Cómo escribir una nota para un empleado: un ejemplo

En cualquier trabajo, la mayor parte de los documentos de circulación interna son varios tipos de documentos de oficina o memorandos, documentos explicativos y otros. A menudo, un malentendido de la diferencia entre estos documentos conduce a un trabajo de oficina incorrecto, especialmente si la empresa nueva no tiene empleados con suficiente experiencia en esta área. Para que el "papeleo" no se convierta en una carga pesada, sino que, por el contrario, ayude a hacer negocios, debe lidiar con las diferencias en los documentos. Detengámonos en el documento más utilizado y demandado: una nota.

Una nota es necesaria para cualquier empresa, privada o pública. Con su ayuda, los jefes del mismo orden de divisiones estructurales, los empleados que llevan a cabo su variedad de asuntos y tienen responsabilidades específicas pueden comunicarse entre sí. El propósito de este documento es notificar a la otra parte de la situación actual y la necesidad de tomar una decisión comercial.

Nota: por regla general, el servicio no tiene carácter administrativo, lo que significa que la solicitud establecida en la nota de servicio no es vinculante.

Sin embargo, tampoco se recomienda ignorarlos y responderlos con negativas. La excepción son aquellos documentos que contienen información para revisión, y la segunda parte no debe tomar ninguna decisión, sino solo leer el contenido del texto.

El servicio es una de las formas más comunes de interacción entre los empleados de la empresa y sus superiores.

Características de compilar una nota.

Las dificultades para compilar estos documentos no son irrazonables, porque las reglas para escribir notas en el trabajo de oficina no están claramente definidas. Por supuesto, la mayoría de los libros sobre trabajo de oficina contendrán recomendaciones para la preparación de tales documentos. Sin embargo, es poco probable que se encuentre una sola muestra; cada edición recomendará su propia muestra, diferente de otro libro. Esto provoca desconcierto entre los empleados que se ven ante la necesidad de escribir en papel.

Para comprender los detalles de un memorándum, mencionemos algunas de las características de este documento:

• el documento suele animar a la otra parte a actuar. Por regla general, estamos hablando de la necesidad de tomar decisiones empresariales sobre algunos temas;
• el documento debe mostrar aquellos problemas que no se pueden resolver oralmente, así como aquellos que necesitan ser documentados. No debe crear un documento si no aborda la pregunta que está haciendo de ninguna manera;
• el texto no solo puede incentivar la solución de un problema empresarial, sino también ser de carácter meramente informativo, explicativo. Por ejemplo, esto puede ser información adicional sobre una solicitud enviada anteriormente, una tarea actualizada para una unidad estructural; solicitud o propuesta de actividades conjuntas de dos departamentos estructurales, etc.;
• vale la pena señalar que el documento implica la comunicación entre los jefes de unidades estructurales equivalentes que pueden comunicarse al mismo nivel. No se crea un memorando para sus subordinados, ni se forma para la alta dirección, de la cual la unidad está separada por varios escalones jerárquicos;
• el texto debe reflejar las cuestiones que son competencia de la segunda parte. Un ejemplo clásico de cómo se redacta un memorándum es una solicitud dirigida al director, de quien esperas una solución al problema de tu unidad;
• el documento en su esencia puede ser de tres tipos: informativo, informante, incitador a una decisión. No mezcle los tres tipos en un documento. Por regla general, esto conduce a un montón de hechos innecesarios, entre los cuales es difícil destacar la esencia del documento;

Si el documento requiere inherentemente una presentación extensa de información, entonces en este caso es necesario adherirse a los puntos principales de presentación del material:

• una descripción de las razones que motivaron la creación del documento;
• análisis de la situación, que lleva a la idea de la necesidad de resolver el problema por parte de la segunda parte;
• propuestas concretas para abordar este problema.

Detalles obligatorios de un memo

A pesar de que aún no se ha desarrollado un formulario de nota única en el trabajo de oficina, existen ciertas reglas para compilar dichos documentos. En la siguiente ilustración se puede ver un ejemplo de compilación de una nota para la segunda parte.

Como se ve en el ejemplo mostrado, La nota debe contener los siguientes elementos:

• el destinatario a quien se envió el trabajo, indicando cargo, apellido e iniciales;
• el tipo de documento y su número de salida se indican de acuerdo con la lista vigente;
• una declaración de la esencia de la nota, una descripción del problema que debe resolverse o información que debe tenerse en cuenta;
• una propuesta para resolver el problema que ve la parte que la presenta;
• fecha de presentación del documento, firma del jefe de la unidad estructural;
• contactos, apellidos e iniciales de la persona a la que se puede contactar para resolver esta incidencia.

Reglas para emitir una nota

Como regla general, el documento se crea en una computadora en formato .doc. Las iniciales del segundo lado están escritas en la esquina superior derecha, todas las líneas deben estar alineadas a la izquierda. Se puede crear un ejemplo de cómo escribir una nota a un gerente correctamente en forma de membrete si tales notas se escriben con frecuencia. Las palabras "memo" se colocan en el centro de la hoja. Se coloca un punto después de las palabras "memo", ya que esta es la palabra que se considera el final de la oración.

A continuación, del párrafo hay una declaración de la esencia del documento.. Las propuestas para resolver el problema se presentan desde una nueva línea, también desde un párrafo. La fecha de creación del documento se indica en la esquina izquierda a continuación, y la firma del funcionario se coloca en la esquina derecha.

Un poco más abajo de la fecha, se indican los contactos y los datos de la persona autorizada para tomar medidas adicionales sobre la esencia de la nota. Este puede ser el contacto del jefe de la unidad, u otro funcionario que se encargue de resolver el problema.

Todo el texto está escrito en Times New Roman, como la fuente más utilizada en el trabajo de oficina, tamaño 14.

Nota: las sangrías en todos los lados no están estrictamente reguladas, sin embargo, deben tener al menos un centímetro y medio en cada lado. Esto es para garantizar que el documento se archive en la carpeta de documentación interna correspondiente.

Los memorandos se pueden escribir a mano, pero la versión impresa mecanografiada en una PC se practica con mayor frecuencia.

Características de la presentación de una nota

Los memorandos se presentaban previamente en forma física en dos copias. Uno de ellos está fechado y firmado por la persona que aceptó el documento. Este puede ser un secretario, un asistente del jefe de una unidad u otro funcionario autorizado para recibir tales documentos. La segunda copia del documento permanece en la unidad estructural en caso de que se pierda el papel o venza el plazo de prescripción para resolver el problema. Solo si tiene una segunda copia del memorando puede probar el hecho de su apelación a la segunda parte.

Los originales son o un asistente, o un secretario, o el jefe de la unidad personalmente. Algunos memorandos están mejor coordinados con otras divisiones estructurales. Por ejemplo, si no sabe cómo escribir correctamente una nota para un empleado, puede descargar una muestra de una sanción disciplinaria del software o solicitarla en el departamento de personal. Sin embargo, este método de transferencia de documentos actualmente no se utiliza en muchas empresas. La mayoría de las organizaciones han cambiado a la gestión de documentos electrónicos.

Si tiene un buzón de correo electrónico que funcione, el documento se puede transferir a través de Internet. Al mismo tiempo, las recomendaciones para el registro siguen siendo las mismas, la única innovación es la indicación del apellido e iniciales de la segunda parte en el correo electrónico, el asunto de la carta debe marcarse como "memo", y en el cuerpo de la carta: una solicitud para confirmar la recepción del archivo adjunto a la carta. En este caso, la carta de salida con la fecha y hora de salida será el momento de confirmación. La aceptación del trabajo se evidenciará mediante una carta de respuesta que haya llegado a la unidad.