ทางเข้าวิธีเขียนคำอธิบายให้ถูกต้อง: ตัวอย่าง
แทบทุกคนที่ทำงานต้องเผชิญกับสถานการณ์เมื่อจำเป็นต้องให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเฉพาะที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยปกติ เจ้าหน้าที่จะขอคำอธิบายในกรณีที่การละเมิดนั้นมีความสำคัญ - กล่าวคือ มีการละเมิดแรงงานหรือหน้าที่ราชการและจำเป็นต้องระงับการลงโทษทางวินัยจากเงินเดือนของพนักงาน แล้ว "ผู้ฝ่าฝืน" ก็มีคำถามว่าจะเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดความโกรธมากขึ้นจากผู้บริหารระดับสูง
ขั้นตอนการรวบรวมคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร
หมายเหตุอธิบายข้อเท็จจริงของการละเมิดที่ระบุควรจัดทำขึ้นดังนี้:
- ที่มุมขวาบน ตำแหน่งของบุคคลที่ต้องการคำอธิบายจะถูกระบุ
- ต่อไปนี้เป็นชื่อองค์กร
- โดยไม่มีตัวย่อ นามสกุล ชื่อและนามสกุลของบุคคลที่มีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบาย
- ตำแหน่งของลูกจ้างที่แจ้งบันทึกนี้และนามสกุล ชื่อ และนามสกุล จะไม่มีตัวย่อ
- หลังจากกรอกส่วนหัวแล้วจะมีการเขียนชื่อของเอกสารที่ให้ไว้เช่น คำว่า "คำอธิบาย" เขียนไว้ตรงกลางบรรทัด
- มีการเขียนข้อความอธิบาย
- มีการระบุนามสกุลและชื่อย่อของพนักงานที่รวบรวมเอกสารนี้ ตลอดจนลายเซ็นและวันที่รวบรวม
ตัวอย่างหมายเหตุอธิบายมีลักษณะดังนี้: 
การกำหนดให้พนักงานจัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ระบุโดยตรงเฉพาะกรรมการเท่านั้น กล่าวคือ นายจ้างเอง
ทั้งผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนก ฯลฯ ไม่มีสิทธิ์เรียกร้องให้เขียนคำอธิบายข้างต้นแม้ว่าพวกเขาสามารถข่มขู่พนักงานได้ในกรณีที่มีการละเมิดซึ่งเป็นที่ยอมรับไม่ได้
หากข้อเท็จจริงของการละเมิดในส่วนของพนักงานเป็นอย่างนั้นจริง ๆ ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเขาคือการเขียนบันทึกอธิบายจริงๆ เนื่องจากในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ ผู้บริหารระดับสูงมองว่าพฤติกรรมดังกล่าวถือเป็นการละเมิดวินัยในที่ทำงาน ซึ่งอาจนำไปสู่ผลที่ร้ายแรงกว่านั้น จนถึงและรวมถึงการเลิกจ้างตามบทความ
อ่าน: การเลิกจ้างโดยสมัครใจระหว่างลาป่วย
กฎข้อควรพิจารณาในการเขียนบันทึก
จะเขียนคำอธิบายให้ถูกต้องอย่างไรไม่ให้เจ้านายมีโอกาสจับผิดมากเกินไป? ก่อนลงมือเตรียมเอกสารข้างต้นปรึกษาทนายดีกว่า. หากไม่สามารถทำได้ อย่างน้อยก็พูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันกับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานและรับฟังคำแนะนำของพวกเขาอย่างรอบคอบ
คุณไม่ควรโกหกพยายามพิสูจน์ตัวเองบนกระดาษหากคุณถูกตำหนิในบางสิ่งจริงๆ เนื่องจากพฤติกรรมนี้อาจนำไปสู่ปัญหามากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม เรื่องโกหกจะยังคงถูกเปิดเผย และพนักงานจะถูก "ตราหน้า" ว่าเป็นคนโกหกและหลอกลวง เหตุการณ์พลิกผันดังกล่าวอาจส่งผลเสียต่อการเติบโตของอาชีพในอนาคตอย่างมาก หากสถานการณ์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคุณ แต่ฝ่ายบริหารถือว่าคุณมีความผิด คุณสามารถเพิ่มวลีต่อไปนี้ในข้อความอธิบาย: "ในกรณีนี้ การกระทำของฉันมุ่งเน้นไปที่สถานการณ์ปัจจุบัน" หรือ "ในสถานการณ์นี้ ฉันดำเนินการ ตามสถานการณ์” คำอธิบายดังกล่าวสามารถช่วยให้พ้นจากสถานการณ์อย่างมีศักดิ์ศรี นอกจากนี้ บันทึกนี้อาจอยู่ในมือในกรณีที่มีคดีในศาล 
พยายามนำเสนอข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการละเมิดให้นุ่มนวลขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรระบุว่าคุณไปทำงานสาย การกระทำผิดกฎหมายนี้ดูรุนแรงเกินไป และด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับไม่เพียงแค่การตำหนิเท่านั้น แต่ยังได้รับค่าปรับที่ต้องจ่ายจากค่าจ้างอีกด้วย หากแทนที่จะใช้คำว่า "ล่าช้า" แทนการใช้คำว่า "ล่าช้า" เจ้าหน้าที่อาจปฏิบัติต่อการกระทำผิดนี้อย่างมีเกียรติมากขึ้น
เป็นการดีกว่าที่จะวาดเอกสารข้างต้นบนคอมพิวเตอร์ จากนั้นหลังจากตรวจสอบแล้ว ให้พิมพ์ ลงชื่อ และมอบให้แก่ฝ่ายบริหาร นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเก็บเป็นความลับว่าคุณกังวลแค่ไหนเมื่อเขียนโน้ต หากเอกสารถูกวาดขึ้นด้วยตนเอง ผู้อำนวยการองค์กรอาจแสดงความตื่นเต้นมากเกินไปของคุณ ซึ่งจะแสดงบนลายมืออย่างสมบูรณ์ (ตัวอักษรคดเคี้ยว การเขียนข้อความในบรรทัดไม่สม่ำเสมอ ฯลฯ) ซึ่งสามารถแสดงได้ด้วยวิธีการ คุณจะถูกลงโทษ - ด้วยค่าปรับหรือเพียงแค่ตำหนิ 
จะเกิดอะไรขึ้นหากจำเป็นต้องเขียนคำอธิบายถึงบุคคลที่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และพนักงานคนอื่น ๆ ก็ต้องโทษในสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย? สิ่งสำคัญในกรณีนี้คือไม่ต้องโทษผู้อื่นสำหรับทุกสิ่งที่เกิดขึ้น ดังนั้นจึงพยายามป้องกันตัวเองจากการลงโทษ และอย่างเป็นกลางที่สุดเพื่อเข้าใกล้สถานการณ์และเขียนบันทึกอย่างเป็นกลางที่สุด ข้อความอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดี ซึ่งเป็นตัวอย่างที่คุณเห็นข้างต้น มีส่วนสนับสนุนให้ผู้กำกับจะตำหนิคุณและผู้ที่รับผิดชอบในสิ่งที่เกิดขึ้นเท่านั้น ดังนั้นคุณจะไม่เพียงแต่ตั้งเพื่อนร่วมงานและรักษาความสัมพันธ์ด้านแรงงานตามปกติในทีมเท่านั้น แต่คุณยังจะดูมีค่าในสายตาของผู้บังคับบัญชาของคุณด้วย 
หากการละเมิดที่เกิดขึ้นกับคุณนั้นร้ายแรงพอ แต่คุณรู้ว่าคุณไม่ได้ทำผิด และคุณไม่มีความผิดในสิ่งที่เกิดขึ้น คุณสามารถปกป้องความบริสุทธิ์ของคุณจนถึงที่สุด และแม้กระทั่งนำไปใช้กับศาลเพื่อฟื้นฟูความยุติธรรม
พนักงานต้องจัดเตรียมคำอธิบายให้กับผู้บริหารขององค์กรภายในสองวันทำการ