แบบสอบถามเพื่อสอบ ฯลฯ การสำรวจก่อนโครงการและข้อมูลเป็นขั้นตอนของการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน คำอธิบายโครงสร้างองค์กร

ก่อนการก่อสร้างโครงสร้างหรือการสร้างใหม่ งานก่อนโครงการ: สำรวจไซต์หรืออาคารการประเมินสภาพของพวกเขา นี้ช่วยให้คุณกำหนดความเป็นไปได้ของโครงการ ในระหว่างการวิเคราะห์ จะพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทของภูมิประเทศ สภาพทางเทคนิคของโครงสร้าง ลักษณะของดิน ความพร้อมใช้งานของการสื่อสาร ฯลฯ

งานของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการสำรวจก่อนโครงการคือดำเนินการวัดด้วยอุปกรณ์ที่มีความแม่นยำสูง ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด ผลลัพธ์ที่ได้จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับพารามิเตอร์ที่กำหนดโดย SNiP ที่ รายงานความขยันให้ข้อสรุปของผู้เชี่ยวชาญบนพื้นฐานของข้อสรุปที่เกิดขึ้น

การฝึกอบรม

ก่อนเริ่มต้น การสำรวจก่อนโครงการของวัตถุจำเป็น:

• บันทึกความปรารถนาของลูกค้า ต้องนำมาพิจารณาเมื่อปฏิบัติงาน
• รวบรวมเอกสารทางเทคนิคที่จำเป็น ประกอบด้วยแผนผังของพื้นที่ ภาพวาดการสื่อสาร (ถ้ามี) แผนผังอาคารโดยรอบ
• สร้างแนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับวัตถุ ในการทำเช่นนี้ นักแสดงไปที่สถานที่และประเมินสภาพภายนอก
• เห็นด้วยกับลูกค้าเรื่องค่าใช้จ่ายและระยะเวลาในการทำงาน

เมื่อปัญหาการเตรียมความพร้อมทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว ก็จะเริ่มโดยตรง ประกอบด้วย:

• การวิจัยทีละขั้นตอนของวัตถุ
• การคำนวณและการเปรียบเทียบตัวชี้วัดที่ได้รับกับตัวชี้วัดเชิงบรรทัดฐาน
• การลงทะเบียน รายงานการสำรวจก่อนโครงการ.

ควรจะกล่าวว่าการใช้อุปกรณ์ที่มีความแม่นยำสูงช่วยให้การวัดทั้งหมดทำได้โดยวิธีการที่ไม่ทำลายล้าง ซึ่งหมายความว่าความสมบูรณ์ของโครงสร้างจะไม่ถูกละเมิด

ค่าขั้นตอน

แน่นอนว่าผู้พัฒนามีสิทธิ์ปฏิเสธการสำรวจก่อนโครงการ มีตัวอย่างกรณีดังกล่าวค่อนข้างน้อย อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำว่าลูกค้ามั่นใจ 100% ในความสำเร็จของการก่อสร้างหรือการสร้างใหม่

ในขณะเดียวกันแม้ปัจจัยเล็กน้อยไม่คำนึงถึง ขั้นเตรียมการ,สามารถนำไปสู่ปัญหาร้ายแรง. จากการฝึกฝนแสดงให้เห็นว่าการก่อสร้างหรือการสร้างใหม่มักจะหยุดนิ่งเป็นเวลานาน การออกแบบและการดำเนินโครงการ แบบสำรวจก่อนโครงการเปรียบได้กับการเล่นรูเล็ต ไม่เพียงแต่ทรัพยากรทางการเงินเท่านั้นที่สามารถเดิมพันได้ แต่ยังรวมถึงชื่อเสียงของบริษัทผู้พัฒนาด้วย

บ่อยครั้งที่โครงการถูกระงับ เช่น ลูกค้าปฏิเสธ แบบสำรวจก่อนโครงการ, ซื้อวัสดุมาบูรณะใหม่ อย่างไรก็ตาม ก่อนเริ่มงาน พบข้อบกพร่องในโครงสร้างรองรับ ดังนั้น วัสดุที่ซื้อจึงไม่เหมาะสมกับลักษณะความแข็งแรงสำหรับการติดตั้ง ปริมาณมหาศาลไหลลงท่อระบายน้ำและงานก็ถูกแช่แข็งเป็นเวลานาน

งานสำคัญ

แบบสำรวจก่อนโครงการดำเนินการสำหรับ:

• จริง เงื่อนไขทางเทคนิควัตถุก่อนการปรับปรุงให้ทันสมัย ​​การสร้างใหม่ ฯลฯ
• การกำหนดระดับการสึกหรอของโครงสร้าง ความถูกต้องและในบางกรณีความถูกต้องตามกฎหมายของการดำเนินงานที่ตามมาของโครงสร้างขึ้นอยู่กับมัน
• การกำหนดความเหมาะสมของที่ดินสำหรับการก่อสร้างอาคารบนนั้น
• การฟื้นฟูภาพวาดและแผนผังของวัตถุที่สูญหาย เอกสารทางเทคนิคอื่น ๆ
• การปรับเปลี่ยนโครงการโดยคำนึงถึงสถานการณ์ที่ระบุ
• ประมาณการค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นสำหรับการสร้างใหม่ การบูรณะ การก่อสร้างสิ่งอำนวยความสะดวก นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรวบรวม กรณีธุรกิจการลงทุน ตามกฎแล้วมันเป็นสิ่งจำเป็นหากมีการจัดหาเงินทุนจากเงินงบประมาณ

ผลลัพธ์

หลังจากการศึกษาที่ครอบคลุมเสร็จสิ้น จะมีการสรุปข้อสรุปมากมาย ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของวัตถุ ซึ่งรวมถึง:

• คำอธิบายของคุณสมบัติการออกแบบ แผนงาน และภาพวาด
• ผลการตรวจสอบสถานที่ก่อสร้าง การประเมินสภาพฐานรากและดิน
• ภาพความบกพร่องทางโครงสร้างที่พบระหว่างการตรวจ
• ผลการตรวจสอบทางเทคนิคของโครงสร้าง ระบุพารามิเตอร์หลัก
• ภาพกราฟิกของข้อบกพร่องที่ระบุพร้อมไดนามิกของการพัฒนาที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่น หากพบรอยแตกที่ฐาน คุณจะเห็นได้ว่ารอยแตกจะส่งผลต่อสภาพของโครงสร้างอย่างไรในไม่กี่ปี
• ผลการวิเคราะห์ทางห้องปฏิบัติการของตัวอย่างวัสดุของโครงสร้างรับน้ำหนัก
• การคำนวณสำหรับองค์ประกอบแต่ละส่วนของโครงสร้าง

รายการสามารถเสริมตามคำขอของลูกค้า เช่น แนบรูปถ่ายกับบทสรุปได้ ปริทัศน์โครงสร้าง, สถานที่ภายในบางส่วน, ข้อมูลเกี่ยวกับอดีตเจ้าของวัตถุ ฯลฯ

แตกต่างกันนิดหน่อย

ควรสังเกตว่ามักจะมีการสำรวจก่อนโครงการ องค์กรออกแบบโดยได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสม

ถ้าผู้สนใจสั่งเฉพาะข้อสอบก็ต้องจ่าย หากลูกค้าได้รับการตั้งค่าสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับ บริษัท นั่นคือถือว่าพนักงานจะจัดทำโครงการโดยให้ข้อสรุปตามผลการตรวจสอบฟรี

ความถูกต้องและประสิทธิผลของขั้นตอน

ตามกฎแล้ว การปฏิเสธของลูกค้าจากการสำรวจก่อนโครงการนั้นขึ้นอยู่กับความไม่เต็มใจที่จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการก่อสร้างหรือการสร้างใหม่เองต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก เป็นการยากที่จะโน้มน้าวนักพัฒนาว่าจำเป็นต้องประเมินวัตถุ อย่างไรก็ตาม เมื่อตกลงทำแบบสำรวจ ลูกค้าสามารถประหยัดได้อย่างมาก:

• ระยะเวลาในการทำงานที่สำคัญ
• ทรัพยากร. มันไม่ได้เกี่ยวกับอุปกรณ์เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับพนักงานด้วย

นอกจากนี้ นักพัฒนาไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการทางเทคนิคที่มีราคาแพง

การตรวจจับข้อบกพร่องอย่างทันท่วงทีช่วยลดความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ในขณะเดียวกัน หากสภาพของโรงงานเป็นที่น่าพอใจ ก็ไม่สามารถใช้อุปกรณ์ราคาแพงในการสร้างและซ่อมแซมได้ ดังนั้น เมื่อทราบจุดอ่อนของสถานที่แล้ว ลูกค้าสามารถแจกจ่ายงานระหว่างพนักงานได้อย่างถูกต้อง

การสำรวจก่อนโครงการขององค์กรในกระบวนการอัตโนมัติ

เพื่อการใช้งานโครงการระบบอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องวิเคราะห์คุณสมบัติของวัตถุอย่างละเอียด ชี้แจงความต้องการของลูกค้า ในระหว่าง การตรวจสอบก่อนโครงการตาม GOST 34.601-90 ชุดของเงื่อนไขถูกกำหนดซึ่งระบบจะทำงาน:

• ซอฟต์แวร์ ทรัพยากรฮาร์ดแวร์
• สภาพภายนอก
• ขอบเขตงานและจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในการจัดการ

นอกจากนี้คำอธิบายของฟังก์ชั่นของระบบจะดำเนินการมีข้อ จำกัด ในระหว่างการพัฒนา (ข้อกำหนดสำหรับความสมบูรณ์ของแต่ละขั้นตอนมาตรการขององค์กรและขั้นตอนที่มุ่งเป้าไปที่การปกป้องข้อมูล ฯลฯ )

วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์

ในระหว่างขั้นตอนการสำรวจ ความรู้ทั่วไปและคลุมเครือเกี่ยวกับข้อกำหนดของระบบจะถูกแปลงเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีการกำหนดสิ่งต่อไปนี้:

• ฟังก์ชัน สถาปัตยกรรมระบบ สภาพภายนอกการกระจายงานระหว่างซอฟต์แวร์และ
• อินเทอร์เฟซ
• ข้อกำหนดสำหรับข้อมูลและ องค์ประกอบของโปรแกรม, ฐานข้อมูล, ทรัพยากรที่จำเป็น, พารามิเตอร์ทางกายภาพของส่วนประกอบ
• การกระจายงานระหว่างระบบกับบุคคล

การวิเคราะห์โครงสร้าง

การเลือกวิธีการวิจัยมีผลอย่างมากต่อคุณภาพของการออกแบบ

เมื่อใช้วิธีโครงสร้าง การตรวจสอบเริ่มต้นด้วย ภาพรวมระบบที่มีรายละเอียดตามมา เป็นผลให้ AS ได้รับโครงสร้างแบบลำดับชั้น จำนวนระดับที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งระบบออกเป็นขั้นตอนโดยจัดสรรองค์ประกอบจำนวนจำกัดในแต่ละขั้นตอน ตามกฎแล้วมี 3-7 องค์ประกอบดังกล่าว ในแต่ละระดับ จะระบุเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็นต่อระบบเท่านั้น ข้อมูลจะถูกพิจารณาร่วมกับการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง การบันทึกองค์ประกอบจะดำเนินการตามกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด มีการร่างข้อกำหนดของระบบ วิธีนี้ช่วยให้คุณเข้าใกล้ผลลัพธ์สุดท้ายมากขึ้น

หลักการ

วิธีการวิเคราะห์ขึ้นอยู่กับบทบัญญัติหลายประการ บางคนควบคุมการจัดกิจกรรมในระยะเริ่มแรก วงจรชีวิตระบบอื่น ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาคำแนะนำ หลักการของการสลายตัวและการจัดลำดับชั้นถือเป็นพื้นฐาน

ประการแรกเกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนของการจัดโครงสร้างชุดของงานที่ใช้งานได้ ปัญหาที่เกิดขึ้นจะแบ่งออกเป็นปัญหาเล็กๆ น้อยๆ มากมาย เข้าใจง่าย และที่จริงก็แก้ได้

ตามหลักการที่สอง สำหรับคำอธิบายอย่างเป็นทางการโดยละเอียดของชิ้นส่วนเหล่านี้ โครงสร้างภายในของชิ้นส่วนเหล่านี้มีความเด็ดขาด ความง่ายในการรับรู้ปัญหาได้รับการปรับปรุงโดยการจัดโครงสร้างองค์ประกอบเป็นลำดับชั้น พูดง่ายๆ คือ ระบบถูกสร้างขึ้นและทำความเข้าใจในระดับต่างๆ ซึ่งแต่ละรายละเอียดจะถูกเพิ่มเข้าไป

ระบบออกแบบอัตโนมัติ

ในด้านระบบอัตโนมัติ กิจกรรมโครงการภายในเวลาไม่กี่ปี ทิศทางของ CASE ก็ถูกสร้างขึ้น การขยายขอบเขตของแอปพลิเคชัน PC อย่างเข้มข้น ความซับซ้อนอย่างต่อเนื่องของฐานข้อมูล ข้อกำหนดที่เข้มงวดมากขึ้นทำให้เกิดความจำเป็นในการพัฒนาเทคโนโลยีทางอุตสาหกรรม

ทิศทางที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีคือการพัฒนาเครื่องมือแบบบูรณาการตามแนวคิดของการจัดการระบบและวงจรชีวิต

ขณะนี้ยังไม่มีคำจำกัดความที่ชัดเจนของ CASE ตามกฎแล้วเนื้อหาของแนวคิดถูกกำหนดโดยรายการปัญหาที่แก้ไขด้วยความช่วยเหลือชุดวิธีการและวิธีการ

เทคโนโลยีของ CASE เป็นวิธีการวิจัยที่ซับซ้อน การบำรุงรักษาระบบอัตโนมัติ มีชุดเครื่องมือเฉพาะที่ออกแบบมาสำหรับนักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ นักพัฒนา ทำให้กระบวนการออกแบบเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ เทคโนโลยียังช่วยให้สามารถสำรวจก่อนโครงการ วิเคราะห์โครงสร้าง กำหนดโครงการโดยใช้เครื่องมือการเขียนโปรแกรม CASE ใช้ในการสร้างแบบจำลองแอปพลิเคชันทางธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์และ การวางแผนการดำเนินงาน, การจัดการทรัพยากร , การควบคุมการพัฒนา

เครื่องมือส่วนใหญ่ที่รวมอยู่ในเทคโนโลยีนั้นขึ้นอยู่กับ วิธีการทางวิทยาศาสตร์. ภายในกรอบของระเบียบวิธีวิจัยนั้น มีการกำหนดคำสั่งสำหรับการวิเคราะห์และการเลือกโครงการระบบ ขั้นตอนการทำงาน ลำดับ กฎสำหรับการใช้และการกำหนดวิธีการ

ในบทความนี้ บริษัท "ธนาคารซามาน" ได้รับเลือกให้เป็นองค์กรที่อยู่ระหว่างการศึกษา ก่อตั้งขึ้นในปี 1989 และดำเนินงานในภาคการธนาคาร ให้บริการด้านกฎหมายและ บุคคล. คุณสมบัติเชิงกลยุทธ์ของธนาคารคือ ความเร็วในการให้บริการ ข้อเสนอสินเชื่อที่หลากหลาย ระดับสูงการปรับตัวให้เข้ากับ สภาพแวดล้อมภายนอก- วัฒนธรรม เศรษฐกิจ กฎหมาย เทคโนโลยี และการเมือง ธนาคารตั้งอยู่ในคาซัคสถาน โดยมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมืองอัสตานา

หนึ่งใน พื้นที่ลำดับความสำคัญการพัฒนาของธนาคารคือการปรับปรุงกระบวนการไอทีที่มีอยู่ ในการทำเช่นนี้ ฝ่ายบริหารจึงตัดสินใจหันไปใช้ความช่วยเหลือจากบริษัทผู้รวมระบบบุคคลที่สาม มีการวางแผนที่จะปรับปรุงแผนกไอทีให้ทันสมัยตามแนวทางการบริการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในโลก ในขณะที่สิ่งที่สำคัญที่สุดในธนาคารคือความสมบูรณ์ของแค็ตตาล็อกบริการ การใช้งานเหตุการณ์ทั้งหมด และกระบวนการจัดการสินทรัพย์ไอที

วิธีการสำรวจแผนกไอทีของธนาคาร

ในการเลือกวิธีการสำรวจสำหรับแผนกไอทีของธนาคาร ได้วิเคราะห์วิธีการดังต่อไปนี้:

• 1. การวิเคราะห์เอกสารที่มีอยู่สำหรับกระบวนการและ / หรือระบบอัตโนมัติ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ขอเอกสารครบชุด กำลังวางขาตั้งสำหรับ ระบบที่มีอยู่ระบบอัตโนมัติและการศึกษาอิสระของวัสดุที่ได้รับ
• 2. สัมภาษณ์พนักงานของลูกค้า บริษัทผู้รวบรวมจะเดินทางไปยังไซต์ของการสำรวจ การสัมภาษณ์เกิดขึ้นในองค์ประกอบหลักทั้งหมดของงานของแผนกไอที
• 3. การสังเกต บริษัทผู้รวมระบบดำเนินการสำรวจในสถานที่ทำงานของลูกค้า พร้อมกับเฝ้าติดตามผู้เข้าร่วมในกระบวนการ ว่าพวกเขาทำงานอย่างไรในกระบวนการและทำงานในระบบ
• 4. การขอข้อมูล - การซักถาม แบบสอบถามจะถูกส่งไปยังลูกค้า หลังจากนั้นพนักงานของลูกค้าจะกรอกแบบสอบถาม นอกจากนี้ แบบสอบถามจะได้รับการวิเคราะห์โดยทีมงานโครงการในส่วนของบริษัทผู้รวมระบบ
• 5. การรวมกันของวิธีการที่ระบุไว้ข้างต้น

ออกเดินทางไป ที่ทำงานลูกค้ามีความซับซ้อนเนื่องจากสำนักงานใหญ่ของลูกค้าตั้งอยู่ในประเทศอื่นนอกจากนี้ยังมีการกระจายงานไปทั่วหลายเมือง วิธีการสังเกตถูกปฏิเสธเนื่องจากต้องใช้เวลาและต้นทุนสูงในการใช้วิธีนี้ การศึกษาเอกสารและระเบียบข้อบังคับในบริษัทเป็นกระบวนการที่ยาวนานซึ่งต้องใช้ .จำนวนมาก ทรัพยากรมนุษย์. แอปพลิเคชันได้รับการยอมรับว่าจำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการ แต่ในขั้นต่อไปจะรวมอยู่ในแผนโครงการ วิธีการสำรวจได้รับเลือกให้มีประสิทธิภาพสูงสุดในแง่ของค่าแรง ค่าเวลา และผลลัพธ์ที่ได้

การสำรวจแผนกไอทีของธนาคารดำเนินการโดยใช้การสำรวจผู้ใช้ระบบสารสนเทศที่ทำให้กระบวนการไอทีเป็นไปโดยอัตโนมัติ มีการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรปัจจุบันของกระบวนการไอทีที่สำรวจในสองขั้นตอน

ขั้นตอนแรกดำเนินการผ่านการสื่อสารทางไกลกับผู้ใช้ระบบ: ข้อมูลถูกรวบรวมผ่านแบบสอบถามและด้วยความช่วยเหลือของ การสนทนาทางโทรศัพท์. ข้อมูลที่ร้องขอถูกแบ่งออกเป็นสองประเภท:

• การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรของบริการไอทีของบริษัท:
  • o จำนวนพนักงานไอที
  • o โหมดการทำงานของบริการสนับสนุน
  • o ระบบอัตโนมัติของกระบวนการไอทีในปัจจุบัน
• การรวบรวมและวิเคราะห์เอกสารสนับสนุนของกระบวนการ
• o คำอธิบายของกระบวนการเวิร์กโฟลว์
• o คำแนะนำบทบาทโครงการ
• o ประมวลผลรายงานประสิทธิภาพ

ในระยะที่ 2 ใช้วิธีสัมภาษณ์และสังเกต ในเวลาเดียวกัน เน้นหลักในด้านต่าง ๆ เช่น:

• · รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนที่แท้จริงของกระบวนการ - สัมภาษณ์ผู้เข้าร่วมในกระบวนการ (พนักงานบริการไอที) ในการทำเช่นนี้ แบบสอบถามถูกสร้างขึ้น (ดูภาคผนวก 1) ซึ่งถูกส่งไปยังพนักงานของแผนกไอทีของธนาคารทางไปรษณีย์ การสนทนาทางโทรศัพท์ยังถูกจัดในรูปแบบของการสัมภาษณ์โดยใช้แบบสอบถามที่ได้รับซึ่งมีคำถามเกี่ยวกับองค์ประกอบแต่ละส่วนขององค์กรของกระบวนการ
• · การระบุความต้องการสำหรับกระบวนการไอทีและระบบอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการจัดการแผนกไอทีของธนาคารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ของโครงการ
• · ทำความคุ้นเคยกับระบบอัตโนมัติที่ใช้ กิจกรรมนี้ดำเนินการโดยวิศวกรของผู้รับเหมา ในเวลาเดียวกัน มีการศึกษาระบบที่อยู่ติดกันซึ่งจำเป็นต้องสร้างการบูรณาการระหว่างโครงการ มีการรวบรวมข้อกำหนดสำหรับการบูรณาการ

ผลการสำรวจได้บันทึกไว้ในรายงานที่ให้ไว้ในสองส่วนถัดไปของงานนี้และได้ตกลงกับทีมงานโครงการจากบริษัทแล้ว

1. จำเป็นต้องทำแบบสำรวจดังกล่าวหรือไม่? จะให้อะไรกับลูกค้าและบริษัทไอทีเอง?
2. วัตถุประสงค์ของการสำรวจก่อนโครงการคืออะไร?
3. ผลของมันควรจะเป็นเช่นไร?
4. ฉันควรทำแบบสำรวจก่อนโครงการฟรีหรือรับเงิน
5. จะพิสูจน์ประสิทธิภาพของแบบสำรวจดังกล่าวให้กับลูกค้าได้อย่างไร จะสามารถชำระได้หรือไม่?

ในที่นี้ แต่ละบริษัทจะตัดสินใจด้วยวิธีของตนเอง: โดยทั่วไปแล้วจะมีคนพิจารณาว่าการตรวจสอบดังกล่าวไม่เหมาะสม (“เราจะเข้าสู่การต่อสู้ แล้วเราจะได้เห็น …”); อื่น ๆ ดำเนินการในระหว่างการดำเนินการอย่าแยกงานนี้ในบทความแยกต่างหาก ยังมีคนอื่น ๆ ดำเนินการเป็นขั้นตอนการทำงานที่เป็นอิสระ แต่อย่าเอาเงินไปทำ ประการที่สี่ถือว่าการสำรวจก่อนโครงการเป็นผลิตภัณฑ์เชิงพาณิชย์แยกต่างหากอย่างถูกต้อง ประสบการณ์ของฉันในฐานะผู้จัดการและที่ปรึกษาแสดงให้เห็นว่าการสำรวจก่อนโครงการเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของงานของบริษัทไอทีเกือบทุกแห่งที่เกี่ยวข้องกับการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ และจาก องค์กรที่เหมาะสมและการดำเนินการตามขั้นตอนนี้บางครั้งขึ้นอยู่กับความสำเร็จของโครงการทั้งหมด

ในบทความนี้ ฉันจะพยายามตอบคำถามข้างต้น ทั้งจากการปฏิบัติของฉันเองและจากประสบการณ์ของลูกค้าที่ฉันต้องสื่อสารด้วย แนะนำเทคโนโลยีการทำแบบสำรวจก่อนโครงการตั้งแต่เริ่มต้น

ความจำเป็นในการสำรวจก่อนโครงการ

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยนี้แสดงให้เห็นแนวทางของบริษัทไอทีบางบริษัทที่มีต่อระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ

นักประดิษฐ์เข้ามารับหน้าที่และเสนอเครื่องโกนหนวดแบบใหม่สำหรับท้องถนน
“แต่อุปกรณ์ของคุณทำงานอย่างไร” สมาชิกคณะกรรมการถาม
“ง่ายมาก” นักประดิษฐ์ตอบ “คุณโยนเหรียญลงในช่อง เสียบหัวของคุณเข้าไปในเครื่อง แล้วใบมีดสองใบจะเริ่มโกนคุณ”
“ขอโทษนะเพื่อนร่วมงาน แต่คนเรามีรูปร่างหน้าตาต่างกัน!” สมาชิกของคณะกรรมาธิการพูดกับเขา
"ใช่" นักประดิษฐ์กล่าว "แต่นั่นเป็นเพียงก่อนการโกนครั้งแรกเท่านั้น..."

งานหลักของระบบอัตโนมัติคือการรักษาข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่ไม่เหมือนใครของบริษัทที่ทำงานอัตโนมัติ เป็นไปไม่ได้ที่จะยอมให้เหมือนในมุขตลกนี้ ว่าหลังจากที่ระบบอัตโนมัติทุกบริษัทกลายเป็น "หน้าเดียวกัน" ดังนั้น หากเราต้องการรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันที่เป็นเอกลักษณ์ของธุรกิจของลูกค้า ด้วยความทันสมัยของกระบวนการทางธุรกิจ จำเป็นต้องดำเนินการสำรวจก่อนโครงการ

แน่นอน เราสามารถวิเคราะห์เชิงลึกถึงเหตุผลที่กำหนดความต้องการดังกล่าวได้ อาจเป็นค่าใช้จ่ายโดยประมาณสูงของโครงการ, ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ระหว่างการทำงานอัตโนมัติ, การรวมงานในโครงการ, ขอบเขตที่ไม่สามารถกำหนดล่วงหน้าได้ ฯลฯ อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าในจักรยานที่ให้คำแนะนำดีมาก ผู้บังคับบัญชาขัดจังหวะรายงานของนายพลเกี่ยวกับสาเหตุของความพ่ายแพ้:

“ความพ่ายแพ้ของเราเกิดจากหลายสาเหตุ” นายพลเริ่ม - อย่างแรก ดินปืนดิบ ...
“พอแล้ว” ผู้บังคับบัญชาหยุดเขา

มีสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันที่นี่ เนื่องจากสำหรับการสำรวจก่อนโครงการ ก็เพียงพอแล้วที่ลูกค้าจะมีคุณสมบัติทางธุรกิจที่เป็นเอกลักษณ์ (และทุกบริษัทควรมีคุณลักษณะเหล่านี้ มิฉะนั้น จะไม่สามารถอยู่รอดในตลาดและหลีกทางให้คู่แข่งได้)

ดังนั้น ทั่วโลก คำถามเกี่ยวกับความต้องการงานประเภทนี้จึงแก้ไขได้ง่ายมาก - จะต้องดำเนินการหากบริษัทอัตโนมัติอยู่ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง

แบบสำรวจก่อนโครงการให้อะไรกับลูกค้าและบริษัทไอทีเอง

อย่างที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่างานหรือบริการใด ๆ จะเป็นที่ต้องการของตลาดก็ต่อเมื่อเป็นประโยชน์ต่อทั้งลูกค้าและผู้รับเหมาเท่านั้น ดังนั้น ลองพิจารณาสั้น ๆ ว่าอันที่จริงแล้ว อะไรทำให้ทั้งคู่ทำแบบสำรวจก่อนโครงการ

ในระหว่างการสำรวจก่อนโครงการ ลูกค้าสามารถ:

• รับคำอธิบายโดยละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ในบริษัทและเปรียบเทียบ ธุรกิจจริงด้วยความคิดของเขา;
• เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่โดยใช้ ประสบการณ์จริงซึ่งที่ปรึกษาจากบริษัทไอทีได้รับระหว่างการใช้งานครั้งก่อนในบริษัทที่คล้ายคลึงกัน
• ประเมินระดับของการปฏิบัติตาม ฟังก์ชั่นระบบที่เสนอให้กับกระบวนการทางธุรกิจที่แท้จริงของลูกค้า
• เน้นย้ำถึงข้อดีเฉพาะของตนในเวลาที่เหมาะสม และพิจารณาถึงขั้นตอนของการนำระบบไปใช้ ไม่ใช่หลังจากนำไปใช้ในเชิงพาณิชย์แล้ว
• ชี้แจงงบประมาณและระยะเวลาของโครงการระบบอัตโนมัติ โดยคำนึงถึงการปรับปรุงระบบที่เป็นไปได้สำหรับคุณลักษณะเฉพาะของกระบวนการทางธุรกิจ
• ประเมินทรัพยากร (ทั้งด้านเทคนิคและมนุษย์) ที่จำเป็นในขั้นตอนการใช้งานระบบ วางแผนการจัดสรรทรัพยากรเหล่านี้ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมและไม่เกินงบประมาณ
• ประมาณการ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อคุณภาพงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการปรับใช้ระบบเนื่องจากการใช้งานบางส่วนของงานด้วยตนเอง
• รับการประเมินผลกระทบทางเศรษฐกิจและผลตอบแทนจากการลงทุนที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของการตรวจสอบสถานะสำหรับบริษัทไอที:

• เพิ่มระดับความพึงพอใจของลูกค้าโดยปรับความคาดหวังของเขาที่เกิดขึ้นในขั้นตอนก่อนการขาย (เมื่อผู้ขายเสนอ "ความฝัน") ด้วยความสามารถที่แท้จริงของระบบเพื่อรองรับกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง
• ชี้แจงระยะเวลาของการนำระบบไปใช้และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ ช่วยให้คุณวางแผนการจัดสรรล่วงหน้า
• การชี้แจงข้อดีเฉพาะของลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมเพื่อนำมาพิจารณาเมื่อกำหนดค่าหรือสรุประบบอัตโนมัติ
• ลดเวลาในการดำเนินการและลดความเสี่ยงในการดำเนินการ งานฟรี. การปรับปรุงที่จำเป็นต่อระบบจะดำเนินการก่อนหรือควบคู่ไปกับการทำให้ใช้งานได้ และไม่หลังจากสิ้นสุดระยะดำเนินการทดลอง ซึ่งมักจะเผยให้เห็นข้อบกพร่อง สถานการณ์เมื่อพบความคลาดเคลื่อนในการทำงานในขั้นตอนของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์จะทำให้เกิดงานที่ไม่ได้วางแผนเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกัน ลูกค้ามักจะมีปัญหาในการจัดหาเงินทุนสำหรับงานดังกล่าว และเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง พวกเขามักจะต้องทำโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
• การระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อคุณภาพและระยะเวลาในการดำเนินการ การจัดหามาตรการที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสมเพื่อลดผลกระทบของความเสี่ยงเหล่านี้ต่อความสำเร็จของโครงการ
• การรับข้อมูลเพื่อพิสูจน์จำนวนใบอนุญาตและโครงสร้างของโครงการ
• การแก้ไขสถานะปัจจุบันในหน่วยอัตโนมัติและพารามิเตอร์หลักของงานจะช่วยให้สามารถปรับประสิทธิภาพของระบบที่เสนอได้
• การสร้างการติดต่อส่วนตัวของที่ปรึกษากับผู้บริหารหลักของลูกค้าในโครงการจะทำให้การทำงานร่วมกันของพวกเขาง่ายขึ้น
• ขยายฐานความรู้ (ถ้ามี) เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจหลักของลูกค้าในอุตสาหกรรมนี้

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกข้อโต้แย้งที่สนับสนุนการสำรวจก่อนโครงการ อย่างไรก็ตาม ตามที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ สิ่งนี้เพียงพอที่จะโน้มน้าวให้ลูกค้าเห็นถึงความจำเป็น

งานหลักของการสำรวจก่อนโครงการ

แต่ละบริษัทมีมุมมองของตนเองเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของงานที่เกี่ยวข้องกับการสำรวจก่อนโครงการ แต่ที่สำคัญที่สุดในความคิดของฉันคือการศึกษากระบวนการทางธุรกิจขั้นพื้นฐานของลูกค้าและการชี้แจงปัญหาหลักที่เขาต้องการ เพื่อแก้ปัญหาด้วยระบบอัตโนมัติ โดยมากที่สุด เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพด้วยเหตุนี้จึงมักใช้แบบสอบถามที่รวบรวมไว้เป็นพิเศษโดยอิงจากการปฏิบัติจริงในการดำเนินการสำรวจก่อนโครงการ ช่วยให้ที่ปรึกษาสามารถถามคำถามที่จำเป็นทั้งหมดกับพนักงานของลูกค้าเกี่ยวกับกิจกรรมหลักของหน่วยอัตโนมัติโดยไม่ลืมอะไรเลย ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณสัมภาษณ์พนักงานระดับต่างๆ สำหรับแต่ละรายการ ตั้งแต่นักแสดงไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง ฉันมักจะต้องรับมือกับสถานการณ์ที่ผู้บริหารระดับสูงเชื่อว่ากระบวนการทางธุรกิจบางอย่างกำลังดำเนินไปตามที่คิดไว้ แต่ในความเป็นจริง งานในบริษัทดำเนินไปในแนวทางที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการระดับกลางก็มีความคิดเห็นของตนเองเกี่ยวกับการทำงานของกระบวนการ ซึ่งแตกต่างจากความคิดของผู้จัดการระดับสูงและกิจกรรมจริงของนักแสดงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านี้ สถานการณ์นี้มักจะทำให้เกิดอารมณ์มากมายเมื่ออ่านรายงานการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะ การค้นหาสถานการณ์จริงและระบุเป็นเอกสารที่ชัดเจน ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับที่ปรึกษาภายนอกและสร้าง ความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจทั้งกับฝ่ายบริหารของลูกค้าและพนักงานทั่วไป

เห็นได้ชัดว่า งานที่สำคัญที่สุดต่อไปของการสำรวจก่อนโครงการคือการระบุข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่เป็นเอกลักษณ์ของลูกค้า ตามแนวทางปฏิบัติ ประมาณ 75% ของกระบวนการทางธุรกิจที่ลูกค้าใช้นั้นตรงกับกระบวนการในบริษัทที่คล้ายคลึงกันในอุตสาหกรรมเดียวกัน 10% ตระหนักถึงข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่ไม่เหมือนใคร และอีก 15% ที่เหลือเป็นผลมาจากกฎข้อที่สองของอุณหพลศาสตร์: ) (ผลที่ตามมาของ "การเติบโตตามธรรมชาติของความสับสนวุ่นวาย") และควรถูกกำจัดในระหว่างโครงการ แต่ผู้ที่แข่งขันได้ 10% ที่สำคัญมากสำหรับธุรกิจนั้นจำเป็นต้องรักษาไว้ด้วยระบบอัตโนมัติใดๆ บ่อยครั้ง คำถามนี้แก้ไขได้ด้วยการกำหนดค่าระบบสำหรับลูกค้า อย่างไรก็ตาม บางครั้งบริการของโปรแกรมเมอร์จำเป็นต้องคำนึงถึงคุณลักษณะเฉพาะของธุรกิจด้วย ฉันทราบว่าในที่นี้เราไม่ได้พูดถึงการพัฒนาแบบกำหนดเอง แต่เกี่ยวกับการแนะนำระบบหมุนเวียนอัตโนมัติ

ด้วยการทำความเข้าใจว่าจะได้รับการสนับสนุนความได้เปรียบในการแข่งขันของลูกค้าอย่างไร บริษัทไอทีจะสามารถประเมินความต้องการและต้นทุนของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ตลอดจนทำความเข้าใจว่าต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมใดบ้างสำหรับสิ่งนี้

เป้าหมายที่สำคัญของการสำรวจก่อนโครงการคือการวินิจฉัยสภาวะแวดล้อมไอทีของลูกค้า กล่าวคือ เพื่อประเมินอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ การสื่อสารที่เขาใช้ ระดับทักษะของผู้เชี่ยวชาญด้านไอที เป็นต้น ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องเข้าใจว่าลูกค้ามีทรัพยากรเพียงพอสำหรับการใช้งานระบบอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จหรือไม่ เรามาถึงงานอื่นของการสำรวจก่อนโครงการ - การวิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการและคำอธิบายของผลที่น่าจะตามมา ในเวลาเดียวกัน ที่ปรึกษาไม่ควรเพียงบันทึกความเสี่ยงที่เป็นไปได้ทั้งหมด แต่ยังเสนอวิธีการของลูกค้าในการลดความเสี่ยงแต่ละอย่างด้วย

CIS ใดๆ เกี่ยวข้องกับการสะสมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการปฏิบัติงานของแผนก ดังนั้นหัวข้อถัดไปของการสำรวจก่อนโครงการควรเป็นการรวบรวมข้อกำหนดสำหรับเวิร์กโฟลว์ของแผนกอัตโนมัติ

ข้อมูลที่สะสมในระบบจะยังคงมีน้ำหนักคงที่หากไม่สามารถวิเคราะห์ได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องค้นหาในระหว่างการสำรวจก่อนโครงการว่าต้องการรายงานประเภทและรูปแบบใดที่ลูกค้าต้องการ โดยปกติ เครื่องมือระบบอัตโนมัติจะมีชุดรายงานมาตรฐานอยู่แล้ว แต่ลูกค้าแต่ละรายถือว่าธุรกิจของตนมีความเฉพาะตัว ดังนั้นจึงต้องใช้ระบบเฉพาะประเภทนี้ ดำเนินการตามกฎโดยใช้เครื่องสร้างรายงานพิเศษ

งานเร่งด่วนของการสำรวจก่อนโครงการคือการชี้แจงงบประมาณขั้นสุดท้ายของโครงการและระยะเวลาในการดำเนินการ โดยคำนึงถึงข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ ข้อกำหนดเหล่านี้อาจได้รับอิทธิพลจากปัจจัยหลายประการ เช่น ความพร้อมของผู้บริหารของลูกค้าที่จะเข้าร่วมในโครงการ แรงจูงใจของลูกค้าและตัวแทนของผู้รับเหมา แนวโน้มที่จะก่อวินาศกรรมโดยพนักงานของแผนกอัตโนมัติ การเลิกจ้างที่เป็นไปได้ (หรือ ในทางกลับกัน การจ้าง) ผู้จัดการคีย์หลังจากเริ่มโครงการระยะหนึ่ง ความไม่เพียงพอของพื้นที่จอดรถคอมพิวเตอร์และฐานเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอัตโนมัติทั้งหมด ขาดงบประมาณในการซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็น และอื่นๆ อีกมากมาย มากกว่า. ดังนั้นที่ปรึกษาจึงต้องค้นหารายละเอียดสถานการณ์เหล่านี้ทั้งหมดและสะท้อนให้เห็นในรายงานรวมถึงสำหรับใช้ภายใน การจัดทำรายงานภายในฉบับที่สองจะทำให้คุณสามารถสะท้อนรายละเอียดเกี่ยวกับความแตกต่างทั้งหมดของความสัมพันธ์และคำแนะนำสำหรับผู้เชี่ยวชาญของแผนกดำเนินการและบูรณาการ

ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องแก้ไขในขั้นตอนการสำรวจก่อนโครงการคือ การพัฒนาข้อเสนอแนะในการเลือกวิธีการดำเนินโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขให้ชัดเจนว่าปัญหาใดที่ลูกค้ากำหนดไว้ก่อนหน้านี้ไม่สามารถแก้ไขได้โดยใช้ระบบอัตโนมัติที่เสนอ และเพื่อแนะนำองค์กรหรือวิธีอื่นๆ ในสถานการณ์นี้

แต่ละบริษัทสามารถเพิ่มงานอื่นๆ ที่อยากจะแก้ไขในขั้นตอนแบบสำรวจได้อย่างง่ายดาย แต่จากการปฏิบัติจริงแสดงให้เห็นว่า การได้รับคำตอบสำหรับคำถามด้านบนนี้ทำให้การสำรวจก่อนโครงการมีประสิทธิภาพค่อนข้างมาก

มักจะเป็นผลจากการสำรวจก่อนโครงการอย่างไร?

ผลลัพธ์หลักคือรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงานที่ทำ ตกลงและลงนามโดยลูกค้าและผู้รับเหมา ลองดูส่วนที่จำเป็นของรายงานดังกล่าว หากคุณไม่ได้สนใจส่วนมาตรฐานของคำเกริ่นนำ รายการตัวย่อ ตัวย่อ และตัวย่อ ส่วนประกอบพื้นฐานต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้ในรายงาน:

• คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ของลูกค้า
• รายการงานหลักที่ต้องแก้ไขด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ
• การประเมินกระบวนการทางธุรกิจของลูกค้าและคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนก โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่ได้รับจาก IS
• ข้อได้เปรียบในการแข่งขันของลูกค้าซึ่งต้องนำมาพิจารณาเมื่อนำระบบไปใช้
• การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมไอทีที่มีอยู่เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบ บรรษัทภิบาล, คำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลง;
• การประเมินงานการรวม CIS เข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่ของลูกค้า
• คำอธิบายของเวิร์กโฟลว์ในแผนกอัตโนมัติและข้อกำหนดสำหรับการวิเคราะห์
• การประเมินความเสี่ยงที่เป็นไปได้ในการดำเนินโครงการและกำหนดมาตรการที่จำเป็นเพื่อลดผลกระทบ
• คำอธิบายความต้องการของลูกค้าที่ไม่สามารถดำเนินการได้ในระบบควบคุมที่เสนอและจะต้องมีการปรับปรุง ประมาณการเวลาและค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงดังกล่าว
• ข้อเสนอสำหรับการดำเนินโครงการโดยมีเหตุผลสำหรับตัวเลือกที่เสนอ การกำหนดจำนวนเวิร์กสเตชันที่จำเป็นสำหรับลูกค้า และชี้แจงงบประมาณโครงการ

เอกสารแยกต่างหากของการสำรวจก่อนโครงการควรเป็นตารางการทำงานเบื้องต้น รวมถึงรายชื่อผู้รับผิดชอบที่ตกลงกันไว้ (ทั้งจากลูกค้าและจากผู้รับเหมา) ขอบเขตความรับผิดชอบของพวกเขา และกฎพื้นฐานของปฏิสัมพันธ์ระหว่าง พวกเขา. เพื่อให้การนำระบบไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำให้จัดทำระเบียบการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างพนักงานของลูกค้ากับผู้เชี่ยวชาญของบริษัทไอทีที่ทำการสำรวจ และที่สำคัญ กำหนดระยะเวลาและขั้นตอนในการติดตามผลการปฏิบัติงาน .

บางบริษัท (ส่วนใหญ่มักจะเป็นบริษัทที่มีส่วนร่วมในการพัฒนาแบบกำหนดเอง) เมื่อเสร็จสิ้นการสำรวจก่อนโครงการจะจัดเตรียมข้อกำหนดฉบับร่างให้กับลูกค้า

ทำแบบสำรวจก่อนโครงการฟรีหรือรับเงินหรือไม่?

คำตอบสำหรับคำถามนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสำรวจเป็นอย่างมาก หากจุดประสงค์นั้นเป็นการสำรวจอย่างรวดเร็วเพื่อ "ล่อ" ลูกค้า (โดยปกติโดยให้ลูกค้ากรอกแบบสอบถาม) ก็ถือว่าสมเหตุสมผลที่จะทำโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย

หากวัตถุประสงค์ของการสำรวจสอดคล้องกับงานที่อธิบายไว้ข้างต้น จะต้องมีการเบี่ยงเบนทรัพยากรที่สำคัญของบริษัทและจำเป็นต้องได้รับค่าตอบแทน แบบสำรวจก่อนโครงการนี้เป็นบริการให้คำปรึกษาแบบครบวงจรที่ไม่เพียงแต่จะประเมินความต้องการ เวลาและงบประมาณสำหรับระบบอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ของลูกค้าให้เหมาะสมอีกด้วย

ตามแนวทางปฏิบัติที่ได้แสดงไว้ การขายบริการสำรวจก่อนโครงการไม่ใช่เรื่องยาก หากบริษัทได้ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมและผู้ขายทราบอย่างชัดเจน (และสามารถอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจได้ชัดเจน) วัตถุประสงค์ของการสำรวจและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ จากมัน.

วิธีการพิสูจน์ประสิทธิภาพของแบบสำรวจก่อนโครงการให้กับลูกค้า

ปัญหาในการประเมินประสิทธิภาพของแบบสำรวจก่อนโครงการ ตลอดจนบริการอื่นๆ ถือเป็นหนึ่งในปัญหาทางธุรกิจที่ยากที่สุด เนื่องจากผลลัพธ์ที่ได้ไม่ชัดเจนสำหรับลูกค้าเสมอไป และมักถูกมองว่าเป็นอัตวิสัยอย่างมาก เพื่อแสดงให้เห็นถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจของบริการให้คำปรึกษา - และการสำรวจก่อนโครงการตามที่กล่าวไว้ข้างต้นเป็นบริการให้คำปรึกษาอย่างแม่นยำ - แต่ละกลุ่มธุรกิจมีอัลกอริธึมและเทคนิคเฉพาะของตัวเอง อย่างไรก็ตาม เราจะพิจารณาวิธีอื่นๆ ที่ง่ายกว่าและเป็นสากลมากขึ้นในที่นี้ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าประเมินประสิทธิภาพของแบบสำรวจก่อนโครงการได้คร่าวๆ

พิจารณาช่องทางการออมที่เป็นไปได้ การพิจารณาสามารถช่วยปรับความจำเป็นในการสำรวจก่อนโครงการ

1. ประหยัดทรัพยากรมนุษย์และเวลา:
   • เมื่อทำการสรุประบบเพื่อความได้เปรียบในการแข่งขันของลูกค้าในระยะเริ่มต้นของการใช้งานและไม่ใช่หลังจากการว่าจ้าง
   • ในขั้นตอนของการบูรณาการระบบเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของลูกค้าเนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะของสภาพแวดล้อมไอทีขององค์กรและความแตกต่างของการผสานรวมได้รับการชี้แจงก่อนเริ่มต้นและไม่ใช่ในระหว่างการดำเนินการ
   • ต้องขอบคุณการจัดสรรวัสดุและทรัพยากรบุคคลอย่างทันท่วงทีทั้งจากฝ่ายผู้รับเหมาและลูกค้า
   • เนื่องจากการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งอาจส่งผลต่อกระบวนการนำระบบไปใช้ และการพัฒนามาตรการที่จำเป็นเพื่อลดผลกระทบด้านลบให้เหลือน้อยที่สุด
     ความล่าช้าในความคืบหน้าของโครงการส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ร้ายแรงสำหรับลูกค้า ซึ่งสามารถคำนวณได้ง่ายมากในแต่ละกรณี
2. การลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่เป็นไปได้:
   • โดยระบุบริการและงานที่ลูกค้าสามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง
   • โดยการปรับระยะเวลาของงานบางส่วนหลังจากชี้แจงความเข้มข้นของแรงงานที่แท้จริงแล้ว
3. ปรับปรุงประสิทธิภาพของ CIS และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม โดยคำนึงถึงคุณลักษณะเฉพาะของลูกค้า
4. การปฏิเสธที่จะใช้ระบบอัตโนมัติหากปรากฎในขั้นตอนการสำรวจก่อนโครงการว่าจะไม่อนุญาตให้แก้ไขงานของลูกค้าหรือเสร็จสิ้นจะมีค่าใช้จ่ายมากเกินไป
   ในทางปฏิบัติของฉัน มีกรณีที่จากผลการสำรวจก่อนโครงการ ลูกค้าที่มีกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงมากได้รับการแนะนำไม่ให้ปรับใช้ CIS แต่ให้ทำการเปลี่ยนแปลงองค์กรและเพิ่มประสิทธิภาพเทคโนโลยีในการทำงานกับลูกค้า เนื่องจากผลกระทบของการนำระบบไปใช้ (ต้องมีการแก้ไขที่มีราคาแพง) ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปจะไม่เป็นผล เป็นผลให้ลูกค้าประหยัดเงินได้หลายหมื่นดอลลาร์และการสำรวจก่อนโครงการจ่ายเงินโดยการปรับปรุงประสิทธิภาพของแผนกเท่านั้นซึ่งเปลี่ยนเทคโนโลยีการทำงานของพนักงานตามคำแนะนำของที่ปรึกษา

ในกรณีส่วนใหญ่ การขาดขั้นตอนการสำรวจก่อนโครงการนำไปสู่ความล่าช้าอย่างมากในการดำเนินโครงการและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น ทั้งจากปัญหาทางองค์กรและทางเทคนิคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการ บ่อยครั้ง โครงการดังกล่าวมักจบลงด้วยความล้มเหลวโดยสิ้นเชิง จากการศึกษาของ Standish Group พบว่าเกือบหนึ่งในสามของ 2.5 พันโครงการด้านไอทีที่พวกเขาวิเคราะห์ไม่เพียงไม่ประสบความสำเร็จ แต่ยังไม่สมบูรณ์เลย ในรัสเซีย ข้อมูลดังกล่าวหาได้ยากกว่ามาก แต่ฉันแน่ใจว่าสัดส่วนของการใช้งานที่ไม่สำเร็จจะไม่น้อยลง

ดังนั้นถ้า บริษัทที่ปรึกษาไม่ต้องการให้มีโครงการที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงในประวัติการทำงาน จากนั้นจำเป็นต้องทำการสำรวจก่อนโครงการเกี่ยวกับธุรกิจของลูกค้า เป็นการดีกว่าที่จะปฏิเสธสัญญาในระยะแรก ดีกว่าจมปลักอยู่กับงานและจบลงด้วยชื่อเสียงของคุณ

ปัจจุบันมีการพัฒนาและดำเนินการอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีสารสนเทศไม่เพียงแต่ในหน่วยงานของรัฐเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในองค์กรรัสเซียหลายแห่งด้วย และความสำเร็จของการดำเนินการเองนั้นขึ้นอยู่กับแนวทางในการดำเนินการตาม EDMS ว่าเป็นอย่างไร และจะวางแผนได้ดีเพียงใด

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณงานเอกสารก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน และเมื่อจำนวนเอกสารที่ประมวลผลเกินค่าเกณฑ์ กระบวนการทำงานกับเอกสารไม่สามารถควบคุมได้ ไม่สามารถจัดการได้และเป็นผลให้การพัฒนาองค์กรเริ่มช้าลง จากนั้นจึงเข้าใจถึงความสำคัญของ การนำ EDMS มาใช้ ณ จุดนี้ ธุรกิจจำนวนมากประสบปัญหาที่เรียกว่า "จะเริ่มจากตรงไหน"

กระบวนการของการนำ EDMS ไปใช้ในโลกที่ประสบความสำเร็จและการปฏิบัติในประเทศรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

1. แบบสำรวจข้อมูล
   1. สัมภาษณ์.
   2. การตั้งคำถาม
2. การวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวม
3. การก่อตัวของข้อกำหนดทางเทคนิคและการทำงานสำหรับ EDMS
4. การตรวจสอบ ตลาด EDMSและประกวดราคา
5. การทดสอบการสาธิต
6. บทสรุปของสัญญา
7. การพัฒนากฎระเบียบสำหรับ EDMS
8. การติดตั้งและกำหนดค่าซอฟต์แวร์
9. การฝึกอบรมผู้ใช้ EMS
10. การทดสอบซอฟต์แวร์กับผู้ใช้
11. ขจัดข้อผิดพลาดที่ระบุระหว่างการทดสอบระบบ
12. งานอุตสาหกรรม.

ทำไมไม่ทำโดยไม่ต้องสำรวจข้อมูล?

ทำไมการสำรวจข้อมูลจึงมีความสำคัญ? เชื่อว่าการสำรวจก่อนโครงการมีคุณภาพสูงรับประกัน อัตราความสำเร็จ 80% ของการนำ EDMS ไปใช้. ท้ายที่สุดจะช่วยให้:

• รับ "ภาพเหมือน" ขององค์กรที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: ภารกิจ, พื้นที่ของกิจกรรม; โครงสร้าง บริษัท; หน้าที่ของหน่วยงาน (และปฏิสัมพันธ์) ที่กำหนดไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง กระบวนการทางธุรกิจหลัก
• กำหนดสถานะทั่วไปขององค์กรงานสำนักงานในองค์กร
• กำหนดขั้นตอนข้อมูลและเอกสาร (รวมถึงประเภทของเอกสารที่ใช้)
• ระบุและคำนึงถึงความเสี่ยงและวิธีที่จะเอาชนะเมื่อนำระบบไปใช้
• กำหนดวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ
• กำหนดงานและหน้าที่ที่ EDMS จะต้องดำเนินการในอนาคต
• ระบุผู้ใช้ EDMS
• เรียนรู้และอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ (ให้เป็นแบบอัตโนมัติ) เป็นต้น

คุณสามารถรับคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ได้โดย ข้อมูลทั่วไปศึกษาด้วยตนเองเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการดำเนินการตาม EDMS ช่วยเตรียมความพร้อม สัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญที่สำคัญ และการวิเคราะห์ผลการสัมภาษณ์จะช่วยให้คุณพัฒนา แบบสอบถามพร้อมคำถามที่มีรายละเอียดมากขึ้นสำหรับผู้คนในวงกว้าง ดังนั้น แต่ละขั้นตอนของแบบสำรวจจะช่วยให้คุณเจาะลึกปัญหาและรับคำอธิบายโดยละเอียดของปัญหาได้มากขึ้น

การทำความเข้าใจความต้องการที่แท้จริงขององค์กรเท่านั้นจึงเป็นไปได้ที่จะกำหนดว่า EDMS ควรทำหน้าที่ใด จากนั้นรูปลักษณ์จะสามารถปรับการทำงานของผู้คนให้เหมาะสมและพวกเขาจะไม่ถูกมองว่าเป็นล้อที่ห้าของเกวียน

เมื่อถึงเวลาเริ่มสำรวจ โรงงานแปรรูปเนื้อสัตว์ของเรามีกลุ่มสำนักงานกระจายตามภูมิศาสตร์ โครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน และเวิร์กโฟลว์กระดาษจำนวนมาก ซึ่งนำไปสู่เวิร์กโฟลว์ที่ไม่สามารถควบคุมได้กระจัดกระจาย การละเมิดเงื่อนไขการประสานงานและการดำเนินการ เช่น รวมไปถึงการสูญหายของเอกสาร

ด้วยการเติบโตของปริมาณการผลิตและการเพิ่มขึ้นของงานที่แก้ไขโดยองค์กรของเรา ปริมาณการจัดการและเอกสารอื่น ๆ ที่พัฒนา รับและส่งก็เพิ่มขึ้นเท่านั้น และบทบาทของวินัยของผู้บริหารก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ในการเชื่อมต่อกับโรงงานแปรรูปเนื้อสัตว์ที่ก้าวไปสู่ระดับใหม่ ฝ่ายบริหารขององค์กรจึงตัดสินใจที่จะแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ซึ่งช่วยให้การทำงานอัตโนมัติไม่เพียงแต่ทำงานร่วมกับเอกสารขององค์กรและการบริหาร (คำสั่ง จดหมายโต้ตอบ ฯลฯ) แต่ กระบวนการทางธุรกิจบางอย่างควบคู่ไปกับการประมวลผลและการดำเนินการเอกสาร

ด้วยเหตุนี้ทีมงานผู้เชี่ยวชาญจากkey แผนกโครงสร้างรัฐวิสาหกิจ หัวหน้าโครงการนี้ได้รับการแต่งตั้งเป็นรองผู้อำนวยการด้านการศึกษาก่อนวัยเรียน - ผู้เขียนบทความนี้

สัมภาษณ์

เราตัดสินใจนำ EDMS ไปใช้เป็นระยะ ขั้นตอน "ที่มองเห็นได้" แรกของการสำรวจข้อมูลสำหรับทีมคือ การสำรวจผู้จัดการบรรทัดแรกและผู้เข้าร่วมหลักในกระบวนการทางธุรกิจที่จะทำงานใน EDMS, เช่น. จะเป็นผู้ใช้ การสำรวจนี้ควรรวมถึงผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านของหน่วยงานโครงสร้างที่สนใจ ซึ่งสามารถแสดงความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ล้มเหลว

ก่อนเริ่มต้น เวทีนี้รองผู้อำนวยการ DOW ได้แก่ เตรียมคำถาม, คำตอบที่สามารถให้ความคิดเกี่ยวกับปัญหาในการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร.

มีการรวบรวมรายชื่อผู้ตอบแบบสอบถามในอนาคตซึ่งรวมถึงประมาณ 30 คน (นี้ หัวหน้าแผนก เจ้าหน้าที่ และผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการสร้างเอกสาร อนุมัติ ลงนามและอนุมัติ). มีการจัดการประชุมแยกกัน ซึ่งในระหว่างนั้นได้มีการระบุวัตถุประสงค์ของการสนทนาส่วนตัวก่อน จากนั้นจึงเกิดบทสนทนาขึ้น ซึ่ง “โปรแกรม” ซึ่งเป็นรายการวิทยานิพนธ์และคำถามที่เตรียมไว้ล่วงหน้า (ดูตัวอย่างที่ 1) เพื่อความสะดวกในการดำเนินการและวิเคราะห์การสัมภาษณ์ คุณสามารถบันทึกการสนทนาลงในเครื่องบันทึกเสียงได้ แต่เป็นการดีกว่าสำหรับผู้ตอบแบบสำรวจที่ไม่รู้ว่ากำลังบันทึกอยู่ เพราะเมื่อเห็นเครื่องบันทึกเสียง คนส่วนใหญ่หลงทาง

ตัวอย่างที่ 1

เทมเพลตการสัมภาษณ์สำหรับการสำรวจโรงงานแปรรูปเนื้อสัตว์เพื่อดำเนินการ EDMS

ยุบ แสดง

ในการพบปะกับผู้ตอบแต่ละคน ผู้ช่วยการศึกษาก่อนวัยเรียนในช่วงเริ่มต้นของการสนทนามีรายละเอียดดังนี้:

1. วัตถุประสงค์ของการสำรวจ:

"การสำรวจสถานะของงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ซึ่งควรจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ และกิจกรรมต่างๆ ที่มาพร้อมกับการประมวลผลและการดำเนินการของเอกสาร"

2. เหตุใดบริษัทของเราจึงต้องใช้ EDMS:

"วัตถุประสงค์ของ EDMS คือเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานกับเอกสารของผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญทุกระดับในเชิงคุณภาพ เพื่อลดเวลาในการทำงานประจำกับเอกสาร"

3. EDMS มีประโยชน์อย่างไร เช่น

“ระบบช่วยให้คุณลดเวลาในการค้นหา เอกสารที่ต้องใช้, ให้คุณเข้าถึงฐานข้อมูลทั่วไปของเอกสารที่มีความแตกต่างของสิทธิ์ผู้ใช้, คุณสามารถทำงานในระบบจากระยะไกล, ทำงานกับเอกสารเดียวร่วมกับผู้ใช้หลายคน, ประสานงานเอกสารอย่างรวดเร็วและง่ายดาย, ลงทะเบียนและแจกจ่ายเอกสารโดยอัตโนมัติ, จัดระเบียบ ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและเอกสาร ( กิจกรรมการบริหารโปร่งใส) สามารถเซ็นเอกสารในระบบโดยใช้ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์, จัดระเบียบงานกับสัญญา, รวม EDMS กับโปรแกรมอื่น ๆ ที่องค์กรใช้, ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาที่เก็บถาวร

1. คุณมีปัญหาอะไรบ้างในการทำงานกับเอกสาร?
2. คุณต้องการปรับปรุง ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงอะไรในองค์กรของการทำงานกับเอกสาร?
3. การจัดส่งเอกสารรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพียงใด?
4. ในความเห็นของคุณ จุดอ่อนที่ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานกับเอกสารอยู่ตรงไหน?
5. รูปแบบเอกสารที่มีอยู่สะดวกในการทำงานหรือไม่?
6. ใช้เวลานานเท่าใดในการประมวลผลเอกสารหนึ่งฉบับ คำถามนี้ควรถามเกี่ยวกับเอกสารแต่ละประเภทที่มีอยู่อย่างหนาแน่นในกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร
7. ปริมาณงานเอกสารในพื้นที่ของคุณคืออะไร?

กระบวนการสัมภาษณ์ได้รับผลกระทบจากความยุ่งของผู้เข้าร่วมการสำรวจ ซึ่งส่งผลต่อเวลาของการสัมภาษณ์ และยังแสดงให้เห็นถึงการประเมินความสำคัญของโครงการในส่วนของพนักงานต่ำเกินไป

จากการวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมได้ระหว่างการสัมภาษณ์จึงได้จัดทำตารางขึ้นดังแสดงในตัวอย่างที่ 2 ช่วยในการจัดโครงสร้างข้อมูลที่ได้รับและสรุปผลที่จำเป็นซึ่งสะท้อนให้เห็นเป็นอย่างดี

ตัวอย่าง 2

การจัดระบบข้อมูลที่ได้รับระหว่างการสัมภาษณ์

ยุบ แสดง

จากผลการสัมภาษณ์ กระบวนการทางธุรกิจต่อไปนี้ได้รับการระบุที่ต้องการระบบอัตโนมัติโดย EDMS ตั้งแต่แรก:

• การจัดการสัญญา
• การกระทบยอดของใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน
• การประสานงานของเอกสารองค์กรและการบริหาร:
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง (ความละเอียด)

การสัมภาษณ์ปูทางไปสู่แบบสอบถามซึ่งเกี่ยวข้องกับความถูกต้องมากขึ้นในการให้คำตอบสำหรับคำถาม

แบบสอบถาม

วัตถุประสงค์ของการสำรวจคือเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมากขึ้น (แม่นยำ) เกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของการหมุนเวียนเอกสารและงานสำนักงานในองค์กร ผู้เข้าร่วมการสำรวจเป็นหัวหน้าแผนกโครงสร้างและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งควรเป็นผู้ใช้ EDMS การสำรวจดำเนินการในกรณีที่ไม่อยู่ ซึ่งหมายถึงการกรอกแบบสอบถามในกรณีที่ไม่มีผู้วิจัย

แบบสอบถามประกอบด้วยสามส่วน (ดูตัวอย่างที่ 4):

1. ส่วนเกริ่นนำ - งานหลักคือการสนับสนุนให้ผู้ตอบตอบคำถาม อธิบายวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการศึกษา ความสำคัญของบทบาทของผู้ตอบแบบสอบถาม คำแนะนำในการกรอกแบบสอบถาม
2. ส่วนหลักประกอบด้วยคำถามที่ใช้ถ้อยคำง่ายๆ และความสมบูรณ์และจำนวนขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ต้องการ (คำถามในแบบสอบถามตัวอย่างจากตัวอย่างที่ 4 เป็นคำแนะนำและอาจแตกต่างจากคำถามที่ดีที่สุดสำหรับการสำรวจองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้ ตัวอย่างเพื่อพัฒนาแบบสอบถามของคุณเอง )
3. ส่วนสุดท้าย - ที่นี่ผู้ตอบได้รับการรับประกันความลับของความคิดเห็นของเขา ขอบคุณที่เข้าร่วมการศึกษา

ตามคำขอของผู้ตอบแบบสอบถามถูกพิมพ์ออกมาและส่งมอบให้กับเขาเป็นการส่วนตัวหรือส่งไปยังอีเมลของเขา แบบฟอร์มแบบสอบถามได้รับการออกแบบในลักษณะที่สะดวกสำหรับผู้ตอบในการกรอกลงในไฟล์คำโดยตรง

หากแบบสอบถามถูกส่งเป็นไฟล์คำ ผู้รับจะเห็นข้อความประกอบในเนื้อหาของอีเมลก่อน (รายละเอียดการติดต่อทั้งหมดในตัวอย่างเป็นข้อมูลสมมติ):

ตัวอย่างที่ 3

แนบข้อความและหัวเรื่องของอีเมลเมื่อส่งแบบสอบถามเป็นไฟล์แนบทางอีเมล์

ยุบ แสดง

ตัวอย่างที่ 4

แบบสอบถามเพื่อดำเนินการสำรวจสถานประกอบการก่อนการนำ EDS . ไปใช้

ยุบ แสดง

ข้อมูลที่รวบรวมได้ป้อนลงในสเปรดชีต MS Excel ซึ่งทำให้สามารถสร้างไดอะแกรมของการกระจายความคิดเห็นในแต่ละประเด็นได้โดยอัตโนมัติ เหล่านั้น. ผลลัพธ์ถูกนำเสนอต่อผู้บริหารในลักษณะที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุด (ดูตัวอย่างที่ 6) จำนวนตัวเลือกคำตอบที่เลือกสำหรับแต่ละคำถามจะสะท้อนให้เห็นในแผ่นงานหนึ่งของไฟล์ และไดอะแกรมตามข้อมูลนี้ถูกสร้างขึ้นบนแผ่นงานอื่น:

การสูญหายของเอกสารบนกระดาษในระยะเวลาอันยาวนานของการพิจารณาโดยผู้ประสานงาน (ร่างสัญญาสำคัญที่เคยสูญหายหรือมักจะค้างอยู่ในกองเอกสารอื่น ๆ );

การเพิ่มขึ้นของปริมาณเอกสารบนกระดาษ (การมีสำเนาหลายชุดของเอกสารเดียวกันในแผนกต่างๆ)

ขาดฐานความรู้ที่เปิดเผยต่อสาธารณะและใช้งานง่ายเกี่ยวกับมาตรฐานภายในและเอกสารการบริหารขององค์กร

ในอนาคต เราจะพิจารณาความเสี่ยงทั้งหมดที่ระบุเพื่อเปลี่ยนไปทำงานใน EDMS โดยเร็วที่สุด:

• ความเสี่ยงของการขาดงานหรือคำจำกัดความของงานและหน้าที่ของ EDMS ที่ไม่ถูกต้อง
• เสี่ยงถูกประเมินต่ำไป ทรัพยากรที่จำเป็น(การเงินชั่วคราว);
• ความเสี่ยงของการละเมิดกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนของโครงการ
• ความเสี่ยงที่ไม่เพียงพอในการแจ้งให้พนักงานขององค์กรทราบถึงความคืบหน้าของงาน เช่นเดียวกับความเสี่ยงของการละเลย การอยู่เฉย การต่อต้านของพนักงาน การมีส่วนร่วมที่อ่อนแอของผู้จัดการในโครงการ
• เสี่ยงอ่อนแอ อุปกรณ์เทคโนโลยี;
• ความเสี่ยงที่จะขาดกรอบการกำกับดูแล

โดยทั่วไป แบบสำรวจมีทัศนคติเชิงบวกต่อการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แต่ก็มีพนักงานจำนวนหนึ่งที่ไม่เห็นด้วยกับการนำ EDMS มาใช้ด้วย เนื่องจากพวกเขามองว่าโครงการนี้เป็นอีกนวัตกรรมหนึ่งที่จะเพิ่มเข้าไปในงานเท่านั้น .

ต่อจากนั้นจากการวิเคราะห์ผลการสัมภาษณ์และแบบสอบถามก็กำหนดเป้าหมายและร่างข้อกำหนดสำหรับ EDMS ขึ้นมา แต่สิ่งนี้แตกต่างกันและไม่น้อย เหตุการณ์สำคัญการดำเนินงาน ปัจจุบัน บริษัทของเรากำลังดำเนินการวิเคราะห์เปรียบเทียบตลาด EDMS

เชิงอรรถ

ยุบ แสดง

เรากำลังเริ่มบทความชุดหนึ่งเกี่ยวกับการแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร หัวข้อของบทความแรกเป็นการสำรวจก่อนโครงการก่อนที่จะแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

สมมุติว่าฝ่ายบริหารขององค์กรพร้อมสำหรับการนำ EDMS ไปปฏิบัติ แล้วยังไงต่อ? บริษัทควรดำเนินการอย่างไร และควรทำอย่างไร?

วิธีที่ง่ายที่สุดคือติดต่อองค์กรทันทีที่จะใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวคือ รับตำแหน่ง "เราจะแก้ปัญหาตามที่มี" อย่างไรก็ตาม วิธีการง่าย ๆ ก็ไม่ได้ถูกกว่าเสมอไป ประการแรก หน่วยงานผู้ทำสัญญาต้องประเมินขอบเขตของการดำเนินการตาม EDMS ดังนั้นก่อนที่จะเริ่ม คุณต้องวิเคราะห์สถานการณ์ก่อน ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องศึกษากระบวนการที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ กล่าวคือ เพื่อดำเนินการสำรวจก่อนโครงการ

แบบสำรวจก่อนการออกแบบจากมุมมองขององค์กรที่ดำเนินการ

จากตำแหน่งขององค์กรที่ดำเนินการ การสำรวจก่อนโครงการเป็นขั้นตอนแรกที่เต็มเปี่ยมในการดำเนินการใด ๆ ระบบข้อมูลและรวมอยู่ในสัญญาการให้บริการดำเนินการ และ SED ก็ไม่มีข้อยกเว้น

ในกรณีนี้ แบบสำรวจก่อนโครงการประกอบด้วย:

การวินิจฉัยระบบที่มีอยู่ในองค์กร

งานสำนักงาน

การวิเคราะห์การปฏิบัติตามสถานะการทำงานจริงกับเอกสารพร้อมเอกสารกำกับดูแลภายในขององค์กรที่ควบคุมการสนับสนุนเอกสาร

การเพิ่มประสิทธิภาพของกระแสเอกสารและงานสำนักงาน

การเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมกับเอกสารกำกับดูแลภายใน

การระบุความเสี่ยงในการดำเนินการตาม EDMS

การกำหนดขอบเขตของระบบอัตโนมัติ การตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่ขององค์กร นำเสนอโซลูชันไอทีเฉพาะสำหรับ EDMS

การประเมินงานเกี่ยวกับการบูรณาการ EDMS เข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่

ผลลัพธ์ของการสำรวจก่อนโครงการจะเป็นเอกสาร "ข้อกำหนดการทำงาน" หรือ "รายงานการสำรวจ" หรือโครงการ " เงื่อนไขอ้างอิง» (ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการและข้อกำหนดของสัญญา) เอกสารเหล่านี้จะมีผลการสำรวจดังต่อไปนี้:

คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจที่ศึกษาและกระแสเอกสารขององค์กรในแง่ของงานสำนักงานและการสนับสนุนด้านเอกสาร

รายการเอกสารและแบบฟอร์มการรายงานที่ใช้ในองค์กรเพื่อจัดระบบกระบวนการพิจารณา

คำอธิบายของบทบาทของผู้ใช้

การตรวจสอบทางเทคนิคของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่ในองค์กร

การประเมินความพร้อมขององค์กรในการดำเนินการตาม EDMS

ข้อเสนอสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่พิจารณาโดยคำนึงถึงการนำ EDMS ไปปฏิบัติ

แผนโครงการ (การพัฒนาและปรับปรุง EDMS, การฝึกอบรมพนักงาน, การดำเนินงานนำร่องของ EDMS, การดำเนินงานด้านอุตสาหกรรมของ EDMS) พร้อมการประเมิน ค่าใช้จ่ายที่จำเป็น(มนุษย์และการเงิน);

ข้อกำหนดสำหรับอุปกรณ์ที่จำเป็น

ข้อเสนอการจัดฝึกอบรมพนักงานขั้นสูง

บางครั้งองค์กรที่ดำเนินการเสนอให้ดำเนินการสำรวจก่อนโครงการโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ทำเพื่อดึงดูดองค์กรให้เป็นลูกค้า

อย่างไรก็ตามมีการปฏิบัติน้อยมาก

นอกจากนี้ องค์กรที่ดำเนินการบางแห่งยังมีเวอร์ชันสาธิตสำหรับโปรแกรมฟรีสำหรับการทำงาน (ปกติคือหนึ่งเดือน) สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำความคุ้นเคยกับโปรแกรม ประเมินข้อดีและข้อเสียทั้งหมด ทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซ

การสำรวจก่อนการออกแบบจากมุมมองขององค์กรลูกค้า

จากตำแหน่งขององค์กรลูกค้า แบบสำรวจก่อนโครงการคือการตรวจสอบ: การวิเคราะห์กระบวนการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการเพื่อให้เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันและระบุช่วงเวลาที่มีปัญหามากที่สุดในแง่ของการจัดการกระแสเอกสาร เป็นเรื่องยากสำหรับผู้มีอำนาจในสัญญาในการดำเนินการสำรวจอย่างเต็มที่ด้วยตนเองด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรกเนื่องจากขาดประสบการณ์และข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบดังกล่าว มีคำถามที่สมเหตุสมผลเกิดขึ้น: ถ้ามันยากมากแล้วทำไมต้องสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่? ง่ายกว่าไหมที่จะติดต่อองค์กรที่ดำเนินการทันที? เป็นไปได้ แต่ง่ายกว่า ไม่ได้หมายความว่าถูกกว่า...

พิจารณาสิ่งที่ทำให้องค์กรลูกค้าทำการสำรวจกระบวนการเอกสาร

■ การกำหนดเป้าหมายของการดำเนินการ EDMS.

■ กำหนดงานและหน้าที่ที่ EDMS จะต้องดำเนินการในอนาคต (การกำหนดขอบเขตของการดำเนินการ) บ่อยครั้ง แทนที่จะมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน องค์กรลูกค้าเริ่มแสดงรายการปัญหาที่ต้องแก้ไขผ่านการนำ EDMS ไปปฏิบัติ แต่มันไม่เหมือนกัน ดังนั้นองค์กรจะต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการได้รับจากการดำเนินการตาม EDMS และกำหนดงานเฉพาะสำหรับองค์กรที่ดำเนินการ

■ การประเมินภาพที่แท้จริงของชีวิตองค์กร (its โครงสร้างองค์กร, หน้าที่, ปฏิสัมพันธ์ของแผนก ฯลฯ) โอกาสนี้จัดทำโดยการวิเคราะห์เอกสารกำกับดูแลภายในขององค์กรเกี่ยวกับวิธีนำไปใช้ในทางปฏิบัติ ในระหว่างการวิเคราะห์บทบัญญัติของหน่วยโครงสร้าง รายละเอียดของงาน ระเบียบการปฏิสัมพันธ์ ข้อเท็จจริงที่น่าสงสัยจะถูกเปิดเผย ตัวอย่างเช่น อาจกลายเป็นว่า รายละเอียดงานคนงานบางคนล้าสมัยอย่างสิ้นหวังหรือขาดไปโดยสิ้นเชิง และส่วนย่อยเชิงโครงสร้างไม่ทำหน้าที่ของตน หรือในทางกลับกัน ไม่ดำเนินการตามหน้าที่บังคับ และอื่นๆ

■ คำอธิบายของกระบวนการเอกสารที่มีอยู่. ที่นี่เองก็มีเซอร์ไพรส์มากมายเช่นกัน

■ โอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่สำรวจและอธิบายไว้. ถ้ามีความจำเป็นสำหรับมัน หลังจากการวิเคราะห์ดังกล่าว อาจจำเป็นต้องปรับปรุงกฎระเบียบภายใน

■ การประเมินทรัพยากรของตนเอง (มนุษย์และเทคนิค). ก่อนนำระบบไปใช้จริง จำเป็นต้องทำความเข้าใจว่าผู้เชี่ยวชาญต้องมีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการมากน้อยเพียงใด และพวกเขามีความพร้อมเพียงใดในการดำเนินการนี้ หากเราพูดถึงผู้เชี่ยวชาญ - ผู้บริหารก็เพียงพอแล้วสำหรับพวกเขาที่จะออกคำสั่ง แต่สำหรับผู้นำ สถานการณ์นั้นซับซ้อนกว่ามาก ควรมีการอภิปรายถึงการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่ธุรการในการดำเนินการตาม EDMS ก่อนเริ่มกระบวนการ นอกจากนี้ การวิเคราะห์โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณเองก็ไม่ใช่เรื่องจำเป็น เพื่อดูว่ามีคอมพิวเตอร์เพียงพอหรือไม่ ล้าสมัยหรือไม่ ซอฟต์แวร์ฯลฯ

■ การระบุความเสี่ยงและวิธีการเอาชนะเมื่อนำ EDMS . ไปปฏิบัติ. การระบุความเสี่ยงก่อนนำระบบไปใช้จะช่วยลดความเสี่ยงได้ ความเสี่ยงคืออะไร? อะไรก็ตาม:

ความเสี่ยงของการขาดหรือไม่เกี่ยวข้องของเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็น

ความเสี่ยงของอุปกรณ์เทคโนโลยีขององค์กรไม่เพียงพอ

เสี่ยงผิดพลาด การประเมินทางการเงินการดำเนินการและสนับสนุน EDMS เป็นต้น

วิธีการทำแบบสำรวจก่อนออกแบบด้วยตัวเอง

■ ขั้นตอนที่ 1: แต่งตั้งหัวหน้าโครงการ. ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจปัญหาการจัดการเอกสารและมีความรู้เกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีขององค์กรเป็นอย่างดี ไม่ใช่ทุกองค์กรที่มีผู้เชี่ยวชาญที่ตรงตามข้อกำหนดเหล่านี้ ดังนั้นส่วนใหญ่แล้วโครงการนี้จึงนำโดยพนักงานสองคน - หัวหน้าสำนักงานและผู้อำนวยการฝ่ายไอที

■ ขั้นตอนที่ 2: วิเคราะห์กรอบการกำกับดูแล. ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องศึกษาข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรในแง่ของการสนับสนุนด้านเอกสาร ไม่ใช่แค่คำแนะนำทางธุรกิจเท่านั้น คุณจะต้องศึกษาระเบียบข้อบังคับภายในเกี่ยวกับการจัดการสัญญา การหมุนเวียนเอกสารทางบัญชี ฯลฯ

■ ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการสัมภาษณ์. ในการดำเนินการสัมภาษณ์ จำเป็นต้องกำหนดกลุ่มผู้ตอบแบบสอบถาม การศึกษาเอกสารกำกับดูแลในท้องถิ่นจะช่วยในเรื่องนี้ รายชื่อผู้ตอบแบบสอบถามอาจรวมถึง หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง เจ้าหน้าที่ และผู้ที่อาจเป็นผู้ใช้หลักของ EDMS (ผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบ

สำหรับการสร้าง การอนุมัติเอกสาร ฯลฯ) สำหรับการสัมภาษณ์จำเป็นต้องเตรียมรายการคำถาม (ดูตัวอย่าง)

รายการคำถามในแบบสอบถามสำหรับหัวหน้าสำนักงานและคำตอบโดยประมาณ

1 . อธิบายฟังก์ชันที่ดำเนินการโดยหน่วยโครงสร้างของคุณ.

องค์กรของงานเกี่ยวกับการลงทะเบียน การบัญชี การจัดเก็บและการโอนไปยังแผนกโครงสร้างที่เกี่ยวข้องของเอกสารของงานสำนักงานปัจจุบันรวมถึงคำสั่งและคำสั่งของผู้บริหารตลอดจนงานเกี่ยวกับการก่อตัวของคดีและเงินฝาก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออกทันเวลา จัดส่งไปยังปลายทาง

ควบคุมกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารและการดำเนินการที่ถูกต้อง

การพัฒนาและการปฏิบัติตามคำแนะนำในการบันทึกข้อมูล

การจัดการอย่างเป็นระบบขององค์กรงานสำนักงานในแผนกต่างๆ

ควบคุมรูปแบบที่ถูกต้อง การจัดเก็บ และการส่งมอบกรณีไปยังที่เก็บถาวร

ดูแลจัดการเอกสารทั้งภายนอกและภายใน

มีส่วนร่วมในการเตรียมการประชุมที่ผู้บริหารและองค์กรบำรุงรักษา

สร้างความมั่นใจในระบอบการเข้าถึงเอกสารที่กำหนดไว้

การใช้วิธีการใหม่และวิธีการทำงานกับเอกสาร

2 . อธิบายโครงสร้างและองค์ประกอบเชิงปริมาณของหน่วย.

สำนักเลขาธิการ - 4;

การเดินทาง - 1;

แผนกต้อนรับ - 2;

เอกสารสำคัญ - 2.

3. คุณทำหน้าที่อะไรโดยตรง?

การจัดการสำนักงาน.

4.อันไหน ช่วงเวลานี้ปริมาณเวิร์กโฟลว์ในแผนก (จำนวนเอกสารต่อวัน ขนาดเป็นหน้า หรือ MB) คิดว่าไง ปีหน้าเอกสารจะขนาดไหน (เพิ่มหรือลด) ?

เอกสารขาเข้า - 14,000 หน่วย;

เอกสารขาออก - 13,500 หน่วย;

เอกสารภายใน - 4 หน่วย

เป็นไปได้มากว่าปริมาณการไหลของเอกสารจะไม่เปลี่ยนแปลงในปีหน้า

5. ปัจจุบันคุณใช้ระบบข้อมูล (ระบบ) ในแผนกของคุณเพื่อทำให้งานปัจจุบันเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นอันไหน? ทำหน้าที่อะไรในนั้น?

6. ทำรายการเอกสารกำกับดูแลปัจจุบันเกี่ยวกับเอกสารขององค์กร แผนก (คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน ลักษณะงาน ระเบียบการทำงาน ฯลฯ) คุณใช้ข้อใดในการทำงาน และสิ่งใดที่คุณคิดว่าไม่เกี่ยวข้อง

มาตรฐานองค์กร:

เอกสารทางปกครอง คำสั่งและคำสั่ง ลำดับการพัฒนา การอนุมัติ การลงนาม การลงทะเบียน และการยกเลิก

เอกสารขาเข้า ขั้นตอนการยอมรับ การพิจารณา การโอนการดำเนินการและการจัดเก็บปฏิบัติการ

เอกสารขาออก ขั้นตอนการจัดเตรียม ตกลง ลงนาม ลงทะเบียน และส่ง

ระบบการตั้งชื่อกรณี การจัดเก็บ การใช้ และการทำลายเอกสารขององค์กร

7. การมีปฏิสัมพันธ์กับแผนกอื่นๆ ของบริษัทอยู่ภายใต้การควบคุมหรือไม่?

การโต้ตอบกับแผนกโครงสร้างทั้งหมด ยกเว้นแผนกบริหารและเศรษฐกิจ (AHO) ถูกควบคุมโดยภายใน เอกสารกฎเกณฑ์บริษัท. การโต้ตอบกับ ACS ไม่ได้รับการควบคุม (แอปพลิเคชันสำหรับผู้จัดส่ง แอปพลิเคชันสำหรับส่งจดหมายทางไปรษณีย์ด่วน ฯลฯ)

8. ในความเห็นของคุณ EDMS ควรทำหน้าที่อะไร?

การจัดการเอกสารใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. การสร้างและการจัดเก็บ เอกสารต่างๆในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ในรูปแบบ MS Word, MS Excel, MS Visio) ค้นหาเอกสาร; การจัดเก็บเอกสารเวอร์ชันต่างๆ การจัดโครงสร้างเอกสารลงในโฟลเดอร์ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ประวัติเอกสาร

การจัดการกระบวนการเอกสาร รองรับกระบวนการอนุมัติและประมวลผลเอกสารในทุกขั้นตอน การออกคำสั่งและติดตามการดำเนินการของพวกเขา

การลงทะเบียนเอกสารกระดาษ การรักษาศัพท์ของคดี; การควบคุมตำแหน่งของเอกสารกระดาษ

การจัดการสัญญา องค์กรของกระบวนการอนุมัติและการลงทะเบียนสัญญา

การจัดการการประชุม การจัดเตรียมและจัดการประชุม (การประสานงานของสถานที่และเวลา องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม วาระการประชุม) การก่อตัวและการกระจายของโปรโตคอล ควบคุมการดำเนินการตามการตัดสินใจในที่ประชุม

9. ระบุประเภทงานที่คุณทำกับเอกสารทุกประเภท.

เอกสารขาเข้า (เอกสารที่องค์กรได้รับ):

. การรับและการประมวลผล

. การพิจารณาโดยหัวหน้า (มติ);

. การลงทะเบียน;

. การดำเนินการ;

. การควบคุมการดำเนินการ

. การจัดเก็บและการใช้งานในปัจจุบัน

. โอนไปยังที่จัดเก็บจดหมายเหตุ

เอกสารขาออก (เอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กรและส่งไปยังบริษัทในเครือและบริษัทในเครือขององค์กร องค์กรบุคคลที่สาม หรือบุคคล):

. การร่างโครงการ

. การอนุมัติร่างเอกสาร

.

. ลงนาม;

. การอนุมัติ (ถ้าจำเป็น);

. การลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบ

. ส่งเอกสารไปยังผู้รับ

. การยื่นสำเนาที่สองในกรณี

เอกสารภายใน (คำสั่ง, คำแนะนำ, บันทึก, บันทึกอธิบาย, บันทึกอธิบาย, ใบสมัคร):

. การร่างเอกสาร

. การอนุมัติโครงการ

. ตรวจสอบความถูกต้องของการออกแบบ

. ลงนาม;

. การลงทะเบียน;

. โอนเอกสารให้นักแสดง

. การดำเนินการของเอกสาร

. การควบคุมการดำเนินการเอกสาร

. การยื่นเอกสารที่ดำเนินการในกรณี

10. อธิบายขั้นตอนการดำเนินการส่งต่อและการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า

การรับจดหมายที่เข้ามาทั้งหมดจะได้รับและลงทะเบียนในสำนักงาน

จดหมายโต้ตอบที่มีเครื่องหมาย "เป็นการส่วนตัว" จะถูกส่งไปยังผู้รับหรือตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจเป็นการส่วนตัว จดหมายโต้ตอบที่มีเครื่องหมาย "เป็นความลับ" จะได้รับการจัดการโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกที่เป็นความลับ

ซองจดหมายจากจดหมายโต้ตอบขาเข้าจะถูกจัดเก็บและแนบไปกับเอกสารในกรณีที่การประทับปฏิทินบนซองจดหมายควรใช้เพื่อยืนยันเวลาในการส่งหรือรับเอกสารนี้ หรือหากที่อยู่ของผู้ส่งระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น อย่าลืมบันทึกซองจดหมายด้วยจดหมายที่มีลักษณะการอ้างสิทธิ์ รวมถึงการอุทธรณ์จากพลเมือง

ขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า

เอกสารทั้งหมดที่ส่งถึงผู้บริหารขององค์กรต้องลงทะเบียน (ยกเว้นเอกสารที่รวมอยู่ในรายการเอกสารที่ไม่สามารถลงทะเบียนโดยประมาณ)

ในเอกสารที่ได้รับจะมีตราประทับการลงทะเบียนซึ่งระบุวันที่ได้รับหมายเลขซีเรียลที่เข้ามา หากมีสิ่งที่แนบมากับเอกสาร จะมีการจดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งนี้ไว้ข้างหมายเลขที่เข้ามา ตราประทับจะอยู่ที่ด้านหน้าของแผ่นงานแรกของเอกสารที่มุมล่างขวา

หมายเลขซีเรียลจะถูกบันทึกไว้ในการลงทะเบียนหมายเลขซีเรียลของการลงทะเบียน

ในเอกสารที่ไม่ต้องลงทะเบียนจะมีการประทับตราและระบุวันที่ได้รับเอกสารเท่านั้น

เมื่อลงทะเบียนต้องปฏิบัติตามหลักการเข้าครั้งเดียว: เอกสารแต่ละฉบับลงทะเบียนในสำนักงานเพียงครั้งเดียว

11. อธิบายว่าผู้บริหารตรวจทานเอกสารขาเข้าและแก้ไขปัญหาอย่างไร.

เอกสารที่ต้องพิจารณาจากหัวหน้าจะถูกโอนไปให้เขาหลังจากลงทะเบียน

หากจำเป็นเลขานุการจะเลือก วัสดุเพิ่มเติม(สัญญา จดหมาย นิติกรรม ฯลฯ) แล้วโอนให้หัวหน้าพร้อมกับเอกสารที่ได้รับ

การตัดสินใจของหัวหน้าในเอกสารนั้นสะท้อนให้เห็นในมติ

มติระบุนักแสดงกำหนดสิ่งที่และโดยวันที่เขาต้องทำจากนั้นวันที่และลายเซ็นของหัวหน้าจะติดอยู่

เมื่อได้รับเอกสารจากหัวหน้าแล้ว เลขานุการก็ป้อนข้อมูลจากการลงมติลงในเครื่องบันทึกจดหมายขาเข้า

หลังจากนั้นจึงโอนเอกสารให้ผู้รับเหมาที่ระบุไว้ในมติ

เอกสารที่ดำเนินการโดยหลายแผนกจะถูกโอนไปทีละฉบับหรือพร้อมกันในสำเนา (โดยใช้การถ่ายเอกสาร)

12. อธิบายขั้นตอนการตั้งเอกสารควบคุม.

หลังจากพิจารณาและกำหนดโดยหัวหน้ามติแล้ว (มติให้รวมถึงชื่อนักแสดง เนื้อหาของคำสั่ง กำหนดเวลาดำเนินการ ลายเซ็น และวันที่) ซึ่งอาจเป็นพื้นฐานในการรับเอกสารภายใต้การควบคุม เอกสาร ถูกโอนไปยังผู้รับเหมาต่อใบเสร็จรับเงินในทะเบียนเอกสารขาเข้ากับผู้รับเหมาที่ระบุวันที่ได้รับ

หากมีการระบุผู้บริหารหลายคนในการแก้ปัญหา สำเนาเพิ่มเติมของเอกสารจะถูกจัดทำขึ้น

ต้นฉบับของเอกสารจะถูกส่งไปยังผู้ดำเนินการที่ระบุในมติก่อน

เมื่อเอกสารถูกส่งไปยังผู้บริหารหลายคน ผู้ดำเนินการที่ระบุในมติก่อน (ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ) จะรับผิดชอบในการเตรียมวัสดุ ผู้ดำเนินการอื่น ๆ (ผู้ร่วมดำเนินการ) มีหน้าที่ต้องส่งเอกสารที่จำเป็นไปยังผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบภายในเงื่อนไขที่ตกลงกับเขา

รายงานประสิทธิภาพต้องได้รับการรับรองโดยนักแสดงทั้งหมดที่ระบุไว้ในมติ

13. อธิบายขั้นตอนการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ขั้นตอนการทำบัญชีสำหรับเอกสารที่ได้รับจากการดำเนินการ ขั้นตอนการนำเอกสารออกจากการควบคุม

ก) การดำเนินการของเอกสารใด (คำสั่ง) ที่อยู่ภายใต้การควบคุมบังคับ?

. เอกสารการบริหาร (คำสั่งคำแนะนำ);

. เอกสาร (นาที จดหมาย บันทึกช่วยจำ แผน ฯลฯ) ที่มีคำแนะนำเฉพาะในการทำงาน

กับพวกเขาและกำหนดเวลา กำหนดให้ต้องเตรียมคำตอบ จัดงาน รายงาน ฯลฯ

. คำแนะนำที่มีอยู่ในมติที่ออก (รวมถึงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) ในเอกสารที่พิจารณา (จดหมาย ฯลฯ );

. แยกจากกัน ไม่เกี่ยวข้องกับเอกสารใด ๆ คำแนะนำของหัวหน้า จัดทำเป็นเอกสาร (รวมถึงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์)

ข) เอกสาร (คำสั่ง) ถูกพิจารณาดำเนินการในกรณีใดบ้าง?

. เอกสารสุดท้ายที่จัดเตรียมไว้จะไม่ถูกส่งคืนเพื่อแก้ไขและมีการตัดสินใจที่เหมาะสมแล้ว

. เสร็จสิ้นการประสานงานและลงนามในร่างเอกสารที่จัดทำตามคำแนะนำ

. จดหมายขาออกที่จัดทำขึ้นตามเอกสาร (คำสั่ง) ลงทะเบียนและส่ง

. มีการลงทะเบียนเอกสารสัญญา

. หัวหน้าซึ่งหน้าที่รวมถึงการตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่ง (ผู้ควบคุม) ยืนยันการปฏิบัติตามคำถามที่มีอยู่ในตัว

ค) สิทธิของผู้ดำเนินการและผู้ร่วมดำเนินการที่รับผิดชอบคืออะไร?

. ให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของคุณและติดตามการปฏิบัติตามคำสั่งของพวกเขา

. ขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการเอกสาร (คำสั่ง) จากพนักงาน

. กำหนดขั้นตอนการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง) (รวมถึงขั้นตอนการเตรียมและประสานงานวัสดุสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งข้อกำหนดและรูปแบบการมีส่วนร่วมของผู้บริหารร่วมในการทำงานเพื่อดำเนินการตามคำสั่ง)

. ประสานการทำงานของผู้ร่วมดำเนินการ

. เรียกผู้บริหารร่วมเพื่อดำเนินการอภิปรายในวิทยาลัยและแก้ไขปัญหาการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง);

. ตัดสินใจอย่างมีเหตุผลที่จะรวมหรือปฏิเสธที่จะรวมข้อเสนอและความคิดเห็นที่ส่งโดยผู้บริหารร่วมในร่างเอกสารขั้นสุดท้าย

. จัดทำข้อเสนอขยายระยะเวลาดำเนินการเอกสาร (คำสั่ง) ระบุ เหตุผลวัตถุประสงค์การขยายเวลาและวันที่ดำเนินการตามแผน

ง) ผู้รับเหมารับผิดชอบอะไร?

. คุณภาพของการเตรียมการ (ความสมบูรณ์และความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ใช้ในการจัดทำเอกสารขั้นสุดท้าย) ความถูกต้องของการดำเนินการของเอกสารที่จัดทำขึ้นตามเอกสาร (คำสั่ง)

. ความครบถ้วนและถูกต้องของการสะท้อนความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของผู้ดำเนินการร่วมและผู้ประสานงาน (องค์กร) ใน ฉบับใหม่เอกสาร (คำสั่ง);

. การปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง);

. ความปลอดภัยของเอกสารต้นฉบับ (กรณีโอนเอกสารต้นฉบับให้)

จ) กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร (คำสั่ง) คืออะไร?

ในเอกสารหรือคำสั่ง (ความละเอียด) ตามกฎแล้วกำหนดเส้นตาย (วันที่ในปฏิทิน) สำหรับการดำเนินการ

หากข้อความในมติแทนวันที่หรือช่วงเวลามีคำจำกัดความของคำศัพท์เป็นวาจาคำสั่งนั้นให้ดำเนินการภายในระยะเวลาที่เหมาะสม:

. "เร่งด่วนมาก", "ทันที" - ภายในหนึ่งวันทำการ

. "ด่วน" - ภายในระยะเวลาไม่เกินสามวันทำการ

. "ทันที" - ภายในระยะเวลาไม่เกิน 10 วันทำการ

หากไม่ได้กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการตามคำสั่ง คำสั่งจะต้องดำเนินการภายในระยะเวลาไม่เกิน 30 วันตามปฏิทินหรือตามระยะเวลาที่ระบุไว้ในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำสั่ง (การแก้ปัญหา)

ฉ) สิทธิของผู้ควบคุมมีอะไรบ้าง?

. ขอข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง);

. ส่งคืนเอกสารที่ร่างขึ้นโดยละเมิดข้อกำหนดของข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรสำหรับการแก้ไข

. ลบเอกสาร (คำสั่ง) จากการควบคุม

14. อธิบายขั้นตอนการลงทะเบียนและส่งต่อการประมวลผลเอกสารขาออก

เอกสารที่ลงนามโดยผู้บริหารในวันเดียวกันจะต้องส่งมอบให้กับสำนักงานเพื่อลงทะเบียนและส่ง

ก่อนลงทะเบียนเอกสารที่ได้รับสำหรับการจัดส่ง ความถูกต้องของการดำเนินการจะถูกตรวจสอบ:

. การปรากฏตัวขององค์ประกอบของแบบฟอร์ม, ลายเซ็น, วันที่, วีซ่าที่จำเป็นและข้อมูลเกี่ยวกับนักแสดง;

. การปรากฏตัวของชื่อเรื่องจำนวนและวันที่ของเอกสารที่ให้คำตอบ

. ความถูกต้องของที่อยู่ผู้รับ

. การปรากฏตัวของเอกสารแนบที่ระบุในเอกสารรวมถึงวัสดุตามเอกสารที่จัดทำขึ้น (หากเป็นการตอบกลับจดหมายขาเข้า)

. การมีตราประทับในกรณีที่จำเป็น

เอกสารที่ดำเนินการไม่ถูกต้องจะถูกส่งคืนให้กับนักแสดง

ถ้าเอกสารถูกส่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง ผู้บริหารจะส่งสำเนาจดหมายลงนามให้มากเท่าที่จำเป็นเพื่อส่งไปยังผู้รับทุกคน และสำเนาหนึ่งฉบับ

หลังจากตรวจสอบการดำเนินการ เอกสารจะถูกลงทะเบียนในสมุดรายวันและหมายเลขขาออกจะถูกวางลงบนสำเนาทั้งหมดของเอกสารตามลำดับ

หมายเลขขาออกประกอบด้วยดัชนีของหน่วยโครงสร้างที่เตรียมคำตอบ หมายเลขกรณีตามระบบการตั้งชื่อของกรณี และหมายเลขซีเรียล

ประทับตราการลงทะเบียนที่ผ่านการรับรองจะวางอยู่บนสำเนาของเอกสารขาออกที่มุมบนซ้าย

จดหมายจะถูกส่งต่อเพื่อส่งไปยังที่ทำการไปรษณีย์หรือจัดส่งโดยผู้จัดส่ง

สำเนารับรองของเอกสารที่ส่งในวันเดียวกันจะถูกโอนไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องไปยังผู้บริหารเพื่อยื่นในไฟล์

15. อธิบายขั้นตอนการพัฒนาคำสั่ง (คำสั่ง)

ก่อนยื่นลงนาม ร่างคำสั่ง (คำสั่ง) รับรองโดยเจ้าหน้าที่ ผู้บริหารสูงสุดในด้านกิจกรรม หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย และหัวหน้าหน่วยโครงสร้างอื่นๆ ที่สนใจ

ในการอนุมัติร่างเอกสาร นักกฎหมายจะตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบัน ตลอดจนความถูกต้องของการอ้างอิงถึงเอกสารกำกับดูแล

วีซ่าจะติดอยู่ที่ด้านหลังหน้าสุดท้ายของคำสั่งเดิม

ความคิดเห็นเกี่ยวกับคำสั่งร่างกำหนดไว้ที่ด้านหลังของแผ่นงานสุดท้ายหรือในแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งมีการจดบันทึกที่สอดคล้องกันในฉบับร่าง

หากผู้รับเหมาทำการแก้ไขและเพิ่มเติมร่างคำสั่งควรจะตกลงกับทุกคนที่รับรองเอกสารก่อนหน้านี้

คำสั่งที่ลงนามโดยฝ่ายบริหารในวันที่ลงนามจะถูกโอนไปที่สำนักงานเพื่อลงทะเบียนใน นิตยสารพิเศษและการจำลองแบบ

คำสั่งซื้อจะออกในจำนวนจำกัดอย่างเคร่งครัด และส่งไปยังหน่วยโครงสร้างที่ต้องการเท่านั้น

ความรับผิดชอบในการกำหนดการไหลเวียนและความถูกต้องของการกระจายเอกสารขึ้นอยู่กับหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เตรียมคำสั่ง

ร่างคำสั่งสำหรับ บุคลากรจัดทำโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สำหรับคำสั่งสำหรับบุคลากร วีซ่าประนีประนอมจะถูกบันทึกไว้ที่ด้านหน้าของเอกสาร ใต้ข้อกำหนด "ลายเซ็น"

คำสั่งซื้อของบุคลากรได้รับการลงทะเบียนแล้ว ประกอบขึ้นเป็นกรณีแยกต่างหากจากคำสั่งอื่นๆ และมีหมายเลขอิสระ: ถึง ทะเบียนเลขที่เพิ่มดัชนี "k"

ต้นฉบับของคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักจะถูกเก็บไว้ในสำนักงานและคำสั่งสำหรับบุคลากร - ในแผนกบุคคลของแผนกบุคคล

การรับเป็นบุตรบุญธรรม การตัดสินใจของผู้บริหารและการตัดสินใจของตัวเองได้รับการบันทึกไว้โดยโปรโตคอล การประชุมการผลิตที่ความเป็นผู้นำ

16. คุณคิดว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานกับเอกสารอย่างไร?

องค์กรไม่มีเอกสารท้องถิ่นที่ควบคุมกระบวนการดำเนินการและควบคุมการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง) กระบวนการนี้ไม่รวมสำนักงาน อย่างไรก็ตาม การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร (คำสั่ง) เป็นหนึ่งในหน้าที่ของสำนักงาน

17. การบัญชีและการลงทะเบียนเอกสารรูปแบบใดบ้างที่ใช้ในองค์กร?

18. ขั้นตอนในการเตรียมกรณีสำหรับการโอนไปยังที่จัดเก็บเอกสารคืออะไร?

ก่อนที่จะโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวรจะมีการตรวจสอบคุณค่าทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติของเอกสาร

การตรวจสอบมูลค่าของเอกสารดำเนินการโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญถาวรขององค์กร (EC)

องค์ประกอบของ EC ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของอธิบดี

ในการทำงาน EC ได้รับคำแนะนำจากกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 22 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 125-FZ "ในการเก็บถาวรใน สหพันธรัฐรัสเซีย” กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของจดหมายเหตุขององค์กร (อนุมัติโดยการตัดสินใจของ Collegium of the Federal Archives เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2545) เอกสารกำกับดูแลและระเบียบวิธีของ Federal Archives

EC ขององค์กรทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

. พิจารณาร่างการตั้งชื่อกรณีของแผนกโครงสร้างขององค์กร

. จัดให้มีการคัดเลือกเอกสารประจำปีสำหรับการจัดเก็บและการทำลาย

. พิจารณาสินค้าคงเหลือสำหรับกรณีของการจัดเก็บถาวร แฟ้มเกี่ยวกับบุคลากร และการจัดเก็บระยะยาว (มากกว่า 10 ปี)

. พิจารณาและอนุมัติการดำเนินการเกี่ยวกับการจัดสรรสำหรับการทำลายคดีที่ไม่อยู่ภายใต้การจัดเก็บเพิ่มเติม

. พิจารณาข้อเสนอในการเปลี่ยนแปลงระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารบางประเภทที่กำหนดโดยรายการเอกสารปัจจุบันที่มีระยะเวลาการจัดเก็บและตัดสินใจในการส่งข้อเสนอเหล่านี้เพื่อการพิจารณาโดยสถาบันจดหมายเหตุ

. มีส่วนร่วมในการจัดทำและทบทวนร่างรายการเอกสาร การตั้งชื่อคดีที่เป็นมาตรฐานและเป็นแบบอย่าง และอื่นๆ สื่อการสอนเกี่ยวกับงานสำนักงานและงานเก็บถาวรขององค์กร

สมาชิกของ EC โดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ตรวจสอบว่าการเลือกเอกสารสำหรับการจัดเก็บและการทำลายได้ดำเนินการอย่างถูกต้องโดยการตรวจสอบสินค้าคงเหลือการกระทำและเอกสาร การคัดเลือกเอกสารโดยตรงดำเนินการโดยพนักงานของแผนกโครงสร้างที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกและพนักงานของเอกสารสำคัญ

การเลือกเอกสารและกรณีการทำลายล้างเป็นไปตามพระราชบัญญัติ การกระทำดังกล่าวได้รับการพิจารณาโดย EC ซึ่งลงนามโดยประธาน สมาชิก และได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารขององค์กร

การโอนคดีไปยังเอกสารสำคัญส่วนกลางขององค์กร

ไฟล์ของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรไม่เร็วกว่าหนึ่งปีหลังจากเสร็จสิ้นในการทำงานของสำนักงานปัจจุบัน การถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรของไฟล์ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) นั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้บริหารและคำนึงถึงระดับของปริมาณงานของไฟล์เก็บถาวร

ที่เก็บถาวรยอมรับเอกสารสำหรับการจัดเก็บตามรายการจัดส่งของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวที่แยกจากกันเป็นสองชุด

หากจำเป็นต้องแยกกรณีสำหรับหน่วยโครงสร้างสำหรับงานปัจจุบัน ไฟล์เก็บถาวรจะออกกรณีเหล่านี้เพื่อการใช้งานชั่วคราว

พนักงานเก็บเอกสารลงนามในการยอมรับกรณีในสำเนารายการจัดส่งทั้งหมด โดยระบุวันที่ยอมรับและจำนวนกรณีที่ยอมรับ

สำเนาสินค้าคงคลังหนึ่งชุดจะถูกส่งคืนไปยังผู้ส่งมอบ ส่วนที่เหลือยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญขององค์กร

การออกไฟล์สำหรับการใช้งานชั่วคราวให้กับพนักงานของแผนกโครงสร้างขององค์กรนั้นดำเนินการตามคำขอพิเศษ

การออกคดีจะทำโดยใบเสร็จรับเงินจากพนักงานขององค์กรและรายการที่เกี่ยวข้องในการลงทะเบียนสำหรับการออกคดีจากที่เก็บถาวร

คดีมีกำหนดระยะเวลาไม่เกินหนึ่งเดือน พนักงานของแผนกโครงสร้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งคืนเอกสารที่ออกโดยเอกสารสำคัญเพื่อการใช้งานชั่วคราวในเวลาที่เหมาะสม

ในระหว่างปีธุรกิจ จะมีการกรอกบัตรทดแทนสำหรับกรณีที่ออกให้ในกรณีที่มีความจำเป็นทางราชการ ระบุหน่วยโครงสร้าง, จำนวนคดี, วันที่ออก, ผู้ออกคดี, วันที่ส่งคืน, คอลัมน์สำหรับใบเสร็จรับเงินในใบเสร็จรับเงินและการยอมรับคดี

19. ให้แบบฟอร์มการตั้งชื่อกิจการของหน่วยงานและอธิบายการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงาน

ในส่วนย่อยของโครงสร้างขององค์กร ระบบการตั้งชื่อของกรณีต่างๆ ได้รับการพัฒนาทุกปีในรูปแบบที่กำหนด

รวบรวมโดยบุคคลที่รับผิดชอบงานสำนักงานโดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญ

บนพื้นฐานของการตั้งชื่อกิจการของแผนกโครงสร้างสำนักงานได้จัดทำระบบการตั้งชื่อรวมของกิจการขององค์กร

ระบบการตั้งชื่อของกรณีและปัญหาของหน่วยโครงสร้างรวมถึงกรณีและเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วย ตลอดจนไฟล์อ้างอิง สมุดรายวัน และแบบฟอร์มการบัญชีอื่นๆ ทั้งหมด

ทุกกรณีต้องมีดัชนี ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดตัวเลขแบบธรรมดาของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขซีเรียลของเคสตามระบบการตั้งชื่อ

ระบบการตั้งชื่อระบุชื่อ (หัวเรื่อง) ของคดี

เมื่อรวบรวมหัวข้อของคดี นอกเหนือจากชื่อของหัวข้อ (เรื่อง, คำถาม) แล้ว ประเภทของคดีที่กำลังเปิด (เอกสาร จดหมายโต้ตอบ ฯลฯ) จะถูกระบุ เช่นเดียวกับวันที่ของเหตุการณ์ ข้อมูลเกี่ยวกับผู้สื่อข่าว , จดบันทึกว่าเอกสารนั้นเป็นต้นฉบับหรือสำเนา ฯลฯ d.

ระยะเวลาการจัดเก็บของกรณีและหมายเลขบทความจะถูกระบุตามรายการเอกสารเก็บถาวรการบริหารทั่วไปที่สร้างขึ้นในหลักสูตรของกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล, รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรต่างๆ ที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2010 ฉบับที่ 558)

เงื่อนไขการจัดเก็บเคสที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายการนั้นกำหนดขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญของแผนกโครงสร้างพร้อมกับเอกสารสำคัญส่วนกลาง

กรณีที่เกิดขึ้นในปีธุรการและไม่รวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อของคดีจะถูกป้อนเพิ่มเติมในส่วนที่เกี่ยวข้อง

มีการทบทวนระบบการตั้งชื่อของคดีทุกปี: ระบุหัวข้อของคดีและระยะเวลาเก็บรักษาไว้ มีการแนะนำเคสใหม่ที่เริ่มต้นในระหว่างปี

การส่งผ่าน (กรณีที่ยังไม่เสร็จ) ของหน่วยโครงสร้างจะถูกโอนไปยังระบบการตั้งชื่อของคดีในปีหน้าในขณะที่ยังคงรักษาดัชนีเสมียนเดิมไว้

สิ้นปี เมื่อสิ้นสุดการตั้งชื่อคดี จะมีการจัดทำรายการขั้นสุดท้ายในประเภทและจำนวนคดีที่ยื่นฟ้อง โดยแยกเป็นกรณีถาวร ระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) และชั่วคราว (รวมไม่เกิน 10 ปี) ) ระยะเวลาการจัดเก็บ บันทึกสุดท้ายได้รับการรับรองและข้อมูลนี้จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร

คดีในสำนักงานปัจจุบันเกิดขึ้นตามระบบการตั้งชื่อคดี

เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์และจัดเก็บไว้จนกว่าจะโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรในแผนกโครงสร้างขององค์กร

เฉพาะเอกสารที่กรอกแล้วเท่านั้นที่จะยื่นในไฟล์ ผู้รับเหมาตัดเอกสารที่ดำเนินการ "ในกรณีที่หมายเลข ____" ยืนยันว่าปัญหาที่เกิดขึ้นในจดหมายได้รับการแก้ไขแล้ว

สำเนาเอกสารที่ยื่นเป็นไฟล์ได้รับการรับรอง

เอกสารที่ดำเนินการแล้วจะถูกจัดเก็บในคดีตามลำดับการแก้คำถามตามลำดับเวลา ตามลำดับตัวอักษร การจัดทำดัชนี (การเรียงลำดับตัวเลข) และเอกสารตอบรับจะต้องเป็นไปตามเอกสารคำขอ

เอกสารสำหรับปีธุรกิจแบ่งเป็นกรณีต่างๆ ยกเว้นกรณีการโอนย้ายที่มีระยะเวลาก่อตั้งยาวนานกว่าหนึ่งปี (เช่น แผนระยะยาว, เรื่องส่วนตัว ฯลฯ )

แต่ละไฟล์ควรมีไม่เกิน 250 แผ่น (กรณีความหนา 30-40 มม.) ด้วยเอกสารจำนวนมาก การแบ่งตามลำดับเวลาของความซับซ้อนเป็นกรณีอิสระจะถูกดำเนินการ หรือคำถามจะถูกแบ่งออกเป็นคำถามย่อย

การถอนเอกสารจากกรณีของงานสำนักงานปัจจุบันจะดำเนินการโดยได้รับอนุญาตจากผู้บริหารของหน่วยโครงสร้าง เอกสารจากคดีจะออกให้กับใบเสร็จรับเงินในบัตรทดแทนซึ่งพนักงานสำนักงานเก็บไว้

บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บบันทึกรับรองการบัญชีและความปลอดภัยของเอกสาร ห้ามถอนเอกสารจากไฟล์ของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานในสำนักงาน

20. จำเป็นต้องจัดทำประวัติการทำงานกับเอกสาร ติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการ และกระบวนการอนุมัติหรือไม่?

21. คุณมักจะเผชิญกับความไม่พร้อมใช้งานของทรัพยากรเครือข่าย (ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน, เครื่องพิมพ์) หรือไม่?

ใช่. ความล้มเหลวเกิดขึ้นทุกเดือน

22. คุณบอกได้ไหมว่าคอมพิวเตอร์ของคุณทำงานช้าและมักมีพื้นที่ว่างไม่เพียงพอในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

23. คุณมักจะประสบกับความล้มเหลวเมื่อทำงานกับอีเมลหรือไม่?

นาน ๆ ครั้ง.

เพื่อให้การประมวลผลผลการสัมภาษณ์ง่ายขึ้น สามารถนำเสนอในรูปแบบต่อไปนี้:

■ ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการสำรวจ. มีการซักถามเพื่อให้ได้ข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร นอกจากนี้ การสำรวจที่เป็นความลับจะช่วยให้คุณค้นพบทัศนคติที่แท้จริงของพนักงานต่อโครงการเพื่อการนำ EDMS ไปปฏิบัติ รายการบ่งชี้คำถามในแบบสำรวจอาจมีลักษณะดังนี้:

ทัศนคติของคุณต่อการนำ EDMS ไปปฏิบัติ (เชิงบวก เชิงลบ ไม่ชัดเจน ฯลฯ)

ในความเห็นของคุณ มีเหตุผลใดบ้างที่อาจขัดขวางการนำ EDMS ไปปฏิบัติ (กรอบเวลาโครงการสั้นมาก ไม่เต็มใจให้พนักงานทำงานใน EDMS ระดับทักษะของพนักงานไม่เพียงพอ ฯลฯ)

คุณคาดหวังอะไรจากการนำ EDMS ไปปฏิบัติ (ลดต้นทุน ลดเวลาในการอนุมัติเอกสาร เพิ่มระดับการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่ง)

ในความเห็นของคุณ ระดับการเก็บรักษาเอกสารในองค์กรอยู่ในระดับใด (สูง กลาง ต่ำ)

คุณใช้เวลาค้นหาเอกสารที่จำเป็นนานเท่าใด?

ในความเห็นของคุณ ความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในองค์กร (สูง น่าพอใจ ต่ำ) คืออะไร?

ใช้เวลานานแค่ไหนในการอนุมัติเอกสาร? (ระบุสำหรับเอกสารแต่ละประเภทที่ตกลงกันไว้)

ผลการสำรวจสามารถนำเสนอในตาราง Excel (ตารางที่ 2) จากนั้นจึงสร้างแผนภูมิเพื่อความชัดเจนตามข้อมูลเหล่านี้

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและการเป็นเจ้าของ EDMS

หลายองค์กรที่มุ่งเน้นไปที่ค่าใช้จ่ายในการนำ ERMS ไปใช้งาน สูญเสียการมองเห็นต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของ ERMS

เกณฑ์หนึ่งในการเลือก EDMS ควรเป็นต้นทุนการเป็นเจ้าของ ข้อมูลที่จำเป็น (อย่างน้อย การคำนวณการใช้งานและการบำรุงรักษา) ตามคำขอจะสามารถให้องค์กรที่ดำเนินการที่มีศักยภาพ ต้นทุนการเป็นเจ้าของประกอบด้วยทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ประมาณการโดยประมาณ ต้นทุนทุนสำหรับการใช้งาน (CAPEX) อาจมีลักษณะดังนี้:

อุปกรณ์ (ถ้าจำเป็น เช่น เซิร์ฟเวอร์ที่ทรงพลัง ซื้อพีซีเพิ่มเติม): 300,000 รูเบิล;

ใบอนุญาตสำหรับซอฟต์แวร์ที่นำไปใช้ (ใบอนุญาตเซิร์ฟเวอร์และไคลเอนต์): 400,000 รูเบิล;

งาน (ค่าแรงของที่ปรึกษา): 1,500,000 รูเบิล

รวม: 2,200,000 รูเบิล

สำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (OPEX) มีดังนี้

การฝึกอบรมผู้ใช้ใหม่ให้ทำงานกับระบบ: 100,000 rubles;

การบำรุงรักษาระบบข้อมูล (ต่อปี): 500,000 rubles;

การสนับสนุนผู้ใช้ทางเทคนิค (ต่อปี): 200,000 rubles

รวม: 800,000 รูเบิล ในปี.

ตัวอย่างแสดงค่าใช้จ่ายโดยประมาณของต้นทุน อย่างไรก็ตาม ยังช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของ EDMS อาจสูงถึง 40% ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ

ดังนั้นเมื่อเลือก EDMS จึงจำเป็นต้องให้ความสนใจกับค่าลิขสิทธิ์ ความเป็นไปได้ของการฝึกอบรมผู้ใช้ใหม่ ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการสนับสนุน

คุณสามารถฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญหนึ่งหรือสองคนได้ด้วยตัวเอง และหากมีสิบคนและแม้แต่จากหน่วยงานโครงสร้างต่าง ๆ พวกเขาก็จะทำงานที่แตกต่างกันใน EDMS ... ในกรณีนี้ผู้เชี่ยวชาญขององค์กรที่ดำเนินการอาจต้องการการฝึกอบรม สำหรับการบำรุงรักษาและการสนับสนุนทางเทคนิค ตามกฎแล้ว องค์กรที่ดำเนินการจะมีตัวเลือกมากมาย

คุณไม่ควรเลือกข้อเสนอเพื่อนเที่ยวที่ถูกที่สุดในทันที เพราะอาจทำให้มีราคาแพงได้ จำเป็นต้องวิเคราะห์เงื่อนไขทั้งหมด กล่าวคือ เวลาตอบสนองต่อแอปพลิเคชัน (อาจเป็น 24 ชั่วโมง 36 ชั่วโมง ฯลฯ ) เวลาในการแก้ไขปัญหา (3-5 วันทำการ) เป็นต้น

เมื่อไหร่ที่จะเลื่อน EDMS ของคุณ

ในทางปฏิบัติ มีบางสถานการณ์ที่เป็นการดีกว่าที่จะไม่เร่งดำเนินการ EDMS และทำการเปลี่ยนแปลงองค์กรก่อน เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานกับเอกสาร ฯลฯ

เป็นการดีกว่าที่จะเลื่อนการดำเนินการตาม EDMS ในกรณีที่:

ความคิดริเริ่มในการดำเนินการไม่ได้มาจากผู้บริหารระดับสูง แต่มาจากหัวหน้าแผนกโครงสร้าง

มีความโกลาหลในองค์กรในแง่ของการควบคุมกระบวนการ (ความโกลาหลอัตโนมัติจะไม่หยุดเป็นความโกลาหล);

พนักงาน "กบฏ" ต่อการแนะนำ EDMS ด้วยเหตุผลใดก็ตาม ("มีงานมาก มีคนไม่กี่คน แล้วก็มีการแนะนำ")

สรุป

1. การสำรวจก่อนโครงการก่อนที่จะเริ่มใช้ EDMS เป็นข้อบังคับ และอันที่จริงเป็นการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์

2. ดำเนินการสำรวจก่อนโครงการด้วยตัวคุณเอง หันไปหาบริการขององค์กรที่ดำเนินการทันที หรือทำทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับองค์กรของลูกค้าที่จะตัดสินใจ

3. การสำรวจก่อนโครงการช่วยให้คุณสามารถประเมินความพร้อมขององค์กรในการดำเนินการ EDMS และลดเวลาและค่าใช้จ่ายทางการเงินในอนาคตเมื่อดำเนินโครงการ

4. บางครั้งก็เป็นการดีกว่าที่จะเลื่อนการแนะนำ EDMS และทำการเปลี่ยนแปลงองค์กร ปรับกระบวนการทำงานกับเอกสารให้เหมาะสม ฯลฯ