nacionales, el esquema de hacer negocios a través del SSC permitió no sólo un importante ahorro de costos, sino también hacer más transparente el sistema de gestión de los servicios llevados al centro de servicios. En empresas que ya han implementado proyectos para crear SSC, como Severstal, Rosatom, Skolkovo, se notaron los siguientes efectos: un aumento en la calidad de los servicios; reducir el número de errores; reducción de gastos operativos; facilitando la integración de procesos relacionados como resultado de fusiones y adquisiciones.

En la práctica mundial, la creación de un centro común de servicios, según investigaciones de Deloitte, persigue los siguientes objetivos: reducir costos, mejorar procesos, aumentar la satisfacción del cliente (tanto interno como externo), mejorar la calidad de los servicios prestados, expandir el negocio, introducir nuevos tecnologías, introduciendo nuevos servicios (Fig. 1).

Arroz. 1. Las principales tareas de crear un SSC

Los centros de servicios compartidos pueden considerarse fruto de la tecnología. Son las tecnologías de la información las que permiten atender a las empresas que han trasladado sus funciones a la SSC a través de una única base de datos, con independencia de su ubicación geográfica y diferencias territoriales. Los primeros SSC aparecieron en Estados Unidos en la segunda mitad del siglo XX, y su rápido desarrollo tuvo lugar en las décadas de 1970 y 1980, cuando los centros de servicios compartidos se generalizaron en Europa Occidental.

El lanzamiento de un SSC en corporaciones occidentales dura de 9 a 18 meses. La apertura de dichos centros es bastante costosa: de 750 mil a 3 millones de euros (y esto es solo de fuentes publicadas). Al mismo tiempo, los principales gastos recaen en el pago por el trabajo de los consultores en la etapa de selección del modelo de CSC. La experiencia de las empresas occidentales en la organización de los SSC es estudiada por empresas especializadas como Shared Services Benchmarking Association o The Shared Services & Outsourcing Network.

Actualmente, muchas de las principales empresas del mundo, incluidas las de participación estatal, utilizan centros de servicios comunes: Statoil Hydro, NASA, Boeing, BHP Billiton y otras. En Rusia, los centros de servicios comunes aparecieron en la década de 2000, el primero en crear su propio centro fue TNK-BP, luego Russian Railways, Lukoil, SUEK y Severstal.

Vale la pena mencionar que el modelo de centro de servicios compartidos es típico para grandes corporaciones con una gran red de oficinas de representación o negocios. Muchas empresas multinacionales han implementado con éxito este modelo a diferentes niveles: nacional, regional y global. Empresas como IBM, Siemens, Ford, HP, Kelly Services, Procter & Gamble, Sony, Nestlé, Mars tienen centros de servicios compartidos. Esto se debe al hecho de que dichos centros ayudan a las empresas a ahorrar fondos significativos. Por ejemplo, un banco internacional de renombre abrió un SSC en India en busca de ahorros de costos, y los ahorros son evidentes. Así, según un estudio de PricewaterhouseCoopers, una empresa con ingresos anuales de más de 740 millones de dólares, al crear un centro de competencia e integrar en él la contabilidad financiera, las adquisiciones, la TI y la gestión de personal, reduce sus costes entre 4,4 y 16,2 millones de dólares al año. !

Hasta la fecha, no existe un modelo único de SSC y muchos proyectos en el campo de la gestión de procesos de servicio incluyen varios elementos de servicios compartidos. Se puede decir inequívocamente que al crear un centro de este tipo, uno no puede guiarse por el llamado "construiremos un mundo nuevo". Es mejor comenzar poco a poco y crecer gradualmente: algunos que tradicionalmente se han hecho internamente se pueden transferir gradualmente a un centro de servicios compartidos. El proceso de creación del SSC requerirá fortalecer la centralización de los procesos de negocio en la empresa y su implementación en el estándar corporativo, y esto requiere una importante voluntad política por parte de la dirección.

En algunas organizaciones, los centros de excelencia se han utilizado específicamente para cambiar las normas de comportamiento establecidas, superar la fragmentación divisional y avanzar hacia un proceso de globalización. Al realizar un cambio tan grande, los servicios compartidos pueden ser realmente útiles, ya que ayudan a unir las políticas y los procedimientos de la empresa. Después de todo, a veces al crear un centro de servicios compartidos, se descubren problemas serios en departamentos o divisiones regionales a los que no se les ha prestado la debida atención antes.

Por ejemplo, en 2007 SAP abrió un centro de servicios compartidos en Praga. Este evento estuvo precedido por un largo proceso de toma de muchas decisiones, que van desde en qué país vale la pena establecer el centro hasta la selección del personal para el mismo. Praga no fue elegida por casualidad: los servicios compartidos necesitaban no solo empleados competentes con altas habilidades comunicativas y lingüísticas, sino también estabilidad política y económica en la región y la infraestructura desarrollada de la ciudad. El hecho de que en ese momento los salarios de los empleados en la República Checa eran significativamente más bajos que los de sus contrapartes alemanas jugó un papel importante.

Los detalles del funcionamiento del SSC en Rusia en comparación con los modelos extranjeros son los siguientes:

1. En Europa y EE. UU., casi todo está construido sobre firma digital, lo que hace posible ubicar la contabilidad incluso en otro continente. Desafortunadamente, en Rusia todavía no existe una ley sobre EDS, y las empresas están "atadas" a la firma viva de un contador.

2. En Rusia, existen requisitos bastante estrictos para completar documentos, contabilidad compleja y contabilidad fiscal, lo que requiere consultas constantes con un contador y su presencia en la empresa.

3. En la práctica mundial, el sistema de archivo electrónico es una de las herramientas clave para el funcionamiento del modelo SSC, mientras que en Rusia este sistema Comenzó a desarrollarse solo en los últimos 5 años.

Ernst & Yang, líder internacional en el campo de la auditoría, la consultoría, la fiscalidad y el asesoramiento en transacciones, proporciona estadísticas impresionantes sobre la eficacia de la implementación de SSC en empresas globales (Fig. 2).

Arroz. 2. Efecto económico de la centralización de funciones

Por tanto, ejemplos de proyectos en los que holdings internacionales y empresas distribuidas han implementado el concepto de centro de servicios compartidos (SSC) muestran que la implementación de esta tecnología logra:

• hasta un 30 % de ahorro de costes;
• hasta un 25% de aumento en la velocidad de procesamiento de documentos;
• hasta un 15-20% de mejora en la calidad de los documentos creados.

Así, cualquier empresa en el proceso de su desarrollo, tarde o temprano, piensa en medidas para mejorar la eficiencia de sus actividades, como la reducción de costos, el aumento de la productividad laboral, la velocidad del capital de trabajo, el aumento del inventario y la calidad del producto. Una de las soluciones más buscadas en esta área es el modelo de centro de servicios compartidos, en el que los procesos de negocio auxiliares que se repiten para un grupo de empresas se transfieren a un único centro y pueden mejorar significativamente el rendimiento del negocio.

En el entorno económico actual, garantizar el funcionamiento productivo de las empresas es una necesidad para el crecimiento económico estable y el fortalecimiento de las posiciones de mercado. Todas las formas aplicadas para lograr altos resultados están diseñadas para mejorar los procesos comerciales, resaltar los tipos de negocios no centrales e introducir sistemas de gestión innovadores.

La externalización de las funciones de servicio es esencial parte integral conceptos modernos administración, una herramienta eficaz de la práctica económica y el tema de estudio de la ciencia económica.

El traslado de los servicios de contabilidad para el mantenimiento a una empresa especializada le permite:

− recibir del contratista servicios prestados a un alto nivel profesional;

− reducir los riesgos de presentar informes contables y fiscales poco fiables y de presentar sanciones por parte de las autoridades reguladoras.

Además, la subcontratación contable es una forma efectiva de reducir los costos de una empresa, identificar reservas ocultas y redistribuir sus recursos, lo que brinda una importante ventaja competitiva.

La implementación exitosa del proyecto de implementación del modelo SSC depende de una serie de factores importantes:

La creación de un centro de servicios compartidos es una visión estratégica a largo plazo, no una decisión táctica a corto plazo;

El apoyo e implicación de la alta dirección de la compañía en el proceso es un factor clave de éxito para la implantación del nuevo modelo;

La información continua y estructurada de los empleados es necesaria en todas las etapas del proyecto;

En una etapa temprana, es necesario identificar todos los riesgos y beneficios para cada opción del modelo SSC;

Vincular el sistema de motivación de los empleados del SSC y de las unidades de negocio a la efectividad de los procesos de negocio.

La planificación cuidadosa es imprescindible.

Hoy podemos decir con plena confianza que existe una forma efectiva de construir un sistema moderno de gestión financiera que cumpla con todos los estándares internacionales: esta es la asignación de funciones contables y financieras de una empresa a una empresa separada, un centro de servicios financieros común. En los últimos años, la creación y el desarrollo de centros de servicios compartidos ha sido una tendencia en constante crecimiento en el mercado de la CEI, ya que es objetivamente un medio para reducir significativamente los costos y mejorar la calidad de los procesos financieros y de apoyo en la empresa.

Así, siguiendo la experiencia internacional, muchas empresas han tomado un curso para ampliar las funciones de los centros de servicios comunes. En un futuro cercano, se verán muchos ejemplos brillantes de SSC con funciones de administración de personal, tecnología de la información, logística, compras y suministro y otras áreas. La asignación de funciones de servicio a un centro separado permite centrarse en el negocio principal, respondiendo más rápidamente a los cambios del mercado y creando una imagen clara de la prioridad de los gastos.

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URL: http://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=40263 (fecha de acceso: 27/07/2019). Traemos a su atención las revistas publicadas por la editorial "Academia de Historia Natural"

Durante la última década, la creación de Centros de Servicios Compartidos (SSC) ha sido una tendencia constante en el mundo y, a mediados de la década de 2000, en la práctica de gobierno corporativo ruso. Cada vez más empresas están creando sus SSC, que concentran las funciones de soporte de TI, administración y contabilidad de recursos humanos, contabilidad financiera, compras y suministro, servicios de transporte y logística.

Por si acaso, recordamos que Centro de Servicios Compartidos (SSC)- este es un modelo de negocio en el que las funciones secundarias típicas (garantizar los procesos de negocio) de la empresa se transfieren para su ejecución a una organización de terceros, un centro común especializado.

El objetivo principal de un SSC es permitir que una empresa concentre sus recursos únicamente en la ejecución de sus procesos comerciales centrales, aquellos que agregan valor a sus productos y servicios y, en consecuencia, generan ganancias.

Segundo la ventaja más importante El uso de SSC es una "economía de escala positiva" que conduce a ahorros. Después de la concentración de las funciones homogéneas de muchas empresas en un solo lugar, el mantenimiento de estas funciones en la suma es mucho más barato de lo que solía ser para las empresas por separado. A la luz de esto, parece lógico que la CSS como modelo de negocio sea utilizada principalmente por grandes corporaciones y grupos de empresas.

Pero no tratemos de abrazar la inmensidad: echemos un vistazo a las empresas rusas y su experiencia en la organización SSC para contabilidad financiera.

Según diversos datos, más de la mitad de las mayores participaciones en Rusia ya cuentan con SSC dedicados a la contabilidad financiera, ubicados en etapas diferentes su madurez. La tendencia ha penetrado en todas partes, se han sumado empresas de industrias líderes, incluyendo petróleo y gas (TNK BP, Gazprom Neft, Rosneft, LUKOIL), metalúrgica (Severstal, RUSAL, Mechel, EVRAZ, SUEK, OMK), energía (ROSATOM, IES -Holding, FGC UES), retail (X5 RetailGroup, Pharmacy Chain 36.6, Eldorado) e incluso el gigante estatal Russian Railways.

Con todas las diferencias en los modelos SSC de estas empresas, todas perseguían objetivos similares:

• Mejorar y estandarizar la metodología contable,
• Optimizar el número de servicios contables,
• Reducir el costo de mantener la función contable,
• Para mejorar la calidad de la contabilidad y la fiabilidad de los informes empresariales,
• Haga que las operaciones comerciales sean más transparentes empresa de gestión.

Por supuesto, estos objetivos se pueden lograr construyendo el modelo operativo de SSC que mejor los cumpla. Es importante asignar correctamente funciones, áreas de responsabilidad y autoridad entre el centro de contabilidad y las unidades de negocio a las que sirve. Todo esto requerirá cuidadoso las decisiones de gestión y esfuerzos constantes, cuyo resultado será la conclusión entre la SSC y la empresa Acuerdo SLA(Service Level Agreement), en el que, a modo de espejo, se verán reflejados todos los cambios organizativos implantados.

En este artículo, nos centraremos en aquellos aspectos de la interacción entre el SSC y las empresas atendidas que pueden ser regulados por las disposiciones del acuerdo SLA.

Procesos de negocios contables transferidos al SSC

Análisis práctica rusa de la externalización financiera muestra que los siguientes procesos comerciales contables se transfieren con mayor frecuencia al SSC:

• Contabilidad y contabilidad fiscal (descompuesta por áreas contables),
• Preparación de estados financieros y declaraciones de impuestos,
• preparación de nómina,
• Tesorería, operaciones bancarias,
• Planificación y presupuesto,
• Contabilidad de personal y trabajo de oficina,
• soporte legal,
• Haciendo contabilidad de gestión y formación informes de gestión,
• Transformación de reporting según normas IFRS.

El catálogo determinará para la empresa qué competencias ya no podrá contener, pero podrá recibir en forma de servicios de CSS. Por lo tanto, es importante definir claramente y sin ambigüedades la composición de los tipos de operaciones en cada función y describir en detalle todas las limitaciones y excepciones.

Por ejemplo, si el servicio de "Nómina" no incluye la contabilidad de las horas trabajadas de los empleados (hojas de horas), se debe indicar. No debe haber ambigüedad en cuestiones tales como si el SSC se hará cargo del mantenimiento de la caja registradora, en cuyo territorio (en el SSC o en la empresa) se almacenará el archivo en papel de la documentación primaria, por quién y qué contabilidad automatizada Se apoyarán los sistemas.

Lista de informes generados por el SSC

El acuerdo SLA debe definir sin ambigüedades la lista de informes que el SSC debe generar y transferir a la empresa atendida y a terceros: autoridades fiscales, estadísticas y la empresa administradora.

Un parámetro importante es el período del informe. Y si todo está claro con los informes fiscales y estáticos, entonces para los informes de gestión es necesario fijar los términos por separado para cada elemento, en días hábiles o calendario del mes siguiente al informe, o redacción como "a más tardar 1 día hábil a partir de la fecha de solicitud" (para transcripciones escritas, por ejemplo, para cuentas por pagar emitidas a pedido).

No hace falta decir que esta sección es de particular importancia para las empresas que han implementado un cierre rápido informes financieros(Cierre rápido)?

Relación de documentos primarios emitidos por la SSC

Aquí se puede aclarar el contenido del catálogo de servicios de la SSC y finalmente puntear la "i" en el tema de delimitación de responsabilidades entre las partes. A menudo, cuando la contabilidad se asigna al SSC, aún queda la formación de actos de trabajo realizados, facturas salientes, actos de conciliación, actos para cancelar ropa de trabajo, listas de inventario, etc.

Cronograma de presentación de documentos primarios a la SSC

El eterno dolor de cabeza de los contadores rusos es la ejecución incorrecta de los documentos primarios y la violación de los plazos para su transferencia. Con la imputación de la contabilidad en la SSC, el problema se agudiza especialmente. ¡Después de todo, ahora la disciplina de desempeño insuficiente de los trabajadores de producción es una violación de las obligaciones consagradas en el contrato y el riesgo de que la SSC viole sus obligaciones de alta calidad y cierre rápido!

Por supuesto, el cronograma del flujo de trabajo es lo más importante, la parte principal del contrato SLA. Y cuán competentemente está compuesto puede predeterminar la precisión de su ejecución.

En primer lugar, vale la pena mencionar lo que no debería ser el cronograma del flujo de trabajo. Un error habitual a la hora de elaborar un gráfico es su excesiva analiticidad. En 12-15 columnas de una tabla inmensa, intentan indicarlo todo: tanto la ruta del documento antes de su envío al departamento de contabilidad (su creación, aprobación, aprobación), y a menudo el flujo del documento dentro del departamento de contabilidad (comprobación y transferencia de documentos entre contadores, redacción de estados contables, informes, transcripciones). Tal cronograma de flujo de trabajo es engorroso, ilegible e incomprensible. Pero lo principal es que no logra su objetivo: no le explica al trabajador de producción de manera sucinta y clara qué tipo de documento, en qué momento y a qué contador debe ponerlo sobre la mesa.

Para cumplir con su tarea, es suficiente que el cronograma del flujo de trabajo contenga solo 6 columnas: el tipo de transacción comercial, el documento principal, el código del formulario, la persona a cargo, la fecha límite para la transferencia y la persona responsable de recibir documentos en la SSC.

Por separado, vale la pena mencionar la columna con la fecha de transferencia. Es importante que las fechas sean lo más específicas posible. Es imposible permitir expresiones como “a pedido”, “según se requiera”, “según política contable”, etc. Todos los plazos deben indicar períodos de presentación específicos (diarios, diez días, semanales), lapsos de tiempo permitidos entre el hecho de una transacción comercial y el momento en que se entrega el documento (por ejemplo, "a más tardar 2 días hábiles") y el plazo para presentación en los días de cierre ("pero a más tardar el cuarto día hábil del mes siguiente al mes del informe"). También es importante adherirse a la uniformidad: todos los plazos deben indicarse en días calendario o en días hábiles, para no crear diferentes interpretaciones y confusión dentro de un mismo cronograma. Y, por supuesto, todas las fechas deben verificarse con la fecha de cierre objetivo.

Parámetros objetivo de la calidad de los servicios de la CSS

A menudo, al organizar un SSC, la gerencia dedica sus principales esfuerzos a mejorar y unificar los procesos comerciales contables, a construir una estructura organizativa óptima. Al mismo tiempo, los temas de la calidad de los servicios de CSS y la satisfacción de las empresas con el nivel de servicio recibido siguen sin la atención necesaria. Pero el trabajo de control y mejora de la calidad volverá cien veces a la empresa gestora, una actitud fiel a estos cambios de todas las unidades de negocio y su trabajo conjunto en la mejora y desarrollo del SSC.

¿Qué (además de recibir informes a su debido tiempo) puede ser de interés para la empresa atendida?

Las empresas quieren monitorear y mejorar 2 características del proceso: duración y calidad.

Los requisitos para la duración del proceso se pueden expresar en valores objetivo (en horas, días) de indicadores tales como el tiempo desde la recepción del documento principal hasta su procesamiento en contabilidad, el tiempo desde la fecha de reflejo en la contabilidad de la factura a la fecha de pago, la duración de la elaboración de un certificado de salario para un empleado, la duración de la tramitación de la solicitud de cuentas por pagar...

Los requisitos para la calidad del proceso se establecen en valores objetivo. indicadores relativos: por ejemplo, la proporción de actos de conciliación salientes no coordinados con las contrapartes, el porcentaje de cuentas por pagar no confirmadas, la proporción de solicitudes no procesadas de terceros, la proporción de declaraciones / informes sobre liquidaciones con personal que no se presentaron a tiempo, etc.

Por supuesto, establecer objetivos para dichos indicadores solo tiene sentido si la empresa tiene las herramientas para medir de manera objetiva y precisa su valor real de mes a mes. Un procedimiento regular establecido para evaluar los indicadores de desempeño es un signo de un modelo de SSC muy maduro y desarrollado. Los sistemas de información (sistema de contabilidad, archivo electrónico, sistema de seguimiento del tiempo) deben poder proporcionar todos los datos objetivos para una verdadera medición de los indicadores.

Parámetros objetivo de la calidad de la empresa atendida

El acuerdo entre la SSC y la empresa es una consolidación de obligaciones mutuas. Por lo tanto, sería injusto exigir calidad y rapidez a la SSC y no exigir lo mismo a la empresa a la que sirve.

El SSC puede establecer sus propios requisitos para la provisión de documentos por parte de la empresa en indicadores tales como la proporción de documentos primarios ejecutados incorrectamente, la proporción de facturas entrantes anuladas debido a la culpa de la contraparte y el porcentaje de devengos (devengos).

Naturalmente, los indicadores de calidad para una empresa también deben estar respaldados por un procedimiento establecido para su medición y evaluación objetivas (automatizadas).

Metodología para la determinación del precio de los servicios

Hasta la fecha, existen 3 enfoques para fijar el precio de los servicios de SSC:

• precio fijo - fijado en una cantidad que permite que el SSC simplemente recupere su costo, pero no gane con sus clientes dentro del grupo.
• Sanción / compensación - implica ajuste precio base hacia arriba o hacia abajo, dependiendo de cómo las partes cumplieron con los parámetros de calidad especificados.
• precio por unidad de trabajo - utilizado en los SSC "avanzados" que han ingresado al mercado de externalización abierta con sus servicios; requiere una metodología bien establecida para medir el costo en el contexto de procesos, operaciones, unidades de trabajo.

La metodología de fijación de precios adoptada también determinará el tipo de Certificado de Finalización. En el primer caso, parecerá un simple contrato del tipo “servicios prestados - servicios recibidos - firmados”, en el segundo caso ya será un documento más complejo con una comparación de parámetros de calidad objetivo y real, y en el tercero: una lista de todas las operaciones completadas y documentos reflejados, informes emitidos.

Así, como primera aproximación, hemos considerado el acuerdo SLA y cómo refleja el modelo de interacción entre el Centro de Servicios Compartidos y sus clientes.

Hemos señalado no sólo las condiciones necesarias regulados por SLA (catálogo de servicios, salida de documentación e informes, cronograma de entrega de documentos), pero también excesivos parámetros contractuales propios de centros contables maduros y desarrollados (parámetros de calidad para ambas partes, pricing).

En el transcurso del artículo, tocamos muchos temas relacionados: estandarización de procesos contables, cierre rápido, archivo electrónico, evaluación del desempeño basada en KPI…

Esto prueba que el SSC y su expresión legal SLA son los fenómenos más complejos del gobierno corporativo moderno y requieren cambios de apoyo en muchas áreas funcionales. En nuestras próximas publicaciones nos detendremos en ellos con más detalle.

El centro de servicios comunes operará como una empresa de servicios y brindará a los empleados de ALROSA servicios en el campo de la gestión de registros de personal, nómina, beneficios y compensaciones, y en general para las divisiones estructurales - servicios de contabilidad y reporting, servicios de tesorería y compras descentralizadas. Las empresas del grupo ALROSA se conectarán al SSC en varias etapas. El proyecto está diseñado para ser implementado dentro de tres años.

¿Dónde ir?

- ¿En qué etapa se encuentra ahora el proyecto?

— El inicio del SSC está previsto para el 1 de octubre de 2018. Para esta fecha, los aparatos de gestión en Mirny y Moscú, ESO, CSA, Kommeral, Yakutniproalmaz, NIGP, una sucursal en Vladivostok y una oficina de representación en Orel deberían conectarse al SSC. Además, para octubre, la SSC centralizará la tesorería para todos divisiones estructurales. A principios de 2019, está previsto conectar MGOK, Almazavtomatika, una oficina de representación en Yakutsk, YAPTA y una sucursal de Brilliant ALROSA en Moscú al SSC.

“Los empleados están preocupados de que cuando los contadores y los oficiales de personal vayan a trabajar en la SSC, no habrá nadie para preparar certificados, dar consejos sobre la acumulación de pago de vacaciones, licencia por enfermedad, etc. Por ejemplo, si un plomero de mina o un instalador de taller tiene una pregunta sobre vacaciones o salario, ¿a quién debe acudir?

- No vale la pena preocuparse. describiré estructura del SSC. Consta de dos centros de servicio conjuntos en Mirny y Novosibirsk, así como departamentos operativos en los sitios de las empresas ALROSA. Los empleados de los departamentos operativos podrán atender todos los asuntos que formen parte del perímetro de las funciones de la SSC. Dentro de su competencia, resolverán el problema por su cuenta o lo transferirán a un centro de servicio en Novosibirsk o Mirny. Los departamentos operativos trabajarán de acuerdo con el mismo horario que la propia empresa.

— ¿Qué trabajo específico llevan a cabo los departamentos operativos que estarán ubicados en las empresas atendidas?

— El departamento de operaciones es el principal contacto de los empleados con el SSC. Aquí ya no se calcularán los salarios de los trabajadores, esto se hará en los centros de servicio. El departamento operativo aceptará los documentos de los empleados (por ejemplo, una solicitud de licencia o una licencia por enfermedad), emitirá varios certificados y proporcionará información actualizada para el empleado que solicitó.

Robotizamos una serie de procesos de flujo de trabajo y, por lo tanto, esperamos reducir el tiempo y los costos de mano de obra. Especial programa de computadora ingresa al programa de personal BOSS, elabora un certificado solicitado por un empleado y lo envía a la impresora.

- ¿Existen otros canales de comunicación?

— El empleado podrá llamar al call center. Si una pregunta realizada por teléfono no contiene datos personales, se responderá de inmediato. Si una persona está específicamente interesada en su situación particular, la pregunta se registrará en el sistema de "mesa de servicio" y se responderá a través de otro canal. Lo más probable es que reciba una respuesta a través del departamento de operaciones de su unidad, con el fin de mantener la confidencialidad.

Además, a medida que se lance el SSC, aparecerán quioscos de autoservicio en los sitios. A través de ellos será posible solicitar un certificado, ver información, por ejemplo, sobre días de vacaciones. Estos dispositivos ahora se están comprando y algunos ya están funcionando en Mirny. Asimismo, se puede obtener información a través de una solicitud al portal corporativo.

personal del SSC

— ¿Qué paquete de garantías se debe a quienes se trasladan a la SSC?

- A los empleados que se mudarán a Novosibirsk se les pagará un paquete de reubicación, en otras palabras, fondos para establecerse en un nuevo lugar. Además, según el convenio colectivo de PJSC ALROSA, en caso de traslado de los empleados desde Yakutia, la empresa compensa los gastos de viaje de los empleados y de los miembros de su familia que no trabajen y el transporte del equipaje a un nuevo lugar de residencia ( beneficio "salida del norte").

Para los empleados de ALROSA Business Service con un lugar de trabajo en el territorio de Yakutia, se proporciona un pago anual por el viaje de niños menores (menores de 18 años) a un lugar de descanso, estudio, si hay un padre en la familia. Si hay dos padres en la familia, el empleador compensa el costo del viaje del niño al lugar de descanso o estudio una vez cada dos años. Además, los propios empleados son reembolsados ​​una vez cada dos años por el costo del viaje al lugar de vacaciones.

Los paquetes sociales para los empleados de SSC en Novosibirsk y Mirny incluirán seguro médico voluntario, capacitación y desarrollo del personal, obsequios por el nacimiento de un hijo y más.

— ¿El personal ya ha sido contratado en el SSC?

— Reunimos a los empleados cuyas funciones forman parte del perímetro del SSC, les dijimos lo que les espera, les presentamos el nivel salarial y les ofrecimos elegir: trabajar en el SSC en Mirny o Novosibirsk, permanecer en su unidad en el departamento operativo de la SSC, pasar al procedimiento de búsqueda de empleo y traslado a otras direcciones y funciones, o la opción extrema es separarse de la empresa. El empleado tiene hasta dos semanas para tomar una decisión.

Hay mucha gente dispuesta a trabajar para ALROSA Business Service en el mercado de Novosibirsk. Hasta 70 currículums provienen de residentes locales para una vacante. Aquí quieren trabajar en ALROSA. Sé por experiencia que las personas se niegan por emociones, y después de un tiempo, sin haber encontrado un trabajo, piden que los recuperen, pero las vacantes se cubrirán muy rápidamente, esto se puede ver por el gran interés. Observo que, en primer lugar, ofrecemos puestos de trabajo a los empleados existentes de la empresa.

— ¿Dónde se ubicarán los empleados del SSC?

— El centro de negocios Kronos Novosibirsk de clase A está ubicado en el centro histórico de la ciudad, con una vista panorámica de Novosibirsk y el río Ob desde sus ventanas. Alquilamos dos pisos grandes, el 6 y el 7. El sexto piso todavía está en renovación, en el séptimo piso hay varios empleados de ALROSA Business Service, llevados para organizar los primeros pasos de migración.

EN edificio de oficinas hay un restaurante, además, hay una gran selección de cafés en el centro. La oficina de SSC en Mirny también se encuentra en el centro de la ciudad. Al igual que Novosibirsk, estará equipado con puntos de café para bocadillos. Asimismo, estará dotado de salas de silencio, donde el empleado podrá retirarse, hablar por teléfono.

— No todos los que se transfieren al SSC harán su trabajo habitual...

“Además, el principio de trabajo cambiará y las competencias de los empleados se ampliarán. Por tanto, en primer lugar, el SSC organizará la transferencia de conocimiento de los empleados que ahora son responsables de las funciones enumeradas a quienes las asumirán como empleado del SSC. Además, todos serán formados en la cultura del servicio, porque la CSS es un servicio. Ustedes son nuestros clientes y nosotros les servimos.

— ¿Qué pasa con el salario de un empleado del SSC?

- Los salarios base de los empleados de los centros de servicio en Novosibirsk, Mirny, así como los departamentos operativos en el campo serán los mismos para los mismos puestos. La diferencia vendrá dada por coeficientes regionales. No habrá tal cosa como tiempo de servicio en el SSC. La estructura salarial de un empleado de SSC prevé una bonificación trimestral cuando se cumplen todos los indicadores de bonificación. Diferentes especialistas tendrán diferentes indicadores y bonificaciones. Se tendrá en cuenta la presencia o ausencia de errores, la implantación de procedimientos de control y el cumplimiento de los plazos de información a los clientes - empleados de ALROSA.

Versátil y demandado

- Muchas personas ahora están pensando si vale la pena seguir a la empresa para cambiar radicalmente sus vidas. Por supuesto, esto concierne principalmente a aquellos que están invitados a Novosibirsk.

— Creo que para aquellos empleados que se trasladan a los SSC, especialmente a los centros de servicio, este es un gran paso hacia el futuro. Hablo como un ex contador que una vez se mudó a una gran ciudad para trabajar en un centro de servicios compartidos similar.

De hecho, en casi todas las grandes empresas rusas, funciones como contabilidad, administración de personal y tesorería se realizan a través de centros de servicios compartidos. Por lo tanto, cuando empiezas a trabajar en la SSC, aumentas tu valor en el mercado laboral. Y si ha adquirido experiencia en un centro común, puede encontrar fácilmente un trabajo en cualquier empresa grande. En muchas megaciudades rusas hay SSC de empresas serias, donde el trabajo le permite a una persona crecer profesionalmente y luego elegir cualquier ciudad para vivir.

ejemplo ilustrativo

La propia Ekaterina Korchuganova cambió su ciudad de residencia dos veces con la llegada de los centros de servicios compartidos. Se mudó al OSC ALROSA en Novosibirsk desde Krasnoyarsk. Y Ekaterina se mudó a Krasnoyarsk desde Kemerovo. “Entonces”, recuerda el director general de ALROSA Business Service, “la empresa en la que trabajaba organizó un centro común en Krasnoyarsk y yo, como contador, fui despedido. en ese momento estaba haciendo declaración de impuestos. Dado que esta función se transfirió a Krasnoyarsk, ya no se me requería en mi empresa en Kemerovo. Me enfrenté a una elección: buscar un nuevo lugar, trabajar en el departamento de operaciones y escanear documentos, o ir al Centro de Servicios Compartidos para conquistar nuevos horizontes. Y elegí el tercero. Inicialmente, trabajó como jefa de departamento, luego creció gradualmente hasta el puesto de directora.

“En la contabilidad ordinaria, había pocas posibilidades de ascender en la carrera profesional. Por supuesto, al principio estaba muy ansiosa, en ese momento tenía dos hijos: el menor tenía solo un año y el mayor cuatro. Estaba preocupado, pero sin embargo todo mejoró bastante rápido, fuimos al jardín de infantes, luego a la escuela. Hay muchas más oportunidades en una ciudad grande que en una pequeña. Cuando entiendes la tecnología del SSC, puedes trabajar en cualquier SSC, tanto grande como pequeño, y no importa qué función lleves a este centro”.

Entrevistado por Anna Potah

– Ekaterina, cuéntanos ¿qué es hoy Rostelecom MF SSC?

– El Centro de Servicios Compartidos es una subdivisión de Rostelecom que asegura el funcionamiento eficiente de la empresa al reducir el costo de las funciones de soporte y, al mismo tiempo, es responsable de la calidad de estas funciones, así como de la centralización de su experiencia y recursos. .

Las siguientes funciones fueron transferidas al MF SSC: contabilidad y contabilidad tributaria y reporting (excepto las funciones de metodología y elaboración de informes consolidados de la Sociedad); operaciones de tesorería; una serie de procesos para cobrar cuentas por cobrar de personas físicas y jurídicas; funciones transaccionales en cuanto a la gestión de personal (el mayor porcentaje de transferencia de funciones se logró en las áreas de administración de personal, preparación de datos para el cálculo salarios y asesorar a los empleados de la Compañía).

MF SSC opera en cuatro sitios principales, que están ubicados en Nizhny Novgorod, Ekaterimburgo, Novosibirsk y Voronezh. Las oficinas de recepción están abiertas en todo el territorio donde Rostelecom tiene presencia. La sucursal tiene alrededor de 4.000 empleados. Hoy damos servicio a todas las sucursales y filiales de la empresa en Rusia.

- Echemos un vistazo más de cerca a los procesos de gestión de personal. ¿Qué subprocesos dentro de esta área ha podido implementar sobre la base del MF SSC?

– El Centro de Recursos Humanos brinda apoyo en seis áreas:

1) administración de personal;

2) consultar a los empleados;

3) mantenimiento de relaciones contractuales;

4) administración de compensaciones y beneficios;

5) mantenimiento de la estructura organizacional y directorio de puestos;

6) reclutamiento.

Un servicio único en la lista es la consultoría de apoyo a los empleados de toda la empresa en temas derecho laboral, autorización documentos de personal(vacaciones, viaje de negocios, traslado, etc.), prestación de prestaciones y garantías.

Como puede ver, la gama de servicios que brindamos es bastante amplia. Naturalmente, para construir sistema existente nos tomó más de un año. Sin embargo, los resultados actuales nos permiten afirmar con confianza que esta idea valió los recursos invertidos.

– ¿Cuánto tiempo le llevó a la empresa construir el MF SSC?

– El proyecto de creación del SSC pasó por todas las fases estándar en un tiempo bastante corto. En 2012 se llevó a cabo un análisis de la situación actual y el desarrollo de procesos comerciales específicos. El piloto se lanzó en 2013. La replicación del modelo para toda la compañía se completó en el segundo trimestre de 2014.

¿Encontró alguna dificultad o problema en la implementación del proyecto? ¿Cómo lograste superarlos?

- Sí, por supuesto, hubo dificultades. Y, sobre todo, están asociados a la adaptación de las divisiones de la compañía a un nuevo modelo de servicio de interacción. Para mitigar estos riesgos, todas las regiones participaron en el proyecto desde el principio, los empleados de las sucursales participaron en el desarrollo de procesos comerciales específicos. La transferencia de funciones al MF SSC se realizó con base en los resultados de una evaluación de una serie de criterios, como la transaccionalidad, la capacidad de realizar el trabajo de forma remota y central, la frecuencia de repetición de las operaciones, la posibilidad de estandarizar funciones.

La velocidad de las operaciones depende no solo del proceso comercial óptimo, sino también de las soluciones de información, la preparación y funcionamiento estable sistemas de información. Hoy en día, los lugares de trabajo de los empleados están equipados con dos monitores, lo que permite minimizar el flujo de trabajo en papel, dispositivos multifuncionales que realizan escaneos de transmisión.

Pero no solo la tecnología nos permite hacer el trabajo de manera eficiente. Prestamos gran atención a la formación de los empleados. Cada recién llegado, bajo la guía de un mentor experimentado, se familiariza con el sistema ERP, estudia los procesos comerciales y los conceptos de la cultura del servicio. La formación en la SSC es continua, actualizamos constantemente nuestros conocimientos, porque el precio de un error en nuestro trabajo es muy alto.

Debe recordarse que la complejidad y la desconfianza son parte integral de cualquier cambio cualitativo a gran escala en la empresa. Hoy, cuando nuestros clientes ven resultados tangibles de la interacción con el SSC, el proceso de transferencia de funcionalidades adicionales es mucho más fácil y, a menudo, la iniciativa de transferir operaciones transaccionales al SSC proviene de las sucursales.

– ¿Qué competencias debe tener un empleado del SSC? ¿Qué herramientas de recursos humanos son específicas para la gestión?

empleados de la SSC?

– Al contratar a un nuevo empleado, evaluamos sus conocimientos y habilidades mediante un sistema de pruebas y entrevistas. Seleccionamos empleados atentos, activos, responsables, capaces de trabajar fácilmente con una gran cantidad de información, que quieran crecer y desarrollarse con nosotros, que compartan los valores de la empresa. Ya en la entrevista, nos queda claro si esta persona podrá adaptarse y qué tan efectiva será en nuestras realidades.

En el SSC medimos la contribución de cada empleado al resultado global, para ello la lista de KPIs incluye indicadores individuales de calidad y rapidez de trabajo. Encuestamos a nuestros clientes trimestralmente para evaluar su satisfacción con nuestros empleados.

Teniendo en cuenta el hecho de que las oportunidades de carrera son limitadas en el marco del SSC, brindamos a los empleados la oportunidad de desarrollarse horizontalmente y mejorar su experiencia. Es posible desarrollar competencias en el marco de grupos de trabajo, tenemos un proyecto de "rotación", proyectos innovadores "portal de ideas", "círculos de calidad" están funcionando con éxito, para que cada empleado tenga la oportunidad de influir en los procesos comerciales.

– ¿Cómo ve las perspectivas futuras para el desarrollo del MF SSC? ¿Planean ingresar al mercado competitivo para la provisión de estos servicios, como lo están haciendo con éxito los SSC de Severstal y Greenatom?

– Se ha implantado la tarea global de centralizar el mantenimiento de los procesos de negocio de la compañía. Ahora estamos aceptando subsidiarias para dar servicio y transferir la funcionalidad transaccional restante al SSC, todos nuestros esfuerzos inmediatos están dirigidos a mejorar la calidad y la velocidad de las operaciones, creando condiciones para que Rostelecom construya un negocio verdaderamente confiable y exitoso.

INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS

Para el equipo del proyecto, que está creando un centro común de servicios de recursos humanos (HRSC) en Russian Railways, se organizaron visitas de trabajo a las empresas rusas más grandes que tienen sus propios centros comunes de servicios. Los especialistas de JSC Russian Railways hablaron con colegas de PJSC Rostelecom, JSC Severstal, AG Metro, State Corporation Rosatom.

Las observaciones directas de la organización del trabajo de los empleados de SSC permitieron a nuestros empleados familiarizarse en la práctica con los principios básicos del funcionamiento de SSC, intercambiar experiencias con colegas de otras empresas y, lo que es más importante, asegurarse una vez más: el modelo de organización del trabajo de funciones auxiliares basadas en la centralización es una práctica avanzada y exitosa de los líderes de la economía rusa.

Con mis impresiones de la visita al centro de personal de OJSC Rostelecom con la revista Control Panel. Personal”, compartió el subjefe de Gorkovskaya. ferrocarril personal y problemas sociales Alejandro Tyurnikov:

– En primer lugar, me gustaría agradecer a mis colegas de la oficina de proyectos para la creación del OCSC por la oportunidad de familiarizarse con la práctica de trabajar en el MF OSC Rostelecom. En nuestra empresa, los procesos de personal se construyen claramente, el personal está calificado y existen las normas de trabajo necesarias. Sin embargo, visitar el SSC de Rostelecom me permitió echar un nuevo vistazo a la propia organización. trabajo de personal. Quisiera señalar los siguientes puntos:

1. Se llama la atención sobre la eficiencia del trabajo de los especialistas del SSC de personal. Con un centro de personal total de 162 empleados, sus especialistas atienden a unos 80.000 empleados. Por lo tanto, hay alrededor de 500 empleados por cada empleado del centro.

2. La relación entre la empresa (cliente) y el miembro del personal está regulada por el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA). Así, el cliente sabe con qué calidad se le prestará el servicio y en qué plazos, en qué forma necesita emitir tal o cual pedido. Este acuerdo formaliza la relación y evita insatisfacciones y desacuerdos.

3. Merece especial atención equipo tecnico centrar. Los lugares de trabajo de los especialistas están equipados con monitores dobles, fotocopiadoras, ¡el departamento de consultoría de recursos humanos trabaja las 24 horas del día! Y los empleados de la empresa ya están acostumbrados a no dirigir sus preguntas actuales a los oficiales de personal en sus lugares de trabajo (lo que, por supuesto, distrae mucho de su trabajo principal), sino a aprovechar las oportunidades. comunicación telefónica y portal interno. Todos los lugares de trabajo del centro están ubicados en un único espacio diáfano. Aunque no estamos acostumbrados a trabajar así, definitivamente esto tiene sus ventajas: no hay barreras de comunicación entre los empleados. Ante un problema, un empleado de SSC siempre puede pedir ayuda a un especialista más experimentado.