หมายเหตุบริการ: ตัวอย่าง จดบันทึก

พนักงานหลายคนรู้เกี่ยวกับเอกสารภายในขององค์กรโดยคำบอกเล่าเท่านั้น - บันทึกช่วยจำสับสนกับเอกสารที่เป็นทางการและรวบรวมอย่างไม่ถูกต้อง สิ่งนี้ละเมิดประสิทธิภาพการทำงานหลักของเอกสารดังกล่าว - การสื่อสารอย่างเป็นทางการภายในทีมซึ่งนำไปสู่ความเป็นไปไม่ได้ของการประสานงานที่ดี นั่นคือเหตุผลที่ปัญหาในการรวบรวมบันทึก ความแตกต่างและความคล้ายคลึงกับเอกสารอื่นๆ ข้อกำหนดของการเขียนจึงมีความเกี่ยวข้อง

คำศัพท์

เป็นช่องทางการสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่ หน่วยงาน ฝ่ายโครงสร้าง บางครั้งก็ถูกกำหนดให้เป็นเอกสารเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของงาน/งาน ถึงแม้ว่ามันอาจจะมีลักษณะที่แตกต่างกัน ตัวอย่างที่จะกล่าวถึงในบทความนี้เป็นเพียงเนื้อหาที่เป็นไปได้ของบันทึกช่วยจำ

อย่างเป็นทางการ ลักษณนามของเอกสารการจัดการไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับกระดาษเช่นบันทึกช่วยจำ ไม่ได้ให้ตัวอย่างวิธีการเขียน แต่สิ่งนี้ไม่ได้ลบล้างความจริงที่ว่าเอกสารดังกล่าวแพร่หลายในขอบเขตแรงงานด้วยเหตุผลหลายประการ

เหตุผลในการใช้

บันทึกช่วยจำนี้เรียกว่าเอกสารสนับสนุนที่ใช้บ่อย มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจในการสื่อสารระหว่างองค์ประกอบของระบบงาน นั่นคือ พนักงาน ทำไมเอกสารนี้ถึงได้รับความนิยม? ช่วงเวลาการทำงานจำนวนมากสามารถแก้ไขได้และควรแก้ไขโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากตำแหน่งอาวุโส ซึ่งพิสูจน์ให้เห็นถึงความเป็นอิสระและประสิทธิภาพของแผนกต่างๆ อย่างอิสระและเป็นระบบโดยรวม

ลักษณะเฉพาะ

ข้อแตกต่างจากบันทึกข้างต้นคือ ข้อหลังแสดงถึงการอุทธรณ์ไปยังตำแหน่งที่สูงกว่า และบันทึก ซึ่งจะมีตัวอย่างที่จะกล่าวถึงด้านล่าง ก่อให้เกิดการเชื่อมต่อในระดับแนวนอน นี่อาจเป็นการอุทธรณ์ต่อผู้ดูแลระบบของแผนกอื่นหรือหัวหน้าแผนกอื่น ไม่ว่าในกรณีใด ตราบใดที่บุคคลที่กล่าวถึงมีตำแหน่งเทียบเท่า เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับบันทึกช่วยจำ เมื่อความไม่เท่าเทียมกันเกิดขึ้น จะต้องวาดขึ้น ตัวอย่างบางส่วนที่นำเสนอในที่นี้อาจมีความคลุมเครือในคำจำกัดความ เหตุผลในเรื่องนี้จะกล่าวถึงในภายหลัง

ธีมบันทึกช่วยจำ

โดยปกติ บันทึกช่วยจำจะเขียนเกี่ยวกับประเด็นการสนับสนุน: ข้อมูล เศรษฐกิจ โลจิสติกหรือองค์กร บ่อยครั้ง บันทึกย่ออาจมีคำขอหรือข้อเสนอแนะบางประเภท สำหรับแต่ละองค์ประกอบโครงสร้าง โดยปกติบางหัวข้อจะมีลำดับความสำคัญและสัมพันธ์กับพื้นที่ที่องค์ประกอบทำงาน

การลงทะเบียน

การดำเนินการบันทึกจะดำเนินการในลักษณะเดียวกับการจัดทำบันทึกข้อตกลง ดังนั้นเฉพาะเนื้อหาที่เปลี่ยนแปลง การลงทะเบียนบันทึกช่วยจำนั้นควบคุมโดย GOST สิ่งนี้ช่วยให้คุณรักษาความสม่ำเสมอของการออกแบบเอกสารการจัดการทั้งหมด

ตัวอย่างการเขียนบันทึกช่วยจำ:

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ( ด้านบนของหน้า ด้านซ้าย)

หัวหน้าฝ่ายบริการรักษาความปลอดภัย ด้านบนขวา) Lyubchenko R. L.

บันทึก

14.09.2015 № 11

ในวันศุกร์ที่ 17.09.2015 วัสดุและฐานทางเทคนิคจะถูกแทนที่ ในการนี้ ฉันขอให้คุณให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พนักงานต่อไปนี้ขององค์กร PE “AMIR” เพื่อทำงานเหล่านี้:

1. Andeenko Sergey Gennadievich
2. Mishkov Lev Georgievich

หัวหน้าแผนก ( จากด้านซ้ายมือ) _painting_ Antipov R. D. ( อยู่ทางขวา)

การออกแบบบันทึกช่วยจำถือเป็นรูปแบบแผ่นงานทั่วไป - A4

ข้อดี

โดยพื้นฐานแล้ว อะนาล็อกของข้อความเสียง บันทึกช่วยจำมีข้อดีหลายประการเหนือการสื่อสารในที่ทำงานปกติ:

• การอนุรักษ์เป็นลายลักษณ์อักษร
• เอกสารราชการ
• ความสะดวกในกรณีการถ่ายโอนข้อมูลที่ซับซ้อน
• ความสามารถในการส่งข้อความหนึ่งข้อความถึงหลายคนพร้อมกัน

ผลเชิงตรรกะของสิ่งนี้คือ:

• ความสามารถในการยืนยัน / หักล้างคำสั่งบางอย่าง;
• คำชี้แจงที่ชัดเจนของงานและการดำเนินการที่แม่นยำ
• ความทันเวลาของการดำเนินการ
• ประสิทธิภาพ.

อักขระ

การเขียนบันทึกอาจมีอักขระต่อไปนี้:

• ข้อมูล (ข้อความ, ประกาศ, สรุป, ฯลฯ );
• ความคิดริเริ่ม (คำขอ);
• การรายงาน

บันทึก ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ให้ไว้ข้างต้น เป็นข้อมูลในลักษณะ เนื่องจากหัวหน้าแผนกหนึ่งแจ้งอีกฝ่ายหนึ่งเกี่ยวกับงานที่กำลังจะมีขึ้น นอกจากนี้ ยังให้คำแนะนำง่ายๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เขาต้องทำ

สองประเด็นสุดท้ายมักอยู่ร่วมกัน: รายงานเป็นการตอบสนองต่อความคิดริเริ่ม (คำขอ)

โครงสร้าง

พิจารณาวิธีการเขียนบันทึกอย่างถูกต้องตามตัวอย่างที่ให้มา ดังนั้น เอกสารนี้จะต้องมี:

• รายละเอียดของผู้รับ (ในกรณีนี้ บทบาทนี้เล่นโดยหัวหน้าหน่วยรักษาความปลอดภัย)
• ชื่อของเอกสาร (คำจารึกที่เกี่ยวข้องอยู่ก่อนข้อความ);
• วันที่ของเอกสาร;
• ข้อความ;
• รายละเอียดและลายเซ็นของผู้รับ (หัวหน้าแผนกข้อมูล)

ในทางกลับกัน ข้อความยังสามารถกระจายตามโครงสร้างได้อีกด้วย จริงมีเงื่อนไขมากกว่า:

1. ส่วนแรกกำหนดพื้นฐานและแรงจูงใจในการเขียน บันทึกช่วยจำ ซึ่งเป็นตัวอย่างที่นำเสนอข้างต้น อธิบายคำขอในประโยคแรก
2. ส่วนที่สองสะท้อนถึงสาระสำคัญ: ในตัวอย่างมาหลังจากคำว่า "เกี่ยวข้องกับ ... "
3. ส่วนที่สามเป็นส่วนสุดท้าย อาจมีข้อความข้อเท็จจริง ข้อเสนอแนะ หรือคำขอ

บันทึกช่วยจำ ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ช่วยให้เราเข้าใจกฎการออกแบบ โดยรวมส่วนที่สองและสามเข้าไว้ด้วยกัน การแยกจากกันจะสังเกตเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นในบันทึกช่วยจำที่ซับซ้อน ส่วนที่สามจำเป็นต้องปรากฏในเอกสารตอบกลับ

จัดแต่งทรงผม

แม้ว่าจะอนุญาตให้ใช้รูปแบบฟรีสำหรับบทความนี้ เช่นเดียวกับเอกสารการจัดการอื่น ๆ ทั้งหมด เพื่อให้ทราบวิธีการเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง จำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นของคุณอย่างอิสระในรูปแบบธุรกิจ เพราะเป็นผู้ที่ใช้ เมื่อรวบรวมเอกสารประเภทใด

ชนิด

บันทึกช่วยจำไม่มีการจำแนกประเภทที่ชัดเจน แต่ในขณะเดียวกันก็สามารถแบ่งออกเป็นประเภทตามเงื่อนไขได้

ตัวอย่างเช่น มีบันทึกช่วยจำ:

• เกี่ยวกับการเพิ่มขึ้น;
• สำหรับการซื้อ;
• การตัดจำหน่าย ฯลฯ

แต่ละประเภทมีข้อกำหนดการสะกดของตัวเอง เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นในการเขียนบันทึกช่วยจำ จะมีตัวอย่างให้ด้วย

เกี่ยวกับการขึ้นค่าแรง

บันทึกเพื่อเพิ่มค่าจ้างอาจจำเป็นสำหรับพนักงานที่เชื่อว่าพวกเขาได้รับค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินไม่เพียงพอสำหรับงานของพวกเขา มีเหตุผลว่าก่อนอื่นพวกเขาจะหันไปหาเจ้านาย - พวกเขาจะเขียนบันทึกข้อตกลง

บันทึกประเภทนี้เขียนโดยหัวหน้าแผนกพนักงานที่ส่งถึงหัวหน้าแผนก บางครั้งฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็ทำเช่นนี้เช่นกัน ในขั้นแรกเรากำลังพูดถึงการสื่อสารระหว่างแผนกของพนักงานที่ต้องการรับเงินเดือนที่สูงขึ้นกับฝ่ายบุคคล สาเหตุของการเพิ่มขึ้นของค่าจ้าง (การเปลี่ยนแปลงปริมาณแรงงาน คุณสมบัติของพนักงาน ฯลฯ) จะต้องระบุไว้ในบันทึกช่วยจำ

ตัวอย่างแสดงอยู่ด้านล่าง

แผนกบัญชี

ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ PE “Agro Darina” Aninnikov G.L.

บันทึก

09.04.2013 № 45

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก

เกี่ยวกับการเพิ่มขึ้นของค่าจ้าง Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna ทำงานในภาวะฉุกเฉิน "Agro Darina" ตั้งแต่วันที่ 4 มีนาคม 2011 ในฐานะผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในแผนกบัญชีสินค้าคงคลัง เธอเป็นปรมาจารย์ผู้ทรงคุณวุฒิในงานฝีมือ ซึ่งแสดงผลงานในระดับสูง ตรงต่อเวลา บังคับและพากเพียร ระหว่างทำงาน ฉันไม่ได้รับการลงโทษทางวินัยแม้แต่ครั้งเดียว ในส่วนที่เกี่ยวกับข้างต้น ฉันขอให้คุณเพิ่มเงินเดือนของ Galina Viktorovna Furmanets จาก 23,000 rubles เป็น 25,000 rubles

หัวหน้าแผนกบัญชีวัสดุ_Signature_Galkin S.A.

การเพิ่มขึ้นไม่เพียงแต่หมายถึงการเพิ่มขึ้นของค่าจ้างเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการย้ายไปอยู่ในตำแหน่งที่สูงขึ้นอีกด้วย บันทึกช่วยจำเกี่ยวกับโปรโมชันเขียนโดยหัวหน้าแผนกด้วย

นี่เป็นบันทึกสำคัญ บันทึกฉบับเดียวกันกับผู้กำกับ กล่าวคือ บันทึกจากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงเจ้านายถือเป็นบันทึก

• ปรับปรุงคุณสมบัติของเขา
• การศึกษาระดับอุดมศึกษา (ครั้งแรก / วินาที);
• ความอาวุโสและประสบการณ์การทำงาน
• เพื่อผลบุญที่โดดเด่น

ต้องระบุเหตุผลโดยตรงในบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่น ต่อไป.

ภาควิชาโลจิสติกส์

S. Yu. Lyashenko ผู้อำนวยการทั่วไปของ Netflix PP

บันทึก

19.02.2001 № 15

ในการเลื่อนตำแหน่ง Yu.O. Belousova

Belousova Yulia Olegovna ทำงานที่ซอฟต์แวร์ Netflix ตั้งแต่วันที่ 7 มกราคม 2542 ในฐานะผู้ดูแลระบบของแผนกโลจิสติกส์ เธอเป็นมืออาชีพที่มีทักษะในสาขาของเธอ พนักงานมีความขยันหมั่นเพียรและมีความรับผิดชอบมีความสามารถในการทำงานสูงและมีความอดทนในสถานการณ์ที่ตึงเครียด เมื่อวันที่ 15 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2544 เธอได้รับปริญญาโทด้านการบัญชีและการตรวจสอบ ในส่วนที่เกี่ยวกับข้างต้น ฉันขอแนะนำ Yulia Olegovna Belousova สำหรับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้ดูแลระบบอาวุโส

หัวหน้าแผนกโลจิสติกส์_Signature_Elchaninov P. L.

สำหรับการซื้อ

การเข้าซื้อกิจการหมายถึงการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ใด ๆ บันทึกสำหรับการซื้อกิจการเขียนขึ้นโดยแผนกที่ต้องการอัปเดตวัสดุและฐานทางเทคนิค

บันทึกช่วยจำ ซึ่งเป็นตัวอย่างที่นำเสนอด้านล่าง ได้รับการรวบรวมเพื่อซื้อคอมพิวเตอร์

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ถึงหัวหน้าแผนกไอทีของ Epam LLC Penkov D.M.

บันทึก

12.11.2009 № 4

เกี่ยวกับการซ่อมคอมพิวเตอร์ (เปลี่ยน)

ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าตั้งแต่วันที่ 6 พฤศจิกายน 2552 Tatyana Evgenievna Mashkina ผู้ดูแลระบบอาวุโส พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลได้ประสบกับความล้มเหลวเป็นประจำในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของเธอ

ด้วยเหตุผลข้างต้น โปรดซ่อมแซมหรือเปลี่ยนพีซีเครื่องนี้โดยเร็วที่สุด

หัวหน้าแผนกบุคคล _signature_ Chistenko V.T.

วันหยุด

บันทึกการพักร้อนที่นี่ไม่ได้หมายถึงการไปพักผ่อนตามสมควร แต่เป็นการเรียกพนักงานออกจากวันหยุด ซึ่งเขียนโดยหัวหน้าแผนกซึ่งมีรายชื่อพนักงานที่เกี่ยวข้องอยู่ในรายการ ระบุเหตุผลในการเพิกถอน เอกสารถูกส่งไปยังหัวหน้า บริษัท / องค์กรเขาจะต้องเขียนคำตอบ - ยินยอมหรือปฏิเสธ

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของบันทึกช่วยจำดังกล่าว พร้อมด้วยคำตอบ

ไม่เป็นไร

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อเตรียมเอกสารที่จำเป็น__Sergeev 03/21/2014

ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ PE "Aukro" Sergeev V.P.

บันทึก

21.03.2014 № 1

โดยคำนึงถึงความเจ็บป่วยของนักบัญชีอาวุโสของแผนกบัญชีและการตรวจสอบ Tatyana Viktorovna Morozova ฉันขอเสนอให้โทรหานักบัญชี Pavel Sergeevna Matveychuk จากวันหยุดตั้งแต่ 03/22/2014

หัวหน้าฝ่ายบัญชีและตรวจสอบ _signature_ Marina R.A.

ควรสังเกตว่านอกเหนือจากการเขียนและการได้รับการลงมติสำหรับบันทึกช่วยจำแล้วยังต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานเองอีกด้วย ทั้งนี้ จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการด้วย ดังนั้น บันทึกช่วยจำจึงเป็นเพียงขั้นตอนแรกของกระบวนการนี้

เกี่ยวกับโบนัส

บันทึกโบนัสจะเขียนขึ้นเมื่อเจ้านายต้องการให้รางวัลพนักงานสำหรับงานที่มีประสิทธิผล จากมุมมองของพนักงาน กระบวนการโบนัสนั้นง่าย แต่สำหรับเจ้านาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าองค์กรไม่มีข้อบังคับเกี่ยวกับโบนัสและชอบที่จะทำโดยปราศจากมัน มันจะลำบากกว่ามาก แต่ขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการนี้ในทุกกรณีคือการเขียนบันทึกช่วยจำ

ก่อนอื่นคุณต้องศึกษาข้อกำหนดขององค์กรในเรื่องนี้ - แต่ละ บริษัท มีเงื่อนไขโบนัสของตัวเอง กรณีเหล่านี้อาจเป็นกรณีเฉพาะเมื่อไม่สามารถให้รางวัลแก่พนักงานได้ (การลงโทษทางวินัย การละเมิดทางปกครอง ฯลฯ) แหล่งที่มาของโบนัส และอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน หลังจากศึกษาอย่างถี่ถ้วนแล้ว คุณสามารถดำเนินการเขียนได้โดยตรง

บันทึกเกี่ยวกับโบนัสจำเป็นต้องมีเหตุผลที่หัวหน้าแผนกเชื่อว่าควรสนับสนุนพนักงาน หากข้อกำหนดโบนัสมีประโยคที่ชัดเจนซึ่งระบุว่ารางวัลประเภทใดที่ถึงกำหนดชำระ กระบวนการจะง่ายกว่ามาก เจ้านายสามารถแจ้งให้ผู้อำนวยการดำเนินการตามประเด็นดังกล่าวเท่านั้น จากนั้นก็เป็นประกาศ ในอีกกรณีหนึ่ง หัวหน้าแผนกเสนอเพียงเพื่อส่งเสริมพนักงานและกำหนดจำนวนเงินโบนัสเอง - อีกครั้ง โดยคำนึงถึงระบบสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญขององค์กร

เป็นที่น่าสนใจว่าบันทึกบริการเกี่ยวกับโบนัสมักถูกเรียกว่าบันทึกช่วยจำ - เนื่องจากเขียนในชื่อของอันดับที่สูงกว่า ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่คล้ายกันเกิดขึ้นกับบันทึกการเรียกคืนวันหยุด บันทึกส่งเสริมการขาย ฯลฯ

สำหรับการตัดจำหน่าย

ไม่จำเป็นต้องมีบันทึกช่วยจำเมื่อทรัพย์สินเสียหายหรือฐานการขนส่งล้าสมัย เอกสารประเภทนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับใบสั่งซื้อและมีข้อกำหนดใกล้เคียงกัน เช่น หัวหน้าแผนกที่มีปัญหาข้างต้นเขียนบันทึกที่คล้ายกันไปยังแผนกที่ทำงานเกี่ยวกับทรัพย์สินที่เสียหาย (เช่นในตัวอย่างคอมพิวเตอร์: การอุทธรณ์ไป ให้กับฝ่ายสารสนเทศ)

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของบันทึกช่วยจำดังกล่าว

ฝ่ายสารสนเทศและเทคนิค

ถึงหัวหน้าแผนกควบคุมและแก้ไขของ Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

บันทึก

22.01.2006 № 42

เกี่ยวกับการรื้อถอนคอมพิวเตอร์

ข้าพเจ้าขอแจ้งให้ทราบว่าในปัจจุบันคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ของแผนกข้อมูลและเทคนิคล้าสมัยและไม่สามารถคำนวณกำลังไฟฟ้าที่เพียงพอสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของแผนกนี้อย่างเต็มที่

ด้วยเหตุผลข้างต้น ฉันขอให้คุณตัดสิทธิ์คุณสมบัติข้างต้นเนื่องจากล้าสมัย และแจ้งให้ฉันทราบถึงความจำเป็นในการเติมวัสดุและฐานทางเทคนิค

หัวหน้าฝ่ายข้อมูลและเทคนิค _signature_ Chastchenko V.T.

การแยกบันทึกช่วยจำตามประเภท

จากตัวอย่างข้างต้นทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท:

• บันทึกถึงพนักงาน, ผู้อำนวยการ;
• บันทึกไปยังแผนกใด ๆ

สำหรับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่เกิดจากจุดแรกได้มีการกล่าวถึงในบทความนี้แล้ว แม้ว่าจะมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกช่วยจำถึงผู้กำกับ เช่นเดียวกับตัวอย่างและตัวอย่างงานเขียน โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงทั้งหมด หลักการนี้ใช้ได้เฉพาะในองค์กรองค์กรที่ทุกแผนกเท่าเทียมกัน แต่ไม่มีผู้บริหารระดับสูง จากนั้นการเขียนบันทึกระหว่างแผนกจะกลายเป็นบริการโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่รายงาน ในกรณีอื่น ๆ ขอแนะนำอย่างยิ่งว่าเมื่อเขียนบันทึกเกี่ยวกับการเรียกคืนพนักงานจากการลาพักร้อน โบนัส การเลิกจ้าง การเลื่อนตำแหน่ง ให้ใช้ชื่อเอกสาร "บันทึกข้อตกลง" ข้อกำหนดในการเขียนอื่นๆ ยังคงเหมือนเดิม

ตัวอย่างอื่นๆ ทั้งหมดถูกจัดประเภทเป็นบันทึกช่วยจำสำหรับแผนกต่างๆ - เกี่ยวกับการตัดเงิน เกี่ยวกับการได้มา ฯลฯ พวกเขาให้แนวคิดที่ถูกต้องมากขึ้นเกี่ยวกับสาระสำคัญของบันทึกช่วยจำ: การสื่อสารระหว่างแผนกที่เทียบเท่ากันซึ่งไม่ต้องการการแทรกแซงจากฝ่ายจัดการ

พื้นที่จัดเก็บ

บันทึกช่วยจำที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพนักงานแต่ละคนจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลของพวกเขา ส่วนที่เหลือทั้งหมดจะถูกส่งไปยังจดหมายเหตุของบริษัท

อาจจำเป็นต้องใช้บันทึกช่วยจำดั้งเดิมเมื่อตรวจสอบองค์กรโดยหน่วยงานระดับสูง: ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมภายในของบริษัท ปฏิสัมพันธ์ขององค์ประกอบโครงสร้าง

นอกจากนี้ บันทึกช่วยจำในฐานะเอกสารทางราชการ อาจเป็นหลักฐานหรือข้อพิสูจน์ในการดำเนินคดีได้ทุกกรณี

เช่นเดียวกับเอกสารประกอบอื่นๆ บันทึกช่วยจำถือเป็นภาคผนวกของเอกสารภายนอกของบริษัท

การใช้บันทึกช่วยจำบ่อยครั้งเป็นเกณฑ์ในการประเมินอารมณ์ทั่วไปของบริษัทและพนักงานสำหรับนักสังคมวิทยา นักการตลาด และนักจิตวิทยาขององค์กรการทำงานของบุคลากร

การเขียนบันทึกช่วยจำแบบครึ่งธุรกิจและครึ่งฟรีสไตล์สะท้อนความสัมพันธ์ของสถานการณ์ภายในทีมงานได้อย่างชัดเจน สิ่งที่น่าสนใจเป็นพิเศษคือเอกสารที่ไม่ได้อยู่ระหว่างแผนก แต่ระหว่างพนักงานเฉพาะของแผนก - เป็นเรื่องปกติน้อยกว่าและเป็นภาพที่มองเห็นได้ชัดเจนกว่า