บันทึกช่วยจำคืออะไรและเหตุใดจึงจำเป็น

บุคคลที่บรรลุนิติภาวะส่วนใหญ่เป็นพนักงานในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ผู้คนหันไปหาผู้บังคับบัญชาด้วยคำขอหรือความปรารถนาผ่านข้อความหรือบันทึกช่วยจำ มาอธิบายขั้นตอนการรวบรวมและส่งเอกสารให้ผู้จัดการ

มันคืออะไร?

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจก่อนว่าบันทึกช่วยจำคืออะไร เอกสารนี้เป็นเอกสารภายในหรือภายนอก ขึ้นอยู่กับหน้าที่และผู้รับ บันทึกดังกล่าวมักส่งถึงผู้ที่เหนือกว่าจากผู้ใต้บังคับบัญชาและเป็นคำขอ ข้อสังเกต หรือข้อเสนอแนะ

อาจเป็นรายงาน อธิบาย อธิบาย หรือวิเคราะห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความหมายของบันทึกช่วยจำ

เอกสารนี้มักจะเน้นถึงปัญหาทางเทคนิคหรือธุรกิจ อธิบายสถานการณ์ความขัดแย้ง หรือให้คำอธิบายที่ผู้บังคับบัญชาต้องการจากคุณ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบันทึกคือไม่เพียงแต่ระบุสาระสำคัญของปัญหาเท่านั้น แต่ยังให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหานั้นและบางครั้งวิธีแก้ไข

บริการและการรายงาน: ความเหมือนและความแตกต่าง

พนักงานบางคนสับสนในบันทึกข้อตกลงและบันทึกช่วยจำ และนี่ไม่ใช่เหตุบังเอิญ มีความคล้ายคลึง แต่ก็มีความแตกต่างกัน ลองคิดดู ดังนั้นความหมายของทั้งสองอย่างและอีกบันทึกหนึ่งคือการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบเกี่ยวกับความล้มเหลวในการทำงาน อย่างไรก็ตาม บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่มักจะรายงานเกี่ยวกับปัญหา และบันทึกยังมีคำขอให้กำจัดมัน และบางครั้งก็ระบุวิธีการแก้ปัญหาเฉพาะด้วย

ร่างบันทึกช่วยจำสำหรับผู้บังคับบัญชา

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้บริหาร เนื่องจากบันทึกเป็นเอกสารที่รายงานปัญหาภายใน ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำไม่ได้ลงทะเบียนที่ใดก็ได้ ไม่มีข้อความตัวอย่าง ดังนั้นจึงรวบรวมไว้ในรูปแบบใดก็ได้ สิ่งสำคัญที่สุดคือการอธิบายสาระสำคัญของปัญหาและแนวทางที่เสนอในการแก้ปัญหา สิ่งอื่นที่คุณควรใส่ใจคือบันทึกของคุณลงทะเบียนกับองค์กรแล้ว วิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไปถึงเจ้าหน้าที่

อย่างไรก็ตาม สถานการณ์จะแตกต่างกัน ลองนึกภาพว่าคุณกำลังเขียนบันทึกไม่ใช่เกี่ยวกับการเสียอุปกรณ์ แต่ยกตัวอย่างเช่นเกี่ยวกับพนักงานในบริษัทของคุณที่ทำสิ่งผิดปกติ สถานการณ์แตกต่างกัน บันทึกช่วยจำของคุณอาจ "สูญหาย" เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณสามารถตรวจสอบได้ ทำบันทึกช่วยจำเป็นสองชุด มอบให้เลขานุการลงทะเบียนและขอให้สำเนาของคุณเขียนว่าบันทึกนั้นได้รับการจดทะเบียนโดยหมายเลขดังกล่าวและตามวันที่ดังกล่าวและเป็นที่ยอมรับสำหรับการพิจารณา ดังนั้น แม้ว่าคำร้องเรียนของคุณ "ไม่ถึง" กับเจ้าหน้าที่ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณก็มีคำยืนยันและข้อความในนั้น

การแลกเปลี่ยนบันทึกช่วยจำระหว่างหน่วยงานที่แยกจากกัน

บางครั้งบันทึกช่วยจำใช้เป็นวิธีการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัทเดียวกัน การร่างเอกสารดังกล่าวสำหรับหน่วยงานอื่นไม่แตกต่างจากบันทึกสำหรับผู้บริหาร ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวที่มีอยู่คือ คุณต้องระบุหน่วยด้วยตนเอง คุณยังสามารถระบุที่อยู่ได้ ในกรณีนี้ บันทึกช่วยจำยังคงเป็นเอกสารภายใน

ส่วนหัวของบันทึกจะต้องวาดขึ้นตามรูปแบบของแอปพลิเคชันซึ่งเขียนในชื่อของส่วนหัว ถัดไป ตัวหนังสือเองถูกเขียนขึ้น ซึ่งอธิบายปัญหาทั้งหมดของหน่วยเฉพาะ เป็นที่พึงปรารถนาที่จะอธิบายไม่เพียง แต่สาระสำคัญของปัญหา แต่ยังรวมถึงรายละเอียดความแตกต่างทั้งหมดด้วย คุณสามารถแนะนำวิธีแก้ปัญหาได้

ต้องระบุรายละเอียดของเอกสาร: วันที่และหมายเลข นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้เป็นทางการ

บันทึกช่วยจำไปยังองค์กรอื่น

อย่างไรก็ตามบางครั้งมันก็ทำหน้าที่เป็นเอกสารภายนอก กรณีทั่วไปในการเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับองค์กรอื่น ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงแลกเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็น นอกจากนี้ ในกรณีนี้ บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารหลักฐานของการเรียกร้องหรือคำขอ

บันทึกดังกล่าวยังถูกร่างขึ้นในรูปแบบที่กำหนดเอง อาจมาพร้อมกับสำเนาเอกสารที่จำเป็น ส่วนใหญ่แล้วบันทึกดังกล่าวจะถูกวาดขึ้นในชื่อผู้อำนวยการของ บริษัท หนึ่งจากหัวหน้าอีกบริษัทหนึ่ง ในกรณีของการเจรจากับคู่สัญญา จำเป็นต้องจัดทำบันทึกช่วยจำสองชุด สำเนาที่สองที่มีตราประทับ ลายเซ็นและหมายเลขทะเบียนจะต้องถูกนำออกไปและเก็บเอกสารนี้ไว้จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

หากคุณเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับองค์กรอื่น คุณอาจได้รับจดหมายตอบกลับฉบับเดียวกัน ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งนี้ บางทีฝ่ายบริหารอาจไม่ค่อยเข้าใจปัญหาหรือคำขอ หรือบางทีพวกเขาเพียงแค่ตัดสินใจที่จะเสนอรุ่นของตนเองในการพัฒนาการดำเนินการเพิ่มเติม คุณต้องลงทะเบียนบันทึกดังกล่าวและตอบกลับด้วยการดำเนินการหรือการตอบกลับคำขอ ดังนั้นการสื่อสารระหว่างองค์กรผ่านบันทึกช่วยจำสามารถดำเนินต่อไปได้ค่อนข้างนาน

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ

เอกสารเริ่มต้นด้วยชื่อขององค์กรและข้อมูลของบุคคลที่ต้องการจากนั้นระบุข้อมูลของตนเอง คำว่า "บันทึก" อยู่ตรงกลาง นอกจากนี้ ข้อความเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดง ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มันถูกเขียนในรูปแบบที่กำหนดเอง ในตอนท้ายจะมีการระบุวันที่และใส่ลายเซ็นพร้อมการถอดเสียง

หากข้อความในบันทึกย่อมีขนาดใหญ่ จะแบ่งออกเป็นหลายย่อหน้า อันแรกคือคำอธิบายของปัญหา ประการที่สองคือการร้องขอเอง หากคำขอเป็นแบบส่วนรวม ในย่อหน้าที่สาม คุณสามารถระบุแผนกและชื่อของพนักงานที่เขียนได้ ในกรณีนี้ หัวหน้าแผนกจะลงลายมือชื่อในบันทึกช่วยจำ คุณสามารถแนบแผ่นงานพร้อมลายเซ็นของพนักงานทุกคนแยกกันได้

บันทึกช่วยจำเขียนลงบนกระดาษ A4 เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ลายเซ็นต้องเขียนด้วยลายมือ ไม่ใช่โทรสาร ขอแนะนำให้ออกบันทึกช่วยจำพร้อมหมายเลขซีเรียลและวันที่รวบรวม สามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ได้เช่นกัน แต่ในกรณีนี้ ลายเซ็นต้องเป็นส่วนบุคคล

การส่งเอกสารผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่องค์กรจะดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และต้องส่งคำขอและบันทึกทั้งหมดผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายภายใน ในกรณีนี้ไม่ต้องกลัว ไม่มีอะไรต้องกังวล อย่างไรก็ตาม สำหรับสิ่งนี้ ขอแนะนำให้มีลายเซ็นดิจิทัลส่วนบุคคลเพื่อให้คุณสามารถยืนยันคำขอของคุณได้

หรือจะเขียนบันทึกลงในกระดาษ เซ็นชื่อแล้วสแกนก็ได้ ส่งเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่อยู่ที่ต้องการและรอการตอบกลับ

จำเป็นต้องทำข้อเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอหรือไม่?

บ่อยครั้งที่คำถามเกิดขึ้น: เป็นไปได้ไหมที่จะติดต่อผู้บริหารขององค์กรด้วยวาจา? คำตอบนั้นง่ายมาก: คุณสามารถใช้ปากเปล่าได้ตลอดเวลา แต่ไม่ทราบว่าจะให้ผลลัพธ์หรือไม่ ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรมักเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหาและผู้รับ แต่ข้อความด้วยวาจาเป็นเพียงคำที่อาจหาคำตอบไม่ได้

ดังนั้นจึงแนะนำให้จัดทำข้อเสนอ คำอธิบาย และคำอธิบายทั้งหมดสำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องลงในกระดาษเท่านั้น มิฉะนั้น คุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับคำขอหรือข้อเสนอของคุณ