หมายเหตุอธิบายผู้อำนวยการ: ตัวอย่าง การเขียนคุณสมบัติและคำแนะนำ

อะไรคือคำอธิบายสำหรับผู้กำกับและควรเขียนในกรณีใดบ้าง? นี้จะกล่าวถึงในบทความนี้

บันทึกอธิบายเขียนเมื่อใด

ควรสังเกตทันทีว่าไม่จำเป็นต้องมีผู้อำนวยการอธิบายในทุกกรณี นอกจากนี้ ในบางสถานการณ์ ไม่ควรเขียนเลย อย่างไรก็ตาม กรณีดังกล่าวเป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ สิ่งนี้เกิดขึ้นน้อยมาก เกี่ยวกับเวลาและในกรณีใดที่ออกหมายเหตุอธิบายเป็นขั้นตอนที่จำเป็นจะกล่าวถึงด้านล่าง

เหตุผลแรกและที่พบบ่อยที่สุดคือการประเมินความถูกต้องของแรงจูงใจที่นำไปสู่การประพฤติผิดหรือความผิดทางวินัยของพนักงาน พูดง่ายๆ ก็คือ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับองค์กรแรงงานต้องพิสูจน์การมีส่วนร่วมหรือไม่มีส่วนเกี่ยวข้องในเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งโดยใช้คำอธิบายประกอบ นอกจากนี้ ยังควรสังเกตด้วยว่าการเขียนเอกสารประเภทนี้เป็นรูปแบบการสนทนาทั่วไปและเป็นทางการระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา

ฝ่ายบริหารต้องการคำอธิบาย: จะทำอย่างไร?

เกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นในบริษัทที่บุคคลนี้หรือบุคคลนั้นทำงานอยู่ และฝ่ายบริหารได้ขอคำอธิบายจากพนักงาน พนักงานหลายคนเริ่มกังวลและสงสัยว่าควรเขียนเอกสารหรือไม่ ควรสังเกตทันที: สำหรับการสนทนาที่สร้างสรรค์กับเจ้าหน้าที่ คุณควรรวบรวมคำอธิบายประกอบ นอกจากนี้พนักงานก็จะมีข้อดีบางประการจากเรื่องนี้ ดังนั้น ประการแรก จะสามารถระบุตำแหน่งของคุณได้อย่างชัดเจนและชัดเจนที่สุด และประการที่สอง การเขียนเอกสารจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาในอนาคต ความจริงก็คือคำอธิบายที่อธิบายให้ผู้อำนวยการเป็นการป้องกันตัว เป็นโอกาสในการบรรเทาหรือเลื่อนการกำหนดมาตรการคว่ำบาตรที่เป็นไปได้ หากคำอธิบายไม่ถึงเจ้าหน้าที่บนโต๊ะภายใน 2 วัน การลงโทษจะสมบูรณ์และหลีกเลี่ยงไม่ได้

ดังนั้นจึงยังคงคุ้มค่าที่จะรวบรวมเอกสารอธิบายไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น การมาสาย ทำให้เกิดความเสียหายต่อทรัพย์สิน การกระทำที่ไม่เหมาะสมในที่ทำงาน และอื่นๆ ทั้งหมดนี้อาจเกิดขึ้นโดยบังเอิญโดยสิ้นเชิง คู่มือนี้ให้โอกาสในการอธิบายการกระทำของคุณ และไม่ควรพลาด

ข้อความอธิบายเขียนชื่อใคร?

การจัดการกับความจริงที่ว่าการเขียนคำอธิบายเป็นขั้นตอนแม้ว่าจะไม่ได้บังคับ แต่เป็นที่ต้องการ แต่ก็คุ้มค่าที่จะไปที่คำถามต่อไป: เกี่ยวกับการออกแบบที่เหมาะสม น่าเสียดายที่ประชาชนส่วนใหญ่เขียนคำอธิบายที่ขัดต่อกฎเกณฑ์อย่างสมบูรณ์ ใช่ บ่อยครั้งในหลายองค์กร การดำเนินการเอกสารที่เป็นปัญหานั้นไม่มีความสำคัญ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเขียนโน้ตในแบบที่คุณต้องการได้ กรรมการเก่งและเป็นไปตามระเบียบ? เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง

สิ่งแรกที่คุณต้องพูดถึงคือคนที่คุณต้องเขียนบันทึกอธิบายให้ใครฟัง ดูเหมือนว่าทุกอย่างจะง่ายที่นี่ อย่างไรก็ตาม ประชาชนส่วนใหญ่มีปัญหาอยู่แล้วในระยะแรก และปัญหาเหล่านี้ก็สมเหตุสมผล: บ่อยครั้งที่ความเป็นผู้นำเป็นสำนักงานใหญ่ขนาดใหญ่ และมันไม่ง่ายเลยที่จะเข้าใจว่าใครเป็นหัวหน้าในทันที อย่างไรก็ตาม คุณยังคงสามารถเข้าใจได้ ในการทำเช่นนี้คุณต้องดูเอกสารพิเศษที่เรียกว่า มันอยู่ที่นั่นซึ่งควรเขียนว่าใครเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของคนทำงาน

เกี่ยวกับตัวเลือกในการเขียนบันทึกอธิบาย

จำเป็นแค่ไหนที่จะต้องเขียนคำอธิบาย: บนกระดาษหรือบนคอมพิวเตอร์? ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนที่นี่ กฎหมายไม่ได้ห้ามตัวเลือกใด ๆ เหล่านี้ แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะชี้ให้เห็นว่าองค์กรส่วนใหญ่ยอมรับบันทึกอธิบายที่เขียนด้วยมือ สะดวกยิ่งขึ้นไปอีก
โดยปกติข้อความที่เขียนด้วยลายมือควรอ่านได้ เพราะหากผู้บริหารมีปัญหาในการระบุสิ่งที่เขียน ปัญหาก็อาจเกิดขึ้นได้

แน่นอนว่าไม่มีความแตกต่างพื้นฐานในการร่างเอกสารอย่างแน่นอน แต่ถ้าฝ่ายบริหารสร้างข้อกำหนดเฉพาะบางอย่างขึ้นมา แน่นอนว่าจะดีกว่าที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้น

กฎในการออกหมายเหตุอธิบาย: header

ข้อความอธิบายสำหรับผู้กำกับที่พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ต้องมีโครงสร้างบางอย่าง เธอควรจะเป็นอะไร? วิธีเขียนคำอธิบายที่ส่งถึงผู้กำกับจะกล่าวถึงในภายหลัง

บนแผ่นงานด้านบนขวาจะมีการเขียนถึงผู้ที่ใช้บันทึกย่อและมาจากใคร องค์กรและแผนกระบุไว้ที่นี่ เช่นเดียวกับตำแหน่งและชื่อย่อของตนเอง ด้านล่างตรงกลางหัวเรื่องเขียนว่า "คำอธิบายประกอบ"

บ่อยครั้ง ฝ่ายบริหารต้องการเอกสารตามมาตรฐานที่เป็นไปได้และเป็นไปไม่ได้ทั้งหมด บุคคลที่มีหัวหน้าเช่นนี้ควรสังเกตกฎต่อไปนี้: หมวกเขียนไว้ครบถ้วนโดยไม่มีช่องว่าง ด้านล่างนี้คือตัวอย่างคำอธิบายสำหรับผู้กำกับ ตัวอย่างการออกแบบที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน

กฎในการออกหมายเหตุอธิบาย: ส่วนหลัก

หลังจากออกแบบส่วนหัวแล้ว คุณควรเริ่มเขียนส่วนหลักของเอกสาร สิ่งที่สามารถแนะนำได้ที่นี่? หมายเหตุอธิบายที่ส่งถึงผู้กำกับควรสั้น กระชับ และอ่านง่าย ควรระบุวันที่ของเหตุการณ์ชื่อและนามสกุลที่จำเป็นทั้งหมดรวมถึงคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุของสิ่งที่เกิดขึ้น

สิ่งที่คุณไม่ควรทำ? ขั้นแรกเขียนเรื่องโกหก ความเป็นผู้นำของตัวเองไม่ควรประมาท ไม่ช้าก็เร็วความจริงก็ยังปรากฏ ประการที่สอง คุณไม่สามารถใช้คำหยาบคายและคำที่ไม่เหมาะสมทุกประเภทในบันทึกย่อได้ สไตล์ควรเป็นแบบธุรกิจและเป็นทางการเท่านั้น แน่นอน ทุกคน โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของเขา ในบางครั้ง ควรเขียนบันทึกอธิบายที่ส่งถึงผู้อำนวยการอย่างชำนาญและมีความสามารถ

ดำเนินการเพิ่มเติมพร้อมคำอธิบาย

ไม่ยากนักที่จะหาวิธีเขียนคำอธิบายที่ส่งถึงผู้กำกับ ต่อไปคุณควรเข้าใจว่าจำเป็นต้องส่งเอกสารที่รวบรวมไว้ที่ไหนและไปยังหน่วยงานใด

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วพนักงานมีเวลาเพียงสองวันในการร่างและส่งข้อความอธิบายไปยังเจ้าหน้าที่ มิฉะนั้น นายจ้าง จะสามารถกำหนดให้ผู้เชี่ยวชาญเต็มจำนวน ได้ เมื่อเขียนบันทึกแล้ว ลูกจ้าง จะมอบให้แก่ผู้มีอำนาจที่เหมาะสม คุณสามารถค้นหาได้จากการกระทำพิเศษในท้องถิ่น

ขอแนะนำให้พนักงานเขียนคำอธิบายเป็นสองชุด นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่ในอนาคตจะไม่มีการอ้างว่าผู้เชี่ยวชาญส่งเอกสารในเวลาที่ไม่ถูกต้อง อันที่จริง บ่อยครั้งคำอธิบายที่สามารถเข้าถึงเจ้าหน้าที่ได้เป็นเวลานานมาก หากผู้จัดการไม่พอใจกับคำให้การของพนักงานและกำหนดให้ผู้เชี่ยวชาญต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ ปัญหาควรได้รับการแก้ไขในระดับที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง - ผ่านการสนทนาโดยตรง นอกจากนี้ยังควรสังเกตมาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับแนวคิดดังกล่าวเป็นคำอธิบายที่ส่งถึงผู้อำนวยการ

มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย: ลักษณะทั่วไป

กฎหมายยังมีข้อมูลที่มีค่าอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ข้อเท็จจริงที่ว่าเจ้าหน้าที่ไม่สามารถให้ลูกจ้างรับผิดชอบหลังเหตุการณ์ได้หกเดือน และยังกำหนดโทษหลายประเภทในคราวเดียวสำหรับความผิดเพียงครั้งเดียว

เกี่ยวกับการเขียนบันทึกอธิบายไปยังสถาบันการศึกษา

ตามกฎแล้วผู้เข้าร่วมในกระบวนการศึกษาจะมีการอธิบายคำอธิบายสำหรับผู้อำนวยการสถาบันการศึกษาโดยตรง ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนทั่วไปที่นี่เช่นกัน อีกครั้งที่สถาบันการศึกษาแต่ละแห่งสามารถนำเสนอข้อกำหนดของตนเองสำหรับการดำเนินการเอกสาร

บันทึกอธิบายที่ส่งถึงผู้อำนวยการโรงเรียนจะร่างขึ้นในลักษณะเดียวกับบันทึกอธิบายสำหรับพนักงานโดยประมาณ ส่วนหัวควรอยู่ด้านบนขวา และเนื้อหาควรสั้นและกระชับ ไม่มีความแตกต่างเป็นพิเศษในประเภทของคำอธิบาย ไม่สำคัญว่าจะมาสาย ผิดวินัย หรือเพื่อสิ่งอื่นใด