¿Qué es una nota y por qué es necesaria?

La mayoría de las personas mayores de edad son empleados de una u otra organización. Las personas recurren a sus superiores con solicitudes o deseos a través de declaraciones o memorandos. Describamos el proceso de compilación y transmisión de documentos para el gerente.

¿Lo que es?

Primero necesitas entender qué es un memorándum. Es un documento que es interno o externo, según las funciones y el destinatario. Este memorándum suele estar dirigido a una persona superior por parte de sus subordinados y es una especie de solicitud, comentario o sugerencia.

Dependiendo del significado de la nota, puede ser informe, explicativo, explicativo o analítico.

Este documento generalmente destaca problemas técnicos o comerciales, describe situaciones controvertidas o brinda una explicación que sus superiores requieren de usted. La principal diferencia entre una nota es que no solo especifica la esencia del problema, sino que también brinda una descripción detallada del mismo y, a veces, soluciones.

Servicio e informes: similitudes y diferencias

Algunos empleados confunden memorándum y memorándum, y esto no es casualidad. Hay similitudes, pero también hay diferencias. Vamos a resolver esto. Entonces, el sentido tanto de esa como de la otra nota es informar a las autoridades sobre cualquier falla en la obra. Sin embargo, el memorando suele informar sobre el problema, y ​​el memorando también contiene una solicitud para eliminarlo y, a veces, también se indican formas de resolver un problema en particular.

Redacción de memorandos para superiores.

Muy a menudo, dichos documentos se envían a la gerencia. Esto se debe a que un memorando es un documento que informa sobre cualquier problema interno. Un ejemplo de una nota no está registrado en ninguna parte, no hay texto de muestra, por lo que se compilan en cualquier forma. Lo más importante es describir la esencia del problema y las formas propuestas para resolverlo. A lo que más debe prestar atención es a que su memo esté registrado en la organización. De esta manera puede estar seguro de que llegará a las autoridades.

Sin embargo, las situaciones son diferentes. Imagine que está escribiendo un memorándum no sobre una avería en el equipo, sino, por ejemplo, sobre un empleado de su empresa que ha hecho algo mal. Las situaciones son diferentes. Su memo simplemente puede estar "perdido". Para evitar que esto suceda, puede asegurarse. Haga una nota en dos copias. Entrégueselos al secretario para que los registre y pídale su copia para escribir que la nota fue registrada por tal número, por tal fecha y aceptada para su consideración. Así, aunque tu denuncia "no llegue" a las autoridades por cualquier motivo, tienes la confirmación y su texto.

Intercambio de memorandos entre divisiones separadas

A veces, los memorandos sirven como medio de comunicación entre divisiones separadas de la misma empresa. Redactar un documento de este tipo para otra unidad no es diferente de una nota para la gerencia. La única diferencia que existe es que debe especificar las unidades en sí, también puede especificar la dirección. En este caso, el memo sigue siendo un documento interno.

El encabezamiento del memorando debe redactarse de acuerdo con el modelo de la solicitud, que se escribe a nombre del titular. A continuación, se escribe el texto en sí, que explica todos los problemas de una unidad en particular. Es deseable describir no solo la esencia del problema, sino también en detalle todos los matices. También puede sugerir formas de resolverlo.

Se deben indicar los detalles del documento: fecha y número. Esto es necesario para que sea oficial.

Memos a otra organización

Sin embargo, a veces sucede que actúa como un documento externo. Un caso bastante común de escribir un memorando es para otra organización. Así, las empresas intercambian la información necesaria. También en este caso, el memorando es prueba documental de la reclamación o petición.

Tales notas también se redactan de forma arbitraria. Podrán acompañarse de fotocopias de los documentos exigidos. La mayoría de las veces, tales notas se redactan a nombre del director de una empresa del jefe de otra. En el caso de negociaciones con una contraparte, es imperativo redactar dos copias de un memorando. La segunda copia con el sello, la firma y el número de registro debe retirarse y conservarse este documento hasta que se resuelva el problema.

Si escribe un memorando para otra organización, puede recibir la misma carta como respuesta. No hay nada malo en esto. Quizás la gerencia no entendió bien el problema o la solicitud, o quizás simplemente decidieron ofrecer su propia versión del desarrollo de acciones adicionales. También debe registrar dicha nota y responder a ella con una acción o una respuesta a una solicitud. Por lo tanto, la comunicación entre organizaciones a través de memorandos puede continuar durante bastante tiempo.

Cómo escribir una nota

El documento comienza con el nombre de la organización y los datos de la persona a quien va destinado, luego se indican sus propios datos. Las palabras "Memorándum" están escritas en el medio. Además, el texto comienza con una línea roja. Como se mencionó anteriormente, está escrito en una forma arbitraria. Al final, se indica la fecha y se pone una firma con una transcripción.

Si el texto de la nota es grande, se divide en varios párrafos. El primero es una descripción del problema. El segundo es la solicitud en sí. Si la solicitud es colectiva, en el tercer párrafo puede indicar el departamento y los nombres de aquellos empleados que la escribieron. En este caso, la firma en la nota la pone el jefe del departamento. Por separado, puede adjuntar una hoja con la firma de todos los empleados.

Una nota se escribe en una hoja A4, como cualquier aplicación. La firma debe ser manuscrita, no facsímil. También es conveniente emitir una nota con su número de serie y la fecha de su compilación. También se puede imprimir en una computadora, pero incluso en este caso, la firma debe ser personal.

Envío de un documento a través de comunicación electrónica

No es raro que una organización lleve a cabo la gestión de documentos electrónicos, y todas las solicitudes y notas deben enviarse a través de Internet o una red interna. En este caso, no hay que tener miedo, no hay nada de qué preocuparse. No obstante, para ello es conveniente disponer de una firma digital personal para que pueda confirmar su solicitud.

O puede escribir una nota en una hoja de papel, firmarla y escanearla. Envíe la versión electrónica a la dirección requerida y espere una respuesta.

¿Es siempre necesario hacer su oferta por escrito?

A menudo surge la pregunta: ¿es posible comunicarse oralmente con la gerencia de la empresa? La respuesta es muy sencilla: siempre se puede aplicar por vía oral, pero no se sabe si esto dará algún resultado. Un mensaje escrito es siempre un documento oficial, independientemente de su contenido y destinatario. Pero un mensaje verbal son solo palabras que pueden no ser respondidas.

Por lo tanto, se puede recomendar redactar todas las propuestas, explicaciones y explicaciones para las autoridades exclusivamente en papel. De lo contrario, es posible que simplemente no obtenga una respuesta a su solicitud o propuesta.