casa / Pago/ El mercado de EDMS se está convirtiendo en un mercado para los fabricantes rusos. Mercado mundial de sistemas de gestión de documentos electrónicos Iniciativas gubernamentales en torno al “Documento Electrónico”

El mercado de ED se está convirtiendo en un mercado para los fabricantes rusos. Mercado mundial de sistemas de gestión de documentos electrónicos Iniciativas gubernamentales en torno al “Documento Electrónico”

¿Qué piensa la comunidad de expertos rusos sobre el desarrollo del mercado nacional de ECM/EDMS? ¿Cuáles son los principales resultados del año pasado y qué se puede esperar para el próximo año?

De acuerdo con la clasificación de IDC, la mayoría de los EDMS domésticos pertenecen a la clase de sistemas enfocados en procesos comerciales (a menudo con controles de flujo de trabajo). Varias fuentes señalan que las siguientes funciones están implementadas en la mayoría de los EDMS domésticos:

Procesamiento/almacenamiento de documentos;
Gestión del flujo de trabajo (transferencia de documentos entre artistas);
Control de ejecución de documentos;
Búsqueda de documentos por atributos y búsqueda de texto completo;
Trabajar con documentos relacionados;
Regulación de los derechos de acceso;
Cancelación de documentos;
Integración con sistemas de correo electrónico externos, etc.

La principal ventaja del EDMS doméstico es una cierta consideración de las especificidades y tradiciones rusas de trabajar con documentos (inicialmente establecidas en su lógica comercial).

Cabe señalar que algunos EDMS domésticos se crean en el entorno Lotus Domino/Notes (por diversas razones objetivas y subjetivas, que se ha generalizado bastante en Rusia): BOSS-Referent (IT), la familia de productos Cinderella y DIS-Assistant ( Instituto de Desarrollo de Moscú), CompanyMedia y OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centro de Tecnología Informática), Papeleo (KSK), etc.

Dado que el desarrollo de EDMS en Rusia generalmente va en la dirección de expandir la funcionalidad descrita por el concepto de ECM, sería lógico mirar este proceso desde el lado de la clasificación de ECM. La mayoría de los clientes rusos comenzaron a familiarizarse con el mundo de las tecnologías ECM con la automatización de oficinas, cuya gama de tareas se puede clasificar como Gestión de registros. Pero ahora el crecimiento del mercado se debe en gran parte a la dirección de la Gestión de Documentos y la Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Los clientes establecen tareas de manera compleja, operan con conceptos más amplios que los documentos entrantes/salientes. Un aumento en la gama de documentos procesados requiere una fuerte expansión del uso de métodos de escaneo continuo y reconocimiento de documentos, el uso de tecnologías como la codificación de barras.

Todo esto, por ejemplo, se ve claramente en el hecho de que las organizaciones están mostrando un interés creciente por el archivo financiero. Las facturas, las facturas, los documentos de pago están fuera del alcance del trabajo de oficina clásico, pero la solución de este problema logrará resultados positivos no solo para la contabilidad, sino también para el departamento de suministros, los departamentos financieros, legales y de gestión.

Hay otros ejemplos: es la automatización del flujo de trabajo del proyecto, la gestión de contratos, la conciliación de facturas para el pago, la gestión de reclamaciones, la automatización de procesos de personal. Ahora se entiende ampliamente que un sistema ECM empresarial se puede utilizar para gestionar la propiedad intelectual y la gestión del rendimiento. También ha habido un aumento en el interés de los clientes en la automatización de procesos comerciales no estándar o específicos de la organización. Por ejemplo, para los bancos, esta es la gestión de archivos de clientes. El interés en automatizar operaciones no orientadas a documentos, como llamadas de soporte, solicitudes comerciales, etc., puede llamarse una tendencia a largo plazo. , ahora los representantes grandes negocios reconocer la necesidad de automatización.

Al mismo tiempo, no todos los expertos comparten la opinión de que la transición a la gestión electrónica de documentos, incluso dentro de las organizaciones, ya se haya completado, al menos en términos generales. Dmitry Shushkin, Director de Proyectos Corporativos de ABBYY Rusia, dice que el proceso de transición al flujo de trabajo sin papel avanza con confianza, pero aún no tan rápido como nos gustaría y cabría esperar: “Gradualmente, las organizaciones estarán donde sea posible. , automatizar sus actividades con la ayuda de documentos electrónicos. Sin embargo, en los próximos cinco años, es poco probable que disminuya el volumen del flujo de trabajo en papel en Rusia. El negocio sigue creciendo, el número de empresas (incluidas las pequeñas y medianas) está creciendo y, como resultado, el volumen de documentos en papel que producen está creciendo”.

En 2013, los sistemas ECM continúan yendo más allá del trabajo de oficina. Se establecen nuevas tareas, la funcionalidad de los sistemas existentes se ampliará con nuevos módulos. El establecimiento de nuevas tareas conduce a una expansión del círculo de usuarios de los sistemas ECM. Además, los socios y clientes de la empresa pueden incluirse en el número de usuarios. La gestión de documentos electrónicos legalmente significativos entre empresas está cobrando impulso. Junto con los documentos estándar, como facturas, cartas de porte, actas, las empresas intercambiarán activamente documentos electrónicos arbitrarios legalmente significativos: cartas, contratos, etc.

La coyuntura política con la imposición de sanciones y el inestable desarrollo macroeconómico de las regiones frenó el rápido crecimiento en el desarrollo de sistemas observado en los últimos años gestión de documentos electrónicos. Los datos analíticos sobre el mercado de software existente permiten identificar los principales contendientes para EDMS/ECM y muestran una tendencia positiva estable en la introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos en todos los sectores de la economía. El sistema ECM se refiere a la gestión del contenido de la información corporativa, es decir, la gestión de documentos electrónicos y otros tipos de documentación (diccionarios, directorios, documentos normativos etc.), así como su almacenamiento, procesamiento y entrega en toda la empresa. Las empresas se están moviendo hacia el escalado y la expansión de la funcionalidad, personalizando los sistemas para necesidades específicas. La personalización del EDMS de acuerdo con las necesidades del consumidor le permite agregar funcionalidades o deshabilitar funcionalidades no reclamadas, brindando flexibilidad y movilidad. La desaceleración en el desarrollo de los sistemas EDMS/ECM está asociada con la sustitución de importaciones de software (SW). Los fabricantes nacionales de software están obligados a garantizar el nivel de cumplimiento del software con los requisitos internacionales de la especificación europea MOREG-2. La situación económica actual está obligando a los desarrolladores de software a encontrar nuevas oportunidades para ahorrar costes y mejorar la eficiencia del trabajo.

La estabilidad de la implementación de los sistemas de gestión de documentos electrónicos está garantizada por la necesidad del funcionamiento de los sistemas en industrias tales como finanzas, comercio, energía, ingeniería, telecomunicaciones, administración estatal y municipal, cooperación interinstitucional, gobierno. El desarrollo del mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos no es inferior a las tendencias generales en el desarrollo del mercado global EDMS/ECM. El mercado mundial de sistemas ECM creció un 8,6 % hasta los 5100 millones de dólares; para finales de 2017 se prevé un aumento comparable. El mercado de ECM está creciendo más rápido en Europa del Este, Medio Oriente y África, con una desaceleración moderada en la demanda en Europa Occidental. Según la empresa internacional IDC, el mercado mundial de sistemas ECM a finales de 2013 es de 5.800 millones de dólares, lo que supone un aumento del 8,7%.

En Europa, el crecimiento se observa solo en un 2-3%. Según Forrest Wave 2013, los proveedores de sistemas ECM más populares son IBM, OpenText, ECM, HP, Oracle. El pronóstico de crecimiento para el mercado global de sistemas ECM se espera para 2017. La dinámica del mercado ruso de sistemas ECM/ECM, según la investigación de Tadviser, muestra un aumento, que es del 20-35% en comparación con el año anterior. Los proveedores demandados de sistemas EDMS/ECM en el mercado ruso son: Lógica empresarial; docvision; EOS; directo; 1C y otros. Según la revisión analítica de la empresa TAdviser, el mercado de sistemas de gestión de documentos electrónicos a partir de 2013. mostró un aumento en la demanda y creció un 20% en total, alcanzando los 30,72 mil millones de rublos. A partir de 2017 aumentará un 1,7% en términos porcentuales. Los datos para el análisis estadístico del costo de implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron proporcionados por integradores líderes: 1C, Business Logic, Croc. Los proyectos más grandes para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos en el sector público se presentan en la Tabla 5. muestra la cobertura del número de usuarios en el sistema. La Tabla 8 muestra las regiones de la Federación Rusa en orden decreciente del número de usuarios, porque el número de puestos de trabajo permite evaluar la importancia y magnitud de la implantación de proyectos de sistemas de gestión documental electrónica en el sector público.

Tabla 8

Proyectos de implementación más grandes SED en el sector publico

La geografía de implementación de los proyectos de sistemas EDMS / ECM cubre por relevancia: Moscú, San Petersburgo, Ekaterimburgo, Samara, Novosibirsk, por distritos: Distrito Federal Central, Siberia, Noroeste, Volga, Urales, Extremo Oriente, Sur, Cáucaso del Norte, Crimea .

El EDMS moderno es, ante todo, nuevas funciones, nuevos procesos, nuevos consumidores. Un ejemplo de procesos especializados basados en el sistema Docsvision se presenta en la Tabla 9.

Procesos especializados para diversos sectores de la economía

Tabla 9

Procesos Especializados	industria
Gestión de ejecución de programas, control de progreso	estado
proyectos, registro de llamamientos ciudadanos, etc.	control
Gestión de poderes, reclamación de obra,	estado
gestión de reuniones, etc	control
Gestión de facturas y facturas.
Gestión del proceso de conexión de energía	energía
Gestión de cuentas de depósito de usuarios
Gestión del expediente personal de los usuarios, el proceso de control de divisas, el proceso de emisión de un préstamo	bancario
Gestión de la documentación de diseño, el proceso de formación de un plan de proyecto, preparación de estimaciones	construcción

Las nuevas clases de tareas de los sistemas de gestión de documentos electrónicos se presentan en la Tabla 7 para las nuevas clases de usuarios.

Nuevas clases de tareas de EDMS

Tabla 10

Las nuevas clases de usuarios tienen la capacidad de analizar documentación, tienen acceso al sistema de gestión de documentos electrónicos, mientras usan maneras modernas acceso: desde la revisión de diversa documentación en portales hasta la visualización individual de documentos de comunicación on-line. Las nuevas clases de usuario incluyen: administrativos, altos directivos, propietarios de procesos, contratistas, analistas, grupos de trabajo, ejecutantes finales. Los métodos para implementar un flujo de trabajo moderno completo se reducen a cubrir nuevas funciones populares, nuevas clases de usuarios y resolver nuevas clases de tareas de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

26/04/2018, jueves, 16:46, hora de Moscú , Texto: Natalia Rudycheva

Los desarrolladores rusos tienen todas las posibilidades de conquistar por completo el mercado ruso de EDMS. Hay requisitos económicos y legislativos para ello. Se trata de cosas pequeñas: crear soluciones verdaderamente convenientes, modernas y confiables, brindarles soporte técnico de alta calidad y organizar adecuadamente el proceso de implementación. Los participantes de la conferencia "EDMS Market 2018" organizada por CNews Conferences hablaron sobre esto.

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La situación actual en el mercado ruso es favorable para los desarrolladores rusos de EDMS, comenzó su discurso. Serguéi Kuryanov, Director de Marketing Estratégico, DocsVision. Tienen una ventaja sobre los desarrolladores occidentales debido a la política de sustitución de importaciones y el debilitamiento del rublo, y pueden competir con éxito con Open Text si crean productos que son significativamente superiores en calidad. Este es exactamente el camino seguido por DocsVision, que ofrece a sus clientes Docsvision ECM (versión 5.5), cuyas características distintivas son la escalabilidad hasta 100+ mil usuarios, la arquitectura de microservicios y la multiplataforma. La plataforma le permite aprovechar al máximo las nuevas tecnologías, como la omnicanalidad, la nube, el soporte para nuevos métodos de gestión (Agile, SCRUM), AI & ML, registro automático, soporte para implementaciones Agile, autoservicio.

Aproximadamente la mitad de los proyectos en 2017 se implementaron sobre la base de Open Text Documentum, continúa romano konovalov, CEO"DI - Tecnologías de Gestión". Sin embargo, el interés de los clientes por las soluciones rusas está creciendo. Como ejemplo, citó la creación de un sistema de gestión de documentos en el grupo de empresas Rosseti. En la primera etapa, que finalizó en 2014, el cliente implementó Open Text Documentum. Más de 44 mil personas son usuarios de la solución hoy. En 2015 se inició la segunda etapa del proyecto, durante la cual se creó un sistema de gestión de contenidos y documentación de diseño y estimación(UHKiPSD) basado en un producto desarrollado por ID - Management Technologies. Según Roman Konovalov, el futuro de la industria está en los productos rusos. Por ejemplo, el SEDO creado por su empresa brinda la posibilidad de autoconfiguración, está diseñado para automatizar los procesos comerciales de las grandes empresas, tiene una interfaz moderna y permite ahorrar en implementación, mantenimiento y escalado.

“Aunque tenemos una gran experiencia en la implementación de SAP, por automatización interna decidimos usar la plataforma doméstica, - dice Yevgeny Gafarov, jefe de proyecto del CIUS de la empresa Gazpromavtomatizatsiya. – Desde hace 3 años, hemos automatizado completamente los procesos comerciales de gestión y soporte. Cubrimos todas las áreas y tipos de trabajo de la empresa”. El complejo proyecto comenzó con la automatización de la circulación de documentos: la creación de un sistema de contabilidad de documentos y gestión de pedidos. Durante tres años, el propósito del SED ha cambiado drásticamente. Sus funciones BPM pasaron a primer plano. Se ha convertido en un "grupo de expertos", un sistema de back-end que es responsable de los flujos de control que pasan por todos los sistemas. Esta arquitectura le permite automatizar procesos comerciales de forma rápida y económica. Evgeny Gafarov habló a los participantes de la conferencia sobre las ventajas de este enfoque. Entre ellos se encuentran la automatización rápida y económica, procesos más automatizados con un presupuesto fijo y la capacidad de utilizar sistemas familiares para los usuarios.

Cómo organizar el proceso de implementación

Casi el 74% de las empresas enfrentan problemas al trabajar con documentos, comenzó su discurso Elena Skripko, consultor-metodólogo de la empresa "1C". Estos son la duplicación de acciones, dificultades en la búsqueda, errores y duplicidades, un largo tiempo para el procesamiento de documentos y, como resultado, una disminución en la eficiencia del tiempo de trabajo de los empleados. Todo esto rinde Influencia negativa en el proceso de gestión de la empresa, dificulta la adopción de decisiones gerenciales efectivas.

Es por eso que la empresa 1C, al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, aconseja adherirse a la metodología desarrollada y repetidamente probada. En el transcurso de la revisión de una serie de casos, quedó claro que el problema más común que enfrentan las empresas cuando organizan el trabajo con documentos es la multitud de acciones innecesarias que se realizan con ellos. Como resultado, los procedimientos de trabajo se ralentizan, el fondo de salarios se gasta irracionalmente. Otro problema es el escaneo múltiple de documentos contables durante la aprobación y verificación. Como resultado, el contador recibe un paquete de imágenes escaneadas, cada una de las cuales está firmada por una persona responsable. En ocasiones, el proceso de flujo de trabajo no cumple con los estándares adoptados en la empresa, lo que indica una disminución en su manejabilidad. Este es un problema grave que requiere análisis y decisiones de gestión urgentes.

El intercambio electrónico de documentos entre organizaciones no se está desarrollando tan rápido como nos gustaría, señala Vitali Kotov, Director Adjunto de Economía del Grupo Polyplastic. La situación puede cambiar por las grandes empresas que pueden obligar a sus socios a cambiar a EDMS en las cadenas b2b. Compartió su experiencia con Polyplastic. La empresa creó un portal para transportistas, lo integró con 1C: ERP, organizó el acceso a él vía Web y aplicación movil. Ahora el portal realiza las funciones de EDI entre Polyplastic y los transportistas.

Compartiendo experiencia

Los clientes que hablaron en la conferencia compartieron su experiencia en la automatización del flujo de trabajo. Entonces, en la empresa "Stroytransneftegaz" siguieron el camino de crear un archivo electrónico, dijo pavel potemin, jefe del servicio de archivo electrónico Stroytransneftegaz. Los costos de implementación fueron mínimos. La solución tiene una funcionalidad intuitiva y los usuarios están muy satisfechos con su uso. En cuanto al EDMS, según Pavel Potemkin, es mejor implementarlo como un conjunto de módulos independientes con tareas claras y comprensibles, incluida la integración con otros sistemas. Como ejemplo de dicha tecnología, citó el sistema de gestión de procesos comerciales ELMA.

El proceso de flujo de trabajo en el sector público está estrictamente regulado, y el rechazo del papel ya es un requisito de la ley, dice Evguenia Surovtseva, Jefe Adjunto del Departamento - Jefe del Departamento de Sistemas de Información de Gestión de Información y Software de la Administración de la Ciudad de Vladivostok. En forma electrónica, no solo debe tener lugar el intercambio de documentos, sino también su coordinación y el proceso de interacción con ciudadanos y empresas. Un requisito importante para EDMS en agencias gubernamentales en Últimamente se convirtió en movilidad. Entre las dificultades que mencionó Evgenia Surovtseva está la necesidad de capacitar a todos los nuevos empleados para trabajar con el EDMS, que están en lugares anteriores las obras, por regla general, trataban con soluciones completamente diferentes.

Habló sobre la experiencia de implementar un sistema regional de interacción electrónica Nikolái Zemskoy, Jefe Adjunto del Departamento de TI de la Administración de la Región de Tambov. El proyecto comenzó en 2012. Hoy, 2 autoridades ejecutivas y 16 órganos de autogobierno local (LSG) de la región están conectados al sistema, el número total de usuarios es de 1661 personas. En 2018, está previsto conectar consejos de aldea, consejos de aldea, instituciones subordinadas al autogobierno local, ampliar el control sobre el trabajo de los usuarios en el EDMS, usar funcionalidades adicionales, tipificar la interacción, desarrollar formularios y plantillas de documentos, y crear un mecanismo. para la generación de solicitudes de información estructurada.

Otro caso de implementación exitosa del EDMS fue compartido por Pavel Gorshkov, jefe del departamento de la institución educativa preescolar del Centro Federal para el Diseño y Desarrollo de Instalaciones de Medicina Nuclear. El proyecto comenzó en diciembre de 2015 y finalizó en abril de 2017 e incluyó 2 etapas. En la primera etapa, se automatizó el trabajo de la oficina, los contratos, las solicitudes de adquisición, en la segunda, las solicitudes de los clientes para la producción y el suministro de productos. Como resultado, fue posible eliminar por completo la pérdida y cambios accidentales de documentos durante su ciclo de vida. Los términos del procesamiento de documentos se redujeron 10 veces y las aprobaciones, 6 veces. Los ahorros anuales en costos laborales por procesos ascendieron a más de 5.794 horas-hombre.

El EDI se ha convertido en la principal herramienta de comunicación con el cliente en la empresa, afirma Ígor Castillo, gerente de desarrollo de proyectos comerciales de Paulig Group. El desarrollo del sistema de gestión de documentos electrónicos comenzó en 2007. este momento más del 80% de la facturación de la empresa es atendida por sistemas EDI. El número de pedidos recibidos a través de canales de comunicación electrónica alcanzó el 92%. Se intercambian mensajes logísticos estándar (PEDIDOS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, etc.), planificación de aprovisionamiento (DELFOR), negociación de precios, fechas maestras y listado (PRICAT), datos de estado de ventas y stock (INVREPT, SLSRPT), seguimiento de lotes Los procesos se implementan utilizando el código SSCC.

Denis Gorbunov, responsable de la oficina de proyectos del departamento tecnologías de la información Cherkizovo Group, en su informe habló sobre las principales etapas en el desarrollo de EDMS en Rusia. En su opinión, hoy este mercado se caracteriza por requisitos claros de los clientes, escenarios típicos de implementación y recortes presupuestarios para la implementación de proyectos, además de desdibujar la línea entre soluciones nacionales y extranjeras. Al mismo tiempo, quedan muchas preguntas abiertas. Por ejemplo, ¿vale la pena crear un almacenamiento corporativo o es mejor usar servicios abiertos como Google Drive o Microsoft Onedrive? ¿Es suficiente usar las capacidades integradas del EDMS para administrar los procesos comerciales o necesita productos especializados? ¿Cómo cambiará el papel de EDMS en relación con la tendencia de transición de documentos a transacciones?

El desarrollo de la civilización humana va acompañado de un aumento asombroso en el volumen de información creada, procesada y almacenada. Por ejemplo, según la revista ASAP, anualmente aparecen en el mundo unos 6.000 millones de documentos nuevos. Según Delphi Consulting Group, en la actualidad, más de mil millones de páginas de documentos se crean diariamente solo en los Estados Unidos, y más de 1,3 billones ya están almacenados en archivos. varios documentos.

Cabe señalar que los flujos de información corporativa son sumamente diversos en cuanto a fuentes y formas de presentación. Sin embargo, pueden clasificarse condicionalmente según la forma de almacenamiento: documentos electrónicos y en papel. Hay estimaciones de que actualmente solo alrededor del 30% de toda la información corporativa se almacena en forma electrónica (tanto estructurada en bases de datos como no estructurada). El resto de la información (alrededor del 70 %) se almacena en papel, lo que crea considerables dificultades para encontrarla. Sin embargo, esta relación está cambiando gradualmente a favor de la forma electrónica de almacenamiento (en particular, a través del desarrollo de sistemas de archivo electrónico). Según Delphi Consulting Group, el volumen de información textual electrónica corporativa se duplica cada 3 años. Según la previsión de la misma revista ASAP, para el año 2004 sólo alrededor del 30% de la información corporativa permanecerá en papel y el 70% de la información se almacenará en formato electrónico. Es poco probable, por supuesto, que algún día todos los documentos se vuelvan únicamente electrónicos, pero no hay duda de que la forma electrónica de almacenamiento de documentos prevalecerá en el futuro.

Estas cifras y datos impresionantes solo dicen que para cualquier empresa u organización, los problemas de optimización del flujo de documentos y control sobre el procesamiento de la información son de importancia clave. Esta afirmación puede ser confirmada por los siguientes datos. Según Siemens Business Services, un gerente pasa hasta el 80% de su tiempo de trabajo trabajando con información, hasta el 30% del tiempo de trabajo de los empleados se dedica a crear, buscar, aprobar y enviar documentos, cada documento interno se copia, en promedio , hasta 20 veces y hasta el 15 % de los documentos corporativos se pierden irremediablemente (al mismo tiempo, según la revista ASAP, el empleado medio dedica hasta 150 horas de su jornada laboral al año a buscar información perdida). También hay estimaciones de que es necesario gastar hasta el 40% de los recursos laborales y hasta el 15% de los ingresos corporativos en trabajar con documentos.

Es por eso eficiencia de la gestión de empresas y organizaciones Por último, pero no menos importante, depende de la solución correcta de los problemas de formación rápida y de alta calidad de documentos electrónicos, control de su ejecución, así como la organización cuidadosa de su almacenamiento, búsqueda y uso. La necesidad de una gestión eficaz de los documentos electrónicos ha llevado a la creación sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) al que está dedicado este artículo. El objetivo principal del artículo es proporcionar a los lectores de Jet Info una retrospectiva lo último del mercado global de EDMS, las perspectivas para su desarrollo, así como una gran cantidad de ejemplos del uso de EDMS en el mundo. Puede obtener más información sobre todos los problemas relacionados con EDMS utilizando una cantidad bastante grande de recursos web especializados (tanto en ruso como en inglés), por ejemplo, www.document.ru, www.docflow.ru, sitios web de desarrolladores de EDMS, etc. .

Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Propósito de EDMS

Según los analistas de la industria, la gestión de documentos electrónicos incluye: la creación de documentos, su procesamiento, transmisión, almacenamiento, salida de información que circula en una organización o empresa, con base en el uso de redes informáticas. Bajo la gestión de gestión de documentos electrónicos, en el caso general, es habitual entender la organización del movimiento de documentos entre departamentos de una empresa u organización, grupos de usuarios o usuarios individuales. A su vez, el movimiento de documentos no significa su movimiento físico, sino la cesión de derechos sobre su uso con notificación a usuarios específicos y control sobre su ejecución.

El IDC define el concepto de ERMS de la siguiente manera (refiriéndose a EDMS” Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos): “EDMS proporciona el proceso de creación, gestión de acceso y distribución de grandes volúmenes de documentos en redes informáticas, y también proporciona control sobre el flujo de documentos en una organización. A menudo, estos documentos se almacenan en repositorios especiales o en la jerarquía del sistema de archivos. Los tipos de archivos comúnmente admitidos por ERMS incluyen: documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, datos de audio, datos de video y documentos web. Las funciones comunes de EDMS incluyen la creación de documentos, el control de acceso, la conversión de datos y la seguridad de los datos”.

El objetivo principal del EDMS es la organización del almacenamiento de documentos electrónicos, así como el trabajo con ellos.(en particular, su búsqueda tanto por atributos como por contenido). El EDMS debe rastrear automáticamente los cambios en los documentos, los plazos para la ejecución de los documentos, el movimiento de los documentos y también controlar todas sus versiones y subversiones. Un EDMS integral debe cubrir todo el ciclo de trabajo de oficina de una empresa u organización, desde establecer la tarea de crear un documento hasta cancelarlo en el archivo, proporcionar almacenamiento centralizado de documentos en cualquier formato, incluidos documentos compuestos complejos. EDMS debe combinar flujos dispares de documentos de empresas geográficamente remotas en un solo sistema. Deben proporcionar una gestión documental flexible, tanto a través de la definición rígida de rutas de tráfico, como a través del enrutamiento libre de documentos. El SGDE debe implantar una delimitación estricta del acceso de los usuarios a los distintos documentos en función de su competencia, cargo y facultades atribuidas. Además, el EDMS debe configurarse para la estructura organizativa existente y el sistema de trabajo de oficina de la empresa, así como integrarse con los sistemas corporativos existentes.

Los principales usuarios de EDMS son grandes organizaciones estatales, empresas, bancos, grandes empresas industriales y todas las demás estructuras cuyas actividades van acompañadas de un gran volumen de documentos creados, procesados y almacenados.

Principales propiedades de EDMS

franqueza

Todos los EDMS están construidos sobre una base modular y sus API están abiertas. Esto le permite agregar nuevas funciones al EDMS o mejorar las existentes. Actualmente, el desarrollo de aplicaciones que se integran con EDMS se ha convertido en un negocio separado en la industria de fabricación de software, y muchas empresas de terceros están listas para ofrecer sus servicios en este segmento de mercado. La capacidad de agregar con relativa facilidad al EDMS muchos módulos de terceros amplía enormemente su funcionalidad. Por ejemplo, para el EDMS se han desarrollado módulos para la entrada de documentos desde un escáner, comunicación con correo electrónico, programas de reenvío de fax, etc.

Alto grado de integración con el software de aplicación

Una característica clave de EDMS es un alto grado de integración con varias aplicaciones de software mediante el uso de tecnologías Automatización OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI y otros Y directamente cuando se trabaja con documentos, no hay necesidad de usar las utilidades EDMS en absoluto. Los usuarios solo tratan con programas de aplicación ordinarios: en el momento de la instalación de la parte del cliente del EDMS, los programas de aplicación se complementan con nuevas funciones y elementos de menú. Por ejemplo, un usuario del procesador de textos MS Word, al abrir un archivo, inmediatamente ve bibliotecas y carpetas con documentos EDMS (desde donde selecciona el documento que necesita). Cuando guarda un documento, se coloca automáticamente en la base de datos de EDMS. Lo mismo se aplica a otros programas de oficina y especializados.

También cabe señalar que en los EDMS más comunes se implementa la integración con los sistemas ERP más famosos (en particular, con SAP R/3, Oracle Applications, etc.). La capacidad de integración con varias aplicaciones es una de las propiedades características del EDMS. Gracias a él, EDMS puede actuar como enlace entre varias aplicaciones corporativas, creando así la base para organizar el trabajo de oficina en una empresa. Algunos analistas de la industria incluso creen que el EDMS bien puede convertirse en la base del sistema de información corporativa de una empresa u organización (hay otras opiniones).

Características del almacenamiento de documentos.

Los EDMS funcionan principalmente sobre la base de arquitecturas distribuidas y utilizan diversas combinaciones de tecnologías para recopilar, indexar, almacenar, buscar y visualizar documentos electrónicos. La mayoría de los EDMS implementan un sistema de almacenamiento de documentos jerárquico (según el principio de “gabinete/estante/carpeta”). Cada documento se coloca en una carpeta que, a su vez, se encuentra en un estante, etc. La cantidad de niveles de anidamiento al almacenar documentos no está limitada. El mismo documento se puede incluir en varias carpetas y estantes mediante el uso de un mecanismo de enlace (en este caso, el documento original permanece sin cambios y se almacena en la ubicación especificada por el administrador de EDMS). Varios EDMS implementan capacidades de almacenamiento aún más potentes mediante la organización de enlaces entre documentos (estos enlaces se pueden establecer y editar gráficamente).

Cualquier documento en el EDMS tiene un determinado conjunto de atributos (por ejemplo, su nombre, el autor del documento, la hora de su creación, etc.). El conjunto de atributos puede cambiar de un tipo de documento a otro (permanece sin cambios dentro de un tipo de documento). En EDMS, los atributos de los documentos se almacenan en una base de datos relacional. Para cada tipo de documento, se crea una plantilla de tarjeta utilizando herramientas visuales, donde los nombres de los atributos del documento se presentan en una forma gráfica comprensible. Cuando se ingresa un documento en el EDMS, se toma la plantilla requerida y se llena la tarjeta (se ingresan los valores de los atributos). Una vez completada, la tarjeta se vincula al propio documento.

En la mayoría de los casos, la parte del servidor del EDMS consta de los siguientes componentes lógicos (que pueden estar ubicados en uno o varios servidores):

Almacenes de atributos de documentos (tarjetas);
Almacenamiento de documento;
Servicios de indexación de texto completo.

Un almacén de documentos suele entenderse como un almacén de contenido de documentos. El almacén de atributos y el almacén de documentos a menudo se combinan bajo el nombre general "archivo de documentos". Para almacenar atributos en la mayoría de los EDMS, se utilizan Oracle, Sybase, MS SQL Server e Informix DBMS, que permiten la búsqueda de documentos por atributos.

Para almacenar el contenido real de los documentos en la mayoría de los EDMS, se utilizan servidores de archivos MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, etc.. En este caso, también se pueden implementar combinaciones heterogéneas de entornos de red. Por ejemplo, una base de datos con atributos de documentos podría estar ejecutando UNIX en una red TCP/IP, mientras que los propios documentos podrían estar almacenados en Novell NetWare OS en una red IPX/SPX. Cabe señalar que las grandes ventajas de EDMS son el almacenamiento de documentos en su formato original y el reconocimiento automático de muchos formatos de archivo.

Recientemente, almacenar documentos junto con atributos en una base de datos se ha vuelto cada vez más popular. Este enfoque tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja es un aumento significativo en la seguridad de acceso a los documentos, y la principal desventaja es la baja eficiencia de trabajar con documentos con una gran cantidad de información almacenada. Este enfoque también requiere el uso de servidores potentes con grandes cantidades de RAM y discos duros. Además, en caso de falla de la base de datos, será muy difícil restaurar los documentos almacenados en ella. También es necesario estar estrictamente apegado a un DBMS específico.

Características del enrutamiento de documentos

Los módulos EDMS responsables del flujo de documentos se denominan comúnmente módulos de enrutamiento de documentos. En el caso general, se utilizan los conceptos de enrutamiento de documentos "libres" y "fijos". Con el enrutamiento "libre", cualquier usuario que participe en el flujo de trabajo puede, a su discreción, cambiar la ruta existente para pasar documentos (o establecer nueva ruta). Con el enrutamiento "duro", las rutas para pasar documentos están estrictamente reguladas y los usuarios no tienen derecho a cambiarlas. Sin embargo, con el enrutamiento "duro", las operaciones lógicas se pueden procesar cuando la ruta cambia cuando se cumplen algunas condiciones predefinidas (por ejemplo, enviar un documento a la administración cuando un usuario específico excede su poderes oficiales). En la mayoría de los EDMS, el módulo de enrutamiento está incluido en el paquete, en algunos EDMS debe comprarse por separado. Los módulos de enrutamiento completamente funcionales son desarrollados y suministrados por terceros.

Control de acceso

El EDMS implementa medios confiables de delimitación de poderes y control sobre el acceso a los documentos. En la mayoría de los casos, con su ayuda, se definen los siguientes tipos de acceso (el conjunto de permisos asignados depende del EDMS específico):

Control total sobre el documento;
El derecho a editar pero no destruir el documento;
El derecho a crear nuevas versiones del documento, pero no editarlo;
El derecho de anotar el documento, pero no editarlo o crear nuevas versiones;
El derecho a leer el documento, pero no editarlo;
El derecho a acceder a la tarjeta, pero no al contenido del documento;
La ausencia total de derechos de acceso al documento (mientras se trabaja con el EDMS, se registra cada acción del usuario y, por lo tanto, se puede controlar fácilmente todo el historial de su trabajo con los documentos).

Seguimiento de versiones y subversiones de documentos

Cuando varios usuarios trabajan con un documento a la vez (especialmente cuando necesita ser coordinado en varias instancias), una función muy conveniente del EDMS es el uso de versiones y subversiones del documento. Supongamos que el ejecutante creó la primera versión del documento y se la pasó al siguiente usuario para su revisión. El segundo usuario modificó el documento y creó una nueva versión basada en él. Luego pasó su versión del documento a la siguiente instancia a un tercer usuario que creó la tercera versión. Luego tiempo específico, habiendo leído los comentarios y correcciones, el primer ejecutor del documento decide modificar la versión original y, sobre esta base, crea una subversión de la primera versión del documento. La ventaja de EDMS es la capacidad de realizar un seguimiento automático de las versiones y subversiones de los documentos (los usuarios siempre pueden determinar qué versión/subversión de un documento es la más relevante en el orden o el momento de su creación).

Utilidades para visualizar documentos de diferentes formatos

La mayoría de los EDMS incluyen utilidades para ver documentos (los llamados visores) que comprenden muchas docenas de formatos de archivo. Con su ayuda, es muy conveniente trabajar, en particular, con archivos gráficos (por ejemplo, con archivos de dibujo en sistemas CAD). Además del conjunto básico de utilidades de visualización (incluidas en cada EDMS), se pueden comprar utilidades adicionales de terceros que se integren bien con el EDMS.

anotación del documento

Al organizar el trabajo en grupo en los documentos, la capacidad de anotarlos suele ser muy útil. Dado que en algunos casos los usuarios se ven privados de los derechos de realizar cambios en el documento en el proceso de su aprobación, pueden aprovechar la oportunidad para anotarlo. En la mayoría de los EDMS, la anotación se implementa mediante la inclusión de un atributo para la anotación en la tarjeta de documento y la transferencia de derechos para editar dicho campo de tarjeta a los usuarios. Pero tal solución no siempre es aceptable (especialmente al anotar un documento gráfico). En este sentido, en algunos EDMS existe una función denominada "lápiz rojo", con la que puede indicar gráficamente los defectos en la imagen misma. Las herramientas de software que implementan la función "lápiz rojo" son ampliamente ofrecidas por terceros.

Soporte para varios programas de clientes.

La mayoría de los clientes de EDMS pueden ser PC con MS Windows, Windows NT. Algunos EDMS también utilizan plataformas UNIX y Macintosh. Además, todos los EDMS modernos le permiten trabajar con documentos a través de navegadores web estándar. Dado que los navegadores web se pueden alojar en una variedad de plataformas de clientes, esto facilita la solución del problema de admitir ERMS en entornos de red heterogéneos. Cuando se utilizan tecnologías de Internet, el EDMS tiene otro componente de servidor responsable de acceder a los documentos a través de navegadores web.

Clasificación general de EDMS

concepto de MCE

El tema de la clasificación de EDMS es bastante complicado debido al rápido desarrollo del mercado de estos sistemas. Además, desde 2001, el concepto de “Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)”, no gestión de documentos electrónicos (según "Forrester TechRankings"). Término ECM apareció con la mano ligera de la asociación comercial AIIM Internacional y cubre todos los sistemas corporativos de gestión de la información.

Al mismo tiempo, si Forrester Research define ECM como un enfoque integrado para la gestión de documentos y contenido web, entonces, para la consultora Doculabs, ECM es “una categoría que combina las capacidades de los sistemas de administración de contenido y de documentos empresariales con la capacidad de administrar el ciclo de vida completo del contenido empresarial (a medida que la cantidad de tipos de contenido sigue creciendo)”.

Desde la perspectiva de los analistas de la industria, el concepto ECM ofrece muchos beneficios comerciales. Un sistema ECM que integra todo el contenido y las tecnologías orientadas a procesos dentro de una empresa proporciona una infraestructura común para administrar su flujo de documentos, minimizando la necesidad de implementar y admitir múltiples tecnologías para implementar diversas funciones comerciales. La esencia de este enfoque (también llamado infraestructura) es que el contenido corporativo no debe pertenecer a una sola aplicación o sistema. Debería estar disponible para muchas aplicaciones y distribuirse libremente entre ellas. Una propiedad importante de una infraestructura ECM (que incluye aplicaciones relevantes de la mayoría de los proveedores de la industria) es su independencia de un único almacén de contenido universal. La infraestructura de ECM integra muchos repositorios de datos especializados (o heredados) (incluso de proveedores de la competencia), incluidos, entre otros, repositorios de documentos de productos electrónicos, correo electrónico, repositorios de contenido web, sistemas de archivos e incluso DBMS. De este modo, La infraestructura de ECM proporciona una capa de integración (o virtualización) común para cada repositorio de datos(lo que permite consultarlos desde cualquier lugar de la empresa), minimizando así la necesidad de integrar sistemas de gestión de documentos electrónicos y sistemas de gestión de contenido de múltiples proveedores. Además, utilizando la infraestructura ECM, se implementan servicios de gestión de contenido empresarial como personalización, control de acceso, gestión de permisos de usuario, etc. (lo que simplifica la administración y el mantenimiento del sistema ECM).

Las capacidades de los sistemas ECM se pueden dividir en varias categorías principales:

Funciones generales de administración de contenido, que se refiere a la capacidad de administrar una variedad de objetos electrónicos (imágenes, documentos de oficina, gráficos, dibujos, contenido web, correo electrónico, video, audio y multimedia). El sistema ECM proporciona un repositorio para todos estos tipos de objetos electrónicos con varios servicios de biblioteca (perfiles de contenido, funciones de entrada/salida, control de versiones, historial de revisión, seguridad de acceso a documentos, etc.), así como la capacidad de gestionar objetos de datos a lo largo de todo su ciclo de vida.

Funciones de control de procesos, que se refiere a la capacidad de automatizar y administrar procesos comerciales y flujos de trabajo.

Integración con otros sistemas ECM, lo que implica la capacidad de integrar un sistema ECM con sistemas ERP externos, aplicaciones de oficina, repositorios de contenido y otros EDMS. La integración se puede realizar utilizando una variedad de enfoques, incluido el uso de interfaces orientadas a objetos (como EJB), conectores, API, tecnologías de integración de aplicaciones empresariales. EAI (Integración de aplicaciones empresariales) y etc.

Debe tenerse en cuenta que ECM solo ha existido como un concepto hasta ahora, y Infraestructura de ECM hoy en gran medida es solo una mirada a las perspectivas para el desarrollo del mercado EDMS. Por ejemplo, algunos proveedores de la industria hablan mucho sobre la administración de contenido, pero solo enfocan sus sistemas en la administración de contenido web o documentos de oficina. Además, carecen de una visión clara de cómo crear una infraestructura de ECM abierta que integre repositorios especializados en toda la empresa. Según los analistas de Doculabs (que estudiaron las soluciones de los principales desarrolladores de EDMS), aunque los proveedores reconocen la importancia del concepto ECM, todavía están lejos de implementarlo por completo en sus sistemas.

clasificación EDMS

Según los analistas de IDC, actualmente existen los siguientes tipos principales de EDMS (a su vez, algunos de los EDMS pueden pertenecer simultáneamente a varios tipos, ya que tienen las funciones correspondientes para ellos):

EDMS enfocado a procesos de negocio (business-process EDM). Están en el corazón del concepto ECM. Los sistemas de este tipo (EDMS) están diseñados para aplicaciones verticales y horizontales específicas (en ocasiones también tienen aplicaciones industriales). Los sistemas EDMS brindan un ciclo de vida completo del documento, que incluye imágenes, registros y administración de flujo de trabajo, administración de contenido y más. Los sistemas EDMS brindan almacenamiento y recuperación de documentos 2D en formatos nativos (imágenes, archivos CAD, hojas de cálculo, etc.) con la posibilidad de agrupándolos en carpetas. Hay una opinión de algunos analistas de la industria que (según el esquema de indexación y las aplicaciones utilizadas) este enfoque orientado a documentos puede proporcionar hasta el 80 % de la funcionalidad de un sistema PDM en varios sistemas EDMS a un menor costo de implementación. Los desarrolladores de EDMS más conocidos son Documentum (sistema Documentum), FileNet (sistemas Panagon y Watermark), Hummingbird (sistema PC DOCS) y otros. Sus actividades en la implementación en el EDMS de funciones tales como gestión de plantillas, gestión de presentación dinámica y publicación de contenido web. Cabe señalar que, si bien casi todos los sistemas EDMS brindan un buen nivel de implementación de repositorios y servicios de biblioteca para administrar contenido electrónico (por ejemplo, imágenes y documentos de oficina), cada uno de ellos es el más fuerte en su área. Por ejemplo, en los sistemas de las empresas Open Text e iManage, la gestión de documentos de oficina está más desarrollada. A su vez, los sistemas de Tower Technology, FileNet, IBM e Identitech son especialmente fuertes en la gestión de imágenes de productos de gran volumen.

EDMS corporativo (EDM centrado en la empresa). Los sistemas de este tipo proporcionan una infraestructura corporativa (disponible para todos los usuarios corporativos) para crear documentos, colaborar en ellos y publicarlos. Las funciones básicas del EDMS corporativo son similares a las funciones del EDMS centrado en los procesos comerciales. Como regla general, los EDMS corporativos no se enfocan en el uso solo en una industria en particular o en la solución de un problema limitado. Se están implementando como tecnologías en toda la empresa. Lotus (sistema Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistema LiveLink), Keyfile, Oracle (sistema Context), iManage, etc. El sistema Livelink proporciona trabajo colectivo en documentos de proyecto para usuarios externos e internos, discusiones en línea, planificación distribuida y enrutamiento de documentos, etc.

Sistemas de gestión de contenidos. Los sistemas de este tipo brindan creación de contenido, acceso y administración de contenido, entrega de contenido (hasta el nivel de secciones de documentos y objetos para su posterior reutilización y compilación). La disponibilidad de información no en forma de documentos, sino en forma de objetos más pequeños facilita el proceso de intercambio de información entre aplicaciones. La administración de contenido web requiere la capacidad de administrar varios objetos de contenido que se pueden incluir en una presentación web (por ejemplo, páginas HTML y gráficos web). Además, la administración de contenido web requiere la capacidad de crear plantillas de presentación que presenten contenido dinámico y lo personalicen (según las preferencias del usuario, perfiles, etc.). Los sistemas de gestión de contenidos de Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette y otros son conocidos en el mercado mundial.FileNet, Tower e Identitech también ofrecen un cierto nivel de gestión de contenidos web. A su vez, IBM implementa funciones de gestión de contenido web basadas en soluciones de Interwoven y Open Market (a través de asociaciones con ellos), y Tower ha integrado su software de gestión de documentos electrónicos con las soluciones de gestión de contenido web de Stellent.

Sistemas de gestión de la información” portales. Dichos sistemas proporcionan agregación de información, gestión de información y su entrega a través de Internet/intranet/extranet. Con su ayuda, la capacidad de acumular (y aplicar) experiencia en un entorno corporativo distribuido se basa en el uso de reglas comerciales, contexto y metadatos. Los portales también brindan acceso a través de un navegador web estándar a varias aplicaciones. comercio electrónico(generalmente, a través de la interfaz del sistema ERP). Ejemplos de portales son los sistemas Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Imagen/sistemas de gestión de imágenes (sistemas de imagen). Con su ayuda, la información escaneada de los soportes de papel se convierte en formulario electronico(generalmente en formato TIFF). Esta tecnología es la base de la digitalización de la información de todos los documentos en papel y microfilmes heredados. Las funciones básicas de un sistema de imágenes estándar incluyen escaneo, almacenamiento, una variedad de capacidades de búsqueda de imágenes y más.

Sistemas de gestión de flujo de trabajo. Los sistemas de este tipo están diseñados para proporcionar enrutamiento de flujos de trabajo de cualquier tipo (determinación de rutas de enrutamiento de archivos) dentro de procesos comerciales corporativos estructurados y no estructurados. Se utilizan para mejorar la eficiencia y la capacidad de control de los procesos comerciales corporativos. Los sistemas de flujo de trabajo generalmente se compran como parte de una solución (por ejemplo, sistemas EDMS o PDM). Aquí podemos mencionar a desarrolladores como Lotus (Domino / Notes y sistemas Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. FileNet, IBM también proporcionan un buen nivel de gestión de flujo de trabajo en sus soluciones (a través de la integración con MQ Series Workflow), Identitech, Tower (a través de la integración con el software Plexus y Staffware), Gauss (a través de la integración con el software Staffware), etc.

La clasificación de EDMS propuesta por IDC puede complementarse así como sistemas de gestión de registros electrónicos corporativos. El segmento de mercado de software de gestión de registros empresariales tiene aproximadamente 5 años. Los registros corporativos son fijos en el tiempo e inmutables. Son evidencia de transacciones comerciales, varios derechos y obligaciones, etc. Los usuarios corporativos deben determinar por sí mismos qué contenido debe hacerse en un registro corporativo (tal decisión requiere una evaluación de las necesidades futuras de su negocio). Las soluciones empresariales que requieren retención de contenido incluyen los principales sistemas comerciales, incluidos los sistemas ERP y de contabilidad, los sistemas de correo (como MS Exchange), los sistemas de gestión de informes y salida, los sistemas de comercio electrónico, el software de colaboración (sistemas de gestión de proyectos, conferencias en línea, etc.). ). Ejemplos de sistemas de gestión de registros incluyen software capturar de TowerSoftware iRIMS de OpenText y Principal de TrueArc.

muchos funciones importantes antes no había gestión de registros en el EDMS (por ejemplo, funciones de clasificación). Tampoco se implementaron métodos para eliminar físicamente registros e índices al final de su ciclo de vida (si es necesario). Según Gartner Group, los usuarios corporativos necesitan ampliar sus sitios web con las características de los sistemas de gestión de registros. Varios desarrolladores de sistemas de administración de contenido web para respaldar los registros de sitios web ya están ampliando su funcionalidad con la ayuda de los sistemas de administración de registros. El trabajo en esta dirección se hizo especialmente notable en 2002. Por ejemplo, Stellent integró su software de gestión de contenidos con el sistema de gestión de registros Foremost de TrueArc (cabe señalar que la integración del software de gestión de registros con un EDMS es muy difícil, ya que es necesario resolver los problemas de duplicidad de funciones y repositorios). Con esta integración, se hizo posible tomar “instantáneas” de un sitio web y administrarlas como registros. También se implementan funciones interesantes, como la grabación de pantallas encontradas durante una transacción en línea (por ejemplo, en el software WebCapture de Tower Technology). Open Text adquirió PS Software (un desarrollador de sistemas de administración de registros) y construyó su software iRIMS como un módulo en su software LiveLink. Documentum, IBM e Interwoven (entre otros proveedores de administración de contenido, entre otros proveedores de software de administración de contenido) también están complementando su software de administración de contenido con la funcionalidad de los sistemas de administración de registros.

Muchos usuarios empresariales desean recopilar datos de diferentes aplicaciones que se ejecutan en un entorno heterogéneo y generar informes electrónicamente. Esta posibilidad es especialmente necesaria para las empresas que utilizan sistemas ERP (que siempre recopilan y almacenan mucha información, pero no siempre tienen la capacidad de generar todos los informes necesarios de forma flexible).

Por eso los llamados sistemas de gestión de salida (OMS), cuyo objetivo principal es la generación de documentos de salida. En algunos sistemas OMS, se implementa adicionalmente la posibilidad de archivar y almacenar a largo plazo los informes y documentos de salida. En este sentido, muchos de los sistemas OMS están clasificados por el Grupo Gartner como sistemas integrados de archivo y recuperación de documentos (IDARS "sistemas integrados de archivo y recuperación de documentos)". pero razón principal La popularidad de los sistemas OMS sigue siendo el nicho de mercado que ocupan: la generación de documentos e informes en los sistemas de información de empresas y organizaciones construidas con sistemas ERP. Según los analistas de Gartner Group, una de las debilidades de los sistemas ERP modernos es precisamente la mala gestión de la generación de documentos de salida (los desarrolladores de sistemas ERP están más centrados en mejorar la funcionalidad de los módulos clave de su software que en cuestiones “menores” de asegurando la generación de informes de salida que no tienen a su juicio, buenas perspectivas de mercado). Esta falta de sistemas ERP fue el factor principal en el surgimiento y rápido desarrollo del mercado de sistemas OMS. Varios sistemas OMS son responsables únicamente de la distribución y entrega de documentos de salida (en formato electrónico” en formatos HTML, XML y PDF). Muy a menudo, los sistemas OMS están integrados con paquetes de software de escaneo de imágenes y documentos. Una característica útil de algunos sistemas OMS es la interacción con los sistemas corporativos heredados.

También se puede señalar módulos especiales para la gestión de documentos electrónicos Embebido en sistemas ERP (SAP R/3, Baan, etc.). Sin embargo, las capacidades de estos módulos son bastante limitadas, ya que es casi imposible crear un sistema ERP universal y totalmente funcional.

Beneficios de usar EDMS

Según Forrester Research, el 38 % de las empresas de Fortune 500 creen que la compra de un EDMS moderno es fundamental para el éxito de su negocio. De acuerdo con la opinión de los analistas de la industria (hay bastantes opiniones de este tipo que difieren en ciertos puntos entre sí), los beneficios para los usuarios corporativos al implementar EDMS son bastante diversos. Por ejemplo, según Siemens Business Services, al usar EDMS:

La productividad del personal aumenta en un 20-25%;
El costo del almacenamiento de archivos de documentos electrónicos es un 80% más bajo en comparación con el costo de almacenamiento de archivos en papel.

También se acepta generalmente que se adquieren beneficios tácticos y estratégicos al implementar un EDMS. Beneficios tácticos están determinados por la reducción de costos en la implementación del SGDE asociada a: liberar espacio físico para el almacenamiento de documentos; reducir el costo de copiar y entregar documentos en papel; reducción de costes de personal y equipos, etc. K estratégico incluyen los beneficios asociados con la mejora de la eficiencia de la empresa u organización. Estos beneficios incluyen:

El surgimiento de la posibilidad del trabajo colectivo en d

Alexander Glinskikh (PhD)

Introducción
Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
- Propósito de EDMS
- Principales propiedades de EDMS
- Clasificación general de EDMS
Análisis del estado actual del mercado mundial de EDMS
- revisión general
Mercado ruso de EDMS
- revisión general
Ejemplos del uso de EDMS en el mundo
- EDMS en el cuidado de la salud
- EDMS en productos farmacéuticos
- EDMS en el campo de los préstamos
- EDMS en el campo de las patentes
- EDMS en el campo del diseño
- Ejemplos de aplicación para sistemas OMS
Integración de EDMS con otras aplicaciones
Características de la elección e implementación de EDMS.
conclusiones

Introducción

Cabe señalar que los flujos de información corporativa son sumamente diversos en cuanto a fuentes y formas de presentación. Sin embargo, pueden clasificarse condicionalmente según la forma de almacenamiento: documentos electrónicos y en papel. Hay estimaciones de que actualmente solo alrededor del 30% de toda la información corporativa se almacena en forma electrónica (tanto estructurada, en bases de datos, como no estructurada). El resto de la información (alrededor del 70 %) se almacena en papel, lo que crea considerables dificultades para encontrarla. Sin embargo, esta relación está cambiando gradualmente a favor de la forma electrónica de almacenamiento (en particular, a través del desarrollo de sistemas de archivo electrónico). Según Delphi Consulting Group, el volumen de información textual electrónica corporativa se duplica cada 3 años. Según la previsión de la misma revista ASAP, para el año 2004 sólo alrededor del 30% de la información corporativa permanecerá en papel y el 70% de la información se almacenará en formato electrónico. Es poco probable, por supuesto, que algún día todos los documentos se vuelvan únicamente electrónicos, pero no hay duda de que la forma electrónica de almacenamiento de documentos prevalecerá en el futuro.

Es por eso eficiencia de la gestión de empresas y organizaciones Por último, pero no menos importante, depende de la solución correcta de los problemas de formación rápida y de alta calidad de documentos electrónicos, control de su ejecución, así como la organización cuidadosa de su almacenamiento, búsqueda y uso. La necesidad de una gestión eficaz de los documentos electrónicos ha llevado a la creación sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) al que está dedicado este artículo. El objetivo principal del artículo es proporcionar a los lectores de Jet Info una retrospectiva del estado actual del mercado global de EDMS, las perspectivas de su desarrollo, así como una gran cantidad de ejemplos del uso de EDMS en el mundo. Puede obtener más información sobre todos los problemas relacionados con EDMS utilizando una cantidad bastante grande de recursos web especializados (tanto en ruso como en inglés), por ejemplo, www.document.ru, www.docflow.ru, sitios web de desarrolladores de EDMS, etc. .

Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Propósito de EDMS

El IDC define el concepto de ERMS de la siguiente manera (refiriéndose a EDMS - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos): "EDMS proporciona el proceso de creación, gestión de acceso y distribución de grandes volúmenes de documentos en redes informáticas, y también proporciona control sobre el flujo de documentos en una organización. A menudo, estos documentos se almacenan en almacenamientos especiales o en una jerarquía de sistema de archivos. Los tipos de archivos que, por regla general, son compatibles con ERMS incluyen: documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo, datos de audio, datos de video y documentos web. Las características comunes de ERMS incluyen creación de documentos, control de acceso, conversión de datos y seguridad de datos.

El objetivo principal del EDMS es la organización del almacenamiento de documentos electrónicos, así como el trabajo con ellos.(en particular, su búsqueda tanto por atributos como por contenido). El EDMS debe rastrear automáticamente los cambios en los documentos, los plazos para la ejecución de los documentos, el movimiento de los documentos y también controlar todas sus versiones y subversiones. Un EDMS integral debe cubrir todo el ciclo de trabajo de oficina de una empresa u organización, desde establecer una tarea para crear un documento hasta cancelarlo en el archivo, proporcionar almacenamiento centralizado de documentos en cualquier formato, incluidos documentos compuestos complejos. EDMS debe combinar flujos dispares de documentos de empresas geográficamente remotas en un solo sistema. Deben proporcionar una gestión documental flexible, tanto a través de la definición rígida de rutas de tráfico, como a través del enrutamiento libre de documentos. El SGDE debe implantar una delimitación estricta del acceso de los usuarios a los distintos documentos en función de su competencia, cargo y facultades atribuidas. Además, el EDMS debe configurarse para la estructura organizativa existente y el sistema de trabajo de oficina de la empresa, así como integrarse con los sistemas corporativos existentes.

Los principales usuarios del EDMS son grandes organizaciones gubernamentales, empresas, bancos, grandes empresas industriales y todas las demás estructuras cuyas actividades van acompañadas de un gran volumen de documentos creados, procesados y almacenados.

Principales propiedades de EDMS

franqueza

Alto grado de integración con el software de aplicación

Características del almacenamiento de documentos.

Los EDMS funcionan principalmente sobre la base de arquitecturas distribuidas y utilizan diversas combinaciones de tecnologías para recopilar, indexar, almacenar, buscar y visualizar documentos electrónicos. La mayoría de los EDMS implementan un sistema de almacenamiento de documentos jerárquico (según el principio de "gabinete/estante/carpeta"). Cada documento se coloca en una carpeta que, a su vez, se encuentra en un estante, etc. La cantidad de niveles de anidamiento al almacenar documentos no está limitada. El mismo documento se puede incluir en varias carpetas y estantes mediante el uso de un mecanismo de enlace (en este caso, el documento original permanece sin cambios y se almacena en la ubicación especificada por el administrador de EDMS). Varios EDMS implementan capacidades de almacenamiento aún más potentes mediante la organización de enlaces entre documentos (estos enlaces se pueden establecer y editar gráficamente).

En la mayoría de los casos, la parte del servidor del EDMS consta de los siguientes componentes lógicos (que pueden estar ubicados en uno o varios servidores):

Almacenes de atributos de documentos (tarjetas);
Almacenamiento de documento;
Servicios de indexación de texto completo.

Características del enrutamiento de documentos

Los módulos EDMS responsables del flujo de documentos se denominan comúnmente módulos de enrutamiento de documentos. En el caso general, se utilizan los conceptos de enrutamiento de documentos "libres" y "fijos". Con el enrutamiento "libre", cualquier usuario que participe en el flujo de trabajo puede, a su propia discreción, cambiar la ruta existente para pasar documentos (o establecer una nueva ruta). Con el enrutamiento "duro", las rutas para pasar documentos están estrictamente reguladas y los usuarios no tienen derecho a cambiarlas. Sin embargo, con el enrutamiento "duro", las operaciones lógicas se pueden procesar cuando la ruta cambia cuando se cumplen algunas condiciones predefinidas (por ejemplo, enviar un documento a la gerencia cuando un usuario específico excede su autoridad oficial). En la mayoría de los EDMS, el módulo de enrutamiento está incluido en el paquete, en algunos EDMS debe comprarse por separado. Los módulos de enrutamiento completamente funcionales son desarrollados y suministrados por terceros.

Control de acceso

Control total sobre el documento;
El derecho a editar pero no destruir el documento;
El derecho a crear nuevas versiones del documento, pero no editarlo;
El derecho de anotar el documento, pero no editarlo o crear nuevas versiones;
El derecho a leer el documento, pero no editarlo;
El derecho a acceder a la tarjeta, pero no al contenido del documento;
La ausencia total de derechos de acceso al documento (mientras se trabaja con el EDMS, se registra cada acción del usuario y, por lo tanto, se puede controlar fácilmente todo el historial de su trabajo con los documentos).

Seguimiento de versiones y subversiones de documentos

Cuando varios usuarios trabajan con un documento a la vez (especialmente cuando necesita ser coordinado en varias instancias), una función muy conveniente del EDMS es el uso de versiones y subversiones del documento. Supongamos que el ejecutante creó la primera versión del documento y se la pasó al siguiente usuario para su revisión. El segundo usuario modificó el documento y creó una nueva versión basada en él. Luego pasó su versión del documento a la siguiente instancia a un tercer usuario que creó la tercera versión. Después de cierto tiempo, después de haber leído los comentarios y correcciones, el primer ejecutor del documento decide modificar la versión original y, en base a ello, crea una subversión de la primera versión del documento. La ventaja de EDMS es la capacidad de realizar un seguimiento automático de las versiones y subversiones de los documentos (los usuarios siempre pueden determinar qué versión/subversión de un documento es la más relevante en el orden o el momento de su creación).

Utilidades para visualizar documentos de diferentes formatos

La mayoría de los EDMS incluyen utilidades para ver documentos (los llamados visores), que comprenden muchas docenas de formatos de archivo. Con su ayuda, es muy conveniente trabajar, en particular, con archivos gráficos (por ejemplo, con archivos de dibujo en sistemas CAD). Además del conjunto básico de utilidades de visualización (incluidas en cada EDMS), se pueden comprar utilidades adicionales de terceros que se integren bien con el EDMS.

anotación del documento

Al organizar el trabajo en grupo en los documentos, la capacidad de anotarlos suele ser muy útil. Dado que en algunos casos los usuarios se ven privados de los derechos de realizar cambios en el documento en el proceso de su aprobación, pueden aprovechar la oportunidad para anotarlo. En la mayoría de los EDMS, la anotación se implementa mediante la inclusión de un atributo para la anotación en la tarjeta de documento y la transferencia de derechos para editar dicho campo de tarjeta a los usuarios. Pero tal solución no siempre es aceptable (especialmente al anotar un documento gráfico). En este sentido, en algunos EDMS existe una función denominada "lápiz rojo", con la que puede indicar gráficamente los defectos en la imagen misma. Las herramientas de software que implementan la función de "lápiz rojo" están ampliamente disponibles de terceros.

Soporte para varios programas de clientes.

Clasificación general de EDMS

concepto de MCE

El tema de la clasificación de EDMS es bastante complicado debido al rápido desarrollo del mercado de estos sistemas. Además, desde 2001, el concepto de "Gestión de contenido empresarial (ECM)", no gestión de documentos electrónicos (según "Forrester TechRankings"). Término ECM apareció con la mano ligera de la asociación comercial AIIM Internacional y cubre todos los sistemas corporativos de gestión de la información.

Al mismo tiempo, si Forrester Research define ECM como un enfoque integrado para la gestión de documentos y contenido web, para la consultora Doculabs, ECM es "una categoría que combina las capacidades de los sistemas de administración de contenido y de documentos empresariales con la capacidad de administrar el ciclo de vida completo del contenido empresarial (a medida que la cantidad de tipos de contenido sigue creciendo)".

Las capacidades de los sistemas ECM se pueden dividir en varias categorías principales:

Funciones de control de procesos, que se refiere a la capacidad de automatizar y administrar procesos comerciales y flujos de trabajo.

clasificación EDMS

Sistemas de gestión de la información - portales. Dichos sistemas proporcionan agregación de información, gestión de información y su entrega a través de Internet/intranet/extranet. Con su ayuda, la capacidad de acumular (y aplicar) experiencia en un entorno corporativo distribuido se basa en el uso de reglas comerciales, contexto y metadatos. Los portales también brindan acceso a través de un navegador web estándar a una serie de aplicaciones de comercio electrónico (generalmente a través de una interfaz de sistema ERP). Ejemplos de portales son los sistemas Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Imagen/sistemas de gestión de imágenes (sistemas de imagen). Con su ayuda, la información escaneada de los medios en papel se convierte en formato electrónico (generalmente en formato TIFF). Esta tecnología es la base de la digitalización de la información de todos los documentos en papel y microfilmes heredados. Las funciones básicas de un sistema de imágenes estándar incluyen escaneo, almacenamiento, una variedad de capacidades de búsqueda de imágenes y más.

Muchas funciones importantes de gestión de registros en el EDMS no existían antes (por ejemplo, funciones de clasificación). Tampoco se implementaron métodos para eliminar físicamente registros e índices al final de su ciclo de vida (si es necesario). Según Gartner Group, los usuarios corporativos necesitan ampliar sus sitios web con las características de los sistemas de gestión de registros. Varios desarrolladores de sistemas de administración de contenido web para respaldar los registros de sitios web ya están ampliando su funcionalidad con la ayuda de los sistemas de administración de registros. El trabajo en esta dirección se hizo especialmente notable en 2002. Por ejemplo, Stellent integró su software de gestión de contenidos con el sistema de gestión de registros Foremost de TrueArc (cabe señalar que la integración del software de gestión de registros con un EDMS es muy difícil, ya que es necesario resolver los problemas de duplicidad de funciones y repositorios). Con esta integración, se hizo posible tomar "instantáneas" de un sitio web y administrarlas como registros. También se implementan funciones interesantes, como la grabación de pantallas encontradas durante una transacción en línea (por ejemplo, en el software WebCapture de Tower Technology). Open Text adquirió PS Software (un desarrollador de sistemas de administración de registros) y construyó su software iRIMS como un módulo en su software LiveLink. Documentum, IBM e Interwoven (entre otros proveedores de administración de contenido, entre otros proveedores de software de administración de contenido) también están complementando su software de administración de contenido con la funcionalidad de los sistemas de administración de registros.

Por eso los llamados sistemas de gestión de salida (OMS), cuyo objetivo principal es la generación de documentos de salida. En algunos sistemas OMS, se implementa adicionalmente la posibilidad de archivar y almacenar a largo plazo los informes y documentos de salida. En este sentido, muchos de los sistemas OMS están clasificados por el Grupo Gartner como sistemas integrados de archivo y recuperación de documentos (IDARS). Sin embargo, la razón principal de la popularidad de los sistemas OMS sigue siendo el nicho de mercado que ocupan: la generación de documentos e informes en los sistemas de información de empresas y organizaciones construidos con sistemas ERP. Según los analistas de Gartner Group, una de las debilidades de los sistemas ERP modernos es precisamente la mala gestión de la generación de documentos de salida (los desarrolladores de sistemas ERP están más centrados en mejorar la funcionalidad de los módulos clave de su software que en cuestiones "menores" de asegurando la generación de informes de salida que no tienen a su juicio, buenas perspectivas de mercado). Esta falta de sistemas ERP fue el factor principal en el surgimiento y rápido desarrollo del mercado de sistemas OMS. Varios sistemas OMS son responsables únicamente de la distribución y entrega de documentos de salida (en forma electrónica, en formatos HTML, XML y PDF). Muy a menudo, los sistemas OMS están integrados con paquetes de software de escaneo de imágenes y documentos. Una característica útil de algunos sistemas OMS es la interacción con los sistemas corporativos heredados.

Beneficios de usar EDMS

La productividad del personal aumenta en un 20-25%;
El costo del almacenamiento de archivos de documentos electrónicos es un 80% más bajo en comparación con el costo de almacenamiento de archivos en papel.

El surgimiento de la posibilidad del trabajo colectivo sobre documentos (que es imposible con el trabajo de oficina en papel);
Aceleración significativa de búsqueda y selección de documentos (por varios atributos);
Aumentar la seguridad de la información debido al hecho de que es imposible trabajar en el EDMS desde una estación de trabajo no registrada, y cada usuario del EDMS tiene asignados sus propios derechos de acceso a la información;
Aumentar la seguridad de los documentos y la comodidad de su almacenamiento, ya que se almacenan electrónicamente en el servidor;
Mejorar el control sobre la ejecución de los documentos.

Análisis del estado actual del mercado mundial de EDMS

revisión general

El mercado mundial de EDMS pronto cumplirá 20 años. Está muy fragmentado, ya que incluye empresas de TI multidisciplinares de fama mundial y empresas relativamente poco conocidas (o conocidas solo en sus propias empresas). nicho de mercado) empresas. Según diversas estimaciones, ahora hay varios cientos aplicaciones de software(que pueden clasificarse como EDMS), que se diferencian entre sí tanto en términos de funcionalidad como de soluciones tecnológicas. Hay cientos de empresas que desarrollan aplicaciones en el campo de la gestión de documentos electrónicos en el mundo, las más famosas incluyen (en orden alfabético): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies, etc.

Los analistas de IDC consideran las perspectivas del mercado mundial de tecnologías de gestión de contenidos y documentos ( tecnologías de documentos y contenidos - DCT) bastante favorable (informe "Document and Content Technologies Applications Forecast and Analysis, 2000-2004") debido al continuo crecimiento de la necesidad de los usuarios corporativos de mejorar la eficiencia de su trabajo colectivo con documentos corporativos (según GartnerGroup, a finales de 2001 había alrededor de 40 millones de usuarios de EDMS). En este informe, IDC destaca los siguientes segmentos del mercado DCT: el propio EDMS; sistemas de gestión de contenido para portales empresariales y sistemas de gestión de contenido para comercio electrónico. Según las previsiones de IDC, el tamaño del mercado mundial de DCT debería aumentar de 1.100 millones de dólares en 1999 a casi 4.400 millones de dólares en 2004 con una tasa de crecimiento anual media del 32% (a modo de comparación, según el informe "Document Management Market Review" de IDC). and Forecast: 1998-2003", en 1998 el volumen del mercado mundial de EDMS era de unos 750 millones de dólares, incluidos 200 millones de dólares para el mercado de Europa Occidental). El desarrollo del mercado DCT también está siendo impulsado por la expansión continua del comercio electrónico y la creciente necesidad de las empresas de herramientas integradas de acceso a la información compatibles con la Web. Al mismo tiempo, la demanda de los consumidores de herramientas para recopilar, buscar y analizar información está creciendo con especial rapidez, con la ayuda de la cual es posible procesar más rápidamente colecciones heterogéneas de archivos de texto, archivos gráficos, archivos de vídeo y audio. Según IDC, las ventas de EDS actualmente forman la base de los ingresos en el mercado DCT. Sin embargo, el segmento de aplicaciones de comercio electrónico sigue creciendo más rápido. En 1998-1999 el volumen de este segmento creció un 143,1%. A modo de comparación, el volumen del segmento EDMS en el período bajo revisión aumentó solo un 19,5%, y el volumen del segmento de aplicaciones para portales empresariales, un 64,6%.

Un pronóstico más reciente de IDC (Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005) evalúa las perspectivas del mercado global de sistemas de administración de documentos y contenido durante la recesión económica (y con una reevaluación posterior al 11 de septiembre). Y, aunque el mercado global de estos sistemas no ha repetido su extraordinario crecimiento del 89% (como en 2000), IDC le augura buenas perspectivas de desarrollo. El pronóstico inicial de IDC se basa en datos recopilados en 2000 y el primer trimestre de 2001. Se prevé que este mercado crezca a una tasa anual del 47,2% (de $2 mil millones en 2000 a más de $14 mil millones en 2005). Luego de la tragedia del 11 de septiembre, el pronóstico fue revisado a la baja. Los analistas de IDC creen que los planes para que los usuarios empresariales adquieran sistemas de administración de contenido y documentos se suspenderán durante los primeros tres trimestres de 2002. Se espera que el mercado se recupere a fines de 2002 y durante 2003-2005. Según Gartner Group, la demanda de sistemas de administración de documentos empresariales continuará, pero sus desarrolladores están bajo la presión de las condiciones del mercado (que requieren más recortes de precios), la diferenciación continua del producto y la necesidad de capacidades VAR. La popularidad de los portales seguirá creciendo. Según el pronóstico de IDC (informe "Pronóstico y análisis de software de portal de información empresarial mundial, 2001-2006"), el tamaño del mercado mundial de software para crear portales de información corporativa ( portal de información empresarial - EIP) aumentará de $ 550,4 millones en 2001 a $ 3,1 mil millones en 2006. A su vez, según el pronóstico de Gartner Group, la tasa de crecimiento anual promedio segmento de mercado los portales en los próximos 5 años ascenderán al 30% (mientras que los analistas de Ovum creen que en la difícil situación actual de la economía global, muchas iniciativas de "portal" serán simplemente "estanterías"). También hay un interés creciente en los sistemas de gestión de imágenes.

Los analistas de IDC no pasaron por alto el mercado de servicios en el campo de la gestión de contenidos y documentos (informe "Pronóstico del mercado de servicios de gestión de contenidos y documentos, 2001-2006"). Según el pronóstico de IDC, este mercado crecerá anualmente a una tasa de crecimiento promedio del 44% para llegar a $24,400 millones en 2006. La lista de IDC de tales servicios incluye servicios de planificación y diseño, así como servicios de implementación, capacitación y soporte brindados a los clientes para ayudar en una gestión de contenido empresarial eficaz.

De acuerdo con la opinión general de los analistas, la importancia de la introducción de EDMS modernos para garantizar la conducción exitosa de los negocios se ha mantenido y, en el futuro previsible, su importancia solo aumentará.

Las principales tendencias en el desarrollo del mercado global de EDMS.

Mayor desarrollo del mercado, su consolidación, la aparición de nuevos participantes en el mercado, diferenciación de ofertas de los participantes del mercado.

En el mercado de EDMS, las fusiones y adquisiciones continúan, y en gran medida, por parte de empresas de TI de fama mundial (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, etc.) que han ingresado en un nuevo campo de actividad. El proceso de adquisición por parte de las grandes empresas de TI de los desarrolladores de EDMS y la integración de sus tecnologías en sus propias soluciones se ha hecho evidente. Por ejemplo, en abril de 2001, Microsoft compró Ncompass Labs de Vancouver, Canadá, el desarrollador del sistema de administración de contenido de Resolution Web, que se convirtió en la base para Microsoft Content Management Server 2001, lanzado a principios de agosto de 2001. alianzas con desarrolladores de portales (o adquirirlos). Esto crea una especie de sinergia entre los sistemas de gestión de contenido web y los portales (esta convergencia de los sistemas de gestión de contenido web y los portales crea nueva forma trabajo en equipo). También han comenzado a formarse asociaciones entre desarrolladores de sistemas de administración de contenido y documentos y proveedores de sistemas de administración de imágenes (por ejemplo, Artesia y Vignette).

Muchos proveedores diferencian sus ofertas, desarrollan o mejoran sus propios componentes de flujo de trabajo. Así opera, por ejemplo, la empresa Oracle, que agregó un componente de flujo de trabajo al software Oracle Applications Suite. JBA International (www.jbaworld.com), desarrollador de sistemas ERP para medianas empresas, también ha agregado un módulo de flujo de trabajo a su sistema. Al mismo tiempo, Lotus Development ofrece un sistema de flujo de trabajo que se puede utilizar para automatizar las aplicaciones de servicio al cliente basadas en Domino. En septiembre de 2001, Vignette lanzó Vignette Content Suite V6, que reúne la administración de contenido web, la personalización, la integración de aplicaciones, la agregación y sindicación de contenido, y el análisis e informes de tráfico del sitio web que anteriormente eran independientes.

Integración de EDMS con aplicaciones corporativas comunes

La integración de datos y aplicaciones empresariales es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas hoy en día y seguirá siendo un problema en el futuro. Según los analistas de IDC (Informe "Sobrevivir a la transición del comercio electrónico: estrategias para la gestión de la información empresarial"), en la era del comercio electrónico, solo tendrán éxito aquellas empresas que formulen de manera más cuidadosa una estrategia para administrar su información corporativa ( Gestión de la información empresarial - EIM). El objetivo de una estrategia de EIM para cualquier empresa es proporcionar un acceso fácil y rápido a todo el conocimiento y los datos corporativos y la capacidad de administrar la información corporativa desde cualquier lugar (debe estar actualizada y accesible en cualquier contexto). Estas empresas necesitarán una integración profunda de todas sus aplicaciones empresariales que se comunican entre sí.

En este sentido, cobra especial relevancia la posibilidad de integrar EDMS con otras aplicaciones corporativas (tanto propias como de otros desarrolladores). Según IDC (informe "Previsión y análisis de software de integración empresarial, 2001-2005"), el mercado mundial de software de integración empresarial creció un 88,4 % entre 1999 y 2000, lo que confirma la importancia de las soluciones integradas para las empresas. Aunque su tasa de crecimiento disminuirá en los próximos 5 años debido a las difíciles Condiciones económicas A nivel mundial, IDC cree que este mercado seguirá superando a toda la industria de desarrollo de software hasta 2005 (con una tasa de crecimiento anual del 43,9%).

A pesar de la recesión económica actual, los analistas de IDC creen que las empresas seguirán participando en proyectos de integración por las siguientes razones:

La integración de aplicaciones empresariales permite un mejor uso de sistemas heterogéneos complejos;
Se mantuvo la necesidad de sistemas heredados para trabajar con nuevas aplicaciones;
Las fusiones y adquisiciones en curso en el mercado global de TI obligan a las empresas a integrar aplicaciones en sus sistemas de información corporativos heterogéneos.

Cabe decir que la industria está resolviendo activamente los problemas de unificación del desarrollo de EDMS y su integración con sistemas operativos comunes, aplicaciones, diversos entornos de interfaz (en particular, esto lo hace el consorcio Coalición de gestión del flujo de trabajo trabajando arduamente para crear estándares apropiados). Actualmente, docenas de empresas de TI ofrecen soluciones de integración de aplicaciones empresariales basadas en tecnologías diferentes (ya veces incompatibles). Esta diversidad de ofertas a menudo dificulta que los usuarios empresariales elijan la estrategia de integración y los proveedores de soluciones de integración adecuados.

Es interesante notar que los métodos de integración que ofrecen los proveedores de soluciones de integración también están cambiando. Actualmente, la capa de integración principal (virtualización) es principalmente una API proporcionada por un único proveedor de infraestructura de administración de contenido empresarial. Es decir, incluso si se integran los repositorios de contenido de muchas empresas, el proveedor de API se convierte en el principal proveedor de infraestructura para toda la empresa. pero en el futuro se planea pasar de la integración vía APIs(que son dependientes del sistema) a la integración a través de servicios Web basados en la comunicación a través de mensajes XML utilizando diccionarios y protocolos independientes del sistema (uno de los primeros - allá por el año 2000 - la idea de los servicios Web fue promovida por Microsoft en su .NET solución, esta idea ahora es compatible con Sun Microsystems, HP y Oracle, que incluyen herramientas y componentes de servicios web en sus propias plataformas J2EE). Esto eliminará la dependencia de la empresa de un solo proveedor (si es necesario, integrará las aplicaciones corporativas), aunque requerirá la creación de nuevos estándares. Los desarrolladores de infraestructura de administración de contenido empresarial planean exponer su software como servicios web a partir de 2002 utilizando estándares como SOAP, ebXML o UDDI. Los analistas de la industria creen que IBM y Documentum pueden convertirse en los principales proveedores de infraestructura de contenido empresarial en el futuro. Ambas empresas ya han implementado la funcionalidad integrada de búsqueda y gestión de contenido para múltiples repositorios. Por ejemplo, Documentum ha integrado el software Lotus Domino, mientras que IBM ha integrado tanto el software Documentum 4i como el software FileNet Panagon.

Un ejemplo de integración es actividades conjuntas Documentum y PricewaterhouseCoopers. Construyeron toda la funcionalidad del software Documentum 4i eBusiness Edition en el sistema SAP/R3 ERP y el software mySAP.com. Esta integración permite a los usuarios de SAP R/3 crear información bidireccional y enlaces de contenido entre el software SAP R/3 y el sitio web corporativo. Además, la integración permite a los usuarios de SAP R/3 archivar contenido para la plataforma Documentum 4i para optimizar el rendimiento de SAP R/3. Software utilizado para la integración Conector electrónico para SAP desarrollado por Documentum: un conjunto integrado de servicios de administración de contenido para el entorno SAP R / 3. También hay un ejemplo de integración de software "sin problemas" Plataforma de comercio electrónico Documentum 4i con software Aplicaciones de comercio electrónico de Siebel 7, que permite proporcionar una vista unificada de datos sobre el cliente y documentos que reflejan el historial de relaciones con él (como cartas, ofertas comerciales, contratos, documentos financieros, etc.), así como la gestión de esta información distribuida.

A su vez, Informative Graphics ha integrado Brava! (Solución de visualización y anotación de Java) con el software Documentum 4i eBusiness Edition, que le permite ver documentos y dibujos almacenados en una base de datos de Documentum a través de navegadores web estándar. E IBM ha integrado su aplicación de procesamiento de llamadas Corepoint con el software MQSeries Workflow.

IDC cree que los desarrolladores de software de integración de aplicaciones empresariales seguirán teniendo sólidas oportunidades de crecimiento de los ingresos en este mercado durante los próximos 5 años. Los líderes entre ellos serán los proveedores de software comercial, servidores de aplicaciones y bases de datos.

Demanda constante de sistemas OMS

Dado que la mayoría de los usuarios de los sistemas ERP no quieren tener problemas con la formación y salida de varios informes y documentos, entonces la demanda de sistemas OMS seguirá siendo fuerte a medio plazo. Según las previsiones de Gartner Group, en los próximos años, la tasa media de crecimiento anual del segmento de mercado de sistemas de gestión de informes y sistemas de gestión de resultados será del 30 %. Se dará un cierto impulso al desarrollo de los sistemas OMS por la mayor difusión del comercio electrónico, que es muy exigente en cuanto a la disponibilidad de generación distribuida de documentos de salida en los sistemas de información de las empresas.

Los cambios tecnológicos en la industria.

EDS ha visto algunos cambios tecnológicos en los últimos años. Por ejemplo, EDMS con una arquitectura de "cliente-servidor" de dos niveles ahora está siendo reemplazada por sistemas con arquitectura de tres niveles. Dichos sistemas son mucho más fáciles de integrar con otras aplicaciones corporativas a través de la API (aunque se mantienen las posibilidades de las interfaces CORBA, COM/DCOM, etc.).

Otro cambio notable es simplificación de la gestión de documentos en muchos SED. Esta tendencia comenzó hace algunos años cuando Lotus Development lanzó el software Domino, que proporciona una gestión de revisión de bajo costo de los documentos de referencia. En el año 2000, la empresa Microsoft comenzó a hacer lo mismo, trabajando en la mejora de la funcionalidad de la gestión documental y del conocimiento (como parte del proyecto Tahoe). Como resultado de la implementación del proyecto, la funcionalidad básica de gestión de documentos se proporcionó de forma gratuita para las aplicaciones de oficina de Microsoft (la misma funcionalidad se implementa en el software MS Site Server y MS Exchange). A su vez, el software Oracle iFS (Sistema de archivos de Internet) también proporciona la verificación de versión básica gratuita y la funcionalidad de verificación/desprotección basada en Oracle8i DBMS.

Según los analistas de IDC y GartnerGroup, en un futuro cercano, el EDMS tradicional enfrentará ciertas dificultades debido a que los proveedores de software de infraestructura (Lotus y/o Microsoft) ofrecerán la funcionalidad de EDMS basada en sus tecnologías principales sin necesidad de inversiones adicionales en el implementación de aplicaciones de gestión documental (teniendo su propio costo). Además, IDC predice (informe "Pronóstico y análisis del mercado de aplicaciones colaborativas, 2000-2004") que en el futuro habrá un cambio en el enfoque de EDMS "puro" a tecnologías para el trabajo colaborativo con elementos de gestión de documentos electrónicos, gestión del conocimiento y contenido. soluciones de gestión e información (portales).

También se debe tener en cuenta que ahora en la gran mayoría de EDS, para lograr el atractivo del mercado, multilingüismo.

Cambios en las preferencias del consumidor

La mayor funcionalidad del EDMS ahora, en muchos casos, simplemente no es demandada por los consumidores. Un número bastante grande de EDMS simplemente está sobresaturado con una funcionalidad que a menudo no se necesita en una empresa típica. Debido a esta circunstancia (como se indicó anteriormente), Funcionalidad económica básica de gestión de documentos.(implementado, por ejemplo, en varios productos de software de Microsoft, Lotus, Oracle, etc.) cada vez más atractivo para los consumidores.

Al mismo tiempo, el mercado demanda continua de soluciones EDMS verticales complejas para productos farmacéuticos, construcción, seguros y otras industrias. Una serie de industrias (como la producción de equipos médicos, aeroespacial, transporte, derecho, etc.) generalmente requieren un control particularmente estricto sobre ciertos documentos y su contenido.

Los analistas predicen intensa demanda de tecnología de flujo de trabajo, principalmente para su uso en integración de aplicaciones y automatización de procesos de negocio.

La idea de adquirir EDMS por parte de usuarios corporativos de pequeñas empresas es cada vez menos popular. Como resultado, existen oportunidades favorables para el rápido desarrollo de proveedores grandes y conocidos en la industria del desarrollo de software en este mercado.

Desarrollo de EDMS orientado a Internet

La condición clave para el éxito de EDMS en el mercado mundial es su orientación Web. Los sistemas de administración de contenido web están comenzando a desempeñar un papel central y su funcionalidad solo aumentará en el futuro. Los analistas de Gartner Group predicen que el mercado global de software de administración de contenido web crecerá de $ 4 mil millones en 2001 a $ 6 mil millones en 2003. Para fines de 2002, el 80% de las empresas Global 2000 tendrán sistemas de administración de contenido web.

El desarrollo de EDMS orientado a la Web también será promovido por la creciente popularidad del acceso móvil a Internet, para entregar diversos contenidos a través de estos sistemas a dispositivos móviles. Por lo tanto, ahora se están implementando funciones de acceso móvil en estos sistemas. Además, el desarrollo de los sistemas de administración de contenido web se acelerará gracias a la especialización e integración en curso de la industria. También hay una transición gradual de las tecnologías de gestión de contenidos a las tecnologías de gestión del conocimiento.

Cambio rápido en la orientación al mercado de los desarrolladores de EDMS

Un cambio dinámico en la orientación al mercado de los desarrolladores de EDMS se ha convertido en el orden del día. Por ejemplo, Documentum comenzó como una empresa de sistemas de gestión de documentos, luego se convirtió en una empresa de sistemas de gestión del conocimiento y luego en sistemas de gestión de contenido (el siguiente paso es la implementación del concepto ECM). Y todas estas metamorfosis ocurrieron en solo 18 meses. Cabe señalar que el término "gestión de documentos" en sí mismo ahora se puede encontrar en los sitios web de solo unos pocos proveedores de EDMS (la mayoría de los desarrolladores de EDMS ya no usan esta terminología). Pero, no importa cómo se llamen estos sistemas: gestión de documentos, gestión del conocimiento o contenido (con el prefijo "e" delante de ellos), su tarea principal sigue siendo resolver los problemas de gestión de información corporativa crítica.

Los proveedores tradicionales de EDMS ahora están reconsiderando su posición en el mercado. Algunas empresas han comenzado a producir soluciones para mercados verticales, otras continúan desarrollando el núcleo de sus sistemas y ofrecen a otros desarrolladores de software para integrarlo en sus productos, otras están desarrollando middleware que brinda integración de varias aplicaciones (sistemas de contabilidad, varios MRP / ERP sistemas, sistemas CAD, etc.). Varios proveedores de EDMS bien conocidos pueden volver a los nichos de mercado verticales. Otros proveedores ampliarán la funcionalidad de sus sistemas extendiéndolos a Internet.

Oferta de los principales desarrolladores de EDMS de soluciones universales para que las grandes empresas gestionen toda su información corporativa

Los proveedores de EDMS están saliendo de sus nichos verticales y tratando de ofrecer una solución común para la gestión de contenido empresarial. Pasan de ofrecer soluciones de oficina (todavía bastante rentables para ellos) a implementar una solución empresarial completa (que va desde el procesamiento de correo electrónico entrante hasta contenido de intranet/extranet e Internet). Los analistas de la industria señalan que el proyecto imaginativo de crear una empresa "totalmente colaborativa" (cuyos empleados utilizan las capacidades del EDS) todavía está solo al nivel hermosa idea. Lo más parecido a su implementación es ahora Europa Occidental.

Aumentar la intensidad de las actividades de los desarrolladores de software para crear y promover soluciones conjuntas

Un ejemplo de esto es el lanzamiento en el año 2000 de una solución conjunta para administrar contenido de información en soluciones B2B, basada en el software Documentum 4i eBusiness Edition y el software ATG Dynamo (desarrollado por Art Technology Group).

Desarrollo conjunto de estándares de la industria.

Esta es una tendencia sostenible en el desarrollo de la industria. En particular, podemos señalar el trabajo en la creación de un protocolo abierto de sincronización de datos SyncML, en el que participan empresas como IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion y Starfish Software.

Desarrollo del concepto ECM

Esta es una nueva tendencia en el desarrollo de toda la industria (se hizo especialmente notable en 2002). Al mismo tiempo, ECM se convierte en una tecnología de nivel empresarial en lugar de departamental. La forma preferida de llegar a los usuarios (entregarles información) en la implementación de tecnologías ECM serán los portales.

Mercado ruso de EDMS

revisión general

La necesidad de las empresas y organizaciones rusas de optimizar su flujo de trabajo sigue siendo alta y continúa creciendo. En los últimos años, han aparecido en Rusia decenas de empresas dedicadas al desarrollo y suministro de EDMS, tanto extranjeras como diseño propio. Las primeras implementaciones a gran escala de EDMS (aunque, en su mayor parte, pilotos) ya están en Rusia. Podemos suponer que se han formado los cimientos del mercado ruso de software de gestión de documentos. Según IDC, el tamaño del mercado ruso de EDMS (EDMS desarrollado internamente junto con EDMS extranjeros) ascendió a alrededor de $ 2 millones en 1999. Según los analistas, desde 1999, la tasa de crecimiento anual del mercado ruso de EDMS ha sido de al menos 30 % También existe la opinión de que desde 1998 ha habido un aumento anual de casi el doble en el volumen del mercado ruso de EDMS. Las perspectivas para el mercado ruso de EDMS mejoran con la adopción de una ley sobre firma digital electrónica, que crea base legal para la distribución de EDMS en la interacción entre empresas. Existe la opinión de varios analistas de la industria de que el volumen potencial del mercado ruso de EDMS es de cientos de millones de dólares (con desarrollo exitoso economía rusa).

Cabe señalar que el pequeño tamaño del mercado ruso de EDMS que se observa actualmente está relacionado sobre todo con la relativa insignificancia de la parte de la gestión de documentos electrónicos en el flujo total de documentos de las empresas y organizaciones rusas (que pueden permitirse comprar EDMS a varios proveedores). decenas a varios cientos de miles de dólares). En la gran mayoría de los casos, las empresas rusas están dominadas por documentos en papel. Esta circunstancia se explica no sólo por las tradiciones y un cierto conservadurismo, sino también por las dificultades financieras y condición técnica la mayoría de las empresas y organizaciones rusas. Hay que decir que en el mercado ruso hay varios sistemas extranjeros muy conocidos (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes, etc.). Del software desarrollado en el país, los siguientes sistemas de software y sus proveedores son los más conocidos en Rusia: BOSS-Referent (IT); Código: flujo de documentos (Consorcio "Código"); Grand Dock (Granito), Éufrates (Tecnologías cognitivas); caso (EOS); LanDocs (Lanita); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Oficina de Efectos (Garant International); N.System (Centro de Tecnología Informática), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C: Gestión Documental y 1C: Archivo (1C), Circular y VisualDOC (CenterInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) y muchos otros.

Cabe señalar que algunos EDMS domésticos se crean en el entorno Lotus Domino / Notes (por varias razones objetivas y subjetivas, que se ha generalizado bastante en Rusia): BOSS-Referent (IT), la familia de productos Cinderella y DIS-Assistant ( Instituto de Desarrollo de Moscú), CompanyMedia y OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centro de Tecnología Informática), Papeleo (KSK), etc.

Procesamiento/almacenamiento de documentos;
Gestión del flujo de trabajo (transferencia de documentos entre artistas);
Control de ejecución de documentos;
Búsqueda de documentos por atributos y búsqueda de texto completo;
Trabajar con documentos relacionados;
Regulación de los derechos de acceso;
Cancelación de documentos;
Integración con sistemas de correo electrónico externos, etc.

La principal ventaja del EDMS doméstico es una cierta consideración de las especificidades y tradiciones rusas de trabajar con documentos (inicialmente establecidas en su lógica comercial).

Las principales tendencias en el desarrollo del mercado ruso de EDMS.

Entrar en el mercado nacional de EDMS de empresas de TI diversificadas

Entre los cientos de empresas de TI rusas que ocupan firmemente su lugar en el mercado de TI nacional, varias grandes empresas diversificadas se toman en serio el mercado de EDMS y diversifican sus actividades ofreciendo sus propias soluciones en el campo de la automatización del flujo de trabajo. Aquí podemos mencionar empresas como IBS, Aquarius (su empresa subsidiaria Aquarius Consulting), R-Style, Lanit y otras (sin mencionar a IT Co.).

Trabajo conjunto sobre estandarización de EDMS

Fila empresas rusas(STC IRM, InterTrust, EOS) trabajan juntos en el campo de la estandarización de los protocolos de interacción EDMS. En abril de 2002, crearon un "Grupo de Trabajo de Estandarización de Protocolos" permanente especial para este propósito.

Crecimiento del interés en el mercado ruso de desarrolladores y proveedores extranjeros de EDMS

Este interés se manifiesta en la entrada de proveedores extranjeros de EDMS en el mercado ruso a través de empresas asociadas. Como ejemplo, podemos mencionar a la empresa canadiense Hummingbird, actuando a través de su socio, la empresa rusa HBS, para promover el sistema DOCS Open / Fusion, el sistema de gestión del conocimiento Fulcrum, la herramienta de integración de datos Genio y el portal Hummingbird EIP. FileNet también decidió ingresar al mercado ruso (en particular, con la ayuda de Galaktika, que se convirtió en socio de FileNet en la promoción de Panagon EDMS en el mercado ruso).

Desarrollo de soluciones integradas

La presencia en el mercado ruso de varias decenas de EDMS obliga a los desarrolladores a crear herramientas para su integración. Un ejemplo de ello es el lanzamiento por parte de IT Co. en marzo de 2002 de un gateway XML en su EDMS BOSS-Referent, que permitirá combinar en un único espacio de información EDMS construido en diferentes plataformas y usando diferentes formatos de datos.

Cooperación y promoción conjunta de soluciones integradas

Es interesante que algunas empresas rusas ofrezcan su EDMS en forma de versiones OEM preinstaladas en computadoras ensambladas por su socio. Un ejemplo de esto es la cooperación de las empresas rusas IT Co. e Inel-Data, que ofrecen a sus clientes una solución integrada, que es una versión OEM del BOSS-Referent EDMS preinstalado en la Excimer PC.

Ejemplos del uso de EDMS en el mundo

EDMS en el cuidado de la salud

Con sede en Danville, el Sistema de Salud Geisinger brinda atención médica a 2 millones de personas en 31 condados de Pensilvania, desde primeros auxilios rurales hasta procedimientos complejos de diagnóstico y tratamiento en el Centro Médico Geisinger.

Geisinger Health System ha implementado un EDMS TORRE IDM(en lugar de Document Imaging System) desarrollado por la empresa Tecnología TORRE, que está integrado con el Sistema ambulatorio implementado en la red de clínicas del Sistema de salud Geisinger en el oeste, centro y noreste de Pensilvania. Los servicios relevantes de Geisinger recibieron acceso estable y confiable a documentos financieros, médicos, de seguros y de informes. Antes de la introducción del software TOWER, el sistema de Geisinger procesaba y almacenaba hasta 2 millones de imágenes de documentos y 12 000 informes COLD al año. Luego de la implementación del software TOWER, se espera aumentar la carga de trabajo del sistema a 4 millones de imágenes (ya en el primer año). Se ha documentado el trabajo de más de 7000 empleados de Geisinger, casi 24 000 hospitalizaciones anuales y 1,4 millones de visitas de pacientes al médico.

Además, Geisinger Health System ha implementado software Portal de documentos TOWER, a través del cual los médicos obtuvieron acceso web a datos de muchos miles de pacientes. Dado que el sistema se ha extendido a la Web, los documentos tradicionales en papel se han fusionado con la información de la Web. Y esto permite a Geisinger unificar los procedimientos de almacenamiento y uso de la información.

EDMS en productos farmacéuticos

Novartis es una gran compañía farmacéutica formada en 1996 como resultado de la fusión de las mundialmente famosas compañías suizas Sandoz y Ciba. Una de las principales actividades de Novartis es la investigación sobre la creación de nuevos fármacos (Novartis invierte anualmente más de 2.900 millones de francos suizos en esta área).

Después de la fusión, Novartis tuvo un problema: la necesidad de combinar los recursos de información y el conocimiento de dos empresas anteriormente independientes y administrarlos de manera efectiva. Cabe señalar que para cualquier empresa farmacéutica, el tema de la gestión documental de los medicamentos creados requiere una atención especial. Para Novartis, el precio de la emisión fue aún más alto, ya que la dirección de Novartis temía con razón que tras la fusión de las empresas se pudieran perder (o duplicar en exceso) recursos de información de gran volumen (especialmente en ausencia de interacción entre proyectos geográficamente remotos). equipos que no habían colaborado previamente entre sí).

Antes de la fusión, el personal de Sandoz almacenaba documentación de investigación en papel, PC, servidores red corporativa, así como en aplicaciones que se ejecutan bajo el sistema operativo VMS. Muchos empleados de Sandoz no pudieron trabajar de manera efectiva con VMS debido a la complejidad de su interfaz de usuario. Por lo tanto, para poder acceder a la información de otro científico o grupo de investigadores, estos empleados se vieron obligados a contactar a sus autores por teléfono, enviar solicitudes por correo electrónico o solicitar estos datos por fax. A menudo, la documentación del proyecto estaba duplicada. Además, cuando los empleados dejaban la empresa por cualquier motivo, la información (conocimiento) creada por ellos se volvía difícil de entender (o incluso se perdía).

Una situación similar existe en Ciba. Sus empleados también utilizaban documentos en papel y electrónicos almacenados en PC locales. Cuando se hizo necesario describir un nuevo fármaco, tuvimos que pasar días enteros buscando información relevante (o creándola de nuevo). Así, el tiempo total para que un nuevo fármaco ingrese al mercado se incrementó significativamente, lo que redujo su competitividad.

Por ello, Novartis quería encontrar fondos para consolidar y gestionar recursos de información dos empresas anteriormente independientes. Además de un depósito de conocimientos, Novartis necesitaba un EDMS que permitiera a la alta dirección ver información sobre investigaciones y tomar decisiones sobre cuánto financiar. Además, el EDMS debe ser fácil de usar para los empleados de la empresa.

Novartis eligió EDMS como solución a sus problemas documento(que comenzó a usar ya en 1994 como prototipo para el SED). Al organizar un repositorio corporativo común - base de datos- (para todos los documentos de investigación y diseño) Documentum EDMS ha brindado acceso a información de investigación corporativa para las divisiones de Novartis en todo el mundo. Tras la fusión de las dos empresas, todos los documentos relacionados con Ciba y Sandoz fueron transferidos al repositorio de Docbase. Muchas decenas de miles de documentos están almacenados actualmente en Docbase. A finales de 1998, el número de usuarios de Documentum en Novartis había llegado a 1.000.

Cuando un nuevo fármaco está listo para su descripción, toda la información necesaria para ello por parte de los desarrolladores ya está catalogada y almacenada en Docbase (solo necesita ser traducida a sistema común suscripciones). Todos los informes de investigación también se envían de forma estándar a través de Docbase (lo que facilita enormemente el acceso a los mismos). Cuando es necesario revisar los trabajos de investigación, se pueden revisar todas las versiones anteriores de los trabajos para evitar la duplicación del trabajo.

Novartis se ha beneficiado enormemente de la introducción de Documentum EDMS. En primer lugar, se elimina la posibilidad misma de duplicación de informes y se reducen los costos de distribución de documentos y manejo de información asociados al desarrollo de programas anuales de investigación. En segundo lugar, también se obtuvieron ahorros debido al desmantelamiento del sistema VMS heredado, que requirió gastos considerables para su mantenimiento (teniendo en cuenta también que un número relativamente pequeño de empleados de la empresa usaba constantemente sus capacidades). Sin embargo, el mayor beneficio de Novartis proviene de un aumento general en la productividad del personal de investigación y desarrollo y de los gerentes de programas de investigación de la empresa, quienes tienen acceso instantáneo a la información que necesitan.

La gerencia de Novartis ha estimado un retorno total de la inversión en Documentum EDMS en tres años.

EDMS en el campo de los préstamos

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) ofrece préstamos comerciales garantizados y es uno de los más grandes en su campo de actividad en los EE. UU. (60 oficinas, que atienden a más de 47.000 préstamos). Llegó el momento en que GMACCM decidió implementar un SGDE, ya que el procesamiento de un gran volumen de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, dificultaba mucho su control.

Para resolver sus problemas de gestión de documentos, GMACCM instaló un EDMS en base desarrollos de la empresa Software Hyland, que gestiona toda la información corporativa (documentos MS Word y sus imágenes, hojas de cálculo Excel, mensajes de correo electrónico, archivos PDF y más de 1800 tipos de informes AS/400). Además de dar a la empresa acceso web global a su red de almacenamiento de datos en OnBase, GMACCM ha creado su propia capa de acceso a datos (con una interfaz personalizada) para varios de sus departamentos especializados. Alrededor de 2000 empleados de la empresa tienen acceso al sistema en todo el mundo (su autenticación se realiza en el entorno Windows NT).

Actualmente, la empresa procesa alrededor de 100.000 documentos diarios (más de 20 flujos de trabajo). Al mismo tiempo, se escanean y procesan alrededor de 3.600 tipos de documentos (el 90 % de los documentos recibidos) el día en que se reciben y registran. El software se utiliza para escanear, limpiar imágenes de documentos, leer códigos de barras, reconocimiento de caracteres e indexación Captura de ascenso desarrollos de la empresa Kofax. La tecnología se utiliza en cada etapa de la aprobación de documentos. firma electronica Apruébalo de la empresa Silanís. Ya en agosto de 2001, se gestionaban más de 2,3 millones de documentos electrónicos (más de 16 millones de páginas en total) utilizando OnBase EDMS.

EDMS en el campo de los servicios públicos

Con sede en Madison, Virginia, Alliant Energy es una empresa de servicios públicos que atiende a más de 1 millón de clientes en el medio oeste de EE. UU. Para gestión eficaz información necesaria para realizar operaciones comerciales básicas, Alliant Energy adquirió un EDMS documento, a partir del cual se creó un repositorio corporativo común.

Con Documentum EDMS, Alliant Energy ha centralizado la gestión de la información y los documentos comerciales críticos. Antes de la introducción de Documentum, Alliant Energy no podía indexar la búsqueda en línea. En muchos casos, sus empleados se vieron obligados a buscar copias en papel de los documentos. Para propagar los cambios a los documentos, Alliant Energy implementó un flujo de trabajo personalizado (diseñado en Visual Basic) a través del cual se pueden verificar, etiquetar y enrutar los documentos entrantes y salientes. Los documentos revisados se trazan para su aprobación. Los documentos aprobados se almacenan en la base de datos de Documentum y luego se distribuyen electrónicamente.

Los planes futuros de Alliant Energy para usar Documentum incluyen la gestión de contratos, correspondencia, varias descripciones de puestos y cualquier otro documento que requiera una revisión regular.

EDMS en el campo de las patentes

Seed Intellectual Property Law Group, con sede en Seattle, se encarga de las patentes. Una de las razones de su introducción de nuevas tecnologías como la colaboración (colaboración) y el procesamiento de imágenes de documentos (documentaging), fue la necesidad de reducir el costo de fotocopias y fax. Cabe decir que antes, para reducir su dependencia de los documentos en papel, Seed Law Group ya ha invertido cientos de miles de dólares en un sistema de gestión de contenidos. iManage WorkSite para asuntos jurídicos desarrollos de la empresa iGestionar. Sin embargo, por razones de seguridad (y varias otras razones), los grandes clientes corporativos de Seed Law Group aún prefieren enviar algunos documentos (como patentes y marcas registradas) en papel. Para mejorar la eficiencia del procesamiento de estos documentos, Seed decidió hacer que sus imágenes digitalizadas escaneadas estuvieran disponibles en la Web en todas partes (utilizando el software iManage). Para ello se utilizaron fotocopiadoras digitales. Corredor de imágenes de Canon junto con la tecnología de escaneo copia electrónica, que incluye un panel táctil de formato pequeño que se conecta directamente a ImageRunner. Con este panel, es posible obtener una vista previa y reemplazar imágenes digitales mal escaneadas, así como administrar (a través del menú) la copia, trabajar con correo electrónico y/o exportar imágenes de documentos a un repositorio de back-end (Lotus Domino.Doc, Documentos de PC o iManage). Después del escaneo, las imágenes digitales de los documentos están disponibles en la Web para todos los usuarios de iManage EDMS (abogados de la empresa, sus clientes, etc.). Los documentos en iManage se indexan y buscan por nombre de cliente y número de caso.

La gestión de contenido con iManage ha garantizado la seguridad de la interacción electrónica de los usuarios corporativos (para ver documentos, a menudo después de recibir un correo electrónico con un enlace a un documento, los usuarios ingresan al EDMS a través de una contraseña), redujo la cantidad de problemas asociados con la versión. control de documentos y envío/recepción de correo electrónico. Una vez recibidos, los documentos se escanean en dispositivos ImageRunner equipados con tecnología eCopy. Después del escaneo, los originales en papel de los documentos se envían a instalaciones especiales para su almacenamiento, y las imágenes digitales de los documentos quedan inmediatamente disponibles (a través de un navegador web) para todos los usuarios corporativos con los derechos de acceso adecuados.

Utilizando dos copiadoras digitales con capacidad de escaneo, Seed Law Group ahora procesa entre 500 y 800 documentos diarios, algunos de hasta 300 páginas. En el futuro, también está previsto integrar iManage EDMS con el software de gestión de registros empresariales. También se debe tener en cuenta que la introducción de eCopy ha brindado a Seed una alternativa conveniente y económica a la facturación electrónica. Seed ya contaba con una solución para generar facturas impresas según las especificaciones del cliente. La duplicación de esta solución por un sistema de facturación electrónica con el mismo grado de personalización sería bastante costosa y llevaría mucho tiempo. En su lugar, Seed escanea todas las facturas impresas y las guarda como archivos PDF y envía (a pedido) facturas electrónicas por correo electrónico a sus clientes.

EDMS en el campo del diseño

BOC Gases (Murray Hill, NY) diseña y construye plantas de procesamiento gas natural en 60 países del mundo. En 1997, BOC Gases decidió estandarizar su trabajo. La empresa logró reducir el costo de la construcción mediante el uso de los llamados paquetes de fabricación("paquetes de documentos requeridos para la construcción"). Cada "paquete" incluye cientos de elementos de contenido, incluidos archivos CAD en 2D y 3D, fotografías, procedimientos operativos estándar, documentos financieros y de marketing, presentaciones y más. Para administrar el complejo proceso de ensamblaje de dicho "paquete" para cada nueva planta, su enrutamiento y aprobación, BOC ha implementado Documentum EDMS. Incluso antes de la introducción de Documentum, la mayor parte de la información necesaria para diseñar y construir fábricas existía en forma electrónica, pero estaba dispersa en muchos lugares y almacenada en diferentes plataformas. La implementación de Documentum en toda la empresa ha estandarizado el flujo de trabajo, ha mejorado el flujo de trabajo y las versiones de los documentos, y la reutilización de la información en el nuevo diseño de la planta.

Una versión basada en la web de Documentum se introdujo desde el principio. En la primavera de 2000, se actualizó a Documentum 4i EDMS con MS Windows NT. En 2000, se almacenaron más de 90.000 documentos (alrededor de 30 GB) en el repositorio (base de datos Oracle).

Como resultado de la introducción de Documentum EDMS, BOC redujo sus costos de mano de obra para el desarrollo de un proyecto de tamaño mediano en aproximadamente un 50 % (de 4140 horas a 2033 horas). La estandarización de los trabajos de diseño y construcción ha permitido reducir los costos de BOC en la construcción de plantas en un promedio de 20%.

Ejemplos de aplicación para sistemas OMS

Pilot Travel Centers gestiona 235 centros turisticos y 70 almacenes para mercancías diversas. Los Pilot Travel Centers necesitaban ser más receptivos a las necesidades de precios e inventario. Al mismo tiempo, Pilot Travel Centers debía generar de 250 a 350 informes cada mes desde su sistema ERP. leyson, que se ha integrado con aplicaciones verticales especializadas. Pilot Travel Centers necesitaba una solución que facilitara la generación de informes utilizando Internet para entregar información.

Se implementó software para generar reportes Ver Directo desarrollos de la empresa Sistemas de gestión Mobius. Con el software ViewDirect, Pilot Travel Centers ahora genera dos informes grandes, separa automáticamente secciones específicas de esos informes (según condiciones de acceso de usuario predefinidas) y envía correos electrónicos a los usuarios con hipervínculos a las secciones de informes que necesitan. Al eliminar una gran cantidad de trabajo de informes, clasificación de datos, impresión y entrega de copias impresas de los informes (distribución), Pilot Travel Centers ahorra importantes recursos financieros y de tiempo (se estima que durante 3 años los ahorros serán de hasta $ 200,000 ). Se accede a los informes utilizando navegadores web estándar.

Professional Service Industries, con sede en Oakbrook Terrace, Illinois, realiza geoingeniería y valida proyectos de construcción. Con más de 140 oficinas en los EE. UU. y Canadá, Professional Service Industries (PSI) descubrió que era demasiado derrochador y lento para la empresa generar casi manualmente varios informes semanales (basados en la información de su sistema ERP), así como imprimir y distribuirlos en todas sus oficinas. Para resolver este problema, PSI implementó un software Portal de informes Monarch/ES desarrollos de la empresa reloj de datos. Cientos de empleados y docenas de gerentes regionales de la empresa a través de navegadores web estándar obtuvieron acceso a informes desde varios lugares (oficinas, remolques de construcción, PC domésticos, hoteles, etc.). El software Monarch/ES Report Portal también proporcionó acceso a archivos de usuario archivados, analíticos y Informacion de cuenta, almacenado en una aplicación heredada de Texas Instruments. Además, el software Monarch/ES Report Portal brinda acceso a información sobre horas de trabajo, lo que permite a los gerentes de la empresa analizar el tiempo dedicado a un proyecto específico por parte de ingenieros y subcontratistas con diferente experiencia laboral (también puede realizar un seguimiento de la dinámica del trabajo en sí) . Los datos están disponibles para los usuarios en Excel o Seagate Crystal Reports (sin aumentar la carga en el sistema ERP).

Las industrias de servicios profesionales ahora pueden generar facturas provisionales que se pueden revisar y corregir antes de que se envíen por correo a sus clientes. Es muy conveniente que los datos se transfieran al sistema Monarch/ES Report Portal desde el sistema ERP todas las noches, brindando a los usuarios una actualización. información actualizada. El retorno de la inversión (ROI) de Professional Service Industries se estima en $ 800,000 (debido a la reducción de los costos de gestión de proyectos, la eliminación de los costos de entrega de informes en papel, etc.).

Newport News Shipbuilding es la empresa de construcción naval privada más grande de los Estados Unidos para el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Al introducir el sistema SAP R/3 ERP en la empresa en 1998, se descubrió que era necesario mejorar la tecnología de generación y distribución de informes corporativos. De hecho, era necesario crear un entorno corporativo para generar y distribuir informes. Además, surgieron una serie de otros problemas. Primero, parte de la información necesaria todavía estaba en los sistemas heredados. Los empleados antiguos de la empresa estaban acostumbrados a acceder a esta información, pero los empleados nuevos preferían trabajar solo con el sistema SAP R/3. Además, se encontró que las herramientas de reporte en SAP R/3 no brindaban todas las necesidades de la empresa.

Es por eso que, en 1999, Newport News Shipbuilding comenzó a implementar el software de generación de informes y gestión de salida de la empresa. Ciprés(ciudad de Rochester Hills, Michigan), con la que Newport News iba a excluir impresión manual y difusión de informes. Si en noviembre de 1999, 2000 empleados de diferentes divisiones de la empresa trabajaban con el sistema Cypress, en octubre de 2001 su número había llegado a 3700.

A través de una única interfaz, los empleados de la empresa obtienen acceso a todos los informes corporativos generados, independientemente de su fuente. Miles de informes se generan automáticamente en el sistema (solo una vez) y se entregan a los usuarios a tiempo mediante el software Cypress. En el curso de su trabajo, el software Cypress captura el flujo de informes que se imprimen y le permite determinar el destinatario de cada informe específico y el método de envío al usuario (impresora o fax remotos, cola de trabajos, correo electrónico, etc.) .). Al implementar Cypress, Newport News ahorra hasta $500,000 al año (debido a la eliminación de los costos de impresión y distribución de los informes). Newport News Shipbuilding se está trasladando actualmente a MS Windows NT y Web de ciprés, un módulo de entrega de documentos web que proporciona una página de portal personalizada para los usuarios (a la que se accede a través del navegador web MS Internet Explorer). Se espera que todo el proyecto de implementación esté terminado en julio de 2002.

La gran empresa estadounidense Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), que cuenta con más de 250 centros de distribución, ha construido su negocio sobre la entrega de una variedad de productos para mascotas a estaciones veterinarias en todo el país. Naturalmente, un papel importante en el éxito de El modelo de negocios de Hill's Pet Nutrition se basa en la entrega de productos a tiempo y sin tiempo de inactividad del vehículo. El software de gestión de salida de documentos desarrollado por la empresa se utiliza para notificar a los centros de distribución las órdenes de carga. HP/Dazel, que tiene una interfaz estándar con los sistemas ERP (si la empresa no utiliza un sistema ERP, los documentos se envían por correo electrónico o fax). Según HP/Dazel, alrededor del 30% de las fallas en los procesos comerciales de las empresas y organizaciones ocurren precisamente debido a problemas de entrega de documentos. Estas fallas casi siempre resultan en una pérdida de tiempo y dinero.

El uso de este software evita que una falla de la impresora (imprimiendo una orden de recolección) en cualquiera de los 250 centros de distribución de Hill's Pet Nutrition pase desapercibida para la oficina central, que está a punto de enviar una camioneta de entrega a este centro al día siguiente para una orden. Si la falla de la impresora no se hubiera notado, el pedido no se habría preparado a tiempo y el vuelo habría estado vacío (con las pérdidas correspondientes para la empresa). El software HP / Dazel tiene la función de enviar confirmación a la oficina central acerca de la impresión real del pedido en la impresora de red del centro de distribución.el centro falló, luego el pedido se envía al centro de fax.Si el pedido tampoco se envía por fax, entonces se imprime en la central oficina con una nota sobre la necesidad de enviar el pedido por correo electrónico.

A su vez, el software e.ComPresent Web Portal desarrollado por la empresa Software óptico permite a los clientes y socios comerciales gestionar el proceso de entrega de documentos (incluida la entrega de documentos en formato electrónico). El cliente define no solo la dirección de correo electrónico del destinatario, sino también el formato de envío, así como las reglas de autenticación. La información del sistema ERP sigue a través del software Web Portal. Una vez que se identifica el destino, la información se enruta de acuerdo con las instrucciones del remitente. Optio Software también ofrece un sistema OMS óptico lo que facilita mucho el trabajo con documentos. Por ejemplo, puede generar listas de inventario que son comprensibles incluso para usuarios que no están familiarizados con los códigos de artículos o números de cuenta (Optio complementa estas listas con descripciones de artículos recuperadas de otras aplicaciones y prepara un documento totalmente comprensible). A menudo hay situaciones en las que las empresas - proveedor mayorista- es necesario modificar de cierta manera algunos documentos de salida estándar (por ejemplo, facturas, documentos adjuntos, etc.) a petición de los clientes-compradores que desean redactar estos documentos de una manera que les sea conveniente (y como están acostumbrados). A esta situación se enfrentan a menudo las empresas de bienes de consumo que suministran sus productos a un gran número de clientes minoristas. Por ejemplo, un minorista puede insistir en que la etiqueta adhesiva que lo acompaña (entrega) se diseñe de la manera que él quiere. En la gran mayoría de los casos, el sistema ERP del proveedor no brinda esa oportunidad. En este caso, las funciones de combinar y formar toda la información necesaria en la etiqueta de envío (en base a los datos extraídos del sistema ERP y otras aplicaciones) las asume el sistema OMS (en particular, Optio).

Los sistemas como el portal web e.ComPresent brindan nuevas oportunidades para crear aplicaciones de usuario basadas en la web basadas en el autoservicio del cliente. La entrega web ya ha demostrado ser efectiva para reducir los costos de impresión y franqueo. En lugar de enviar por correo electrónico un informe de varias páginas a cientos de oficinas, los usuarios pueden ver el informe a través de Internet/intranet. Algunos sistemas de gestión de salida también le permiten definir páginas o secciones específicas que el usuario desea. Además, dado que los usuarios normalmente no necesitan ver el informe completo, al usar el software Web de ciprés puede enviar información página por página en forma comprimida. Se puede utilizar una técnica similar para los informes distribuidos por correo electrónico. En lugar del informe en sí, el destinatario recibe una notificación de que está listo para verlo. Al hacer clic en el enlace HTML, inicia una sesión con el software ciprés docuvault y ver el informe.

La información que el usuario quiera incluir en el informe puede obtenerse no solo del sistema ERP. Antes de mostrar un informe, los usuarios pueden solicitar al sistema OMS (incluso a través de Internet) cualquier información indexada almacenada en el repositorio común. Si los usuarios necesitan generar informes con regularidad, pueden generar consultas para que la información solicitada se recopile, almacene y entregue automáticamente a la PC del usuario (esta función de los sistemas OMS a menudo se denomina "procesamiento por lotes"). NEN Life Science Products, una empresa que suministra productos químicos a los fabricantes de medicamentos, utiliza esta característica (en particular en el sistema Optio OMS) para monitorear el repositorio y buscar los llamados "puntos gatillo" (trigger-points) que conducen a la generación de determinadas solicitudes (por ejemplo, sobre la seguridad radiológica de un producto químico suministrado). Dicha solicitud se genera si la radiactividad total de la sustancia química suministrada supera un cierto valor umbral. Del mismo modo, el software Optio y Las compañías de seguros que recogen datos estadísticos sobre las enfermedades de sus potenciales clientes.

Integración de EDMS con otras aplicaciones

Hablando de la aplicación práctica de EDMS, uno no puede dejar de considerar con más detalle el problema de su integración con otras aplicaciones corporativas. La solución a este problema es muy importante para una empresa moderna, especialmente si utiliza varias aplicaciones corporativas al mismo tiempo. Actualmente, EDMS se integra con mayor frecuencia con los siguientes tipos de aplicaciones: sistemas ERP, aplicaciones de oficina y aplicaciones front-end (por ejemplo, CRM).

En cuanto a los sistemas ERP, una de sus debilidades es cierta redundancia de documentos generados en los módulos principales del sistema ERP (además de las capacidades poco desarrolladas para la generación flexible de informes mencionada anteriormente). La implementación de un repositorio centralizado (basado en el EDMS), que proporciona a cada módulo del sistema ERP los documentos que necesita, ayuda a reducir los costos operativos de la empresa y acelera el retorno de la inversión. Es decir, la integración del EDMS y el sistema ERP proporciona más alto valor indicador de TIR que se puede obtener con el uso independiente de estos sistemas. Para garantizar esta integración, varios desarrolladores de EDMS (por ejemplo, FileNet, IBM, Hyland, Identitech, etc.) se asocian con desarrolladores de sistemas ERP líderes (SAP R/3, PeopleSoft y Oracle).

Cuando EDMS se integra con las aplicaciones de oficina, se ofrece a los usuarios la posibilidad de acceder a los servicios de la biblioteca directamente desde las aplicaciones comunes de oficina (por ejemplo, MS Word, MS Excel y MS PowerPoint). Además, en casi todos los EDMS comunes existe la posibilidad de trabajar a través del navegador Web MS Internet Explorer.

La integración con aplicaciones de front office también es bastante común. Los ejemplos incluyen Documentum e IBM, que ofrecen integración con el sistema de desarrollo CRM de Siebel.

Los analistas de la industria señalan que algunos de los enfoques arquitectónicos implementados en varios EDMS modernos simplifican la integración. Por ejemplo, EDMS basado en modelos de objetos Java o COM proporciona la mejor solución para la integración con aplicaciones empresariales en múltiples plataformas. Además, el ERMS compatible con J2EE se puede implementar en servidores de aplicaciones J2EE (como BEA WebLogic o IBM WebSphere), lo que facilita la integración del ERMS con aplicaciones de comercio electrónico implementadas en un entorno de servidor de aplicaciones. El enfoque orientado a objetos facilita el uso de servidores EAI (por ejemplo, de Tibco, Vitria y webMethods) que minimizan la integración punto a punto cuando se comunica con muchas aplicaciones individuales. La compatibilidad con los estándares de la industria (como XML) también puede facilitar el uso compartido de contenido y el intercambio de datos entre aplicaciones empresariales, tanto dentro como fuera de la empresa.

Cabe señalar que la mayoría de los EDMS en su desarrollo se están moviendo hacia estándares abiertos. Por ejemplo, FileNet se compromete a proporcionar una API basada en Java en su Panagon EDMS. iManage también se enfoca en Java, lo que le permitirá ejecutar su EDMS en múltiples plataformas. La compatibilidad con XML está integrada de forma nativa en la aplicación Open Text. OTG ha implementado una API orientada a COM en su software y recientemente comenzó a trabajar para proporcionar capacidades XML en sus herramientas de software. Identitech también planea implementar una API basada en Java y capacidades XML en su software en el futuro. El software desarrollado por OIT fue creado originalmente en C, pero tiene la capacidad de integrarse vía XML. La mayoría de los otros EDMS tienen API C que también se pueden usar para integrarse con aplicaciones empresariales, pero los enfoques orientados a objetos requieren menos recursos.

Integración de EDMS con sistemas ERP

Según los analistas, actualmente más del 80 % de los activos de información de las empresas y organizaciones se almacenan en forma de documentos no estructurados que son inaccesibles para los sistemas ERP modernos (es decir, la mayoría de los sistemas ERP cubren solo alrededor del 20 % de todos los aspectos de las actividades de una empresa). con su funcionalidad). Con el procesamiento de información no estructurada, los EDMS ahora se manejan mejor.

La integración de los sistemas ERP con EDMS brinda soporte para los procesos comerciales de toda la empresa, a través de la gestión operativa de documentos, imágenes, flujos de trabajo, informes corporativos, etc. Con la ayuda de EDMS, toda la información y los datos necesarios están disponibles dentro de los sistemas ERP: facturas. , solicitudes de clientes (documentos, faxes y correos electrónicos), dibujos, etc. En este caso, el EDMS actúa como una especie de concentrador que brinda a los usuarios acceso a la información necesaria. La gran ventaja de la integración de EDMS con los sistemas ERP es la posibilidad de que los usuarios trabajen en el entorno de sus aplicaciones familiares.

Actualmente, varios EDMS extranjeros ya están integrados a través de una API con los sistemas ERP extranjeros más comunes (incluidos SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan, etc.). Al mismo tiempo, algunos desarrolladores de sistemas ERP ofrecen su propia interfaz para la integración (por ejemplo, SAP AG, una interfaz estándar SAP ArchiveLink, proporcionando acceso a repositorios SAP R/3) e incluso certificar el EDMS para la integrabilidad con sus sistemas.

Existen varios enfoques para la implementación y el intercambio de sistemas EDMS y ERP. Si algunas empresas integran tecnologías de gestión de documentos electrónicos después de la introducción de los sistemas ERP, muchas otras implementan sistemas ERP que ya utilizan varios EDMS. Sin embargo, a menudo, cuando una empresa decide implementar un sistema ERP, estas aplicaciones de administración de documentos heredadas permanecen (generalmente a nivel de departamento). Por ejemplo, esto es exactamente lo que hizo la empresa. sherwin williams de la ciudad de Cleveland, dedicada a la producción de pinturas. Software dejado en Sherwin-Williams Hyland en la base, cuyas capacidades se utilizaron para gestionar la generación de informes corporativos en el sistema ERP recién instalado SAP R/3(reemplazando el sistema de procesamiento de datos heredado). Por lo tanto, Sherwin-Williams retuvo la ventaja de usar un EDMS para acceder a todos los documentos (sin necesidad de capacitación adicional de sus empleados en el trabajo con SAP R/3).

Casi la misma situación se observa en la empresa. Cerámica Industrial Kyocera de Vancouver. Antes de implementar SAP R/3, la empresa también usaba mucho OnBase (en particular, el departamento de contabilidad usaba OnBase para escanear las facturas entrantes y almacenarlas en el servidor corporativo). Después de la introducción de SAP R/3 (cuyo objetivo era automatizar los procesos de producción y back-office de la empresa), el departamento de contabilidad amplió sus capacidades al agregar funciones de gestión de informes corporativos. Al mismo tiempo, se asignó un servidor separado para el software OnBase. Los cheques salientes para pagos ahora se ejecutan en la aplicación de contabilidad SAP R/3, se escriben en un archivo que se carga en OnBase. Cuando se procesa en OnBase, la imagen de fax del recibo original se puede volver a generar para imprimir o enviar por correo electrónico.

Compañía electrónica aguda reemplazó los sistemas heredados en todas sus oficinas con un sistema SAP R/3 ERP. Durante este proyecto, Sharp Electronics rediseñó las operaciones de alquiler/arrendamiento para mejorar la eficiencia de los procedimientos de facturación. Los procesos de facturación de Sharp se han rediseñado para que todos los documentos firmados estén vinculados a los registros almacenados en el sistema ERP para la facturación automatizada de los clientes y el seguimiento de los pagos de los distribuidores. Para ello, los empleados de Sharp han creado un sistema especial (con la ayuda de Accenture, IBM y Productos de imagen de Kofax). Se ha desarrollado un procedimiento automatizado que procesa los documentos financieros entrantes en base a los contratos firmados. Cuando se realiza un pedido, se generan instrucciones y un documento de código de barras en SAP R/3. Una vez que el cliente firma el documento, se envía a Sharp por fax o correo electrónico. Estos documentos (tanto enviados por fax como escaneados) son administrados por el software Kofax Ascent Capture, que lee los códigos de barras del documento y los compara con la información almacenada en la base de datos. Las imágenes de los documentos y los datos indexados se envían mediante el software Ascent a través del sistema de gestión de contenidos. Almacén común de IBM en el almacén de datos SAP R/3, donde tiene lugar su procesamiento por lotes. Se accede a los documentos en SAP R/3 en muchos casos en menos de 3 segundos. Sharp ha realizado una gran inversión en el sistema ERP y el software IBM Common Store es un complemento relativamente económico que ahorra la inversión.

organización cristiana sin fines de lucro Centrarse en la familia(con sede en Colorado Springs) produce programas de radio, publica libros, revistas, videos y películas de contenido relacionado (con un número total de suscriptores de alrededor de 2,5 millones de personas), y también interactúa activamente con varias organizaciones gubernamentales. Focus on the Family implementó tecnologías de gestión de contenidos y trabajo en grupo simultáneamente con el sistema ERP para aumentar la eficiencia de sus operaciones. J. D. Edwards OneWorld. El sistema ERP de OneWorld maneja la suscripción y el cumplimiento de pedidos, el seguimiento de suscriptores y donaciones, el registro de eventos, así como los informes contables administrativos y la gestión de varias funciones comerciales. A su vez, la cuota de software de gestión de contenidos acuerdo(desarrollos de la empresa Óptica) tienen que controlar la correspondencia impresa entrante, el correo electrónico y el tráfico telefónico.

Para Enfoque a la Familia, la principal preocupación no es ahorrar dinero (aunque eso también es importante), sino cómo aprovecharlo al máximo. recursos humanos(especialmente empleados en líneas telefónicas "calientes") que tienen que hacer frente a un gran volumen de llamadas y consultas entrantes. Tenga en cuenta que las personas que llaman o escriben a Focus on the Family no siempre solicitan una suscripción o un libro. Muy a menudo simplemente buscan ayuda, consejo o simpatía humana común para sus problemas.

En este ejemplo, la combinación de las capacidades de administración de contenido y enrutamiento de llamadas dio como resultado un aumento significativo en la eficiencia del personal de Focus on the Family. Al procesar una llamada entrante, el software de Acorde lee el número de teléfono y busca toda la información asociada con él (quizás no la primera llamada de ese número de teléfono) en una base de datos también administrada por Acorde. Si existe dicha información, se muestra instantáneamente en la pantalla del monitor de la PC del empleado de Focus on the Family que maneja la llamada. Por lo tanto, el software Acorde libera a los empleados de Focus on the Family de la necesidad de una larga búsqueda de documentos al resolver el problema de una persona que llamó a una organización cristiana. Además, cuando se utiliza el software Acorde, se tarda una media de 30 segundos en procesar una llamada telefónica. Con hasta 5000 llamadas al día, Focus on the Family genera un importante ahorro de tiempo para sus empleados.

A continuación se revisará brevemente información general sobre la integrabilidad de algunos EDMS extranjeros con sistemas ERP comunes.

Tecnologías Datamax

SED VisiFlow(desarrollos de la empresa Tecnologías Datamax) es una solución distribuida que escala desde pequeños grupos de trabajo hasta grandes empresas. Está integrado con la mayoría de los sistemas ERP extranjeros y está certificado para la interfaz SAP ArchiveLink. Integra las siguientes funciones: gestión de flujos de trabajo, gestión de documentos, COLD-ERM, CTI y reconocimiento de formularios de informes.

Cuando se integra con un sistema ERP, VisiFlow gestiona todo tipo de documentos tanto fuera como dentro del sistema ERP. Se está implementando una base de datos relacional (repositorio), cuyo procesamiento de información va en paralelo con el sistema ERP. Los documentos se pueden buscar y ver desde el cliente del sistema ERP utilizando programas especiales (de Datamax). También es posible buscar y ver información fuera del sistema ERP a través de las interfaces de Windows y Web. Se admiten la indexación y la búsqueda de texto completo.

FileNet

Compañía FileNet también integró su EDMS Panagón con los principales sistemas ERP y desarrolló soluciones de integración personalizadas. Estas soluciones incluyen software Almacén de documentos de Panagon para SAP R/3 y orientado a la web Panagon para software J.D. Edwards OneWorld.

El software Panagon Document Warehouse es un producto de software independiente que se ejecuta junto con el sistema ERP. El software Panagon Document Warehouse para SAP R/3 proporciona acceso a cualquier documento desde cualquier escritorio de su organización. Proporciona captura, indexación, archivo y gestión de todos los objetos R/3, incluidos los documentos generados en SAP R/3, así como diferentes tipos imágenes (incluidas las recibidas por fax y escaneadas).

Los usuarios de Panagon Document Warehouse pueden vincularse a los flujos comerciales de SAP R/3 para distribuir documentos dentro de un sistema ERP determinado. El sistema proporciona una única interfaz para gestionar documentos externos e internos (generados dentro del sistema ERP) para usuarios de R/3 tanto cliente-servidor como orientados a la web. Una serie de funciones (registro/desprotección, edición y distribución de documentos en toda la empresa) están disponibles para los usuarios de MS Office, Lotus Notes y otras aplicaciones empresariales.

El sistema no almacena información en la base de datos del sistema ERP. Se puede acceder a los repositorios de documentos a través de una base de datos relacional administrada (Oracle o MS SQL Server) mantenida en Panagon Document Warehouse. Como resultado, los usuarios pueden gestionar documentos y objetos de forma flexible fuera del sistema ERP. Los datos en el sistema ERP se pueden vincular a documentos relevantes. Panagon Document Warehouse también admite la indexación de texto completo y la búsqueda de documentos.

software fácil

La integración con los sistemas ERP es el principal negocio de la empresa software fácil. SED Archivo fácil su desarrollo se integra a través de una interfaz certificada SAP ArchiveLink, así como a través de una interfaz API (con los sistemas ERP Baan, Sage, J.D. Edwards y Navision). Además, el sistema Easy Archive está integrado con el software Lotus Notes y el software Staffware.

Al integrarse con SAP R/3, Easy Archive EDMS le permite buscar datos y documentos en cualquiera de los módulos de este sistema ERP (incluyendo Gestión de Materiales, Ventas y Distribución y Producción y Planificación). Easy Archive incluye captura, archivado, gestión de documentos y trabajo en grupo de datos y documentos completos a través de Internet. A través de Easy Archive también es posible acceder a documentos de dispositivos móviles a través del protocolo WAP.

Los documentos y datos (tanto fuera como dentro del sistema ERP) están disponibles a través del programa cliente del sistema ERP. El repositorio es una base de datos de texto completo de Verity. Los documentos externos (escaneados, enviados por fax, electrónicos) se indexan y correlacionan automáticamente con transacciones específicas dentro del sistema ERP (lo que elimina la necesidad de indexación manual). Easy Archive EDMS se puede integrar con Flujo de trabajo empresarial de SAP(asignar documentos a sus destinatarios).

Software Hyland

en SED en base producción de la empresa Software Hyland implementó gestión de imágenes, COLD-ERM, gestión de flujo de trabajo y acceso web. Se puede integrar con la mayoría de los sistemas ERP a través de sus API. Además, Hyland lanzó recientemente software Servidor de archivo OnBase para SAP R/3, integrado con este sistema ERP a través de la interfaz SAP ArchiveLink y diseñado para proporcionar funciones de archivo y búsqueda en SAP R/3 (utilizando las capacidades de OnBase EDMS).

Al utilizar el software Archive Server, los documentos generados dentro de SAP R/3 (listas de impresión, documentos salientes, datos archivados, etc.) se pueden administrar a través de OnBase EDMS de la misma manera que los documentos escaneados, los archivos de aplicaciones de escritorio y el correo electrónico. OnBase brinda la capacidad de trabajar con todo tipo de documentos dentro de un sistema ERP. Todos los datos y documentos están disponibles a través de una única interfaz tanto para aplicaciones externas como para aplicaciones en el sistema ERP.

Basado en el EDMS OnBase se puede implementar control total flujos de trabajo en el sistema ERP. También se puede utilizar como motor de búsqueda para aplicaciones front-end. Basado en OnBase, se implementa un repositorio que admite MS SQL Server, Oracle y Sybase SQL Anywhere. El repositorio está integrado con el sistema ERP a través de la API de OnBase, y los usuarios pueden acceder a la distribución, almacenamiento y recuperación de información tanto dentro como fuera del sistema ERP. Las herramientas de OnBase o un programa de cliente en el sistema ERP se utilizan como interfaz de cliente. También se admiten la indexación de texto completo y la búsqueda de documentos.

IBM

Compañía IBM ofrece una solución Gestor de contenidos, diseñado para gestionar documentos electrónicos en SAP R/3 y permitirle archivar, distribuir y gestionar datos. IBM Content Manager CommonStore for SAP está certificado para ultima versión Interfaz SAP ArchiveLink. Con la ayuda de CommonStore, se optimiza el tamaño de la base de datos de SAP R/3, se acelera el acceso a los documentos comerciales, se mejoran los procesos comerciales, se automatizan las tareas rutinarias y la distribución de documentos. Los documentos comerciales provenientes de SAP R/3 y otras aplicaciones comerciales (facturas, pedidos, notas de entrega, cartas, faxes, hojas de cálculo, correo electrónico, etc.) se pueden vincular, indexar y almacenar en carpetas electrónicas compartidas para garantizar el acceso a ellos por todos los usuarios de la empresa. También se implementa la capacidad de guardar datos de otras aplicaciones.

CommonStore archiva los datos mediante el software Tivoli Storage Manager. También existe la opción de guardar imágenes y documentos directamente en IBM Content Manager. Una vez que un documento se archiva con CommonStore, se puede recuperar en cualquier momento a través de SAP R/3 o CommonStore Content Manager. La información almacenada también está disponible a través de Lotus Notes, navegadores de Internet/intranet o cualquier otra aplicación comercial integrada con IBM Content Manager.

El repositorio (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand o Tivoli Storage Manager) se ejecuta en paralelo con el sistema ERP. En el lado del cliente, los documentos se buscan a través de las GUI de SAP R/3, IBM Content Manager o Content Manager OnDemand. El sistema admite la búsqueda de texto completo.

Software Ixos

El proveedor líder de tecnologías de archivo de datos y documentos para SAP R/3 es la empresa Software Ixos. En particular, cabe señalar que la interfaz SAP ArchiveLink (la interfaz entre el sistema ERP R/3 y los repositorios de datos y documentos de terceros) fue desarrollada conjuntamente por Ixos y SAP AG. EN Archivo Ixos fue creado específicamente para mejorar la funcionalidad de R/3. En lugar de integrar los dos sistemas a través de una API (como se hace con varios EDMS), SAP ArchiveLink admite una integración rápida entre R/3 e Ixos Archive. Como resultado, Ixos Archive no requiere un visor dedicado, flujo de trabajo adicional y codificación del sistema de gestión de documentos, ni programación adicional.

El software Ixos Archive proporciona soluciones de gestión de documentos de nivel empresarial para clientes, servidores e intranets estándar. Automatiza el procesamiento, archivo, recuperación, distribución, entrega y reutilización de imágenes y documentos. A su vez, el uso de software Ixos-Móvil/3 Implementé acceso remoto a documentos en SAP R/3.

Ixos Archive ofrece la capacidad de trabajar con documentos en papel, archivos electrónicos, informes R/3 estándar, objetos generados externamente y objetos R/3. Los documentos son enrutados por el software R/3 Business Workflow, vistos a través de su visor y gestionados directamente desde R/3. A través de Ixos Archive, también puede administrar el archivo de datos y la conversión de objetos R/3 para presentaciones web.

Ixos también ofrece una variedad de motores de aplicaciones que pueden integrarse tanto en software colaborativo (Lotus, MS Exchange) como en otros EDMS integrados. Se accede a los documentos y se administran a través de la interfaz de cliente de SAP R/3. También existe la opción de sincronizar subconjuntos específicos de datos del sistema ERP con una aplicación de procesamiento de documentos externa.

El Ixos Archive EDMS en sí mismo no admite la búsqueda de documentos de texto completo, pero esta función se puede implementar a través de la integración con el software Verity.

Integración de EDMS con aplicaciones de CRM

Un lugar destacado en mercado moderno ocupan aplicaciones de negocio y gestión de relaciones con clientes (CRM). En particular, las aplicaciones CRM son ofrecidas por empresas como Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems, etc. Incluso los desarrolladores de sistemas ERP (por ejemplo, Oracle, SAP, Peoplesoft y Baan) lanzan (o planean lanzar) aplicaciones CRM. como complemento a sus sistemas.

Naturalmente, los desarrolladores del EDMS no ignoraron este prometedor segmento de mercado. De acuerdo con la opinión predominante en el mercado, el EDMS debería actuar como una capa de integración especial que permita que muchos almacenes de datos y aplicaciones de back-end se asocien con los mismos procesos comerciales con los que interactúa la aplicación CRM de front-office. El ERMS debe admitir una amplia variedad de formatos de datos y estándares de comunicación que se pueden utilizar en las aplicaciones de CRM. Al usuario no le importa cómo interactúa con el vendedor: registrándose en el sitio, enviando un mensaje de correo electrónico, utilizando un sistema telefónico automatizado, enviando un fax o una solicitud por escrito, o hablando con un representante del vendedor en un centro de llamadas. .

Se utilizan diferentes métodos para integrar las aplicaciones EDMS y CRM. Extendido uso de modelos de componentes(COM, CORBA y JavaBeans). Así operan, por ejemplo, Staffware, Identitech y Plexus. Otro enfoque es creación de aplicaciones de plantilla, que se puede utilizar en una variedad de escenarios. Así es como FileNet y Lucent (www.mosaix.com) ofrecen aplicaciones de plantilla que se pueden reutilizar en una variedad de sistemas, desde CRM hasta ERP.

El EDMS utilizado junto con las aplicaciones de CRM también debe proporcionar un procesamiento confiable de grandes cantidades de información y escalabilidad en las aplicaciones de comercio electrónico. Varias empresas (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM y Oracle) han implementado este requisito a través de aplicación de componentes de middleware(Servidores de aplicaciones web, monitores de procesamiento de transacciones y servicios de pedidos de colas de mensajes). Por ejemplo, Keyfile (www.keyfile.com) ha integrado su EDMS con el software MS Commerce Server. Plexus y Staffware han integrado sus productos con las plataformas de transacciones Tuxedo y WebLogic de BEA Systems. Oracle ha integrado su módulo de flujo de trabajo con sus propios servicios de mensajería Advanced Queues. IBM ha integrado su solución de flujo de trabajo MQSeries Workflow en su propio middleware MQSeries.

En un futuro cercano, se espera que EDMS esté más integrado con las aplicaciones de CRM. Muchos desarrolladores de EDMS generalmente creen que el mercado de CRM es la principal oportunidad para su desarrollo. Por lo tanto, "abren" sus sistemas a terceros o forman asociaciones con proveedores de CRM. Por ejemplo, FileNet y Siebel Systems firmaron un acuerdo mediante el cual el software Panagon VisualWorkFlo de FileNet administra el flujo de trabajo entre los diversos módulos de Siebel Systems (fabricación, centro de llamadas y servicio al cliente). Staffware también tiene acuerdos con muchos proveedores de CRM (incluidos Siebel y Vantive) que integran la funcionalidad del software de Staffware en estas aplicaciones de CRM.

Características de la elección e implementación de EDMS.

Las principales características de la elección de EDMS.

Según los analistas de la industria, EDMS se vuelve necesario cuando el volumen total de documentos procesados anualmente en una empresa u organización alcanza los 4000-5000. Cabe decir que la introducción de EDMS no es una panacea para todos los problemas de la empresa. El objetivo principal de su implementación es aumentar la eficiencia del flujo de trabajo de una empresa u organización y, por lo tanto, en cierta medida, la eficiencia de su trabajo en su conjunto. También existe la opinión de que el principal objetivo de introducir un EDMS es crear un entorno eficaz para la gestión y el funcionamiento de una empresa u organización.

Antes de elegir un EDMS, es imperativo formular una lista de tareas que deberían ayudar a resolver su implementación. Además, es necesario desarrollar un plan organizacional detallado para su implementación. El suministro y la implementación del EDMS deben ser realizados por una empresa externa que asuma toda la responsabilidad legal ante la empresa por el éxito del proyecto de implementación. La elección de un proveedor y un implementador de EDMS debe abordarse con mucho cuidado, ya que después de firmar un contrato, pagar los fondos y comenzar a implementar un EDMS, no será fácil terminar las relaciones con esta empresa si la empresa no satisface plenamente los requisitos. calidad de su trabajo. De hecho, en caso de elección incorrecta de un contratista, se desperdiciará dinero, tiempo y nervios. Por supuesto, al elegir un EDMS, es necesario estudiar cuidadosamente todas las ofertas disponibles en el mercado y asegurarse de realizar una licitación. También es muy importante considerar si el proveedor de EDMS tiene experiencia en implementaciones exitosas y cómo se corresponde con las características específicas de la empresa u organización. Al elegir un EDMS, es necesario tener en cuenta algunos de los siguientes puntos importantes:

Una variedad bastante grande de EDMS (tanto desarrollo nacional como extranjero) presentado en el mercado ruso;
La confiabilidad del proveedor de EDMS y los términos de entrega, implementación y mantenimiento que ofrece (en los pocos años de existencia del mercado nacional de TI, ya ha habido casos en que empresas bastante conocidas y aparentemente prósperas o abandonaron el mercado - un ejemplo es la retirada en la primavera de 2002 del mercado nacional del software empresarial NikosSoft - o el cese del desarrollo y modernización de su software, lo que significa, de hecho, abandonar el mercado - un ejemplo es el cese del desarrollo de BOSS-Corporation software de IT Co. en la primavera de 2002);
La posibilidad de finalizar el EDMS dentro de un tiempo razonable (con aceptable condiciones de precios) de acuerdo con las características específicas de la empresa.

En general, al elegir un proveedor y un implementador de EDMS, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

La seriedad de la empresa (la presencia de un nombre conocido en el mercado, su oficina permanente, el deseo de mantener y fortalecer su imagen de mercado a través de la implementación exitosa del próximo proyecto para la implementación de EDMS, etc.);
El tamaño de la empresa, la disponibilidad de recursos suficientes para la implementación del proyecto de implementación dentro de los términos contractuales;
La presencia en la empresa de un equipo suficientemente grande y estable de desarrolladores e implementadores del EDMS;
La experiencia de la empresa en el desarrollo e implementación de EDMS en empresas y organizaciones similares (lo mejor de todo, si es posible ver el EDMS implementado en funcionamiento y comunicarse con sus usuarios);
¿La empresa desarrolladora cuenta con estándares de tecnología y programación, cómo se formalizan (legalizan) y soportan?
¿La empresa implementadora tiene una tecnología de implementación y cómo está documentada?

A su vez, el SGDE elegido para su implantación deberá cumplir los siguientes requisitos generales:

La arquitectura del sistema se basa en procesos de negocio.(flujos de trabajo) en el curso de los cuales se crean y mueven documentos;
El SED debe tener se tienen en cuenta los detalles del flujo de documentos rusos y el trabajo de oficina(organización vertical del flujo de trabajo, cumplimiento de GOST rusos, etc.);
El SED debe tener oportunidades de colaboración implementadas(programación de grupos, intercambio de información, tableros de anuncios, foros, etc.);
Debe ser implementó las funciones de control operativo de la ejecución de documentos y obras(transferencia de trabajo entre ejecutantes de acuerdo con una determinada tecnología, seguimiento del estado del proceso en curso, identificación de desviaciones del curso normativo del proceso, predicción del impacto de estas desviaciones en la fecha probable de finalización de todo el proceso en su conjunto, etc.);
Simplicidad y flexibilidad en la instalación, configuración y operación;
Uso de plataformas comunes para organizar el trabajo en grupo con documentos;
Disponibilidad de fondos para organizar un flujo de trabajo confidencial con protección de la información contra el acceso no autorizado;
Compatibilidad con herramientas de seguridad de la información certificadas;
Posibilidad de uso simultáneo de documentos electrónicos y en papel;
Capacidad de integración con plataformas comunes;
Buena escalabilidad;
Disponibilidad de recopilación y análisis automatizados de datos estadísticos sobre el movimiento de documentos;
EDMS se basa en una arquitectura cliente-servidor abierta;
Capacidad de integración con otras aplicaciones (sistemas CAD, sistemas MRP/ERP, financieros y contabilidad de gestión, sistemas de correo electrónico, etc.);
Disponibilidad de la base de datos EDMS para otras aplicaciones;
Modularidad del EDMS y la posibilidad de aumentar sus capacidades básicas utilizando herramientas integradas;
La posibilidad de procesamiento distribuido de documentos, "transparente" para todos los usuarios del EDMS;
La presencia en el EDMS de módulos para escanear documentos (o la capacidad de integración con sistemas profesionales de gestión de imágenes);
Capacidad para trabajar a través de Internet/intranet;
Capacidad para trabajar con usuarios móviles (remotos) y grupos de usuarios;
Soporte para el idioma ruso, incluidos mensajes de pantalla y consejos, clasificación de datos y búsqueda de información sobre varias palabras y expresiones;
Asequibilidad en términos de entrega, implementación y mantenimiento.

Las principales características de la implementación del EDMS

A su vez, a la hora de implantar un EDMS, hay que enfrentarse a los siguientes problemas principales, cuya solución determina el éxito de todo el proyecto de implantación:

en la mayoría de los casos, la necesidad de una reorganización a gran escala de la empresa;
débil formalización de los procesos de negocios y falta de estándares corporativos;
EDMS debe implementarse y usarse en toda la empresa (en todos los lugares donde se crea, corrige y almacena información), de lo contrario, el éxito de su implementación será mínimo (si es que lo es);
la presencia de cierta resistencia a la introducción de EDMS por parte de los empleados de la empresa ( "resistencia al cambio"), a menudo causada por la falta de voluntad de cualquier "transparencia" de sus actividades;
falta del nivel necesario de capacitación entre los empleados de la empresa (incluidos los gerentes de nivel bajo, medio y niveles superiores) para trabajar con EDMS.

La introducción de un EDMS debe realizarse de forma gradual, comenzando por el eslabón más importante del flujo de trabajo (bien descrito y comprensible), cuya automatización obtendrá rápidamente un efecto positivo. En el proceso de implementación del EDMS, es necesario garantizar la posibilidad de trabajar tanto con la tecnología nueva como con la antigua, para no interferir con las actividades diarias de la empresa. El apoyo real por parte de la dirección de la empresa del proyecto de implementación (el llamado "factor de primera persona"). En ausencia de dicho apoyo (por ejemplo, incluso en la organización de la obtención de toda la información necesaria durante la encuesta de la empresa), en el mejor de los casos, el sistema se implementará solo en ciertas divisiones de la empresa (es poco probable que se noten). se puede esperar un retorno de la inversión de esto).

El problema de la "resistencia al cambio" puede resolverse mediante la introducción paulatina y sistemática de elementos de gestión documental electrónica, empezando por los más sencillos (por ejemplo, formar a los empleados para trabajar con el correo electrónico y la intranet, organizar un archivo electrónico, etc. ) y realizando las necesarias labores aclaratorias. Durante la implementación del EDMS, es imperativo organizar capacitaciones para los empleados de la empresa, así como consultas para su gerencia sobre la organización de la transición a una forma electrónica de trabajo de oficina.

La implementación a gran escala del EDMS necesariamente debe estar precedida por un proyecto piloto, durante el cual se aclaran los principales problemas que pueden surgir directamente durante la implementación. El objetivo principal del proyecto piloto es determinar si hay o no (o se supone que hay) un efecto tangible de la implementación del EDMS. En caso de éxito del proyecto piloto (el llamado "piloto"), se toma la decisión final sobre la implementación del EDMS, se desarrolla un proyecto de implementación real junto con un plan de implementación completo. Normalmente, el costo de un proyecto piloto alcanza el 10% del costo de un proyecto real.

Como regla general, la implementación de un EDMS en una empresa incluye las siguientes etapas principales:

Un análisis exhaustivo de los procesos comerciales de la empresa, el estado del equipo y las tecnologías utilizadas;
Desarrollo de un modelo funcional de información de una empresa, reingeniería de sus procesos comerciales;
Análisis de la posible configuración de hardware y software requerida para la implementación del SGDE.
Implementación de un proyecto piloto;
Aprobación de los resultados del proyecto piloto y desarrollo de un plan de implementación para el EDMS;
Selección y suministro de hardware y software necesarios para la implementación del EDMS;
Suministro e instalación de EDMS;
Adaptación y ajuste del EDMS;
Transferencia y conversión de datos desde sistemas heredados;
Capacitación de administradores de sistemas y usuarios para trabajar con EDMS;
Preparación de un ejemplo de control, programas y métodos de prueba, prueba completa del EDMS;
Desarrollo de diseño, software, documentación técnica y de usuario.
Finalización de la implementación del EDMS, poniéndolo en operación comercial;
Acompañamiento SED.

conclusiones

El futuro es para EDMS, en el que el concepto ECM se implementa más completamente. Al mismo tiempo, según los analistas, ahora Documentum y FileNet ofrecen las soluciones más cercanas al concepto ECM.
En los próximos años, continuarán las perspectivas favorables para un mayor desarrollo del mercado de los sistemas de gestión de contenido. Según un estudio de Forrester Research de 1999, el 38% de las empresas Fortune 500 dijeron que comprar un sistema de administración de contenido es esencial para su negocio. Según Meta Group, el mercado de sistemas de gestión de contenidos crecerá hasta los 10.000 millones de dólares en 2004 (con una tasa de crecimiento anual del 20%).
Al mismo tiempo, según los analistas de Ovum, El mercado demandará tecnologías de gestión de documentos en papel durante muchos años..
Se seguirán desarrollando aplicaciones que integren las capacidades de generación de informes y búsqueda de información en bases de datos corporativas con la publicación de documentos e imágenes gráficas en Internet.
Las oportunidades de desarrollo progresivo serán retenidas solo por los desarrolladores de EDMS más grandes y con visión de mercado. Las empresas que no logran adaptarse a las nuevas condiciones del mercado se estancarán o se verán obligadas a abandonar el mercado por completo.

El mercado de ED se está convirtiendo en un mercado para los fabricantes rusos. Mercado mundial de sistemas de gestión de documentos electrónicos Iniciativas gubernamentales en torno al “Documento Electrónico”

Cómo organizar el proceso de implementación

Compartiendo experiencia

Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Propósito de EDMS

Principales propiedades de EDMS

franqueza

Alto grado de integración con el software de aplicación

Características del almacenamiento de documentos.

Características del enrutamiento de documentos

Control de acceso

Seguimiento de versiones y subversiones de documentos

Utilidades para visualizar documentos de diferentes formatos

anotación del documento

Soporte para varios programas de clientes.

Clasificación general de EDMS

concepto de MCE

clasificación EDMS

Beneficios de usar EDMS

Introducción

Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Propósito de EDMS

Principales propiedades de EDMS

franqueza

Alto grado de integración con el software de aplicación

Características del almacenamiento de documentos.

Características del enrutamiento de documentos

Control de acceso

Seguimiento de versiones y subversiones de documentos

Utilidades para visualizar documentos de diferentes formatos

anotación del documento

Soporte para varios programas de clientes.

Clasificación general de EDMS

concepto de MCE

clasificación EDMS

Beneficios de usar EDMS

Análisis del estado actual del mercado mundial de EDMS

revisión general

Las principales tendencias en el desarrollo del mercado global de EDMS.

Mayor desarrollo del mercado, su consolidación, la aparición de nuevos participantes en el mercado, diferenciación de ofertas de los participantes del mercado.

Integración de EDMS con aplicaciones corporativas comunes

Demanda constante de sistemas OMS

Los cambios tecnológicos en la industria.

Cambios en las preferencias del consumidor

Desarrollo de EDMS orientado a Internet

Cambio rápido en la orientación al mercado de los desarrolladores de EDMS

Oferta de los principales desarrolladores de EDMS de soluciones universales para que las grandes empresas gestionen toda su información corporativa

Aumentar la intensidad de las actividades de los desarrolladores de software para crear y promover soluciones conjuntas

Desarrollo del concepto ECM

Mercado ruso de EDMS

revisión general

Las principales tendencias en el desarrollo del mercado ruso de EDMS.

Entrar en el mercado nacional de EDMS de empresas de TI diversificadas

Trabajo conjunto sobre estandarización de EDMS

Crecimiento del interés en el mercado ruso de desarrolladores y proveedores extranjeros de EDMS

Desarrollo de soluciones integradas

Cooperación y promoción conjunta de soluciones integradas

Ejemplos del uso de EDMS en el mundo

EDMS en el cuidado de la salud

EDMS en productos farmacéuticos

EDMS en el campo de los préstamos

EDMS en el campo de los servicios públicos

EDMS en el campo de las patentes

EDMS en el campo del diseño

Ejemplos de aplicación para sistemas OMS

Integración de EDMS con otras aplicaciones

Integración de EDMS con sistemas ERP

Tecnologías Datamax

FileNet

software fácil

Software Hyland

IBM

Software Ixos

Integración de EDMS con aplicaciones de CRM

Características de la elección e implementación de EDMS.

Las principales características de la elección de EDMS.

Las principales características de la implementación del EDMS

conclusiones

Recuperación de contraseña