Nota explicativa: reglas básicas para escribir

La ley vigente no establece una definición clara del concepto de “ carta explicativa". A pesar de esto, en el curso de las relaciones laborales que se desarrollan en las empresas estatales y comerciales, este documento se redacta con mucha frecuencia.

En la mayoría de los casos, la redacción de esta nota la inicia el jefe de la organización, el servicio de seguridad y los organismos encargados de hacer cumplir la ley. Tales acciones están condicionadas por la legislación laboral, que obliga a los empleadores en una serie de situaciones a exigir una explicación por escrito de los trabajadores sobre sus acciones (TC: artículo número 199, artículo número 408).

También notamos que de acuerdo con las recomendaciones sobre la documentación requerida para los empresarios individuales al establecer las relaciones laborales con los empleados de la empresa, aprobadas en diciembre de 2011 (bajo el No. 135), la nota explicativa es la base para publicar una orden sobre el personal.

En términos generales, una nota explicativa significa documentación no normativa que explica las condiciones, las razones de una acción, un incidente, una inacción o la ocurrencia de un hecho determinado. Es redactado por un empleado de la empresa y proporcionado a la cabeza, personas superiores.

De acuerdo con la constitución, es decir, su artículo en el número 27, la preparación de este documento es un derecho, y no una obligación, de cualquier empleado. A su vez, el empleador está obligado a solicitar este documento por escrito:

- antes de la introducción de una sanción disciplinaria (según el artículo 199 del Código Laboral de la República de Bielorrusia);

- antes de la emisión de una orden sobre el cobro de una cierta cantidad del salario del trabajador (según el artículo 408 del Código del Trabajo).

En otros casos, el gerente tiene el derecho, pero no está obligado en absoluto, a exigir a los empleados una explicación (para aclarar la posición de un empleado de la organización en una situación particular, evaluar las razones de las acciones tomadas, tomar algunas decisiones ).

¿Qué son las notas explicativas?

El documento en cuestión podría ser:

Exculpatorio (cuando contiene las razones de la mala acción, inacción);

Explicativo (cuando un empleado de la empresa explica las acciones de otras personas, indica las circunstancias, así como las condiciones para la ocurrencia de eventos específicos que ocurrieron por razones fuera de su control).

Por regla general, aborda cuestiones relacionadas con los siguientes aspectos:

Apariciones en el lugar de trabajo en estado de embriaguez (no importa si es estupefaciente, tóxico o alcohólico);

Ausencia o ausentismo a la hora señalada en el lugar de trabajo;

llegar tarde;

Robo de propiedad ajena cometido en el lugar de trabajo;

Violaciones de las normas y requisitos de protección laboral;

actos inmorales;

Proporcionar información incorrecta a varias autoridades;

disciplinas;

Mala calidad, desempeño incompleto de las funciones.

Reglas para compilar una nota explicativa

Se redacta una nota explicativa en hojas A4 individualmente y en una sola copia.

Algunas empresas utilizan un formulario unificado del documento presentado, que fue aprobado el 14 de mayo de 2007 con el número 25 (en tal situación, se emite una orden o instrucción con anticipación sobre la aprobación, aplicación del formulario seleccionado).

En cualquier caso, la nota explicativa debe incluir varias partes:

Fáctico (aquí es necesario indicar los hechos que dieron lugar a la creación del documento en cuestión);

Causal (aquí están las razones que pueden explicar la situación actual).

Cada uno de ellos debe reflejar objetivamente los hechos y darles una explicación clara.

A diferencia de un memorando, el documento en consideración puede carecer de una parte lógica, donde se extraen las conclusiones, se escriben las propuestas existentes.

Además de todo lo indicado anteriormente, en la nota aclaratoria se deberá indicar lo siguiente:

El nombre de la empresa donde trabaja el empleado;

Lugar de elaboración del trabajo;

Información sobre el destinatario (nombre, cargo);

Nombre del documento "nota explicativa";

La fecha en que se redactó el documento;

Número registrado;

Se pone la firma.

En situaciones en las que el empleado se niega a escribir una nota explicativa, se redacta un acto especial que indica los testigos (por regla general, su número es de 2 personas).
A continuación se proporciona un ejemplo específico de nota explicativa.

¡Necesitas saber!

El registro de una nota explicativa se realiza de la manera establecida por el jefe de la empresa para el registro de documentación interna.

Después de considerar todos los materiales del caso, el patrón u otra persona autorizada establece/no establece resoluciones para el contratista en el documento (indicando acciones específicas).

En cuanto al plazo de conservación de los documentos presentados, es de 3 años para el Ministerio de Industria y sus empresas dependientes.