วิธีเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับพนักงาน: ตัวอย่าง

ในงานใดๆ เอกสารหมุนเวียนภายในจำนวนมากเป็นบริการหรือบันทึกข้อตกลง เอกสารคำอธิบายและเอกสารอื่นๆ บ่อยครั้งที่ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างเอกสารเหล่านี้นำไปสู่การทำงานในสำนักงานที่ไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทที่เริ่มต้นไม่มีพนักงานที่มีประสบการณ์เพียงพอในด้านนี้ เพื่อไม่ให้ "งานเอกสาร" กลายเป็นภาระหนัก แต่ในทางกลับกัน เพื่อช่วยในการทำธุรกิจ คุณต้องจัดการกับความแตกต่างในเอกสาร ให้เราอาศัยเอกสารที่ใช้บ่อยและเรียกร้องมากที่สุด - บันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรใด ๆ - ส่วนตัวหรือสาธารณะ ด้วยความช่วยเหลือ หัวหน้าแผนกโครงสร้างเดียวกัน พนักงานที่ปฏิบัติงานด้านต่างๆ และมีความรับผิดชอบเฉพาะสามารถสื่อสารกันได้ วัตถุประสงค์ของเอกสารนี้คือเพื่อแจ้งให้อีกฝ่ายทราบถึงสถานการณ์ปัจจุบันและความจำเป็นในการตัดสินใจทางธุรกิจ

บันทึก:ตามกฎแล้ว บริการไม่ได้มีลักษณะการบริหาร ซึ่งหมายความว่าคำขอที่กำหนดไว้ในบันทึกบริการจะไม่มีผลผูกพัน

อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้เพิกเฉยและตอบพวกเขาด้วยการปฏิเสธ ข้อยกเว้นคือเอกสารที่มีข้อมูลสำหรับการตรวจสอบ และฝ่ายที่สองไม่ควรตัดสินใจใดๆ แต่อ่านเฉพาะเนื้อหาของข้อความเท่านั้น

การบริการเป็นหนึ่งในวิธีการทั่วไปในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขององค์กรและผู้บังคับบัญชา

คุณสมบัติของการรวบรวมบันทึกช่วยจำ

ความยากลำบากในการรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไม่สมเหตุสมผล เนื่องจากกฎสำหรับการเขียนบันทึกช่วยจำในงานสำนักงานไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน แน่นอนว่าหนังสือเกี่ยวกับงานสำนักงานส่วนใหญ่จะมีคำแนะนำในการจัดทำเอกสารดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ไม่น่าเป็นไปได้ที่เราจะพบตัวอย่างเพียงเล่มเดียว แต่ละฉบับจะแนะนำตัวอย่างของตนเอง แตกต่างจากหนังสือเล่มอื่น ทำให้เกิดความสับสนในหมู่พนักงานที่ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเขียนกระดาษ

เพื่อทำความเข้าใจลักษณะเฉพาะของบันทึกช่วยจำ ให้ตั้งชื่อคุณสมบัติบางอย่างของเอกสารนี้:

• เอกสารส่วนใหญ่มักจะสนับสนุนให้อีกฝ่ายดำเนินการ ตามกฎแล้ว เรากำลังพูดถึงความจำเป็นในการตัดสินใจทางธุรกิจในบางประเด็น
• กระดาษควรแสดงปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยวาจา รวมทั้งปัญหาที่จำเป็นต้องจัดทำเป็นเอกสาร คุณไม่ควรสร้างเอกสารหากไม่สามารถตอบคำถามที่คุณถามได้
• ข้อความไม่เพียงแต่สนับสนุนการแก้ปัญหาทางธุรกิจ แต่ยังให้ข้อมูลอย่างหมดจดและอธิบายในลักษณะ ตัวอย่างเช่น นี่อาจเป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำขอที่ส่งก่อนหน้านี้ งานที่อัปเดตสำหรับหน่วยโครงสร้าง คำขอหรือข้อเสนอสำหรับกิจกรรมร่วมกันของแผนกโครงสร้างสองแผนก ฯลฯ
• เป็นที่น่าสังเกตว่าบทความนี้เกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างหัวหน้าหน่วยโครงสร้างเทียบเท่าที่สามารถสื่อสารได้ในระดับเดียวกัน บันทึกช่วยจำไม่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา และไม่ได้สร้างขึ้นสำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งหน่วยนี้แยกจากกันด้วยขั้นตอนแบบลำดับชั้นหลายขั้นตอน
• ข้อความควรสะท้อนถึงประเด็นที่อยู่ในความสามารถของฝ่ายที่สอง ตัวอย่างคลาสสิกของการเขียนบันทึกช่วยจำคือแอปพลิเคชันที่ส่งถึงผู้อำนวยการซึ่งคุณกำลังรอวิธีแก้ปัญหาสำหรับหน่วยของคุณ
• เอกสารในสาระสำคัญสามารถมีได้สามประเภท: ข้อมูล, การรายงาน, การกระตุ้นการตัดสินใจ อย่าผสมทั้งสามประเภทในเอกสารเดียว ตามกฎแล้วสิ่งนี้นำไปสู่ข้อเท็จจริงที่ไม่จำเป็นจำนวนมากซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะสาระสำคัญของเอกสาร

หากกระดาษต้องการการนำเสนอข้อมูลแบบขยายเวลาโดยเนื้อแท้ ในกรณีนี้จำเป็นต้องยึดตามประเด็นหลักของการนำเสนอเนื้อหา:

• คำอธิบายสาเหตุที่ทำให้เกิดการสร้างเอกสาร
• การวิเคราะห์สถานการณ์ซึ่งนำไปสู่ความคิดของความจำเป็นในการแก้ไขปัญหาโดยฝ่ายที่สอง
• ข้อเสนอเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหานี้

รายละเอียดบังคับของบันทึกช่วยจำ

แม้ว่าจะยังไม่มีการพัฒนารูปแบบบันทึกย่อเดียวในงานสำนักงาน แต่ก็มีกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการรวบรวมเอกสารดังกล่าว ตัวอย่างของการรวบรวมบันทึกช่วยจำไปยังฝ่ายที่สองสามารถเห็นได้ในภาพประกอบต่อไปนี้

ดังที่เห็นในตัวอย่างที่แสดง บันทึกต้องมีรายการต่อไปนี้:

• ผู้รับที่ส่งกระดาษให้ระบุตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อ
• ประเภทเอกสารและหมายเลขขาออกจะถูกระบุตามรายการปัจจุบัน
• คำชี้แจงสาระสำคัญของบันทึกช่วยจำ คำอธิบายปัญหาที่ต้องแก้ไข หรือข้อมูลที่ควรพิจารณา
• ข้อเสนอเพื่อแก้ไขปัญหาที่ฝ่ายที่ส่งเห็น
• วันที่ยื่นเอกสารลายเซ็นของหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง
• ผู้ติดต่อ นามสกุล และชื่อย่อของบุคคลที่สามารถติดต่อได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้

กฎการออกบันทึกช่วยจำ

ตามกฎแล้ว เอกสารจะถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์ในรูปแบบ .doc อักษรตัวแรกของด้านที่สองเขียนไว้ที่มุมขวาบน ทุกบรรทัดต้องจัดชิดซ้าย ตัวอย่างวิธีการเขียนบันทึกช่วยจำถึงผู้จัดการอย่างถูกต้องสามารถสร้างได้ในรูปแบบของหัวจดหมายหากบันทึกดังกล่าวมักเขียน คำว่า "บันทึก" จะอยู่ตรงกลางของแผ่นงาน จุดจะวางไว้หลังคำว่า "บันทึก" เนื่องจากเป็นคำที่ถือเป็นจุดสิ้นสุดของประโยค

ต่อไปจากย่อหน้าเป็นข้อความของสาระสำคัญของเอกสาร. ข้อเสนอสำหรับการแก้ไขปัญหาถูกส่งจากบรรทัดใหม่รวมถึงจากย่อหน้าด้วย วันที่สร้างเอกสารระบุไว้ที่มุมซ้ายด้านล่างและวางลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ไว้ที่มุมขวา

น้อยกว่าวันที่ระบุผู้ติดต่อและข้อมูลของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาระสำคัญของบันทึกช่วยจำ นี่อาจเป็นการติดต่อของหัวหน้าหน่วยหรือเจ้าหน้าที่อื่นที่ได้รับมอบหมายให้แก้ไขปัญหา

ข้อความทั้งหมดพิมพ์ด้วย Times New Roman ซึ่งเป็นแบบอักษรที่ใช้บ่อยที่สุดในสำนักงาน ขนาด 14

บันทึก:การเยื้องทุกด้านไม่ได้ถูกควบคุมอย่างเข้มงวด อย่างไรก็ตาม จะต้องมีอย่างน้อยหนึ่งเซนติเมตรครึ่งในแต่ละด้าน ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่ากระดาษถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เอกสารภายในที่เหมาะสม

บันทึกช่วยจำสามารถเขียนด้วยมือ แต่ส่วนใหญ่มักจะใช้เวอร์ชันพิมพ์ที่พิมพ์บนพีซี

คุณสมบัติของการยื่นบันทึกช่วยจำ

ก่อนหน้านี้มีการส่งบันทึกช่วยจำในรูปแบบทางกายภาพเป็นสองชุด หนึ่งในนั้นลงวันที่และลงนามโดยบุคคลที่ยอมรับเอกสาร ซึ่งอาจจะเป็นเลขานุการ ผู้ช่วยหัวหน้าหน่วย หรือเจ้าหน้าที่อื่นที่มีอำนาจในการรับเอกสารดังกล่าว สำเนาที่สองของเอกสารยังคงอยู่ในหน่วยโครงสร้างในกรณีที่กระดาษสูญหาย หรืออายุความในการแก้ไขปัญหาหมดอายุ เฉพาะในกรณีที่คุณมีสำเนาบันทึกช่วยจำฉบับที่ 2 เท่านั้น คุณจึงจะสามารถพิสูจน์ความจริงของการอุทธรณ์ต่อบุคคลที่ 2 ได้

ต้นฉบับจะเป็นผู้ช่วย เลขานุการ หรือหัวหน้าหน่วยเป็นการส่วนตัว บันทึกช่วยจำบางส่วนจะประสานงานกับแผนกโครงสร้างอื่นๆ ได้ดีกว่าตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ทราบวิธีเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับพนักงาน คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างการลงโทษทางวินัยจากซอฟต์แวร์หรือขอในแผนกบุคคล อย่างไรก็ตาม วิธีการโอนเอกสารนี้ยังไม่ได้ใช้ในหลายๆ บริษัท องค์กรส่วนใหญ่เปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หากคุณมีกล่องอีเมลที่ใช้งานได้ คุณสามารถโอนกระดาษผ่านอินเทอร์เน็ตได้ ในเวลาเดียวกัน คำแนะนำสำหรับการลงทะเบียนยังคงเหมือนเดิม นวัตกรรมเดียวคือการระบุนามสกุลและชื่อย่อของบุคคลที่สองในอีเมล เรื่องของจดหมายจะต้องทำเครื่องหมาย "บันทึก" และใน เนื้อความของจดหมาย - คำขอเพื่อยืนยันการรับสิ่งที่แนบมากับจดหมาย ในกรณีนี้ จดหมายขาออกพร้อมวันที่และเวลาออกเดินทางจะเป็นช่วงเวลายืนยัน การยอมรับกระดาษจะแสดงให้เห็นโดยจดหมายตอบรับที่มาถึงหน่วย