เลขานุการในหน้าที่บริษัทจัดการ รายละเอียดงานของเลขา. IV. อำนาจอย่างเป็นทางการ

เลขา - ชื่อเรียก ประเภทต่างๆตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบต่างกัน ตามกฎแล้ว เลขานุการเป็นผู้เชี่ยวชาญที่รับรองการทำงานของเจ้าหน้าที่ หน่วยงาน หรือสถาบัน จากงานเหล่านี้ ความรับผิดชอบงานเฉพาะของเลขานุการก็ถูกกำหนดขึ้นเช่นกัน

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

เรียกรวมกันว่า "เลขานุการ" หมายความถึง เลขานุการของหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ เสมียน - เสมียน, เลขานุการของศาล, เลขานุการ ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกของบริษัทและผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคประเภทอื่นๆ

องค์กรใด ๆ ที่มีการไหลเข้าของเอกสารเข้าและออก มีพนักงาน ลำดับชั้นของหน่วยงานที่กำกับดูแลต้องการ เลขานุการ. เขาเป็นคนที่ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์กิจกรรมของหัวหน้า ขึ้นอยู่กับขนาด นิติบุคคลสามารถสร้างบริการทั้งหมดของเลขานุการได้ นอกจากนี้ ฟังก์ชันของผู้เชี่ยวชาญนี้สามารถนำไปใช้กับทั้งบริษัทโดยรวม และ "แนบ" กับผู้จัดการเฉพาะ (แต่เพียงผู้เดียว คณะผู้บริหารหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง - การจัดการ แผนก สาขา สำนักงานตัวแทน ฯลฯ)

ตำแหน่งงานเฉพาะจะสะท้อนให้เห็นใน พนักงานบริษัท. ขึ้นอยู่กับจุดข้างต้น เข้าแถวและ หน้าที่ราชการ. การทำงานของเลขานุการได้รับการแก้ไขในรายละเอียดงาน เหตุใดจึงต้องกำหนดหน้าที่ของเลขานุการอย่างละเอียดและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ลูกจ้างในตำแหน่งนี้เข้าใจหน้าที่การงานของตนอย่างครบถ้วน เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เพื่อลดความเสี่ยงจากข้อพิพาทแรงงาน บางครั้งคำถามก็เกิดขึ้นว่าผู้เชี่ยวชาญนี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรมีเครื่องเขียนรายการหรือไม่ สารเคมีในครัวเรือนและสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของบริษัทใด ๆ

คำตอบที่นี่ชัดเจน - คุณต้องดูลักษณะงานตามที่ระบุ หน้าที่เลขา.

แน่นอนว่าการทำงานของผู้เชี่ยวชาญที่มีตำแหน่งงานต่างกันจะแตกต่างกัน

ความรับผิดชอบของเลขานุการบริหาร

ที่ คู่มือคุณสมบัติตำแหน่งของผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 08.21.1998 N 37 มีคำอธิบายของตำแหน่ง "เลขานุการของหัวหน้า" ในการจัดทำส่วนความรับผิดชอบ คำอธิบายของการทำงานที่ให้ไว้ในคู่มือสามารถนำมาเป็นพื้นฐานได้ ดังนั้น สรุปได้ว่า หน้าที่เลขานุการสำนักงานลงมาดังต่อไปนี้:

ยอมรับการติดต่อที่ส่งถึงหัวหน้ารวมถึงการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรถึงหัวหน้าพนักงานของ บริษัท - บันทึกช่วยจำ, แถลงการณ์, บันทึกข้อตกลง, รายงาน;

การเตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้า รวมทั้งการใช้คอมพิวเตอร์ การทำสำเนา และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ

ติดตามการพิจารณาและยื่นโดยฝ่ายโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารที่ส่งมาเพื่อดำเนินการตามกำหนดเวลา

การตรวจสอบความถูกต้องของการออกแบบร่างเอกสารที่ส่งให้หัวหน้าลงนาม

การเตรียมการประชุมและการประชุมกับหัวหน้า (การเก็บเอกสาร, การแจ้งเตือนของพนักงานเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ในการประชุม, เกี่ยวกับวาระการประชุม), การลงทะเบียนรายงานการประชุม;

การจัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า, การรับและการแก้ไขข้อมูลที่เข้ามา, การจัดระเบียบการรับแขก;

การก่อตัวของกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร

ดังนั้นหน้าที่พื้นฐานของเลขานุการของหัวหน้าจึงลดลงเหลือเพียงการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคของงานของเขา

หากมีการเพิ่มผู้อื่นเข้าในหน้าที่พื้นฐานตามรายการ โดยยึดตามข้อมูลเฉพาะของนิติบุคคลรายใดรายหนึ่ง ก็ควรบันทึกไว้ในรายละเอียดงานปัจจุบันด้วย

อ่าน:

• คุณสมบัติส่วนบุคคลและวิชาชีพที่สำคัญของเลขานุการ

พนักงานรายนี้รายงานตรงต่อผู้จัดการ เพื่อให้สามารถใช้งานได้ทั้งแบบพื้นฐานและแบบเพิ่มเติม ผู้เชี่ยวชาญรายนี้ต้องมีทักษะและความรู้บางอย่าง ตัวอย่างเช่น จำเป็นต้องมีความรู้:

โครงสร้างองค์กรของบริษัท

การจัดระเบียบงานสำนักงานและโฟลว์เอกสาร

กฎการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร

ซอฟต์แวร์ประยุกต์

จริยธรรมและทักษะทางธุรกิจ การสื่อสารทางธุรกิจ

กฎการคุ้มครองแรงงาน พื้นฐาน กฎหมายแรงงานและทักษะและความสามารถอื่นๆ

เลขานุการที่มีความสามารถ มีการศึกษา มีไหวพริบ รวบรวมและมีความสามารถเป็นสวรรค์สำหรับผู้นำ ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกอย่างมากในการจัดระเบียบงานของผู้บังคับบัญชาในทันที แต่ยังสร้างเวิร์กโฟลว์ที่จำเป็นสำหรับทั้งบริษัทในภาพรวมอีกด้วย และบ่อยครั้งที่เลขานุการคือ "ใบหน้า" ขององค์กร ผู้รักษาประเพณี ผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้สำหรับพนักงานทุกคน

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการธุรกิจ

ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวไม่ได้ "ผูกพัน" กับผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง แต่ทำหน้าที่ที่จำเป็นสำหรับทั้งบริษัทโดยรวม ตามกฎแล้วงานของเขาจะลดลงเพื่อรักษาการไหลของเอกสารขององค์กร โดยทั่วไป หน้าที่ของเลขาเสมียนอาจมีลักษณะดังนี้:

• การลงทะเบียนและการประมวลผลจดหมายโต้ตอบทิศทางการไหลของเอกสารตามกฎที่ได้รับอนุมัติและศุลกากรที่องค์กร
• รับรองการลงทะเบียน, การบัญชี, การจัดระบบ, การจัดเก็บเอกสารทั้งหมด - ภายใน, ขาเข้า, ขาออก;
• รักษาเอกสารสำคัญ ติดตามการดำเนินการตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ
• การเตรียมร่างเอกสาร, การแก้ไข, การจัดระเบียบการลงนามโดยหัวหน้า;
• ทำงานกับจดหมายและ บริการจัดส่ง;
• งานเกี่ยวกับการทำสำเนา การเชื่อมโยงข้าม การจัดเก็บเอกสารสำคัญ การจัดทำใบรับรองและบทสรุป และหน้าที่อื่นๆ

ชุดดังกล่าว ฟังก์ชั่นแรงงานอาจมีไม่เพียงแต่ตำแหน่งเสมียนเท่านั้นแต่ยังรวมถึงเลขา-เลขา,เสมียน, ผู้ช่วยส่วนตัว, ผู้จัดเก็บเอกสาร, ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร ฯลฯ รายละเอียดงานพนักงานคนใดคนหนึ่งในองค์กรหนึ่งๆ อาจมีหน้าที่อื่นๆ ซึ่งควรสะท้อนให้เห็นในรายละเอียดงานไม่ว่าในกรณีใด

อธิบายหน้าที่ของเลขาเสมียน เราสามารถทำหน้าที่เป็นพื้นฐานตามหน้าที่ที่อธิบายไว้ในคู่มือคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งเลขานุการ-พิมพ์ดีด เลขานุการ-ชวเลข แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบที่บริสุทธิ์ แต่ตำแหน่งดังกล่าวไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปเนื่องจากการพัฒนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน และตอนนี้งานเลขานุการบางอย่างสามารถดำเนินการได้จากระยะไกลโดยไม่ต้องมีตำแหน่งถาวรในสำนักงาน

เลขานุการทุกองค์กรต้องการ ดังนั้น ลักษณะงานของเลขานุการจึงเป็นประโยชน์กับทุกบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความรับผิดชอบในงานของเลขานุการให้ชัดเจน ซึ่งไม่จำกัดเฉพาะการรับสายและรอยยิ้มหวานๆ เราขอเสนอตัวอย่างลักษณะงานสำหรับเลขานุการของหัวหน้า - ผู้อำนวยการทั่วไป หัวหน้าแผนก ผู้อำนวยการสาขา ฯลฯ

รายละเอียดงานเลขา

อนุมัติ
ผู้บริหารสูงสุด
นามสกุล ________________
"________"_____________ ____ จี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในหมวดนักแสดงทางเทคนิค
1.2. เลขานุการได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้พ้นจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานโดยตรง ถึง CEO/ หัวหน้าแผนกโครงสร้างของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ สิทธิและหน้าที่ของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่อีกคนหนึ่งซึ่งประกาศตามลำดับสำหรับองค์กร
1.5. บุคคลที่ตรงตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่สูงขึ้นหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ระยะเวลาการบริการ งานที่คล้ายกันจากหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), โปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
- นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซีย;
- กฎบัตรของบริษัท ระเบียบแรงงานภายใน ระเบียบข้อบังคับอื่น ๆ ของบริษัท
- คำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้

2. ความรับผิดชอบต่อหน้าที่เลขานุการ

เลขานุการทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้า
2.2. รับจดหมายโต้ตอบเพื่อพิจารณาโดยหัวหน้างาน โอนตามการตัดสินใจของแผนกโครงสร้างหรือผู้รับเหมาเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ
2.3. ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้า
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังหัวหน้า จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า
2.5. ในนามของหัวหน้า เขาเขียนจดหมาย คำขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) รักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ดำเนินการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าที่อยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมให้ ที่ทำงานผู้นำ วิธีที่จำเป็นอุปกรณ์องค์กร เครื่องเขียน สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานของหัวหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ
2.9. จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนทำให้การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานเป็นไปอย่างทันท่วงที
2.10. จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด
2.11. จัดทริปธุรกิจของหัวหน้า: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟจองโรงแรม
2.12. ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการเป็นรายบุคคลของผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูลรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับเท่าที่จำเป็นเพื่อแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารในการปรับปรุงงานและผลงานของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เป็นการส่วนตัวหรือในนามของหัวหน้าจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของเขา
3.4. กำหนดให้ผู้บริหารสร้างสภาวะปกติในการดำเนินการ หน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่เกิดจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ การปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และคำสั่งปัจจุบันสำหรับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎแรงงานภายใน ระเบียบวินัยแรงงาน กฎความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

อนุมัติ

___________________________________ (ชื่อย่อ, นามสกุล)
(ชื่อหน่วยงาน ก่อน _____________
การยอมรับ ฯลฯ องค์กร (ผู้อำนวยการหรืออื่น ๆ
แบบกฎหมาย) ข้าราชการ ผู้รับมอบอำนาจ
ต้องอนุมัติ
ความคิดถึงคำแนะนำ)
"" ___________ 20__

รายละเอียดงาน

หัวหน้าเลขา
______________________________________________
(ชื่อองค์กร องค์กร ฯลฯ)

"" _____________ 20__ น_________

รายละเอียดของงานนี้ได้รับการพัฒนาและอนุมัติสำหรับ
พื้นฐาน สัญญาจ้างกับ __________________________________________
(ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่
______________________________________________________ และเป็นไปตาม
รายละเอียดงานนี้ถูกร่างขึ้น)
บทบัญญัติ รหัสแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซียและกฏระเบียบอื่นๆ
ทำหน้าที่ควบคุมแรงงานสัมพันธ์ในสหพันธรัฐรัสเซีย

I. บทบัญญัติทั่วไป
1.1. หัวหน้างานอยู่ในหมวดช่างเทคนิค
นักแสดง
1.2. คนที่มี
สูงกว่า การศึกษาระดับมืออาชีพ, ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์
การทำงานหรืออาชีวศึกษาและประสบการณ์การทำงาน
พิเศษเป็นเวลาอย่างน้อย __________ ปี
1.3. แต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขาธิการหัวหน้าและการเลิกจ้าง
จากคำสั่งของหัวหน้าวิสาหกิจในการนำเสนอ

1.4. เลขานุการต้องรู้:
- มติ คำสั่ง คำสั่ง แนวทางอื่นๆ และ
กฎระเบียบที่สูงขึ้นและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ
กิจกรรมขององค์กร
- กฎระเบียบ คำแนะนำ เอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ เกี่ยวกับการบำรุงรักษา
งานสำนักงาน
- โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน
- กฎบัตรขององค์กร
- การจัดระเบียบงานสำนักงาน
- วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
- การเก็บถาวร;
- ตัวพิมพ์;
- กฎการใช้เครื่องรับสัญญาณและอุปกรณ์สื่อสาร
- มาตรฐานระบบรวมขององค์กรและการบริหาร
เอกสาร;
- กฎการพิมพ์ จดหมายธุรกิจใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
- รากฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
- กฎของการสื่อสารทางธุรกิจ
- กฎสำหรับการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
- พื้นฐาน กฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
- ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน
- กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน มาตรการความปลอดภัย
สุขาภิบาลอุตสาหกรรมและการป้องกันอัคคีภัย
1.5. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้จัดการ
________________________________________________________________________.
(องค์กรหน่วยโครงสร้าง)
1.6. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ (ลาพักร้อน เจ็บป่วย ฯลฯ)
ปฏิบัติหน้าที่โดยบุคคลที่ได้รับแต่งตั้งอย่างถูกต้อง
ซึ่งได้มาซึ่งสิทธิที่สอดคล้องกันและมีหน้าที่รับผิดชอบ
การปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมายให้ถูกต้องตามสมควร
1.7. ______________________________________________________________.

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบต่อหน้าที่
เลขานุการ:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิค
กิจกรรมการบริหารของหัวหน้า
2.2. รับเรื่องเสนอให้หัวหน้าพิจารณา
โต้ตอบโอนตามการตัดสินใจที่ทำใน
แผนกโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะสำหรับใช้ใน
ขั้นตอนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ
2.3. ดำเนินการงานสำนักงานดำเนินการต่างๆกับ
การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และ
การนำเสนอข้อมูลในการจัดทำและตัดสินใจ
2.4. ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้า
2.5. เตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
ผู้นำ.
2.6. มั่นใจตรวจสอบและส่งทันเวลา
แผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารเฉพาะ
โอนให้หัวหน้าเซ็นรับรองคุณภาพ
การแก้ไข
2.7. การพูดคุยทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
จดข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำมาให้เขา
ข้อมูลเนื้อหาส่งและรับข้อมูลเกี่ยวกับ
อุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (เทเลแฟกซ์, เทเล็กซ์, ฯลฯ ) รวมถึง
ข้อความทางโทรศัพท์แจ้งข้อมูลความสนใจของเขาทันที
รับผ่านช่องทางการสื่อสาร
2.8. ในนามของหัวหน้า เขียนจดหมาย คำขอ ฯลฯ
เอกสารเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย
2.9. ดำเนินการเกี่ยวกับการเตรียมการประชุมและการประชุม
ดำเนินการโดยหัวหน้า (รวบรวมวัสดุที่จำเป็น, การแจ้งเตือน
ผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของเหตุการณ์, วาระ, การลงทะเบียนของพวกเขา),
รับและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.10. กำกับดูแลการปฏิบัติงานของพนักงานบริษัท
ออกคำสั่งและคำแนะนำตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลา
ปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าภายใต้การควบคุม
2.11. รักษาไฟล์การควบคุมและการลงทะเบียน
2.12. จัดหาสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยความจำเป็น
อุปกรณ์องค์กร, เครื่องเขียน,
สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้นำ
2.13. พิมพ์วัสดุสำนักงานตามทิศทางของศีรษะ
จำเป็นสำหรับการดำเนินงานหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล
2.14. จัดงานรับแขก ส่งเสริมประสิทธิภาพ
การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงาน
2.15. แบบฟอร์มกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ
รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่เหมาะสม
2.16. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการของหัวหน้าแต่ละคน
2.17. _____________________________________________________________.

สาม. สิทธิ
เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารของ บริษัท
ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา
3.2. ยื่นข้อเสนอให้ฝ่ายจัดการพิจารณา
การปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่กำหนด
คำแนะนำนี้
3.3. ภายในขอบเขตของความสามารถแจ้งโดยตรง
ผู้จัดการเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในกระบวนการปฏิบัติตาม
ความรับผิดชอบงานและให้คำแนะนำในการกำจัด
3.4. ร้องขอเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้บริหารองค์กรจาก
แผนกโครงสร้างและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญและเอกสาร
ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน
3.5. ต้องการให้ฝ่ายบริหารขององค์กรช่วยเหลือใน
การปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน
3.6. ______________________________________________________________.

IV. ความรับผิดชอบ
เลขานุการมีหน้าที่:
4.1. สำหรับการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมหรือการไม่ปฏิบัติราชการของตน
หน้าที่ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้
ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
4.2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นในระหว่างการออกกำลังกายของพวกเขา
กิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยฝ่ายปกครอง, อาชญากรและ
กฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย
4.3. สำหรับก่อให้เกิด ความเสียหายของวัสดุ- อยู่ในขอบเขต
แรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาตาม ________________
(ชื่อ,
_____________________________.
เลขที่เอกสารและวันที่)

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง (ชื่อย่อ, นามสกุล)
_________________________
(ลายเซ็น)

"" _____________ 20__

ตกลง:

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย

(ชื่อย่อ, นามสกุล)
_____________________________
(ลายเซ็น)

"" ________________ 20__

ฉันคุ้นเคยกับคำสั่ง: (ชื่อย่อ, นามสกุล)
_________________________
(ลายเซ็น)

รายละเอียดงาน
หัวหน้าเลขา[ชื่อองค์กร องค์กร ฯลฯ]

รายละเอียดของงานนี้ได้รับการพัฒนาและอนุมัติตามบทบัญญัติของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและระเบียบอื่น ๆ ที่ควบคุมแรงงานสัมพันธ์ในสหพันธรัฐรัสเซีย

I. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการของหัวหน้าอยู่ในประเภทของนักแสดงทางเทคนิค

1.2. บุคคลที่มีการศึกษาระดับวิชาชีพที่สูงขึ้นโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานในด้านพิเศษอย่างน้อย [value] ปีได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการหัวหน้า

1.3. การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการหัวหน้าและการเลิกจ้างให้ดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าวิสาหกิจเมื่อยื่น [แทรกตามที่เห็นสมควร]

1.4. เลขานุการต้องรู้:

กฤษฎีกา คำสั่ง คำสั่ง เอกสารกำกับดูแลและกำกับดูแลอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร

ข้อบังคับ คำแนะนำ เอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ สำหรับการจัดเก็บบันทึก

โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน

กฎบัตรขององค์กร

องค์กรของงานสำนักงาน

วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร

ธุรกิจจดหมายเหตุ

พิมพ์ดีด;

กฎการใช้อุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม

มาตรฐานระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร

กฎสำหรับการพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์

กฎของการสื่อสารทางธุรกิจ

กฎการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน

ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

กฎและบรรทัดฐานของการคุ้มครองแรงงาน มาตรการด้านความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

1.5. เลขานุการรายงานตรงต่อหัวหน้า [องค์กร หน่วยโครงสร้าง]

1.6. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ (ลาพักร้อน เจ็บป่วย ฯลฯ) หน้าที่ของเขาจะดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างถูกต้องซึ่งได้รับสิทธิที่เกี่ยวข้องและมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสม

1.7. [ป้อนตามต้องการ].

ครั้งที่สอง ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

เลขานุการ:

2.1. ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้า

2.2. รับจดหมายโต้ตอบสำหรับการพิจารณาโดยหัวหน้า โอนตามการตัดสินใจของแผนกโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ

2.3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่าง ๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและตัดสินใจ

2.4. ยอมรับเอกสารและข้อความส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของหัวหน้า

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้า

2.6. ตรวจสอบการพิจารณาและส่งโดยแผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารเฉพาะที่ส่งไปยังหัวหน้าเพื่อลงนามในเวลาที่เหมาะสม รับรองการแก้ไขคุณภาพสูง

2.7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับหัวหน้า บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเสนอเนื้อหา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (เทเลแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ทันที ข้อมูลความสนใจที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

2.8. ในนามของหัวหน้า ร่างจดหมาย คำขอ เอกสารอื่น ๆ เตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

2.9. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) รักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

2.10. ดำเนินการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าที่อยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์การควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดหาสถานที่ทำงานของหัวหน้าด้วยวิธีที่จำเป็นของเทคโนโลยีองค์กร เครื่องเขียน สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของหัวหน้า

2.13. พิมพ์เอกสารสำนักงานที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของหัวหน้าหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล

2.14. จัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยม มีส่วนทำให้การพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงานเป็นไปอย่างทันท่วงที

2.15. จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด

2.16. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการของหัวหน้าแต่ละคน

2.17. [ป้อนตามต้องการ].

สาม. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

3.1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม

3.2. ส่งข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในคำแนะนำนี้เพื่อพิจารณาโดยฝ่ายจัดการ

3.3. ภายในขอบเขตของความสามารถ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทันทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในการปฏิบัติหน้าที่ และทำข้อเสนอสำหรับการกำจัด

3.4. ขอข้อมูลและเอกสารจากแผนกโครงสร้างและผู้เชี่ยวชาญเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้บริหารขององค์กรและเอกสารที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่

3.5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารขององค์กรช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่และสิทธิของตน

3.6. [ป้อนตามต้องการ].

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่:

4.1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการตามที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงานนี้ ในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.2. สำหรับความผิดที่กระทำในระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายทางปกครอง ทางอาญาและทางแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

4.3. สำหรับการก่อให้เกิดความเสียหายทางวัตถุ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาตาม [ชื่อ หมายเลข และวันที่ของเอกสาร]

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

[ชื่อย่อ, นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วันเดือนปี]

ตกลง:

หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย

[ชื่อย่อ, นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วันเดือนปี]

ทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำ:

[ชื่อย่อ, นามสกุล]

[ลายเซ็น]

[วันเดือนปี]

รายละเอียดงานของเลขานุการมีข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติของพนักงานกำหนดขั้นตอนสำหรับการอยู่ใต้บังคับบัญชาการแต่งตั้งและการเลิกจ้าง เอกสารอธิบาย หน้าที่ความรับผิดชอบ, สิทธิของพนักงาน, ความรับผิดชอบของเขา. อำนาจของเลขานุการถูกกำหนดโดยลักษณะเฉพาะขององค์กร

ตัวอย่างรายละเอียดงานสำหรับเลขานุการผู้บริหาร

ฉัน. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในหมวด "ช่างเทคนิค"

2. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป/หัวหน้าแผนกโครงสร้าง

3. การแต่งตั้งหรือเลิกจ้างเลขานุการให้ดำเนินการตามคำสั่งของอธิบดี

4. บุคคลที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาเฉพาะทางอย่างน้อยและมีประสบการณ์ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างน้อยหนึ่งปีจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

5. ในระหว่างที่เลขานุการไม่มีงาน หน้าที่การงาน สิทธิ ความรับผิดชอบ จะถูกโอนไปให้เจ้าหน้าที่อีกคนหนึ่งตามที่แจ้งในคำสั่งองค์กร

6. เลขานุการต้องรู้:

• โครงสร้างองค์กร;
• บรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจและมารยาท
• การจัดระเบียบงานสำนักงาน
• พื้นฐานของกฎหมายแพ่งและแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• กฎการทำงานของอุปกรณ์องค์กรและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
• โปรแกรมแอปพลิเคชัน (Word, Excel, ฯลฯ );
• พิมพ์ดีด;
• กฎการคุ้มครองแรงงาน มาตรการความปลอดภัย การป้องกันอัคคีภัย

7. เลขานุการในกิจกรรมของเขาได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎบัตรขององค์กร
• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย;
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน การดำเนินการอื่น ๆ ขององค์กร
• คำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร
• รายละเอียดงานนี้

ครั้งที่สอง หน้าที่การงานเลขานุการ

เลขานุการทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

1. รับแขก

2. ยอมรับและส่งเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามที่หัวหน้า

3. รับจดหมายโต้ตอบที่ได้รับจากหัวหน้าเพื่อประกอบการพิจารณา ตามการตัดสินใจส่งไปยังหน่วยโครงสร้างหรือบุคคลเฉพาะเพื่อใช้ในการทำงาน

4. ดำเนินการสื่อสารโดยใช้วิธีการสื่อสาร ลงทะเบียน โอนข้อมูลบริการไปยังหัวหน้า

5. ดำเนินกิจกรรมสำหรับการสนับสนุนด้านเทคนิคและองค์กรของการทำงานของหัวหน้า

6. ร่างคำขอ จดหมาย เอกสารอื่น ๆ ในนามของหัวหน้า

7. มีส่วนร่วมในการจัดทำการประชุม, การประชุมที่หัวหน้าจัด รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ลงทะเบียน แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับสถานที่ เวลาประชุม ระเบียบวาระการประชุม จัดเก็บและจัดทำรายงานการประชุม

8. จัดทริปธุรกิจสำหรับหัวหน้า: ซื้อตั๋ว, เช่าขนส่ง, สถานที่

9. ควบคุมการดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรตามคำสั่งคำสั่งของผู้บริหาร

10. แบบฟอร์มกรณี รับรองความปลอดภัยของเอกสาร โอนไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่เหมาะสม

11. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการแยกต่างหากของหัวหน้า

สาม. สิทธิ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. ตัดสินใจอย่างอิสระภายใต้ความสามารถของตน

2. อย่าเริ่มใช้อำนาจในกรณีที่เกิดอันตรายต่อชีวิตหรือสุขภาพ

3. เรียกร้องให้ฝ่ายจัดการสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ความปลอดภัยของทรัพย์สิน เอกสาร

4. รับข้อมูลทางการอย่างครบถ้วนเพื่อใช้อำนาจของตน

5. ส่งข้อเสนอการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองให้กับฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กรและงานของตนเอง

6. แจ้งหัวหน้าของข้อบกพร่องที่ระบุในกิจกรรมขององค์กรเสนอข้อเสนอเพื่อกำจัด

7. รับวัสดุที่จำเป็นจากพนักงานของแผนกโครงสร้างและคำอธิบายสาเหตุของการละเมิดกำหนดเวลาและคุณภาพของการปฏิบัติตามงานคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

IV. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

1. ดำเนินการเป็นตัวแทนผลประโยชน์ขององค์กรการประชุมโดยไม่ได้รับอนุญาต

2. ผลของการตัดสินใจ การกระทำของตนเอง

3. การปฏิบัติหน้าที่ราชการอย่างไม่เหมาะสม

4. การละเมิดข้อกำหนด เอกสารแนะนำองค์กรต่างๆ

5. การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างผิดกฎหมาย การถ่ายโอนข้อมูลที่เป็นความลับ ความลับทางการค้า

6. ก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์กร พนักงาน คู่ค้า รัฐ

7. การละเมิดข้อกำหนดของวินัยแรงงาน ระเบียบแรงงานภายใน มาตรฐานความปลอดภัย การป้องกันอัคคีภัย

8. การละเมิดจรรยาบรรณบรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจ

เสมียนศาล

เลขาธิการสมัยศาลเป็นข้าราชการและทำงานในศาลเท่านั้น เขาจัดเตรียมงานสารคดีของผู้พิพากษา การพิจารณาคดี เข้าร่วมการประชุม เจ้าหน้าที่คนนี้มีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้:

1. รวบรวมและร่างเอกสารคดีเพื่อพิจารณาในสมัยศาล

2. เก็บบันทึกการประชุมของเซสชั่นศาล

3. จัดเตรียมและส่งหมายเรียก, หมายเรียกผู้เข้าร่วมการประชุม

4. จัดทำคดีศาลให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย

เสมียน เสมียน

เสมียน - เจ้าหน้าที่ที่ดูแลการไหลของเอกสารขององค์กร งานของมันรวมถึง:

1. สนทนาทางโทรศัพท์และทำงานกับลูกค้า

2. ตรวจสอบการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่บันทึกไว้ในเอกสารในเวลาที่เหมาะสม

3. การลงทะเบียนและการประมวลผลจดหมายโต้ตอบ

4. การแปลเอกสาร จดหมายโต้ตอบจากภาษาต่างประเทศ

5. การเก็บถาวรของเอกสาร