Secretario en funciones de la sociedad gestora. Descripción del trabajo del secretario. IV. poderes oficiales

Secretario - nombre colectivo varios tipos posiciones con diferentes responsabilidades funcionales. Por regla general, los secretarios son especialistas que velan por el trabajo de un funcionario, organismo o institución. Con base en estas tareas, también se formulan las responsabilidades específicas del trabajo del secretario.

Del artículo aprenderás:

El término colectivo "secretario" puede entenderse como el secretario del jefe u otro funcionario, secretario-empleado, secretario de la sesión del tribunal, secretario reunión general accionistas o miembros de la sociedad y otro tipo de especialistas técnicos.

Cualquier organización con un flujo de documentos entrantes y salientes, un personal, una jerarquía de órganos de gobierno necesita secretario. Es él quien asume la funcionalidad de garantizar el flujo de trabajo, las actividades del jefe. Dependiendo del tamaño entidad legal se podría crear todo un servicio de secretarias. Además, la funcionalidad de este especialista puede aplicarse tanto a toda la empresa como un todo, como estar “adscrito” a un gerente específico (único cuerpo ejecutivo o el jefe de una unidad estructural - dirección, departamento, sucursal, oficina de representación, etc.).

El título específico del trabajo se refleja en dotación de personal compañías. Dependiendo de los puntos anteriores, alinear y funciones oficiales. La funcionalidad de la secretaria se fija en la descripción del puesto. ¿Por qué es importante formular los deberes de un secretario en detalle y de la forma más completa posible? Para que el empleado en este puesto comprenda la gama completa de sus deberes laborales, para evitar malentendidos entre el empleador y el empleado, para reducir los riesgos de conflictos laborales. A veces surge la duda de si este especialista debe asegurarse de que la organización tenga papelería, artículos productos químicos para el hogar y demás cosas necesarias para el funcionamiento de cualquier empresa.

La respuesta aquí es obvia: debe consultar la descripción del trabajo, donde indican funciones de una secretaria.

Por supuesto, la funcionalidad de los especialistas con diferentes títulos de trabajo será diferente.

Responsabilidades del Secretario Ejecutivo

EN Manual de calificación puestos de gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia con fecha 21.08.1998 N 37, hay una descripción del puesto "secretario del jefe". Al formar una sección sobre responsabilidades, se puede tomar como base la descripción de la funcionalidad dada en el manual. Entonces, para resumir, deberes de secretaria de oficina reducirse a lo siguiente:

aceptar correspondencia dirigida al jefe, así como apelaciones escritas al jefe de los empleados de la empresa: memorandos, declaraciones, memorandos, informes;

preparación de documentos necesarios para el trabajo del jefe, incluido el uso de computadoras, fotocopias y otros equipos de oficina;

dar seguimiento a la consideración y presentación oportuna por parte de las divisiones estructurales y los ejecutores de los documentos que se les presentan para su ejecución;

verificación de la corrección del diseño de los borradores de documentos presentados al jefe para su firma;

preparación de reuniones y reuniones con el jefe (recopilación de materiales, notificación a los empleados sobre la hora y el lugar de la reunión, sobre la agenda), registro de actas de reuniones;

organización de conversaciones telefónicas del jefe, recepción y fijación de información entrante, organización de recepción de visitantes;

formación de casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, asegurando su seguridad y transferencia al archivo.

Así, las funciones básicas del secretario de la cabecera se reducen al apoyo organizativo y técnico de su trabajo.

Si se agregan otros a los deberes básicos enumerados, en función de las características específicas de una entidad legal en particular, también deben registrarse en la descripción del trabajo actual.

Lea también:

• Cualidades personales y profesionales importantes de una secretaria

Este empleado reporta directamente al gerente. Para realizar con éxito la funcionalidad, tanto básica como adicional, este especialista debe tener ciertas habilidades y conocimientos. Por ejemplo, se requiere conocimiento:

estructura organizativa de la empresa

organización del trabajo de oficina y flujo de documentos

reglas para trabajar con equipos de oficina y comunicaciones

Software de la aplicacion

ética empresarial y habilidades comunicacion de negocios

normas de protección laboral, fundamentos derecho laboral y otras habilidades y competencias.

Una secretaria competente, educada, discreta, serena y competente es una bendición para un líder. Dichos especialistas no solo facilitan en gran medida la organización del trabajo del supervisor inmediato, sino que también crean el flujo de trabajo necesario para toda la empresa en su conjunto. Y, a menudo, el secretario es el "rostro" de la organización, el guardián de sus tradiciones, un asistente indispensable para todos los empleados.

Responsabilidades laborales de una secretaria comercial

Dicho especialista no está "adjunto" a un gerente específico, sino que realiza las funciones necesarias para toda la empresa en su conjunto. Por regla general, su trabajo se reduce a mantener el flujo de documentos de la organización. En general, los deberes de un secretario de un empleado pueden verse así:

• registro y procesamiento de correspondencia, la dirección del flujo de documentos de acuerdo con las normas y costumbres aprobadas en la empresa;
• garantizar el registro, la contabilidad, la sistematización, el almacenamiento de toda la masa de documentos: internos, entrantes, salientes;
• mantenimiento de un archivo, seguimiento de la implementación de la nomenclatura aprobada;
• preparación de borradores de documentos, su edición, organización de la firma por parte del jefe;
• trabajar con correo y servicios de mensajería;
• trabajar en la realización de copias, enlaces cruzados, inventarios de archivo, preparación de certificados y resúmenes y otras funciones.

tal conjunto funciones laborales puede contener no sólo el cargo de secretario-empleado, sino también secretario-referente, empleado, asistente personal, archivero, especialista en documentación, etc. Descripción del trabajo un empleado en particular de una empresa en particular puede contener otros deberes, que en cualquier caso deben reflejarse en la descripción del trabajo.

Al describir las funciones de un secretario de escribano, se pueden tomar como base las funciones descritas en la Guía de Calificación para los Cargos de Secretario-Mecanógrafo, Secretario-Taquígrafo. Aunque en su forma pura, tales puestos ya no son relevantes debido al desarrollo de la tecnología informática y los equipos de oficina. Y algunas tareas de secretaría ahora se pueden realizar incluso de forma remota, sin una presencia permanente en la oficina.

Secretario cualquier organización necesita, y por lo tanto, la descripción del trabajo de una secretaria es útil para todas las empresas. Es importante definir claramente las responsabilidades laborales de la secretaria, que no se limitan a atender llamadas y dulces sonrisas. Le ofrecemos una descripción de trabajo de muestra para el secretario del jefe: el director general, el jefe del departamento, el director de la sucursal, etc.

Descripción del puesto de secretaria

APROBAR
CEO
Apellido I.O. ________________
"________"_____________ ____G.

1. Provisiones generales

1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
1.2. El secretario es designado para el cargo y separado del mismo por orden del director general de la sociedad.
1.3. El secretario reporta directamente al director ejecutivo/ responsable de la división estructural de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y deberes se transfieren a otro funcionario, lo que se anuncia en la orden de organización.
1.5. Se nombra para el cargo de secretario a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación superior, superior incompleta o secundaria especializada, antigüedad en el servicio trabajo similar a partir de los seis meses, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación Rusa;
- el Acta Constitutiva de la empresa, el Reglamento Interno del Trabajo, otros actos reglamentarios de la empresa;
- órdenes y directivas de la dirección;
- esta descripción de trabajo.

2. Responsabilidades laborales secretario

El Secretario realiza las siguientes funciones:
2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2.2. Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.4. Contesta llamadas telefónicas, registra y transmite información oficial al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.
2.5. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes y otros documentos.
2.6. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.7. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.
2.8. proporciona lugar de trabajo líder medios necesarios equipo de organización, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
2.9. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.10. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.11. Organiza los viajes de negocios del jefe: encarga los billetes de avión y de tren, reserva los hoteles.
2.12. Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

3. Derechos del secretario

El secretario tiene derecho:
3.1. Recibir información, incluida la confidencial, en la medida necesaria para la resolución de las tareas asignadas.
3.2. Proporcionar a la gerencia sugerencias para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar personalmente o en nombre del jefe de las divisiones de la empresa y otros especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.4. Requerir que la gerencia cree condiciones normales para la implementación deberes oficiales y seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.

4. Responsabilidad del secretario

El secretario es responsable:
4.1. Por incumplimiento y/o cumplimiento intempestivo, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones, órdenes y órdenes vigentes de conservación de secretos industriales e información confidencial.
4.3. Por violación al reglamento interno de trabajo, disciplina laboral, normas de seguridad y contra incendios.

APROBAR

___________________________________ (iniciales, apellido)
(nombre de la organización, antes de ________________________
aceptación, etc., su organización (director u otro
forma jurídica) persona oficial, autorizada
debe aprobar
instrucción nostálgica)
"" ____________ 20__

Descripción del trabajo

secretario jefe
______________________________________________
(nombre de la organización, empresa, etc.)

"" ______________ 20__ NORTE_________

Esta descripción de trabajo ha sido desarrollada y aprobada para
base contrato de empleo con __________________________________________
(nombre del puesto de la persona para quien
_____________________________________________________ y ​​de acuerdo con
se ha elaborado esta descripción del puesto)
provisiones Código de Trabajo Federación Rusa y otras normativas
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación Rusa.

I. Disposiciones generales
1.1. El secretario de la jefatura pertenece a la categoría de técnico
artistas intérpretes o ejecutantes
1.2. Una persona que tiene
más alto educación profesional, sin requisito de experiencia
trabajo, o formación profesional secundaria y experiencia laboral
especialidad durante al menos __________ años.
1.3. Nombramiento para el cargo de secretario del jefe y destitución
de él se hace por orden del jefe de la empresa en la presentación

1.4. El secretario debe saber:
- resoluciones, autos, órdenes, otros lineamientos y
regulaciones superiores y otros órganos concernientes
actividades empresariales;
- reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios sobre el mantenimiento
trabajo de oficina;
- la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
- el estatuto de la empresa;
- organización del trabajo de oficina;
- métodos de registro y procesamiento de documentos;
- archivo;
- mecanografiado;
- reglas para el uso de dispositivos de recepción y comunicación;
- normas de un sistema unificado de organización y administración
documentación;
- reglas de impresión cartas de negocios utilizando formularios estándar;
- fundamentos de ética y estética;
- reglas de comunicación empresarial;
- reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
- conceptos básicos ley administrativa y derecho laboral;
- reglamento interno de trabajo;
- normas y reglamentos de protección laboral, medidas de seguridad,
saneamiento industrial y protección contra incendios;
1.5. La secretaria reporta directamente al gerente
________________________________________________________________________.
(empresa, unidad estructural)
1.6. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.)
funciones son desempeñadas por una persona debidamente designada,
que adquiere los derechos correspondientes y es responsable de
adecuado desempeño de las funciones que le han sido encomendadas.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Responsabilidades laborales
Secretario:
2.1. Realiza trabajos de apoyo organizativo y técnico.
actividades administrativas del jefe.
2.2. Acepta la presentación para la consideración del jefe
correspondencia, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada en
divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en
el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones con
el uso de tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y
presentación de información en la preparación y toma de decisiones.
2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo.
líder.
2.6. Garantiza una revisión y presentación oportunas
divisiones estructurales y ejecutores específicos de documentos,
transferido al cabezal para su firma, asegura su calidad
edición.
2.7. Organizar conversaciones telefónicas con el gerente
anota la información recibida en su ausencia y se la trae
información su contenido, transmite y recibe información sobre
dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como
mensajes telefónicos, trae puntualmente a su atención información,
recibida a través de los canales de comunicación.
2.8. En nombre del jefe, escribe cartas, solicitudes, etc.
documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.
2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones,
realizado por el jefe (recolección de materiales necesarios, notificación
participantes sobre la hora y el lugar del evento, la agenda, su registro),
toma y redacta actas de juntas y encuentros.
2.10. Supervisa el desempeño de los empleados de la empresa.
impartido órdenes e instrucciones, así como el cumplimiento de los plazos
cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del jefe, tomadas bajo control.
2.11. Mantiene un archivo de control y registro.
2.12. Dota al puesto de trabajo del jefe de los medios necesarios
equipo de organización, papelería,
crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del líder.
2.13. Imprime materiales de oficina en la dirección del jefe,
necesario para su funcionamiento, o ingresa información actual en el banco de datos.
2.14. Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia
Consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada,
garantiza su seguridad y los envía al archivo de manera oportuna.
2.16. Realiza las asignaciones oficiales individuales del jefe.
2.17. _____________________________________________________________.

tercero Derechos
El secretario tiene derecho:
3.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa,
relativo a sus actividades.
3.2. Presentar propuestas para consideración de la gerencia
mejora del trabajo relacionado con las funciones estipuladas
esta instrucción.
3.3. Dentro de los límites de su competencia, notificar directamente
gerente sobre todas las falencias identificadas en el proceso de cumplimiento de sus
responsabilidades laborales y hacer sugerencias para su eliminación.
3.4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a
divisiones estructurales y especialistas información y documentos,
necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.5. Exigir a la dirección de la empresa que colabore en
cumplimiento de sus deberes y derechos.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Responsabilidad
El secretario es responsable:
4.1. Por desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones oficiales
deberes establecidos en esta descripción de trabajo
dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación Rusa.
4.2. Por las infracciones cometidas en el ejercicio de sus
actividades - dentro de los límites determinados por las leyes administrativas, penales y
legislación civil de la Federación Rusa.
4.3. por causar daño material- dentro de los límites
legislación laboral y civil de la Federación Rusa.

La descripción del trabajo se desarrolló de acuerdo con ________________
(Nombre,
_____________________________.
número de documento y fecha)

Jefe de unidad estructural (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)

"" _____________ 20__

ACORDADO:

Responsable del departamento jurídico

(iniciales, apellido)
_____________________________
(firma)

"" ________________ 20__

Conozco la instrucción: (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)

Descripción del trabajo
secretario jefe[nombre de la organización, empresa, etc.]

Esta descripción del puesto ha sido desarrollada y aprobada de acuerdo con las disposiciones del Código Laboral de la Federación Rusa y otras normas que rigen las relaciones laborales en la Federación Rusa.

I. Disposiciones generales

1.1. El secretario del jefe pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.

1.2. Se designa para el cargo de secretario de la jefatura a una persona que cuente con una educación profesional superior, sin presentar requisitos de experiencia laboral, o una educación vocacional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de por lo menos [valor] años.

1.3. El nombramiento para el cargo de secretario del jefe y la destitución del mismo se llevan a cabo por orden del jefe de la empresa previa presentación [insertar según corresponda].

1.4. El secretario debe saber:

Decretos, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y otros relacionados con las actividades de la empresa;

Reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios para el mantenimiento de registros;

La estructura y dirección de la empresa y sus divisiones;

Carta de la empresa;

Organización del trabajo de oficina;

Métodos de registro y procesamiento de documentos;

negocio de archivo;

Mecanografiado;

Reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;

Normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;

Reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;

Fundamentos de ética y estética;

Reglas de comunicación empresarial;

Reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;

Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;

reglamento interno de trabajo;

Reglas y normas de protección laboral, medidas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios;

1.5. El secretario reporta directamente al jefe de la [empresa, unidad estructural].

1.6. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son ejercidas por una persona debidamente designada que adquiere los derechos correspondientes y es responsable del correcto desempeño de las funciones que le son asignadas.

1.7. [Ingrese según sea necesario].

II. Responsabilidades laborales

Secretario:

2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.

2.2. Acepta la correspondencia entrante para consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.

2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la preparación y toma de decisiones.

2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.

2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.

2.6. Supervisa la consideración y presentación oportunas por parte de las divisiones estructurales y ejecutores específicos de los documentos presentados al jefe para su firma, asegura su edición de alta calidad.

2.7. Organiza conversaciones telefónicas con el jefe, registra la información recibida en su ausencia y llama su atención sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, llama su atención oportunamente la información recibida a través de los canales de comunicación.

2.8. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes, otros documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.

2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.

2.10. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.

2.11. Mantiene un archivo de control y registro.

2.12. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.

2.13. Imprime, por indicación del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo, o ingresa información actual en el banco de datos.

2.14. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.

2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.

2.16. Realiza las asignaciones oficiales individuales del jefe.

2.17. [Ingrese según sea necesario].

tercero Derechos

El secretario tiene derecho:

3.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.

3.2. Presentar propuestas de mejora de los trabajos relacionados con las responsabilidades previstas en esta instrucción para consideración de la dirección.

3.3. Dentro de los límites de su competencia, informar al jefe inmediato sobre todas las deficiencias detectadas en el ejercicio de sus funciones, y formular propuestas para su eliminación.

3.4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a las divisiones estructurales y especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.

3.5. Exigir a la dirección de la empresa que coadyuve en el ejercicio de sus deberes y derechos.

3.6. [Ingrese según sea necesario].

IV. Responsabilidad

El secretario es responsable:

4.1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta descripción del trabajo, en la medida determinada por la legislación laboral de la Federación Rusa.

4.2. Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil de la Federación Rusa.

4.3. Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil de la Federación Rusa.

La descripción del puesto se elaboró ​​de acuerdo con [nombre, número y fecha del documento].

jefe de unidad estructural

[iniciales, apellido]

[firma]

[día mes año]

Acordado:

Responsable del departamento jurídico

[iniciales, apellido]

[firma]

[día mes año]

Familiarizado con las instrucciones:

[iniciales, apellido]

[firma]

[día mes año]

La descripción del trabajo del secretario contiene requisitos para las calificaciones de un empleado, establece el procedimiento para su subordinación, nombramiento y destitución. El documento describe responsabilidades funcionales, los derechos del trabajador, su responsabilidad. Los poderes del secretario están determinados por las características específicas de la organización.

Ejemplo de descripción del puesto de secretaria ejecutiva

YO. Provisiones generales

1. El secretario pertenece a la categoría de "intérpretes técnicos".

2. El secretario reporta directamente al director general/jefe de la subdivisión estructural.

3. El nombramiento o cese del secretario se hace por orden del director general.

4. Se nombra para el cargo de secretario a una persona que tenga al menos una educación secundaria especializada y al menos un año de experiencia en un puesto similar.

5. Durante la ausencia del secretario, los deberes funcionales, derechos, responsabilidades se transfieren a otro funcionario, según se informa en la orden de organización.

6. El secretario debe saber:

• estructura organizativa;
• normas de comunicación empresarial y etiqueta;
• organización del trabajo de oficina;
• fundamentos de la legislación civil y laboral de la Federación Rusa;
• reglas para el funcionamiento de equipos organizativos e informáticos;
• programas de aplicación (Word, Excel, etc.);
• mecanografiado;
• normas de protección laboral, medidas de seguridad, protección contra incendios.

7. El Secretario en su actividad se guía por:

• la carta de la organización;
• la legislación de la Federación Rusa;
• reglamento interno de trabajo, otros actos rectores de la organización;
• órdenes y directivas de la dirección;
• esta descripción de trabajo.

II. Deberes del trabajo del secretario.

El secretario realiza las siguientes funciones:

1. Recibe visitas.

2. Acepta y presenta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.

3. Recibe la correspondencia recibida por el jefe para su consideración. De acuerdo con la decisión, lo envía a las unidades estructurales o particulares específicos para su uso en la obra.

4. Realiza la comunicación utilizando medios de comunicación, registra, transfiere información de servicio al jefe.

5. Realiza actividades para el apoyo técnico, organizativo del trabajo del jefe.

6. Redacta solicitudes, cartas, otros documentos en nombre del jefe.

7. Participa en la preparación de reuniones, reuniones organizadas por el jefe. Recoge la información necesaria, registra, informa a los participantes sobre el lugar, hora de la reunión, agenda. Lleva y redacta actas de reuniones.

8. Organiza viajes de negocios para el jefe: compra de boletos, alquila transporte, locales.

9. Controla la ejecución por parte de los empleados de la organización de órdenes, órdenes de gestión.

10. Forma casos, garantiza la seguridad de los documentos, los transfiere al archivo de manera oportuna.

11. Realiza asignaciones oficiales separadas del jefe.

tercero Derechos

El secretario tiene derecho:

1. Tomar decisiones independientes dentro de su competencia.

2. No iniciar el ejercicio de sus facultades en caso de peligro para la vida o la salud.

3. Hacer exigencias a la dirección para crear las condiciones normales para el desempeño de sus funciones oficiales, la seguridad de los bienes materiales, documentos.

4. Recibir información oficial en su totalidad para el ejercicio de sus atribuciones.

5. Enviar propuestas de racionalización a la dirección para mejorar las actividades de la organización y su propio trabajo.

6. Informar al jefe de las deficiencias identificadas en las actividades de la organización, presentar propuestas para su eliminación.

7. Recibir de los empleados de las divisiones estructurales los materiales necesarios y las explicaciones de los motivos de la violación de los plazos y la calidad del cumplimiento de las tareas, las instrucciones de la gerencia.

IV. Responsabilidad

El Secretario es responsable de:

1. Realización de representación no autorizada de los intereses de la organización, reuniones.

2. Resultados de las decisiones tomadas, acciones propias.

3. Desempeño inadecuado de sus funciones oficiales.

4. Violación de requisitos documentos de orientación organizaciones

5. Manejo ilegal de información personal, transferencia de información confidencial, secretos comerciales.

6. Causar perjuicio a la organización, a sus empleados, a las contrapartes, al Estado.

7. Violación de los requisitos de disciplina laboral, reglamento interno de trabajo, normas de seguridad, protección contra incendios.

8. Violación de la etiqueta, normas de comunicación empresarial.

escribano

El secretario de sesión del tribunal es un funcionario y trabaja únicamente en los tribunales. Proporciona el trabajo documental del juez, juicios, participa en reuniones. Este oficial tiene las siguientes responsabilidades funcionales:

1. Recopila y redacta los materiales del caso para su consideración en una sesión del tribunal.

2. Lleva el acta de la sesión del tribunal.

3. Prepara y envía citaciones, citaciones a los participantes de la reunión.

4. Redacta los casos judiciales de acuerdo con los requisitos de las leyes.

secretaria

Secretario-empleado - un funcionario que mantiene el flujo de documentos de la organización. Sus tareas incluyen:

1. Realización de conversaciones telefónicas y trabajo con clientes.

2. Supervisar el cumplimiento oportuno de las obligaciones registradas en los documentos.

3. Registro y tramitación de la correspondencia.

4. Traducción de documentos, correspondencia de un idioma extranjero.

5. Llevar un archivo de documentos.