สำหรับปัญหาการผลิต โปรดติดต่อเรา โพสต์ปัญหาบนกระดาน (Problem Solving Board Project) หนังสือขอผ่อนชำระให้แก่ซัพพลายเออร์

ในเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ รูปแบบจดหมายขอใช้บ่อยมากเมื่อจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากบุคคลที่สองหรือบริการบางอย่างจากรูปแบบดังกล่าว ตัวอย่างสำเร็จรูปและตัวอย่างสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ รวมถึงกฎสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าว คุณจะพบในบทความนี้

ประเพณีและกฎสำหรับการเขียนจดหมายขอได้พัฒนาขึ้นเฉพาะในการจัดการเอกสารในทางปฏิบัติ - เช่น ในระดับนิติบัญญัติ ไม่มีแบบฟอร์มหรือคำสั่งใดที่ได้รับการอนุมัติ อย่างไรก็ตาม ใน ปริทัศน์ควรปฏิบัติตามโครงสร้างต่อไปนี้:

1. ตามปกติจะมีการกรอก "ส่วนหัว" ก่อนซึ่งระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ส่งพร้อมรายละเอียดการติดต่อที่เกี่ยวข้องรวมถึงชื่อของพนักงานเฉพาะ (โดยปกติคือผู้อำนวยการของ บริษัท ) และชื่อผู้รับ องค์กร.
2. ตามด้วยข้อความซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายของสถานการณ์และเหตุผลสำหรับคำขอ ข้อความควรสั้นที่สุด โดยปกติแล้ว 1-2 ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุคำขอของคุณอย่างเจาะจงและชัดเจน เพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจสาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณเป็นอย่างดี
3. ตามด้วยลายเซ็น สำเนาลายเซ็น และวันที่รวบรวม

ดังนั้นจึงร่างขึ้นตามเวอร์ชันมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว - แบบฟอร์มแสดงไว้ด้านล่าง

ตัวอย่างที่เสร็จแล้วสามารถใช้เป็นตัวอย่างได้

บันทึก. การตัดสินใจระบุหรือไม่ระบุชื่อเอกสาร (เช่น ให้เขียน "จดหมายขอ") ตรงกลางนั้นผู้ส่งเป็นผู้ตัดสินใจเอง ตามกฎแล้ว สิ่งนี้จำเป็นในกรณีที่เป็นการเหมาะสมที่จะเน้นย้ำถึงลักษณะของเอกสารและวัตถุประสงค์ที่บริษัทหนึ่งพยายามทำให้สำเร็จจากอีกบริษัทหนึ่ง

เนื่องจากในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทหนึ่งต้องพึ่งพาบริการบางอย่างหรือแม้กระทั่งการได้รับสัมปทานจากพันธมิตร แน่นอนว่าการเขียนจดหมาย การจัดรูปแบบ และแม้แต่การส่งก็ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง รายละเอียดใดๆ สามารถสร้างความประทับใจได้ ดังนั้นควรคำนึงถึงความแตกต่างที่ไม่สำคัญในแวบแรกด้วย:

1. อย่างแรกเลย จะดีกว่าถ้าส่งโดยใช้จดหมายจริง - Russian Post แบบธรรมดาหรือดีกว่านั้นอีก องค์กรเอกชนซึ่งส่งจดหมายแบบ door-to-door และเร็วกว่ามาก ข้อความใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือยิ่งไปกว่านั้น ข้อความที่แฟกซ์มักจะถูกมองว่าเป็นสแปม
2. นอกจากนี้ การดำเนินการเอกสารทางกายภาพ (เช่น ตามปกติ การส่งจดหมาย) ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจด้วยกระดาษราคาแพง ซองจดหมาย ตราประทับ และวิธีการลงทะเบียนอื่นๆ
3. ในการเขียนข้อความนั้น หัวจดหมายจะถูกเลือกเสมอ - ซึ่งจะทำให้คำขอมีความเป็นทางการมากขึ้น
4. ในข้อความ เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงระบบราชการที่ชัดเจน เช่น กำหนดคำและสำนวนที่ใช้กันทั่วไปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขาทำให้เรื่องราว "แห้ง" และสร้างความประทับใจในแง่ลบโดยทั่วไป ง่ายต่อการแทนที่ด้วยตัวเลือกเดิม ๆ เช่น "โปรดพิจารณา" เป็น "หวังว่าคุณจะเข้าใจและให้ความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหานี้"
5. ในที่สุดก็ควรที่จะยึดมั่นในประเพณีของการติดต่อทางธุรกิจโดยทั่วไปเช่น ข้อความส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ การพูดนอกเรื่องโคลงสั้น การสร้างประโยคที่ซับซ้อนเกินไป วลีคู่ (ในความหมาย) ไม่ควรเป็น ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจข้อความได้ง่าย - ทั้งในแง่ของความเข้าใจและด้านจิตใจ

คำแนะนำ. หากสามารถเขียนข้อความด้วยมือได้ ควรใช้วิธีนี้ จดหมายที่เขียนด้วยลายมือทำให้คุณสามารถแยกความแตกต่างจากพื้นหลังของตัวอักษรอื่นๆ ทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม ควรมอบความไว้วางใจในการเขียนให้กับผู้เชี่ยวชาญที่รู้เทคนิคการคัดลายมือเป็นอย่างดี

พันธุ์

ตัวอักษรมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ คำขอส่วนใหญ่มีไว้สำหรับ เรื่องการเงิน– เช่น การให้ส่วนลด การลดค่าบริการ หรือการเลื่อนเวลาออกไป ส่วนเล็ก ๆ ของจดหมายขอใช้เพื่อช่วยในการแก้ไขปัญหาอื่น ๆ กรณีที่พบบ่อยที่สุดและ ตัวอย่างสำเร็จรูปจดหมายจะกล่าวถึงด้านล่าง

เกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุน

การขอเงินแม้กระทั่งเพื่อการกุศลเป็นคำขอที่ค่อนข้างจริงจัง ดังนั้นเมื่อวาดขึ้น จำเป็นต้องอธิบายสถานการณ์ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และยิ่งไปกว่านั้น ระบุให้ชัดเจนว่าต้องใช้เงินไปเพื่ออะไร และด้วยเหตุผลใดจึงไม่สามารถนำมาจากแหล่งอื่นได้

เมื่อรวบรวมคุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวเป็นพื้นฐานได้

จากองค์กรพัฒนาเอกชน "เรนโบว์"

สมาชิกสภานิติบัญญัติ

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก Miloshnikov I.N.

เรียน Ilya Nikolaevich! ยินดีต้อนรับผู้อำนวยการ องค์กรไม่แสวงผลกำไรรุ้ง". องค์กรของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2555 และตลอดหลายปีที่ผ่านมาได้ให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่เด็กที่เป็นมะเร็งเม็ดเลือดขาวชนิดเฉียบพลันอย่างต่อเนื่อง ทิศทางหลักของกิจกรรมของเราคือการซื้อที่เหมาะสม ยาและธุรกรรมที่ซับซ้อน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา แหล่งเงินทุนหลักสำหรับกิจกรรมของเราคือองค์กร LLC “…” อย่างไรก็ตาม ในเดือนเมษายนปี 2017 ปัจจุบัน ปริมาณการจัดหาเงินทุนลดลงอย่างรวดเร็ว และใน ช่วงเวลานี้เราไม่สามารถดำเนินการการกุศลในปริมาณเดียวกัน

จากข้อมูลของเรา งบประมาณประจำปีของกองทุนโดยคำนึงถึงการบริจาคส่วนตัวควรเป็น 10 ล้านรูเบิล ดังนั้นเนื่องจากการยุติการจัดหาเงินทุนจึงจำเป็นต้องครอบคลุมส่วนต่างจำนวน 8 ล้านรูเบิล เป็นประจำทุกปี เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือจากคุณ ในขณะที่เราพบผู้สนับสนุนใน ช่วงเวลานี้ดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้

ขอแสดงความนับถือ Svetozarov V.K.

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า

การแสดงความสนใจและความปรารถนาที่จะให้ความร่วมมือเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นคุณต้องค้นหาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อให้คู่สนทนาได้รับความไว้วางใจและตัดสินใจอย่างเหมาะสม โดยพื้นฐานแล้วคุณสามารถใช้ตัวอย่างดังกล่าวได้

ผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC "…"

Nekrasov N.K.

จากกรรมการบริษัท LLC “…”

เอลิซาโรว่า วีเอ็ม

สวัสดี นิโคไล คอนสแตนติโนวิช! ในนิทรรศการระดับภูมิภาค เกษตรกรรมซึ่งจัดขึ้นในเดือนพฤษภาคมปีนี้ บริษัทของเราเริ่มสนใจตัวอย่างเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่คุณนำเสนอ

เราต้องการเริ่มต้นความร่วมมือกับคุณในการส่งมอบชุดทดลองสินค้า ( รายการทั้งหมดแนบเป็นเอกสารแยกต่างหากในจดหมายฉบับนี้) เรารับประกันการชำระเงินค่าสินค้าและบริการในเวลาที่เหมาะสม เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันมาอย่างยาวนาน

รายละเอียดการติดต่อของเรา:

ขอแสดงความนับถือ Elizarov V.M.

เกี่ยวกับส่วนลด

เป็นประเภทที่ค่อนข้างธรรมดาในปัจจุบันเพราะ ภาวะเศรษฐกิจเสื่อมไปหลายประการ จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น การโน้มน้าวให้คู่สัญญามอบส่วนลดนั้นเป็นสิ่งที่ดีโดยเฉพาะในกรณีเช่นนี้:

• หากบริษัทให้ความร่วมมือเป็นเวลานาน เช่น มากกว่าหนึ่งปี
• หากซื้อสินค้าจำนวนมากในคราวเดียว

ถึง CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ Veres LLC

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich เรามีความยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่าบริษัทของเราได้ให้ความร่วมมือมานานกว่า 2 ปี เราขอแสดงความขอบคุณต่อคุณสำหรับคุณภาพการบริการของคุณอย่างสม่ำเสมอตลอดจนความช่วยเหลือของคุณในการแก้ไขปัญหาปัจจุบันจำนวนหนึ่ง

เราเชื่อว่าไม่ใช่ความลับสำหรับคุณในปีที่ผ่านมา สถานการณ์ทางเศรษฐกิจของเรา ช่องทางการตลาดแย่ลงอย่างมีนัยสำคัญ ขออภัย ในขณะนี้ เรากำลังประสบปัญหาการขาดรายได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการลดลงของกำไรรายไตรมาส

ในสถานการณ์เหล่านี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและยินยอมในการมอบส่วนลด 10% สำหรับบริการที่จะมีให้ในปีปฏิทิน 2018 หน้า แน่นอน มาตรการดังกล่าวเป็นเพียงชั่วคราว และเรามุ่งมั่นที่จะให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ในด้านเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ในกรณีที่สถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการลดค่าเช่า

ในกรณีนี้ เหตุผลสำหรับคำขอของคุณในจดหมายจะใกล้เคียงกับที่กล่าวไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้

ถึง CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการ Veres LLC

อเล็กซานโดรวา เค.เอ็น.

สวัสดี Gennady Viktorovich ในปีงบการเงินสิ้นสุดในปี 2559 บริษัทของเราประสบความสูญเสียเกินความคาดหมาย 10% เราถูกบังคับให้ระบุว่าบริษัทของเราได้รับการสัมผัส วิกฤติทางการเงิน. สิ่งนี้แปลเป็นการไหลของลูกค้าลดลง 15-20% ของเจ้าของ

ในเรื่องนี้ เราหวังว่าคุณจะได้รับความยินยอมในการให้ส่วนลด 10% สำหรับค่าเช่า ข้าพเจ้าขอดึงความสนใจของคุณไปที่ข้อเท็จจริงที่ว่าเราเป็นผู้เช่าที่ค่อนข้างใหญ่ และในขณะเดียวกัน ตลอดระยะเวลาความร่วมมือห้าปีทั้งหมดของเรา เราไม่ได้ปล่อยให้การชำระเงินล่าช้าแม้แต่ครั้งเดียว และยังกรอกเงื่อนไขอื่นๆ ทั้งหมดของ สัญญา เราดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่ามาตรการนี้เป็นแบบชั่วคราว ดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะชำระค่าธรรมเนียมเต็มจำนวนต่อไปทันทีที่สถานการณ์ในตลาดมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชี

ในกรณีนี้ จำเป็นต้องรับทราบว่าคุณไม่ได้ชำระเงินตรงเวลาจริงๆ และอธิบายเหตุผลโดยละเอียด แน่นอน คุณต้องระบุเงื่อนไขการชำระคืนของจำนวนเงินทั้งหมดให้ถูกต้อง

ผู้อำนวยการ LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

จากผู้อำนวยการ Parabolia LLC

Aksakova T.G.

สวัสดีที่รัก Nikolai Yuryevich ในเดือนกันยายน 2560 เราไม่ได้ชำระเงินค่าบริการของคุณอีกเป็นจำนวน 100,000 รูเบิล เราแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความเป็นไปไม่ได้ในการชำระเงินล่วงหน้าหนึ่งเดือน ขณะนี้เราอธิบายว่าบริษัทได้พบเงินทุนสำหรับการชำระเงินแล้ว เราขอให้คุณจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระเป็นเวลาสองเดือน: ตุลาคมและพฤศจิกายน (50,000 rubles ต่อแต่ละ)

เราไม่อายห่างจากภาระผูกพันทางการเงินและหนี้สินของเรา และให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าตลอด 3 ปีของความร่วมมือของเรา เราไม่เคยละเมิดสัญญา เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป

ขอแสดงความนับถือ Aksakov T.G.

กรุณาชำระเงินให้กับบริษัทอื่น

คำขอดังกล่าวอาจเกิดขึ้นในกรณีที่บริษัทหนึ่งดำเนินการตามภาระผูกพันทางการเงินของบริษัทอื่นภายใต้เงื่อนไขบางประการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้ได้

IP Blagodarov A.K.

จดหมายร้องขอ- หนึ่งในตัวเลือกทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งหันไปหาอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอรับบริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง เช่น เมื่อคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างผลิตภัณฑ์ พบปะนักเดินทางเพื่อทำธุรกิจ ตกลงในการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น

กฎการเขียนจดหมายขอ

เราขอแจ้งให้คุณทราบในการดาวน์โหลดเทมเพลตทั่วไปสำหรับเอกสารดังกล่าว:

ไฟล์

จดหมายขอด้วยเหตุผลที่ชัดเจนไม่มีแบบฟอร์มมาตรฐาน แต่ถึงกระนั้นก็ตาม มันเป็นรูปแบบของเอกสารทางการ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อรวบรวมจำเป็นต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานบางอย่าง กฎที่ตั้งขึ้นงานสำนักงานและ จริยธรรมทางธุรกิจ. ก่อนที่จะดำเนินการโดยตรงกับกฎพื้นฐานสำหรับการรวบรวม ควรสังเกตว่าสามารถระบุถึงทั้งกลุ่มบุคคล (เช่น ผู้จัดการ พนักงานของแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) และผู้รับเฉพาะ

เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ จดหมายนี้ควรมี ส่วนเกริ่นนำกล่าวคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งคำขอและบริษัทที่อยู่
• เหตุผลในการอุทธรณ์ ("เนื่องจากความล่าช้า", "เกี่ยวกับการรับ", "ตามผลลัพธ์" ฯลฯ );
• อ้างอิงถึงพื้นฐาน ("บนพื้นฐานของข้อตกลงปากเปล่า", "บนพื้นฐานของการเจรจา", "บนพื้นฐานของ บทสนทนาทางโทรศัพท์" ฯลฯ );
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ ("เพื่อแก้ไขปัญหา", "เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง", "เพื่อขจัดการละเมิด" ฯลฯ )

ติดตามโดย ส่วนสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการร้องขอ จะต้องแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของกริยา "ถาม" ("เราถามคุณ", "เราขอ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวเป็นคำร้องสำหรับบางประเภท การบริการก็ควรเขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีถ้าคำชมนำหน้าคำขอร้อง (“การรู้จักโอกาสที่ดีของคุณ”, “ชื่นชมความสามารถขององค์กรของคุณ” เป็นต้น)

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการในคราวเดียว จะต้องระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกต่างหาก

กฎการติดต่อระหว่างองค์กรที่ยังไม่ได้พูดระบุว่าสามารถส่งคำขอแบบหลายขั้นตอนได้ในข้อความเดียว โดยมีความคิดเห็นแยกกันสำหรับแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการโต้ตอบประเภทนี้ช่วยลดปริมาณเวิร์กโฟลว์และดังนั้นจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายมีนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุให้ถูกต้องที่สุดในข้อความ

ตามกฎแล้ว เลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ในบริษัทขนาดใหญ่ หน่วยงานทั้งหมดทำเช่นนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้ว พวกเขาจะส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ระบุว่า "เป็นความลับ" หรือ "ในมือส่วนตัว" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการเขียนจดหมายขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อสื่อสารของบริษัท อันดับแรกต้องระบุผู้เขียน กล่าวคือ ชื่อบริษัทผู้ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสื่อสาร จากนั้นคุณต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ รวมถึงชื่อองค์กรและผู้รับเฉพาะ นอกจากนี้ ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายขอ (แต่ไม่จำเป็น)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ ก่อนหน้านี้ เป็นที่พึงปรารถนาที่จะพิสูจน์และแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายต้องลงนามในจดหมาย (จะดีกว่าถ้าทำโดยหัวหน้า บริษัท หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตและเชื่อถือได้) รวมถึงวันที่สร้างเอกสาร

วิธีการส่งจดหมาย

จดหมายสามารถส่งทางอีเมลหรือแฟกซ์ - รวดเร็วและสะดวกสบาย แต่การส่งแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะช่วยให้คุณจัดทำจดหมายอย่างเป็นทางการในลักษณะที่มั่นคงและน่าดึงดูด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยมือด้วยลายมือคัดลายมือที่สวยงาม หรือพิมพ์ข้อความบนกระดาษที่ดีและมีราคาแพง

การให้ความสนใจกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าคู่ต่อสู้เคารพเขาเพียงใดและจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้ง สิ่งเดียวที่ต้องจำคือจดหมายทางไปรษณีย์ปกติใช้เวลานาน ดังนั้นต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารถูกส่งไปยังผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมาย

ข้อความนี้เหมือนกับเอกสารอื่นๆ จะต้องลงทะเบียนในบันทึกประจำวันของเอกสารขาออก ในทำนองเดียวกัน ผู้รับจดหมายลงทะเบียนการมาถึงของจดหมายโต้ตอบ ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การแก้ไขข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยจัดแจงสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการร่างหนังสือร้องขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงพบว่าจดหมายขอเป็นจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ จุดประสงค์ของข้อความคือเพื่อส่งเสริมให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายควรมีคำขอที่มีการกำหนดเหตุผล เป็นที่พึงปรารถนาที่จะกำหนดคำขอในลักษณะที่จะให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งต้องไม่เพียงแค่รู้กฎสำหรับการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ถัดไป ให้พิจารณาเฉพาะเทมเพลต-ตัวอย่าง ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอจัดสรรทุน

จดหมายนี้จัดทำขึ้นในกรณีที่จำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินทุนจากรัฐผู้อุปถัมภ์บุคคล

จากองค์กรพัฒนาเอกชน "ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ"
สมาชิกสภานิติบัญญัติ
Ivanov I.I.

สวัสดี Ivan Ivanovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร "Help for Pensioners" เรามีส่วนร่วมในการช่วยเหลือผู้รับบำนาญโสด: เรานำอาหาร ช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเรามีมาเป็นเวลา 5 ปีแล้ว ก่อนหน้านี้ เราจัดการกับการจัดหาเงินทุนสำหรับกิจกรรมต่างๆ ด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชน เงินทุนเริ่มไม่เพียงพอ เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน และซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมรัฐบาลครั้งล่าสุด ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญและตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอให้คุณ 200,000 rubles สำหรับความต้องการของ NGO Help for Pensioners

ขอแสดงความนับถือ Petrova A.A.

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นเขียนขึ้นตามกฎ เขามี:

• ชื่อของ NPO และคำอธิบายของกิจกรรม
• ขอเงินคำอธิบายความต้องการของพวกเขา (จำเป็นต้องใช้เงินสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงท่านประธาน. จำเป็นต้องพิสูจน์ประโยชน์ของการอุปถัมภ์อย่างเป็นทางการ ส.ส.สนใจอะไร? ในการเติบโตของอาชีพ ความช่วยเหลือขององค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

มีการระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการด้วย

หนังสือร้องขอการจัดหาสินค้า

โดยปกติแล้วจดหมายจะถูกส่งไปยังพันธมิตรของบริษัท ในเนื้อความ เป็นการสมควรที่จะพิสูจน์ผลประโยชน์ร่วมกันของทั้งสองบริษัท

หัวหน้า AAA
Ivanov I.I.
จากหัวหน้าบริษัท BBB
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดี Ivan Ivanovich เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของคุณ (ระบุ) เราสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณในนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเงื่อนไขการจัดส่งและข้อกำหนดที่คุณสะดวก เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ผู้ติดต่อของเรา: (ระบุ).

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

จดหมายขอส่วนลด

โดยปกติข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท ตัวอย่างเช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จัดหาโบรชัวร์ ขาตั้ง หนังสือ และอื่นๆ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤตมาถึง และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทที่จะชำระค่าสินค้าของโรงพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลในการขอส่วนลด

หัวหน้า บริษัท "Vostok"
Ivanov I.I.
จากหัวหน้า บริษัท "ตะวันตก"
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดี Ivan Ivanov องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% โชคร้ายที่วิกฤตนี้ไม่เพียงส่งผลกระทบกับเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราในจำนวนเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงได้มอบส่วนลด 25% สำหรับตั๋ว

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราขอให้คุณรับส่วนลด 15% สำหรับความร่วมมืออีกหกเดือนที่เหลือภายใต้สัญญา

เราได้ส่งจดหมายขอส่วนลดไปยังซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเราแล้ว หาก 20% ของพันธมิตรของเราจัดหาให้ เงื่อนไขการทำกำไร, บริษัทของเราจะยืนหยัดในยามยากและจะไม่ปิด เราได้รับส่วนลดแล้วจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์

ขอแสดงความนับถือ Boris Petrov

คำอธิบาย:

จดหมายมีประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:

• คำอธิบายของความจำเป็นในการลดราคา
• ระบุขนาดที่แน่นอนของส่วนลดเงื่อนไข
• ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากเครื่องพิมพ์ไม่ให้ส่วนลด บริษัทจะยกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องเขียนในลักษณะที่จดหมายอ่านจนจบและเห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

เช่า "กิน" งบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่รอดได้ในยามยาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน

หัวหน้าแผนกพลัส
Ivanov P.P.
จากหัวหน้าบริษัท "ลบ"
เปโตรวา I. I.

สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลง รายได้จากธุรกิจลดลง ในเรื่องนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%

ตลอดเวลาที่ให้ความร่วมมือ เราไม่เคยรอการชำระเงินล่าช้า เราหวังว่าคุณจะยอมจำนนต่อเรา และเราจะรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราไว้ เรารับประกันการชำระค่าเช่าในเวลาที่เหมาะสม แม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบาก

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

คำอธิบาย:

ในจดหมาย สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าบริษัทได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดก่อนหน้านี้แล้ว เจ้าของบ้านต้องแน่ใจว่าเจ้าของบ้านจะดำเนินการชำระเงินต่อไป ผู้รับต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธบริการของเขา

หนังสือขอชำระหนี้

หนี้มักเกิดขึ้นในปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากองค์กรถูกกำหนดให้ร่วมมือกับคู่สัญญาที่มีหนี้สินต่อไป ให้ส่งหนังสือร้องขอ

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราเป็นจำนวน 200,000 rubles ตลอดเวลานี้ เราได้ร่วมมือกับคุณอย่างต่อเนื่อง โดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากขาดการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล กรุณาชำระเงินภายในวันที่ 1 มีนาคม 2560 หากหนี้ไม่ได้รับการชำระ เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

คำอธิบาย:

จดหมายต้องมีรายการต่อไปนี้:

• จำนวนเงินที่แน่นอนที่เป็นหนี้
• วันที่จะต้องชำระหนี้
• การดำเนินการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ข้อความสามารถกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร ควรเป็นคำขอ ไม่ใช่การเรียกร้อง คำขอทำขึ้นตามเทมเพลตอื่น

หนังสือขอผ่อนชำระให้แก่ซัพพลายเออร์

องค์กรจัดหาชุดผลิตภัณฑ์ให้กับ บริษัท แต่ไม่ได้จ่ายเงิน มีหนี้เกิดขึ้น แต่ลูกหนี้ไม่มีเงินทุนที่จะจ่าย ในกรณีนี้ คุณควรเขียนจดหมายขอล่าช้า

หัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
Sidorov P.P.
จากหัวหน้าบริษัท "เงินกำลังจะเข้า"
อิวาโนวา I. I.

เรียน Petr Petrovich เราไม่ได้ชำระหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เราไม่อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินได้เต็มจำนวนเนื่องจากสถานะทางการเงินที่ยากลำบาก

เป็นเวลา 2 ปีแล้วที่เราได้รักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณ เราไม่เคยพลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้ขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้ในสองขั้นตอน:

• เราจะฝาก 100,000 rubles ภายในวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะจ่าย 100,000 rubles ก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินทันเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

จดหมายขอชำระเงินสำหรับองค์กรอื่น

หนี้ของบริษัทสามารถชำระให้กับองค์กรอื่นได้ แน่นอน นิติบุคคลจะไม่จ่ายหุ้นแบบนั้น โดยปกติหนังสือร้องขอจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันกับบริษัท

ถึงหัวหน้าบริษัท "เงินกำลังจะเข้า"
Ivanov I.I.
จากหัวหน้าบริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
Sidorova P.P.

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้สินในบริษัทของเราจำนวน 300,000 rubles องค์กรของเรายังมีหนี้อีกบริษัทหนึ่งเป็นจำนวนเงิน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เพื่อเป็นการตอบแทน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับยอดหนี้ที่คุณขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

บริษัทใดๆ อาจประสบปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถจัดการได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งหนังสือขอความช่วยเหลือได้ในกรณีที่จำเป็น เช่น การจัดงาน คำขอถูกส่งไปยัง องค์กรการค้า, โครงสร้างของรัฐ

ผู้อำนวยการ AAA
เปตรอฟ บี.บี.
จาก องค์การมหาชน
“เราให้ความดี”

เรียน Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ "Giving Good" เรามีส่วนร่วมในการจัดระเบียบและถือวันหยุดสำหรับเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอน ในงานเราจะพูดถึงคุณและบริษัทของคุณ การเฉลิมฉลองจะเข้าร่วมโดยตัวแทนของสภานิติบัญญัติสาธารณะ

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

สรุป

รวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเอง บอกเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ส่วนเกริ่นนำไม่ควรดึงออกมา เป้าหมายของเราคือส่งเสริมให้ผู้รับอ่านจดหมาย หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณต้องเริ่มนำเสนอคำขอของคุณ ต้องมีความแม่นยำ: การบ่งชี้เงื่อนไข จำนวนเงิน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับต้องรู้สึกถึงประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจึงต้องระบุว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการปฏิบัติตามคำร้องขอ ในตอนท้ายคุณต้องบอกลาอย่างสุภาพและไม่ประจบประแจง

ส่วนสำคัญและสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่คือจดหมายขอ ตัวอย่างและตัวอย่างการใช้ถ้อยคำที่นำเสนอในบทความตลอดจนกฎที่ระบุไว้ในการเขียนจะช่วยให้คุณเขียนข้อความที่จำเป็นได้อย่างถูกต้องและจัดเรียงตามประเพณีของงานในสำนักงาน เราขอเสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนคำอุทธรณ์ประเภทนี้

ข้อมูลทั่วไป

จดหมายขอมีความเกี่ยวข้องในกรณีที่ผู้เขียนจำเป็นต้องได้รับข้อมูล เอกสาร ทำข้อตกลงหรือการดำเนินการทางธุรกิจอื่น ๆ จากบุคคลอื่น สามารถส่งไปยังชื่อของบุคคลเฉพาะ (หัวหน้า ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก ฯลฯ) และไปยังที่อยู่ของทั้งองค์กรโดยรวม คำร้องขอความช่วยเหลือของคุณต้องเป็นไปตามกฎที่ยอมรับโดยทั่วไปในการติดต่อทางธุรกิจ

จดหมายคือหน้าตาของบริษัท แม้แต่เรื่องเล็กน้อยก็สำคัญ พิมพ์บน หัวจดหมายลงนาม ผู้มีอำนาจและพิมพ์ (ถ้ามี) รับผิดชอบในการเลือกแบบอักษร ขนาด และตำแหน่งของข้อความบนหน้า อย่าละเลยระยะขอบ เส้นสีแดง และย่อหน้า บ่อยครั้งที่ความประทับใจแรกเกิดขึ้นจากการดูเอกสาร

ขั้นตอนที่ 1: การระบุปลายทาง

หากคุณเขียนจดหมายที่ไม่มีตัวตนถึงบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เป็นไปได้มากว่าจดหมายนั้นจะส่งไปที่แผนกต้อนรับหรือสำนักงาน จากนั้นไปที่ผู้จัดการ และสุดท้ายส่งถึงผู้จัดการโดยตรง ระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ถูกต้องใน "หมวก" ของข้อความ เป็นการดีที่สุดที่จะเพิ่มที่อยู่ตามกฎหมายด้วย

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการระบุผู้รับรายใดรายหนึ่ง ซึ่งก็คือการขอความช่วยเหลือเป็นการส่วนตัว พยายามใช้ชื่อและนามสกุลเสมอ ตัวอย่างเช่น "เรียน Alexander Viktorovich!" หรือ "เรียนคุณชวาร์ตษ์!" ดังนั้น ประการแรก คุณแสดงความเคารพต่อบุคคลนั้น และประการที่สอง คำขอที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งจะกำหนดภาระหน้าที่บางอย่างกับเขา ความรับผิดชอบในการพิจารณาและดำเนินการตามนั้น

ในบางสถานการณ์ อาจเป็นเหตุผลที่ต้องใช้กลุ่มคน ทีมใดทีมหนึ่ง หรือบางส่วนเป็นผู้รับ สิ่งนี้ยังเกี่ยวข้องในกรณีที่มีการส่งจดหมายร้องขอไปยังที่อยู่หลายแห่ง ใช้ถ้อยคำเช่น: "เรียนเพื่อนร่วมงาน!", "เรียนนักบัญชี!" ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 2: ชมเชย

เป็นการดีถ้าจดหมายขออย่างเป็นทางการมีคำชมที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ ดูเหมือนว่าคุณกำลังตอบคำถามตามธรรมชาติของเขา: “ทำไมคุณถึงถามฉันด้วยคำถามนี้” คุณสามารถสังเกตข้อดีและคุณสมบัติส่วนบุคคลในอดีตของบุคคลสถานะของบริษัท ฯลฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ใช้ถ้อยคำต่อไปนี้: “บริษัทของคุณเป็นซัพพลายเออร์ชั้นนำ…”, “คุณได้ช่วยคนมากมายในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนในพื้นที่นี้…”, “องค์กรของคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในตลาดในด้านนี้…” ฯลฯ อย่าลืมว่าคำชมเชยควรจะเป็นเมื่อจดหมายขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างในข้อความ) มีลักษณะที่ไม่ได้มาตรฐานและต้องชนะผู้รับ ดึงความสนใจของเขาไปที่คุณสมบัติและข้อดีที่เกี่ยวข้องกับการเติมเต็มคำขอของคุณ อย่างไรก็ตาม เราไม่แนะนำให้ข้ามเส้นบางๆ ระหว่างคำชมที่ดีและถูกต้องกับการเยินยอที่หยาบคาย

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันคำขอ

คำขอใดๆ จะต้องให้เหตุผล เพราะผู้รับจะต้องรู้ว่าทำไมคุณถึงพูดถึงเขาโดยเฉพาะ ดังนั้นจึงควรนำมันมาสู่หัวใจของเรื่อง บน เวทีนี้เราขอแนะนำให้คุณเลือกข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือที่สุดสามข้อที่ควรสร้างในข้อความของจดหมายตามแบบแผน: ความแรงปานกลาง, อ่อนแอ, แข็งแกร่งที่สุด

คำขออาจมีระดับความซับซ้อนแตกต่างกัน และคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าผู้รับจะไม่สนใจในการดำเนินการเสมอไป ในเรื่องนี้ เขาต้องมั่นใจว่าการนำไปปฏิบัติจะเป็นประโยชน์ต่อเขา สนใจผู้รับเพื่อให้เขายอมรับเอกสารของคุณอย่างจริงจัง

จดหมายขออาจมีข้อเสนอสำหรับการดำเนินการตามโอกาสที่น่าสนใจสำหรับเขา

ตัวอย่างของถ้อยคำ

• “ตลอดเวลากล้าได้กล้าเสียและ นักธุรกิจมุ่งมั่นไม่เพียงเพื่อความสำเร็จทางวัตถุ แต่ยังเพื่อ การเติบโตส่วนบุคคลให้ผู้คนจดจำไปชั่วนิรันดร์ในความดีของตน และได้รับความเคารพนับถือ
• "แน่นอน เป้าหมายหลักของคุณคือการปรับปรุงมาตรฐานความเป็นอยู่ของชาวเมือง" โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้อยคำนี้สามารถใช้เมื่อมีการร่างหนังสือร้องขอไปยังรองผู้ว่าการ เช่น เพื่อจัดเตรียมสถานที่สำหรับ โรงเรียนอนุบาล, การจัดสนามเด็กเล่น ฯลฯ

คุณยังสามารถพูดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ แสดงให้เขาเห็นว่าคำขอของคุณสามารถช่วยเขาแก้ปัญหาหรือในการตระหนักถึงโอกาสบางอย่างได้อย่างไร

มันเกิดขึ้นที่คุณไม่มีอะไรจะเสนออีกด้านหนึ่ง หรือมันไม่เหมาะสมในบริบทนี้ ในกรณีนี้ วิธีที่เหมาะสมที่สุดคือเรื่องราวเกี่ยวกับความสำคัญของคำขอของคุณ อธิบายสถานการณ์อย่างน่าเชื่อถือและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อจิตวิญญาณ หากช่วงเวลาซาบซึ้งในเรื่องราวของคุณไม่ใช่เรื่องสำคัญ ให้ข้อเท็จจริงและมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ของเหตุและผล บอกเราเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากคุณถูกปฏิเสธหรือตกลงที่จะช่วย

ขั้นตอนที่ 4: ทำการร้องขอ

เมื่อผู้รับมีจิตใจพร้อมที่จะยอมรับคำขอของคุณ ก็สามารถระบุได้ ทำให้ข้อความของคุณสั้น หลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวและซับซ้อน รวมทั้งความกำกวมหรือการพูดน้อย จดหมายขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างของถ้อยคำในข้อความ) ควรกระชับและชัดเจนในความหมาย ดังนั้น หากท่านขอซื้ออุปกรณ์ใดๆ ของบริษัท ให้ระบุความครบถ้วน ราคา และปริมาณ:

“ในการจัดเตรียมแผนกฉุกเฉิน โรงพยาบาลต้องการรถใหม่ ราคา 3.5 ล้านรูเบิล โปรดช่วยเรารับมันด้วย"

หรือตัวอย่างเช่น ควรระบุคำขอลดค่าเช่า: “เราขอให้คุณลดค่าเช่าสถานที่เป็นระดับ 500 รูเบิล ต่อตารางเมตรเพื่อให้มีเสถียรภาพ สถานการณ์ทางเศรษฐกิจ».

ขั้นตอนที่ 5: สรุป

ในตอนท้ายของจดหมาย คุณต้องสรุปคำขอของคุณ ทำซ้ำอีกครั้งและให้ความสำคัญกับความจริงที่ว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์หากเขาให้ความช่วยเหลือตามที่คุณร้องขอ อย่างไรก็ตาม ข้อความของคำขอควรได้รับการแก้ไขเล็กน้อย กลับไปที่ตัวอย่างเดียวกันของการลดค่าเช่า เราขอเสนอถ้อยคำต่อไปนี้:

“หากคุณตกลงที่จะลดค่าเช่าเป็น 500 รูเบิล ต่อตารางเมตรในระหว่างการรักษาเสถียรภาพของสถานการณ์ทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน คุณจะสามารถมีส่วนร่วมในการรักษางานมากกว่า 20 ตำแหน่งและจะไม่เกิดความเสียหายเนื่องจากขาดการชำระเงินทั้งหมด

โปรดจำไว้ว่า สิ่งสำคัญคือต้องทำซ้ำไม่เพียง แต่คำขอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการนำไปใช้และไม่จำเป็นต้องเป็นสาระสำคัญ มากมาย บริษัทขนาดใหญ่เต็มใจเป็นผู้สนับสนุน นักลงทุน และทำงานการกุศล

เราคิดว่าตอนนี้หลังจากศึกษากระบวนการเป็นขั้นตอนแล้ว คุณจะไม่มีคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายขอ การพิจารณากฎการติดต่อทางธุรกิจและความแตกต่างบางประการก็เพียงพอแล้ว เราขอแนะนำให้คุณศึกษาตัวอย่างอื่นด้วย

ตัวอย่าง

เรียนเฟลิกซ์เปโตรวิช!

องค์กรของคุณจัดแนวปฏิบัติทางอุตสาหกรรมของนักศึกษาในองค์กรมาหลายปีแล้ว ซึ่งช่วยให้พวกเขานำความรู้ที่ได้รับจากมหาวิทยาลัยไปปฏิบัติจริง

คุณในฐานะหัวหน้าแผนกบุคคลคือบุคคลที่สนใจในการดึงดูดพนักงานใหม่ วิศวกรอายุน้อยและมีแนวโน้มสูง และผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูง จนถึงปัจจุบัน อาชีพที่ได้รับเป็นหนึ่งในที่ต้องการมากที่สุด นักเรียนหลายคนต้องการทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ รายละเอียดปลีกย่อย และความสำคัญของมัน

ในเรื่องนี้ เราขอให้คุณจัดประชุมหัวหน้าวิศวกรกับผู้สมัครและนักศึกษาหลักสูตร 1-2 ในวันที่ 25 เมษายน เวลา 17:00 น. ตามพื้นฐานองค์กรของคุณ

เมื่อได้เล่าถึงข้อดีและความลับของอาชีพนี้แล้ว คุณกำลังวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมและผู้เชี่ยวชาญในวันพรุ่งนี้ บางที ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หนึ่งในนั้นจะนำพาบริษัทของคุณไปสู่การพัฒนาในระดับใหม่

ด้วยความเคารพและขอบคุณ

อธิการบดีมหาวิทยาลัย I.Zh.Bychkov

เมื่อศึกษาข้อมูลว่าจดหมายขอต้องเป็นไปตามข้อกำหนดใด ตัวอย่างและตัวอย่างการใช้ถ้อยคำแล้ว คุณก็สามารถรับมือกับการเขียนในเชิงปฏิบัติได้อย่างง่ายดาย

ที่มา: "ข่าวโดยละเอียด หนังสือพิมพ์หมู่บ้าน Novosineglazovsky" มีนาคม 2556

ขอขอบคุณศูนย์ข่าว OMK ที่ให้ข้อมูลนี้

- “กระดานแก้ไขปัญหา” เป็นหนึ่งในเครื่องมือในการนำข้อมูลจากคนงานไปยังผู้บังคับบัญชา วันนี้มันไม่ใช่ความลับสำหรับทุกคนอีกต่อไป มีการใช้งานที่โรงงานมากน้อยเพียงใด?

แอคทีฟมาก เราได้รวบรวมฐานข้อมูลทั้งหมดของปัญหาต่าง ๆ ที่เป็นข้อกังวลสำหรับผู้ปฏิบัติงานในปัจจุบัน

บางส่วนของพวกเขาได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว บ้างก็ช้ากว่า แต่เมื่อได้รับประสบการณ์ในการอธิบายและแก้ไขปัญหา การเปลี่ยนแปลงบางอย่างเกิดขึ้นในขั้นตอนการค้นหาอัลกอริธึมสำหรับวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้อง สาเหตุหลักของสถานการณ์ที่เกิดขึ้น นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มีแนวทางเดียวที่ได้มาตรฐานและดังนั้นจึงมีประสิทธิผลมากขึ้นในการแก้ปัญหาเหล่านี้ เพื่อไม่ให้เกิดคำถามซ้ำๆ หรือสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน

- เวลาผ่านไปนานเท่าไรตั้งแต่การปรากฏตัวของบอร์ดดังกล่าวครั้งแรก?

สามเดือนผ่านไปแล้ว ในช่วงเวลานี้มีผู้นำด้านการรายงานข่าวและการแก้ปัญหา นี่คือส่วนกลไก 1.5 ส่วนสำหรับการทาสีและบรรจุภัณฑ์ของอุปกรณ์ 3.2 ตัวอย่างเช่น ในหัวข้อ 1.5 ปัญหา 59 ถูกเปล่งออกมาโดยคนงาน โดย 41 ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว และปัญหาที่เหลืออยู่ในระหว่างดำเนินการ

แต่ในบางพื้นที่ไม่ใช่ทุกอย่างราบรื่น บางครั้งอาจารย์ไม่ตอบสนองต่อสัญญาณที่ระบุบนกระดานอย่างรวดเร็ว ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะไม่มีประสบการณ์เพียงพอและพวกเขาอายที่จะถามวิธีใช้เครื่องมือนี้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้ผู้คนหันมาใช้ไวท์บอร์ดน้อยลงเรื่อยๆ ดังนั้นฉันจึงต้องการเตือนพนักงานอีกครั้งว่ามีเครื่องมือดังกล่าวและเราไม่ควรลืมเกี่ยวกับเครื่องมือนี้ ขณะนี้มีการพัฒนากฎระเบียบสำหรับการทำงานกับ "กระดานแก้ไขปัญหา" รวมถึงฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตอนนี้ปัญหาระยะยาวที่ยังไม่ได้แก้ไขหรือปัญหาที่มีลักษณะเป็นระบบจะถูกส่งไปยัง ระดับสูงสุด. ตัวอย่างเช่น ประเด็นที่ค้างชำระเจ็ดวันจะถูกส่งไปยังการประชุมกับผู้อำนวยการฝ่ายผลิต หากเป็นเวลา 14 วันแล้วให้หารือกับกรรมการผู้จัดการ

ภาพที่ 1 หัวหน้าคนงานอาวุโสของแผนกเครื่องกล 1.5 ของ JSC "Trubodetal" Mikhail Kozakov ที่คณะกรรมการเพื่อแก้ไขปัญหา

- "บอร์ดแก้ไขปัญหา" ออกแบบมาเพื่อแก้ไขสถานการณ์การผลิตในปัจจุบันหรือ "อำนาจ" ของพวกเขากว้างขึ้น?

พวกเขาถูกเรียกร้องให้นำออกมาจากกลุ่มคำถามเหล่านั้นซึ่งโดยหลักการแล้วเกี่ยวข้องกับคนงาน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นสภาพความเป็นอยู่ งานผลิต, การคุ้มครองแรงงาน, ปัญหาด้านเทคโนโลยี. นั่นคือปัญหาทั้งหมดหรือเงื่อนไขที่ไม่สบายใจที่พนักงานพบในของเขา กิจกรรมระดับมืออาชีพ. จากประสบการณ์ในการแนะนำกระดานที่คล้ายกันที่โรงงานโลหะวิทยา Vyksa ปัญหาแรกเกิดขึ้นที่บ้าน: มีบางอย่างผิดปกติในห้องอาบน้ำ ห้องรับประทานอาหาร ฯลฯ และทันทีที่งานระดับนี้ได้รับการแก้ไข หัวข้อการผลิตก็เริ่มปรากฏให้เห็น

คุณประสบความสำเร็จในการทำลายทัศนคติที่คนไม่พูดถึงปัญหาเพราะเขากลัวการกดขี่ การลงโทษ การริดรอนโบนัสหรือไม่?

อย่างที่ฉันพูดไป ไม่ใช่ทุกไซต์ที่ใช้กระดานแก้ปัญหาอย่างจริงจัง ในบางสถานที่คุณยังสามารถพบความคิดเห็นดังกล่าวได้: "พูด - ไม่พูด ไม่มีอะไรตัดสินได้อยู่แล้ว" และในขณะเดียวกัน ด้วยเหตุผลบางอย่าง การเลือกก็มุ่งไปทาง "ไม่พูด" นั่นคือไม่มีอะไรเขียนไว้บนกระดาน ที่นี่จำเป็นต้องเข้าใจอย่างชัดเจน: หากปัญหาไม่ได้ถูกนำออกไปที่ใดก็จะไม่เกิดปฏิกิริยากับมัน

ทุกการสนับสนุนในการหาสาเหตุ ความถูกต้องของแนวทางแก้ไข ฝ่ายปฏิบัติการของเรา ระบบการผลิตสามารถให้. เราตอบทุกคำถาม เรามีความเข้าใจชัดเจนว่าเครื่องมือนี้ควรทำงานอย่างไร และเราถ่ายทอดความเข้าใจนี้ไปยังผู้เชี่ยวชาญ หากมีปัญหาโปรดติดต่อ

หากปัญหาไม่ได้ถูกนำออกไปที่ใดก็หมายความว่าจะไม่มีปฏิกิริยาตอบสนอง

พนักงานในแผนกของเรามักพูดคุยกับคนงานในโรงงาน และโดยส่วนตัวแล้ว ฉันไม่เห็นเหตุผลที่จะกลัวปัญหาด้านเสียงใดๆ คนในปัจจุบันมีหลายวิธีในการระบุปัญหาเฉพาะและนอกเหนือจากกระดานดำ ...

บางครั้งมีสถานการณ์ที่ปัญหาปรากฏขึ้นบนกระดาน แต่หัวหน้ากะไม่แก้ไขในฐานข้อมูล กล่าวคือ พวกเขาปิดบังข้อมูล หากมีสิ่งที่คล้ายกันเกิดขึ้นกับคุณ พื้นที่การผลิต, จากนั้นคุณต้องติดต่อกับเรา สายด่วน. พนักงานฝ่ายพัฒนาระบบการผลิตจะบันทึกสัญญาณ พวกเขาจะพูดคุยกับอาจารย์และตอบคำถามทุกข้อ

นอกจากนี้ยังมีพิเศษ ที่อยู่อีเมลซึ่งคุณสามารถส่งคำถามของคุณ ทั้งหมดนี้ทำด้วยเป้าหมายเดียว - เพื่อดึงปัญหา "ไปสู่แสงสีขาว" หากไม่มีข้อมูล เราจะไม่ตัดสินใจอะไรด้วยเหตุผลง่ายๆ - เราจะไม่รู้ว่าจะตัดสินใจอย่างไร ... ดังนั้น หากมีสัญญาณ เราจะรู้ว่าต้องพยายามตรงไหน และมีเพียงข้อสรุปเดียว: มีปัญหา - เขียนบนกระดาน

ในความเห็นของคุณ ไม่มีเหตุผลที่จะต้องกลัว และพนักงานเองรู้สึกสบายใจเพียงใดเมื่อมาถึงกระดานดำและเริ่มเขียนปัญหาบางอย่าง? มีข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่?

ประสบการณ์ของฉันกับพนักงานแสดงให้เห็นว่าไม่มีปัญหาดังกล่าว หลายคนเข้าใจแล้วว่ากระดานนี้มีไว้เพื่ออะไร จะเขียนอย่างไรและอย่างไร บางครั้งอาจมีปัญหาในการใช้ถ้อยคำเดียวกัน แต่เราอธิบายว่าควรถ่ายทอดข้อมูลอย่างไร หากเราเห็นปัญหา เราจะทำงานร่วมกับช่างฝีมืออาวุโสเพื่ออธิบายวิธีแก้ปัญหาให้ถูกต้อง เราใส่ข้อมูลทั้งหมดนี้ลงในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เรากำหนดลักษณะของคำถาม ฯลฯ

ที่โรงงานของเรา มีกลไกหลายอย่างที่มุ่งแก้ปัญหาด้านการผลิต ตัวอย่างเช่น สภางานถูกสร้างขึ้นเพื่อพูดปัญหาและแก้ไขสถานการณ์การผลิตต่างๆ ไม่ได้ทำให้เกิดการทับซ้อนกัน?

ฉันสามารถยกตัวอย่าง: ตามสัญญาณจำนวนหนึ่งที่ระบุใน "กระดานแก้ไขปัญหา" มีคำแนะนำในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จากหัวหน้าคนงานอาวุโสหลายคนพร้อมถ้อยคำ: "นำปัญหานี้ไปที่การประชุมสภาการทำงาน"

- นั่นคือมันกลายเป็นสิ่งที่เสริมกันไม่มีการแข่งขัน?

ใช่มีการเสริม ที่นี่ไม่มีการแข่งขัน เพราะเป้าหมายเดียวกันคือ การปรับปรุง สภาพการทำงาน,เพิ่มความรู้สึกสบายใจในการทำงาน,ความจงรักภักดีของทีมงาน. มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะโน้มน้าวผู้คนว่าพวกเขาได้ยินปัญหาของพวกเขาถูกนำมาพิจารณาและแก้ไข และกระดานไม่มีอยู่เพื่อลงโทษใครหรือเพิ่มงาน สิ่งนี้จำเป็นสำหรับคนงานในโรงงานเป็นหลัก เพื่อทำให้สภาพการทำงานของพวกเขาสบายขึ้น