Меню
Бесплатно
Регистрация
Главная  /  Другие вопросы  /  Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия. Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии Приказ о журнале регистрации приказов

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия. Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии Приказ о журнале регистрации приказов

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации. Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.

Приказы по личному составу отражают трудовой путь работников организации, и в различных судебных разбирательствах они имеют юридическую силу, подтверждая одну из версий спора.

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

  • О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  • О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  • О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  • Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  • О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  • Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  • О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  • О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  • О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

  • О дисциплинарных взысканиях.
  • О краткосрочных командировках.
  • О ежегодных оплачиваемых отпусках.
  • О праздничных днях и др.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Необходимо также указать литеры, присвоенные приказам, которые подлежат учёту в журнале:

  • это ЛС для документов со сроком хранения в семьдесят пять лет.
  • К – для остальных документов, если они регистрируются в книге.

Сам журнал содержит следующие графы:

  • Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
  • Дата приказа.
  • Номер приказа по кадрам.
  • Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
  • ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
  • Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).

Также на каждой странице журнала может стоять подпись лица, отвечающего за её заполнение. Нельзя изымать из журнала листы; если требуется сделать какое-либо исправление, то его необходимо внести под следующим порядковым номером, а также нужно указать основание, почему оно было внесено.

Где можно скачать образец заполнения и бланк документа?

Скачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно А вот находится бланк документа. ​


Электронная форма журнала регистрации приказов по личному составу

При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.

Поэтому компании желательно иметь электронную форму журнала по учёту кадровых документов, которая значительно ускорит процесс поиска требуемой информации по каждому отдельному сотруднику: когда он был в командировке, сколько дней он провёл в отпуске, брал ли отпуск без оплаты труда и др.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся

При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.

Если управленческий документооборот в компании ведётся при помощи программы 1С, то все приказы регистрируются в ней автоматически.

Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel. Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив.

Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых - с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

  1. Предмет приказа - основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
  2. Время исполнения - срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
  3. Исполнитель - ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно‑хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

Какие приказы регистрируются?

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья - «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  1. Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  2. Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
  3. Обеспечение охраны коммерческой тайны.
  4. Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
  5. Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
  6. Утверждение штатного расписания.
  7. Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
  8. Проведение внутренних проверок и аттестаций.
  9. Планирование основной деятельности и контроль за ней.
  10. Вопросы финансирования.
  11. Материально‑техническое база.
  12. Информационно‑документальное обеспечение.

А как же назначение директора и главбуха - это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

Зачем необходима регистрация?

Регистрация - это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина - одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения - 5 лет. А приказы по личному составу - уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

Правила заполнения


Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других - Книгой.

Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

  1. Регистрационный номер - порядковый номер в пределах текущего календарного года.
  2. Дата приказа - календарная дата, когда был подписан документ.
  3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
  4. Ответственный за исполнение - ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
  5. Примечания - различная информация по теме и исполнению распоряжения.
  6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице - общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет ). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

  1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
  2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

  • секретарь;
  • секретарь-референт;
  • другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: