Para problemas de producción, por favor contáctenos. Publique el problema en la pizarra (Proyecto de tablero de resolución de problemas). Carta de solicitud de pago aplazado al proveedor

En el flujo de trabajo empresarial, el formato de carta de solicitud se utiliza con mucha frecuencia cuando se hace necesario obtener el consentimiento de la segunda parte o un determinado servicio de la misma. Muestras terminadas y ejemplos para diferentes situaciones, así como las reglas para escribir tales cartas, encontrará en este artículo.

La tradición y las reglas para escribir una carta de solicitud se han desarrollado exclusivamente en la gestión práctica de documentos, es decir. a nivel legislativo no se han aprobado formularios ni instructivos. Sin embargo, en vista general se debe seguir la siguiente estructura:

1. Como es habitual, primero se rellena el “encabezado”, que indica el nombre completo de la organización de envío con los datos de contacto correspondientes, así como el nombre de un empleado específico (normalmente el director de la empresa) y el nombre del receptor. organización.
2. A esto le sigue el propio texto, que consiste en una descripción de la situación y la justificación de la solicitud. El texto debe ser lo más breve posible; por lo general, 1 o 2 párrafos son suficientes. Es importante exponer su solicitud de manera específica e inequívoca para que el interlocutor comprenda bien la esencia de su apelación.
3. A esto le sigue una firma, una transcripción de la firma y la fecha de compilación.

Por lo tanto, se redacta de acuerdo con la versión estándar para dichos documentos; el formulario se proporciona a continuación.

La muestra terminada se puede usar como un ejemplo de esto.

NOTA. La decisión de indicar o no indicar el nombre del documento (es decir, escribir en el medio "Carta de solicitud") la toma el propio remitente. Como regla, esto es necesario en los casos en que es apropiado enfatizar la naturaleza del documento y el propósito que una empresa está tratando de lograr de otra.

Dado que en este caso estamos hablando del hecho de que una empresa cuenta con algún servicio o incluso una concesión por parte de su socio, por supuesto, escribir una carta, formatearla e incluso enviarla debe tomarse muy en serio. Cualquier detalle puede causar una impresión, por lo que es mejor tener en cuenta incluso los matices que son insignificantes a primera vista:

1. En primer lugar, es mejor enviarlo por correo físico, correo postal ruso normal o incluso mejor. organización privada, que entrega el correo puerta a puerta y mucho más rápido. Mensaje en en formato electrónico o, más aún, los mensajes enviados por fax a menudo se perciben de manera más impersonal como spam.
2. Además, la forma física en que se ejecuta el documento (es decir, como de costumbre envío) le permite dar una impresión favorable con papel más caro, un sobre, un sello y otros medios de registro.
3. Para escribir el texto, siempre se elige un membrete, esto le permite dar más formalidad a la solicitud.
4. En el texto, es mejor evitar burocracias obvias, es decir, establecer palabras y expresiones de uso común en el entorno empresarial. Literalmente "secan" la historia y dan una impresión generalmente negativa. Son fáciles de reemplazar con opciones más originales, por ejemplo, "Por favor considere" a "Espero su comprensión y ayuda para resolver este problema".
5. Finalmente, vale la pena adherirse a las tradiciones de la correspondencia comercial en general, es decir. el texto está escrito predominantemente en un estilo comercial formal. Las digresiones líricas, las construcciones sintácticas demasiado complejas, las frases dobles (en significado) no deberían serlo. Se debe tener cuidado para que sea muy fácil para el interlocutor percibir el mensaje, tanto en términos de comprensión como psicológicamente.

CONSEJO. Si es posible escribir el texto a mano, es mejor utilizar este método. Una carta escrita a mano le permite distinguirla del fondo de todas las demás. Sin embargo, es mejor confiar la escritura a un especialista que conozca las técnicas de la caligrafía.

Variedades

Dependiendo de la situación específica, hay diferentes tipos de cartas. La mayoría de las solicitudes son para Asuntos financieros– por ejemplo, ofrecer un descuento, reducir el pago de un servicio o aplazarlo. Una parte más pequeña de las cartas de solicitud se dedica a la asistencia para resolver cualquier otro problema. Los casos más comunes y ejemplos preparados cartas se discuten a continuación.

Sobre la asignación de fondos

Pedir dinero, incluso con fines benéficos, es una petición bastante seria. Por lo tanto, al redactar, es importante describir la situación de la manera más específica posible y, además, indicar claramente para qué se requiere exactamente el dinero y por qué razón no puede tomarse de otra fuente.

Al compilar, puede tomar una muestra de este tipo como base.

De la ONG "Rainbow"

Miembro de la Asamblea Legislativa

San Petersburgo Miloshnikov I.N.

¡Estimado Ilya Nikolaevich! Bienvenido al director organización sin ánimo de lucro Arcoíris". Nuestra organización fue fundada en 2012 y durante todos estos años ha brindado asistencia financiera de manera continua a niños que padecen formas agudas de leucemia. La dirección principal de nuestra actividad es la compra de medicamentos y operaciones complejas.

Todos estos años, la principal fuente de financiamiento de nuestras actividades ha sido la empresa LLC “…”. Sin embargo, en abril del corriente 2017, el volumen de financiamiento disminuyó fuertemente, y en este momento no podemos realizar acciones de caridad en el mismo volumen.

Según nuestros datos, el presupuesto anual del fondo, teniendo en cuenta las donaciones privadas, debería ser de 10 millones de rublos. Por lo tanto, debido a la terminación de la financiación, es necesario cubrir la diferencia por un monto de 8 millones de rublos. anualmente. Esperamos su cooperación, ya que encontramos patrocinadores en este momento no parece posible.

Atentamente, Svetozarov V.K.

Sobre la entrega de mercancías.

Aquí es importante demostrar su interés y deseo de cooperar. Por lo tanto, debe encontrar las palabras adecuadas para que el interlocutor esté imbuido de confianza y tome una decisión adecuada. Como base, puede tomar una muestra de este tipo.

Director General de LLC "..."

Nekrasov N. K.

Del director de la empresa LLC “…”

Elizarova V. M.

¡Saludos, Nikolai Konstantinovich! En la exposición regional agricultura, que se llevó a cabo en mayo de este año, nuestra empresa se interesó en las muestras de maquinaria y equipo que ofrecieron ustedes.

Nos gustaría comenzar a cooperar con usted con la entrega de un lote de prueba de productos ( Lista llena adjunto como documento separado a esta carta). Garantizamos pagos oportunos de bienes y servicios. Esperamos una larga y mutuamente beneficiosa cooperación.

Nuestros datos de contacto:

Atentamente, Elizarov V.M.

sobre el descuento

Este es un tipo bastante común hoy en día, porque Condiciones económicas deteriorado en muchos aspectos. Como muestra la experiencia, convencer a la contraparte para que proporcione un descuento es especialmente bueno en tales casos:

• si las empresas han estado cooperando durante mucho tiempo, por ejemplo, más de un año;
• si se compra una gran cantidad de bienes a la vez.

al director ejecutivo

Avantage LLC Filippov G.V.

Del director de Veres LLC

Alexandrova K. N.

Hola, Gennady Viktorovich. Nos complace observar el hecho de que nuestras empresas han estado cooperando durante más de 2 años. Le expresamos nuestro agradecimiento por la alta calidad constante de sus servicios, así como por su ayuda para resolver una serie de problemas actuales.

Creemos que no es un secreto para usted que durante el último año la situación económica en nuestro nicho de mercado empeoró significativamente. Desafortunadamente, en este momento estamos experimentando una cierta falta de ingresos, lo que está asociado con una disminución en la utilidad trimestral.

En relación con estas circunstancias, esperamos su comprensión y consentimiento para brindarle un 10% de descuento en los servicios que se brindarán en el próximo año calendario 2018. Por supuesto, tal medida es temporal y estamos comprometidos con una cooperación plena en términos de beneficio mutuo en caso de que la situación económica se estabilice.

Atentamente, Alexandrov K.N.

Sobre la reducción de alquiler

En este caso, la justificación de su solicitud en la carta será aproximadamente la misma que se discutió en el ejemplo anterior.

al director ejecutivo

Avantage LLC Filippov G.V.

Del director de Veres LLC

Alexandrova K. N.

Hola, Gennady Viktorovich. En el ejercicio cerrado en 2016, nuestra empresa sufrió pérdidas que superaron las expectativas en un 10%. Nos vemos obligados a afirmar que nuestra empresa ha sido tocada crisis financiera. Esto se traduce en una disminución del flujo de clientes en un 15-20% de los propietarios.

En este sentido, esperamos su consentimiento para ofrecerle un 10% de descuento en el alquiler. Llamo su atención sobre el hecho de que somos arrendatarios bastante grandes y, al mismo tiempo, durante todo el período de nuestra cooperación de cinco años, no hemos permitido un solo retraso en el pago, y también cumplimos todas las demás condiciones de el contrato. Partimos del hecho de que esta medida es temporal, por lo que estamos listos para continuar pagando la tarifa en su totalidad tan pronto como la situación del mercado se estabilice.

Atentamente, Alexandrov K.N.

Sobre el pago aplazado

En este caso, es importante que reconozca que realmente no realizó el pago a tiempo y explique detalladamente el motivo. Por supuesto, debe especificar con precisión los términos de reembolso de la cantidad total.

Director de LLC "Gruzodar"

Vakulov N. Yu.

Del Director de Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Hola, querido Nikolai Yuryevich. En septiembre de 2017, no realizamos otro pago por sus servicios por un monto de 100 000 rublos. Te notificamos oficialmente sobre la imposibilidad de realizar un pago con un mes de anticipación. Por el momento, explicamos que la empresa ha encontrado fondos para el pago. Le pedimos que proporcione un plan de cuotas para dos meses: octubre y noviembre (50 000 rublos cada uno).

No rehuimos nuestras obligaciones y deudas financieras y llamamos su atención sobre el hecho de que durante los 3 años de nuestra cooperación nunca hemos violado el contrato. Esperamos su comprensión y esperamos una mayor cooperación mutuamente beneficiosa.

Atentamente, Aksakov T.G.

Por favor pague por otra compañía

Dichas solicitudes pueden surgir en los casos en que una empresa se comprometa a cumplir con las obligaciones financieras de otra empresa bajo ciertas condiciones. Como ejemplo, puede utilizar esta plantilla.

IP Blagodarov A. K.

Carta de solicitud- una de las opciones más comunes para la correspondencia comercial. Entre los empresarios, estas cartas se utilizan cuando los representantes de una organización se dirigen a otra con una solicitud de servicio. Dichos mensajes se pueden usar en situaciones completamente diferentes, por ejemplo, cuando necesita obtener información sobre productos, ver muestras de productos, conocer a un viajero de negocios, acordar algunas acciones, etc.

Reglas para escribir una carta de solicitud

Llamamos su atención para descargar una plantilla general para dicho documento:

ARCHIVOS

Una carta de solicitud, por razones obvias, no tiene una forma estándar, pero, a pesar de esto, es una forma de documento oficial. Es por eso que, al compilarlo, es necesario cumplir con ciertas normas, reglas establecidas trabajo de oficina y ética de negocios. Antes de pasar directamente a las reglas básicas para su compilación, cabe señalar que puede dirigirse tanto a un grupo de personas (por ejemplo, directivos, empleados del departamento de contabilidad, abogados, etc.) como a un destinatario concreto.

Como cualquier otro documento, esta carta debería contener parte introductoria, a saber:

• información sobre la empresa remitente que realiza la solicitud y la empresa a la que va dirigida;
• el motivo de la apelación ("debido a la demora", "en relación con la recepción", "basado en los resultados", etc.);
• referencias a la base ("sobre la base de un acuerdo oral", "sobre la base de negociaciones", "sobre la base de conversación telefónica" etc.);
• el propósito de la apelación ("para resolver el problema", "para evitar conflictos", "para eliminar violaciones", etc.).

Seguido por parte principal relacionado directamente con la solicitud. Debe expresarse utilizando cualquier forma derivada del verbo “to ask” (“te pedimos”, “te hacemos una petición”, etc.), y dado que tal mensaje es, en todo caso, una petición de algún tipo de servicio, debe escribirse de manera respetuosa. Es bueno si la solicitud va precedida de un cumplido ("conociendo sus grandes oportunidades", "admirando sus talentos organizativos", etc.).

Si la carta contiene varias solicitudes a la vez, deben indicarse en párrafos o párrafos separados.

Las reglas tácitas de correspondencia entre organizaciones establecen que una respuesta a una solicitud de múltiples etapas también se puede enviar en un mensaje, con comentarios separados para cada elemento. Cabe señalar que este tipo de correspondencia reduce la cantidad de flujo de trabajo y, por lo tanto, reduce el tiempo de lectura y procesamiento de dichas cartas.

Si la carta implica recibir una respuesta dentro de un período determinado, entonces esto debe indicarse lo más correctamente posible en el texto del mensaje.

Como regla general, los secretarios de la organización envían y reciben cartas (en las grandes empresas, departamentos enteros están involucrados en esto). Después de recopilarlos o leerlos, los pasan al jefe de la empresa para que los revise. Las excepciones son los mensajes marcados como "confidencial" o "personalmente en mano"; dichas cartas se envían directamente al destinatario.

Instrucciones para escribir una carta de solicitud

Dado que este mensaje es parte de la correspondencia corporativa, primero se debe indicar el autor, a saber: el nombre de la empresa remitente, su dirección real y número de teléfono para la comunicación. Luego, debe ingresar datos sobre el destinatario: también el nombre de la empresa y el destinatario específico. Más adelante en el medio de la línea, puede indicar inmediatamente que se trata de una carta de solicitud (pero esto no es necesario).

La siguiente parte de la carta trata directamente de la solicitud. Previamente, es conveniente fundamentarlo y solo entonces expresar la esencia misma de la solicitud. Al final, se debe firmar la carta (mejor si lo hace el titular de la empresa o una persona autorizada y de confianza), así como la fecha de creación del documento.

Cómo enviar una carta

La carta se puede enviar por correo electrónico o por fax; es rápido y conveniente, pero el envío conservador a través del correo ruso le permitirá formalizar la carta de una manera sólida y atractiva. Por ejemplo, puede hacer una solicitud por escrito a mano con una hermosa letra caligráfica o imprimir el texto en un papel bueno y costoso.

La atención a tales bagatelas dejará en claro al destinatario cuán respetuoso es el oponente hacia él, y enfatizará una vez más la importancia de la solicitud. Lo único que hay que recordar es que las cartas a través del correo ordinario tardan mucho, por lo que el mensaje debe enviarse con antelación para que el documento llegue a tiempo al destinatario.

Después de enviar una carta

Este mensaje, como cualquier otro documento, debe registrarse en el registro de salida de documentación. Del mismo modo, el destinatario de la carta registra la llegada de la correspondencia. En caso de que ocurran malentendidos en las relaciones comerciales, arreglar el hecho de enviar y recibir cartas ayudará a resolver la situación rápidamente.

Ejemplos de redacción de cartas de solicitud con explicaciones

Entonces, descubrimos que una carta de solicitud es una carta que contiene una solicitud para el destinatario. El propósito del texto es alentar al destinatario a realizar una acción que sea beneficiosa para el remitente. La carta debe contener una solicitud formulada, su justificación. Es deseable formular la solicitud de tal manera que se justifique por qué debería ser beneficioso para el destinatario cumplir con la solicitud. El remitente no solo debe conocer las reglas para componer el texto, sino también tener en cuenta los matices psicológicos. A continuación, considere plantillas-ejemplos específicos, según la situación.

Carta de solicitud de asignación de fondos

La carta se redacta en caso de que sea necesario obtener la asignación de fondos del estado, patrocinadores, individuos.

De la ONG "Ayuda a Pensionistas"
Miembro de la Asamblea Legislativa
Ivanov II

Hola Iván Ivánovich. Soy representante de la organización sin fines de lucro "Ayuda para Pensionistas". Brindamos asistencia a los jubilados solteros: llevamos alimentos, ayudamos con la limpieza y reparación.

Nuestra organización existe desde hace 5 años. Anteriormente, nos hacíamos cargo de la financiación de las actividades nosotros mismos, sin embargo, debido a la expansión de las ONG, los fondos comenzaron a ser insuficientes. Necesitamos dinero para alquilar locales, pagar salarios a los empleados y comprar equipos.

En una reciente reunión de Gobierno, el presidente se refirió a la difícil situación de los pensionados y señaló que es urgente cambiar la situación. En este sentido, le pido 200.000 rublos para las necesidades de la ONG Ayuda para Pensionistas.

Atentamente, Petrova A.A.

Explicación:

El texto anterior está escrito de acuerdo con las reglas. Él tiene:

• El nombre de la NPO y una explicación de sus actividades.
• Solicitud de dinero, explicación de su necesidad (se necesita dinero para alquiler y salarios).
• Mención del Presidente. Es necesario justificar los beneficios del patrocinio para el funcionario. ¿Qué le interesa al diputado? En crecimiento profesional. La ayuda de la organización ayudará a lograr este objetivo.

También se indica la cantidad específica de fondos que necesita una organización comercial.

Carta de solicitud de suministro de bienes

La carta se suele enviar a los socios de la empresa. En el texto es deseable justificar el beneficio mutuo para ambas empresas.

jefe de AAA
Ivanov II
Del jefe de la empresa BBB
Petrova B. B.

Hola Iván Ivánovich. Nos gustaría pedir un conjunto de productos de su empresa (especificar). Nos interesamos en su producto en una exposición regional.

Si está de acuerdo, háganos saber los términos de entrega y los términos convenientes para usted. Garantizamos el pago oportuno. Esperamos que este sea el comienzo de una cooperación mutuamente beneficiosa.

Nuestros contactos: (especificar).

Atentamente, Boris Borisovich.

carta de solicitud de descuento

Normalmente, estos textos se envían a los proveedores de la empresa. Por ejemplo, una organización organiza exposiciones. Ella tiene un proveedor: una imprenta que suministra folletos, stands, folletos y más. El costo de los servicios es bastante alto. Llegó la crisis y se hizo difícil para la empresa pagar los bienes de la imprenta. Esto bien puede ser una razón para pedir un descuento.

Jefe de la empresa "Vostok"
Ivanov II
Del jefe de la empresa "Oeste"
Petrova B. B.

Hola Iván Ivanov. Nuestra organización se vio afectada por la crisis financiera. El número de contratos celebrados con nosotros disminuyó en un 20%. Desafortunadamente, la crisis no solo nos afectó a nosotros, sino también a nuestros clientes. La gente no puede pagar por nuestros servicios en la misma cantidad que antes. Por eso, hemos proporcionado un 25% de descuento en las entradas.

Debido a la difícil situación financiera, nuestra empresa le solicita un 15% de descuento por los seis meses restantes de cooperación en virtud del contrato.

Hemos enviado cartas solicitando un descuento a todos nuestros proveedores. Si el 20% de nuestros socios nos proporcionan términos rentables, nuestra empresa se mantendrá firme en tiempos difíciles y no cerrará. Los propietarios y la compañía telefónica ya nos han dado un descuento.

Atentamente, Boris Petrov.

Explicación:

La carta contiene los siguientes puntos importantes:

• Explicación de la necesidad de un descuento.
• Indicación del tamaño exacto del descuento, términos.
• Una indicación indirecta de que si la imprenta no ofrece un descuento, la empresa rescindirá el contrato.

El texto debe redactarse de forma que la carta se lea hasta el final y se acepten las condiciones propuestas.

Carta solicitando una reducción de alquiler

El alquiler "come" los presupuestos de la mayoría de las organizaciones. Su reducción permite a la empresa mantenerse a flote en tiempos difíciles. La carta debe enviarse al arrendador.

Jefe de Plus
Ivanov P. P.
Del jefe de la empresa "Minus"
Petrova I. I.

Hola, Petr Petrovich. Nuestra empresa se vio afectada por la crisis financiera. El poder adquisitivo de los consumidores ha disminuido, los ingresos comerciales han disminuido. En este sentido, le pedimos que reduzca la renta en un 10%.

Durante todo el tiempo de nuestra cooperación, nunca hemos retrasado los pagos. Esperamos que nos haga concesiones y mantendremos nuestra relación comercial. Garantizamos el pago oportuno de la renta, a pesar de las difíciles condiciones financieras.

Atentamente, Iván Ivánovich.

Explicación:

En la carta, es importante mencionar que la empresa previamente ha cumplido con sus obligaciones en su totalidad. El arrendador debe estar seguro de que continuará haciendo los pagos. El destinatario también debe entender que si no está de acuerdo con los términos propuestos, el inquilino rechazará sus servicios.

Carta de solicitud de pago de deuda

Las deudas surgen muy a menudo en la interacción entre empresas. Si la organización está dispuesta a continuar la cooperación con la contraparte, que tiene una deuda, se envía una carta de solicitud.

Ivanov II

Sidorova P. P.

Estimado Ivan Ivanovich, le pedimos que pague la deuda con nuestra empresa por un monto de 200,000 rublos. Durante todo este tiempo, hemos continuado cooperando con usted, con la esperanza de continuar las relaciones comerciales. Sin embargo, ahora nos vemos obligados a suspender la prestación de servicios debido a la falta de pagos.

El monto de su deuda es de 200,000 rublos. Pague antes del 1 de marzo de 2017. Si la deuda no se paga, nos veremos obligados a resolver el problema en los tribunales.

Atentamente, Petr Petrovich.

Explicación:

La carta debe incluir los siguientes elementos:

• La cantidad exacta adeudada.
• La fecha en que debe pagarse la deuda.
• Acciones que tomará la empresa si no se reciben los pagos.

El texto puede mencionar una cooperación exitosa a largo plazo con la organización. Debe ser una petición, no una demanda. La solicitud se realiza de acuerdo con una plantilla diferente.

Carta de solicitud de pago aplazado al proveedor

La organización suministró a la empresa un lote de productos, pero no los pagó. Se ha formado una deuda, pero el deudor no tiene fondos para pagar. En este caso, tiene sentido escribir una carta de solicitud de demora.

Jefe de la empresa "¿Dónde está el dinero?"
Sidorov P. P.
Del titular de la empresa "El dinero está a punto de ser"
Ivanova I. I.

Estimado Petr Petrovich, no hemos pagado la deuda de 200 000 rublos. No nos asustamos de nuestra deuda, pero ahora no podemos hacer los pagos en su totalidad debido a la difícil situación financiera.

Durante 2 años hemos mantenido relaciones comerciales exitosas con usted, no hemos perdido los plazos de pago. Hoy pedimos un pago a plazos. Nuestra empresa está lista para pagar la deuda en dos etapas:

• Depositaremos 100,000 rublos antes del 1 de marzo de 2017.
• Se pagarán 100,000 rublos antes del 1 de abril de 2017.

Le prometemos pagos oportunos. Gracias por entender.

Atentamente, Iván Ivánovich.

Carta de solicitud de pago para otra organización

La deuda de la empresa puede ser pagada por otra organización. Por supuesto entidad no pagará acciones así como así. Por lo general, se envía una carta de solicitud al deudor de la empresa oa otra persona que tenga obligaciones con la empresa.

Al jefe de la empresa "El dinero está a punto de ser"
Ivanov II
Del jefe de la empresa "¿Dónde está el dinero?"
Sidorova P. P.

Estimado Ivan Ivanovich, tiene una deuda con nuestra empresa por un monto de 300,000 rublos. Nuestra organización también tiene una deuda con otra empresa por un monto de 200,000 rublos. Le pedimos que pague nuestra deuda con el acreedor por un monto de 200,000 rublos. A cambio, le proporcionaremos un plan de cuotas por el saldo de la deuda que solicitó anteriormente. Gracias por entender.

Atentamente, Petr Petrovich.

Carta de solicitud de asistencia para resolver el problema

Cualquier empresa puede enfrentarse a problemas complejos que no pueden resolverse sin ayuda externa. Se puede enviar una carta de solicitud de asistencia si es necesario, por ejemplo, para la celebración de eventos. La solicitud se envía a organizaciones comerciales, estructuras estatales.

director de AAA
Petrov B. B.
Desde organización pública
"Damos bien"

Estimado Boris Borisovich, soy representante de la organización pública "Giving Good". Nos dedicamos a organizar y celebrar vacaciones para niños del orfanato.

Le pedimos su ayuda para organizar los suministros de alimentos para las vacaciones. Por supuesto, en el evento te mencionaremos a ti y a tu empresa. A la celebración asistirán representantes de la asamblea legislativa, el público.

Puede contactarnos por teléfono XXX

Atentamente, Iván Ivánovich.

resumiendo

Combinemos todas las reglas para escribir una carta de solicitud. Primero debe presentarse, contar sus actividades. Pero la parte introductoria no debe alargarse. Nuestro objetivo es animar al destinatario a leer la carta. Si el texto es demasiado largo, es poco probable que el destinatario lo lea hasta el final. Entonces necesitas comenzar a presentar tu solicitud. Se requiere precisión: indicación de términos, cantidad de fondos. Es importante entender que el receptor debe sentir el beneficio. Por lo tanto, la carta debe indicar por qué sería beneficioso para la organización cumplir con la solicitud. Al final, debes despedirte educadamente y sin servilismo.

Una parte integral e importante de la correspondencia comercial moderna es una carta de solicitud. Las muestras y ejemplos de redacción presentados en el artículo, así como las reglas indicadas para escribirlo, lo ayudarán a componer correctamente el texto necesario y organizarlo de acuerdo con las costumbres del trabajo de oficina. Le ofrecemos una guía paso a paso para escribir este tipo de apelación.

Información general

Una carta de solicitud es relevante en los casos en que su autor necesita recibir información, documentos, hacer un trato u otras acciones comerciales de otras personas. Se puede enviar tanto a nombre de una persona concreta (jefe, director, jefe de departamento, etc.), como a la dirección de toda la organización en su conjunto. Su solicitud de ayuda debe seguir las reglas generalmente aceptadas en la correspondencia comercial.

La carta es la cara de la empresa, hasta las pequeñas cosas importan. imprímelo en membrete firmado Persona autorizada e impreso (si está disponible). Ser responsable de la elección de la fuente, su tamaño y la posición del texto en la página. No descuides los márgenes, la línea roja y los párrafos. A menudo, la primera impresión se produce con solo mirar el documento.

Paso 1: especificar un destino

Si escribe una carta impersonal a una empresa específica, lo más probable es que vaya a la recepción u oficina, luego al gerente y finalmente al albacea directo. Indique el nombre completo correcto de la organización en el “límite” del texto, es mejor agregar también la dirección legal.

Como se mencionó anteriormente, la mejor opción se considera para indicar un destinatario específico, es decir, una solicitud de ayuda dirigida personalmente. Trate siempre de dirigirse por nombre y patronímico. Por ejemplo, "¡Querido Alexander Viktorovich!" o "¡Estimado Sr. Schwartz!". Por lo tanto, usted, en primer lugar, expresa su respeto por la persona y, en segundo lugar, una solicitud dirigida a una persona específica le impone ciertas obligaciones, la responsabilidad de su consideración e implementación.

En algunas situaciones, sería lógico utilizar como destinatario a un grupo de personas, un determinado equipo o parte de él. Esto también es relevante en los casos en que se envía una carta de solicitud a varias direcciones. Use palabras como: "¡Estimados colegas!", "¡Estimados contadores!" etc.

Etapa 2: cumplido

Es bueno si la carta de solicitud oficial contiene un cumplido en relación con su destinatario. Al hacerlo, pareces estar respondiendo a su pregunta natural: “¿Por qué me diriges esta pregunta?”. Puede anotar los méritos pasados ​​y las cualidades personales de una persona, el estado de la empresa, etc. En particular, utilice la siguiente redacción: “Su empresa es un proveedor líder…”, “Usted ha ayudado a muchos a resolver problemas complejos en esta área…”, “Su organización es un experto líder en el mercado en el campo…”, etc. No olvide que será apropiado un cumplido cuando la carta de solicitud (muestras y ejemplos en el texto) no sea de carácter estándar y el destinatario necesite ganarse. Llame su atención sobre las cualidades y méritos que son relevantes para cumplir con su solicitud. Sin embargo, no recomendamos cruzar una línea muy delgada entre un cumplido bueno y correcto y una adulación grosera.

Etapa 3: Justificar la solicitud

Toda solicitud debe estar motivada, porque el destinatario debe saber por qué te diriges a él en concreto. Así que tiene sentido llevarlo al meollo del asunto. Sobre el este escenario le recomendamos que seleccione los tres argumentos más convincentes que deben construirse en el texto de la carta de acuerdo con el esquema: fuerza media, débil, más fuerte.

La solicitud puede tener un nivel diferente de complejidad y debe estar preparado para el hecho de que el destinatario no siempre estará interesado en su implementación. En este sentido, debe estar convencido de que su implementación conlleva beneficios potenciales para él. Interesa al destinatario para que acepte tu documento con toda seriedad.

La carta de solicitud puede contener una propuesta para la implementación de una cierta oportunidad atractiva para él.

Ejemplos de redacción

• “En todo momento emprendedor y gente de negocios esforzándose no sólo por el éxito material, sino también por crecimiento personal para ser recordado para siempre por la gente por sus buenas obras, para ganar su respeto.
• "Por supuesto, su objetivo principal es mejorar el nivel de vida de los ciudadanos de la ciudad". En particular, esta redacción se puede utilizar cuando se redacta una carta de solicitud a un diputado, por ejemplo, para proporcionar locales para jardín de infancia, disposición de un parque infantil, etc.

También puede expresar un problema que sea relevante para el destinatario, mostrarle cómo su solicitud puede ayudarlo a resolverlo oa aprovechar ciertas oportunidades.

Sucede que no tienes nada que ofrecer al otro lado, o es inapropiado en este contexto. En este caso, la salida más óptima es una historia sobre el significado de su solicitud. Describa la situación de la manera más confiable y completa posible, de modo que tome, como dicen, para el alma. Si un momento sentimental en su historia no es a priori, proporcione hechos y concéntrese en las relaciones de causa y efecto. Cuéntanos qué sucederá si te rechazan o, por el contrario, aceptas ayudar.

Paso 4: Hacer una Solicitud

Cuando el destinatario esté mentalmente preparado para aceptar su solicitud, podrá hacerlo constar. Mantenga su texto corto, evitando oraciones largas y complicadas, así como ambigüedad o subestimación. La carta de solicitud (muestras y ejemplos de redacción en el texto) debe ser concisa y clara en su significado. Entonces, si solicita comprar algún equipo para la empresa, indique la integridad, el precio y la cantidad:

“Para equipar el departamento de emergencias, el hospital necesita un automóvil nuevo, cuyo costo es de 3,5 millones de rublos. Por favor, ayúdanos a conseguirlo".

O, por ejemplo, se debe especificar una solicitud para reducir el alquiler: “Le pedimos que reduzca el alquiler del local al nivel de 500 rublos. por m2 a estabilización situación económica».

Etapa 5: Resumir

Al final de la carta, debe resumir su solicitud. Repítelo de nuevo y enfócate en que el destinatario se beneficia si te brinda la asistencia solicitada. Sin embargo, el texto de la solicitud debe modificarse ligeramente. Volviendo al mismo ejemplo de reducción de alquiler, proponemos la siguiente redacción:

“Si acepta reducir el alquiler al nivel de 500 rublos. por metro cuadrado durante la estabilización de la situación económica actual, podrá contribuir a la preservación de más de 20 puestos de trabajo y no incurrirá en pérdidas debido a la falta total de pago.

Recuerde, es importante reiterar no solo la solicitud, sino también el beneficio que se puede obtener de su implementación, y no tiene por qué ser material. Muchos grandes compañias actuar voluntariamente como patrocinadores, inversores y hacer obras de caridad.

Creemos que ahora, después de estudiar el proceso por etapas, no tendrá dudas sobre cómo escribir una carta de solicitud. Basta con tener en cuenta todas las reglas de la correspondencia comercial y algunos matices. Le sugerimos que también estudie otro ejemplo.

Ejemplo

¡Estimado Félix Petrovich!

Su empresa lleva varios años organizando la práctica industrial de los estudiantes de la empresa, ayudándoles a poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad.

Usted, como jefe del departamento de personal, es una persona interesada en atraer nuevos empleados, ingenieros jóvenes y prometedores y especialistas altamente calificados. Hasta la fecha profesion dada es uno de los más buscados. A muchos estudiantes les gustaría saber acerca de sus posibilidades, sutilezas y significado.

En este sentido, le pedimos que organice una reunión del ingeniero jefe con los solicitantes y estudiantes de 1-2 cursos el 25 de abril a las 17:00 horas sobre la base de su empresa.

Habiendo hablado de las ventajas y los secretos de la profesión hoy, está sentando una base sólida para formar especialistas y profesionales mañana. Quizás, dentro de unos años, alguno de ellos lleve a su empresa a un nuevo nivel de desarrollo.

Con respeto y gratitud,

Rector de la Universidad I.Zh.Bychkov

Después de haber estudiado la información sobre los requisitos que debe cumplir una carta de solicitud, muestras y ejemplos de redacción, puede escribirla fácilmente en la práctica.

Fuente: "Noticias en detalle. Periódico del pueblo de Novosineglazovsky", marzo de 2013.

Agradecemos al Centro de Prensa OMK por proporcionar este material.

- “Tableros de resolución de problemas” es una de las herramientas para llevar información de los trabajadores a los superiores. Hoy ya no es un secreto para nadie. ¿Qué tan activamente se utilizan en la planta?

Muy activo. Hemos acumulado una base de datos completa de varios temas que preocupan a los trabajadores de hoy.

Algunos de ellos se resuelven muy rápidamente. Algunos son más lentos. Pero a medida que se adquiere experiencia en la descripción y resolución de problemas, se realizan ciertos cambios en el procedimiento para encontrar algoritmos para las soluciones correctas, las causas fundamentales de las situaciones que han surgido. Esto es necesario para tener un único enfoque estandarizado y, por lo tanto, más efectivo para resolver estos problemas, para excluir la repetición de tales preguntas o la ocurrencia de situaciones similares.

- ¿Cuánto tiempo ha pasado desde la aparición de la primera placa de este tipo?

Ya han pasado tres meses. Durante este tiempo, hubo líderes en la cobertura y solución de problemas. Esta es la sección mecánica 1.5, la sección de pintura y embalaje de accesorios 3.2. Por ejemplo, en la sección 1.5, los trabajadores expresaron 59 problemas, de los cuales 41 fueron resueltos y el resto están en proceso.

Pero en algunas áreas, no todo es fácil. A veces, los maestros no responden con bastante rapidez a las señales indicadas en los tableros. Como regla, esto sucede porque no hay suficiente experiencia y les da vergüenza preguntar cómo usar esta herramienta correctamente. Como resultado, la gente recurre cada vez menos a las pizarras. Por lo tanto, quiero recordar una vez más a los empleados que existe una herramienta de este tipo y que no debemos olvidarla. Ahora se ha desarrollado un reglamento para trabajar con "tableros de resolución de problemas", que incluye una base de datos electrónica. Ahora todos los problemas no resueltos, de largo plazo por resolver o de carácter sistémico serán sometidos a nivel más alto. Por ejemplo, los números que tienen siete días de retraso se someten a reuniones con el director de producción. Si durante 14 días, entonces ya para discusión con el director general.

Foto 1. Capataz senior de la sección mecánica 1.5 de JSC "Trubodetal" Mikhail Kozakov en el tablero para resolver problemas

- ¿Las "juntas de resolución de problemas" están diseñadas para resolver algunas situaciones de producción actuales, o sus "autoridades" son más amplias?

Están llamados a sacar del colectivo aquellas cuestiones que, en principio, preocupan a los trabajadores. Estas pueden ser condiciones de vida. tareas de producción, protección laboral, problemas con la tecnología. Es decir, absolutamente todos los problemas o condiciones incómodas que un empleado encuentra en su actividad profesional. Como muestra la experiencia de introducir tableros similares en la Planta Metalúrgica de Vyksa, lo primero que surge son los problemas domésticos: algo anda mal en las duchas, los comedores, etc. Y tan pronto como se resuelve este nivel de tareas, los temas de producción comienzan a pasar a primer plano.

¿Se ha podido superar ese estereotipo de que una persona no habla del problema porque teme algún tipo de represión, castigo, privación de un bono?

Como dije, no todos los sitios utilizan activamente tableros de resolución de problemas. En algunos lugares todavía puedes encontrar tal opinión: "habla, no hables, nada está decidido de todos modos". Y al mismo tiempo, por alguna razón, la elección se hace en la dirección de "no hablar". Es decir, no hay nada escrito en las pizarras. Aquí es necesario entender claramente: si el problema no se elimina en ninguna parte, entonces, por lo tanto, no habrá reacción.

Todo el apoyo para encontrar las razones, la corrección de la solución, nuestro departamento de implementación. sistema de producción puede proporcionar. Respondemos todas las preguntas. Tenemos una comprensión clara de cómo debería funcionar esta herramienta. Y transmitimos este entendimiento a los maestros. Si tiene alguna dificultad, póngase en contacto.

Si el problema no se elimina en ninguna parte, significa que no habrá reacción.

Los empleados de nuestro departamento a menudo hablan con los trabajadores de la planta. Y personalmente, no veo ninguna razón para temer problemas de voz. La gente hoy en día tiene muchas maneras diferentes de señalar algunos temas de actualidad y además de la pizarra...

A veces hay situaciones en las que aparece un problema en el tablero, pero los maestros de turno no lo arreglan en la base de datos, es decir, lo silencian. Si algo similar le sucediera a su área de producción, entonces necesita ponerse en contacto con nuestro línea directa. Los empleados del departamento de desarrollo del sistema de producción grabarán la señal. Hablarán con los maestros y responderán todas las preguntas.

También hay un especial dirección de correo electrónico donde también puedes enviar tus preguntas. Todo esto se hace con un objetivo: llevar el problema "a la luz blanca". Sin información, no decidiremos nada por una simple razón: no sabremos qué decidir ... En consecuencia, si hay una señal, sabremos dónde poner los esfuerzos. Y solo hay una conclusión: HAY UN PROBLEMA: ESCRIBE EN LA PIZARRA.

En su opinión, no hay razón para tener miedo. ¿Y qué tan cómodos se sienten los propios empleados cuando se acercan a la pizarra y comienzan a escribir algún tipo de problema? ¿Hay alguna información sobre esto?

Mi experiencia con los empleados muestra que no existe tal problema. Muchos ya entienden para qué sirve la pizarra, qué y cómo escribir allí. A veces hay algunas dificultades con la misma redacción, pero explicamos cómo se debe transmitir la información. Si vemos un problema, trabajamos con artesanos experimentados para describir correctamente la forma de resolverlo. Introducimos todo esto en una base de datos electrónica, donde determinamos la naturaleza de la pregunta planteada, etc.

En nuestra planta existen una serie de mecanismos destinados a solucionar los problemas de producción. Por ejemplo, los comités de empresa simplemente se crean para expresar algunos problemas y resolver diversas situaciones de producción. ¿No provoca superposiciones?

Puedo darle un ejemplo: de acuerdo con una serie de señales indicadas en los "tableros de resolución de problemas", hay instrucciones en la base de datos electrónica de varios capataces superiores con la redacción: "lleve este tema a una reunión de comités de trabajo".

- Es decir, resulta algún tipo de complementariedad, ¿no hay competencia?

Sí, hay complementariedad. Aquí no puede haber competencia, porque el objetivo es el mismo: mejorar las condiciones de trabajo, aumentando la sensación de confort en el lugar de trabajo, la fidelización del equipo. Es importante convencer a las personas de que son escuchadas, sus problemas son tomados en cuenta y resueltos. Y las juntas no existen para castigar a alguien o sumar trabajo. Esto es principalmente necesario para los propios trabajadores de la fábrica para que sus condiciones de trabajo sean más cómodas.