Главная / Другие вопросы / Портал по электронным счетам фактурам. Как учитывать электронные счета-фактуры? Особенности электронных счетов-фактур

Портал по электронным счетам фактурам. Как учитывать электронные счета-фактуры? Особенности электронных счетов-фактур

Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами. Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам Важно Через портал идет загрузка исходящих электронных счетов-фактур, которые надо передать контрагенту-покупателю, а также выгрузка входящих ЭСЧФ, которые компания получает от контрагентов-поставщиков

Подгрузив специальный xml-файл, который создается в бухгалтерской программе, в которой вы работаете
Загрузить прямо из бухгалтерской программы - на портал. Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ.

Не то что его отправить в виде xml-файла. То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.

Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.

При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.

Даже если у вас сотни накладных, отправлять их можно по одной. У вас 100 и более исходящих накладных и нет возможности отправлять их на портал напрямую из бухгалтерской программы? В этом случае загружать каждую придется по одной.

И отправлять тоже по одной. Алгоритм следующий: открыть файл электронного счета-фактуры - подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП) - отправить. По одной! Что это значит? Отправка 1 накладной займет примерно 1-5 мин.
Отправка 100 накладных - 100-500 мин (т.е. от 1,5 до 8 часов времени). Соответственно, без должной автоматизации и при больших объемах исходящих документов компании в ближайшее время понадобится новый сотрудник: только для отправки ЭСЧФ.

Инфо

А это затраты на зарплату, налоги, рабочее место и т.д. Фото с сайта prozorist.com.ua Или придется дополнительно загрузить старого сотрудника.

Pro прямую выписку эсф в «1с:бухгалтерии 8 для казахстана»

Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ. Не то что его отправить в виде xml-файла.То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Тогда с отправкой ЭСЧФ возникнет меньше проблем. 3. Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал. Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите.

Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.

Электронный документооборот счетов-фактур

Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия.

Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2. Далее в подраздел «Счета-фактуры (выданные)». 3. Теперь нужно выбрать интересующую Счет-фактуру и открыть ее. 4. Выбрать способ выставления «в электронном виде» и5. Нажать «создать ЭСФ». 6. Нажать «автозаполнение» и7.

Переход на электронные счета-фактуры: как перейти

Тем не менее, вводить эти данные приходится два раза - во время одной операции.Следовательно, сотрудник тратит на одну операцию больше времени, чем необходимо.6. Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф Работа со входящими ЭСЧФ Для понимания порядка действий пропишу алгоритм их приема:

Зайти на портал в Личный кабинет
Подписать входящие ЭСЧФ электронной цифровой подписью
Выгрузить входящие ЭСЧФ (не обязательно)
Отметить, что от конкретного поставщика поступил входящий документ
Принять НДС к зачету - по входящим ЭСЧФ

То есть, чтобы взять НДС к зачету по входящему документу, с 1 июля необходим ЭСЧФ.Компании нужно проверять, поступил ли такой электронный счет-фактура от поставщика или нет. Внимание И делать это надо по каждому документу. Если коротко: добавился очередной реестр, дополнительный процесс сверки.

Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф

Его нужно вести для того, чтобы определить во время подсчета налогов, можно брать НДС к зачету или нет. И все проблемы здесь упираются в автоматизацию ведения такого реестра. Переход на электронные счета-фактуры: как перейти Важно Покупатель Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:

Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
Отправляет это извещение Оператору;
Сохраняет у себя извещение.

Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:

Составляет извещение о получении подтверждения Оператора;
Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.

Электронные счета-фактуры

Продавец В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:

Составляет извещение о получении подтверждения;
Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.

5.Оператор Проверяет и сохраняет извещение продавца. Электронный счет-фактура. мы рождены, чтоб сказку сделать былью… Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал.Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите. Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП. Продавец:

Сформированный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

Покупатель:

Предъявленный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Процесс исправления электронного счета-фактуры Последовательность действий участников: Субъект Действие 1.

Лучший способ загрузки электронных счетов фактур

Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.

Изменения с апреля 2016 года Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.

Как перейти на электронные счета-фактуры? Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:

Сохраняет его и передает продавцу;
Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.

Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. 6. Продавец Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. 7.

Покупатель В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:

Составляет извещение о получении этого подтверждения;
Заверяет извещение и передает Оператору.

8. Оператор Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.

В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ. Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия. Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2.

6. Нажать «автозаполнение» и7.

Дата публикации: 2016-06-10 11:03

I. Что такое - ЭСЧФ ?
С 1 июля 2016 года электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

II . Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года - не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:

Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.

Подписание счета-фактуры со стороны покупателя важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.

III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС , то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.

Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает , то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет - это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.

При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.

При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.

I V. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:

РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».

Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.

Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.

При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:

заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.

Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя - компьютер со следующей минимальной конфигурацией:

процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
оперативная память не менее 2 Гб,
свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
сетевая карта Ethernet 100.

К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.

На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:

операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).

Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.

V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:

подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями - система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал - необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
установкой ПО для работы на Портале - при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
стабильностью работы Портала - напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
регистрацией и авторизацией на Портале - как следствие некорректно настроенной системы;
корректным отображением данных на Портале - в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.

В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:

правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

составлены согласно формату, утвержденному ;
подписаны квалифицированной электронной подписью ;
переданы согласно регламенту, установленному , через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

получайте бесплатно;
отправляйте за несколько секунд;
сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в . Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.2015 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (). Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа. В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога. Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
наименование и код валюты;
стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
номер таможенной декларации;
наименование и код валюты;
стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий ():

товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. , в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Событие, которого ждали многие плательщики НДС, наконец-то свершилось – Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ 1 утверждены электронные форматы счетов-фактур. Теперь у компаний появилась возможность не только обмениваться электронными счетами-фактурами (в том числе корректировочными) с контрагентами, но и представлять их в налоговые органы по каналам ТКС. В статье мы рассмотрим как положительные, так и отрицательные стороны такого способа обмена документами (сразу оговоримся, что плюсов намного больше).

Законодательная база

Итак, Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, по сути, завершил формирование нормативно-правовой базы для запуска электронного документооборота, используемых при расчетах по НДС. Теперь, для того чтобы данный способ обмена документами в полной мере заработал на практике, необходимы лишь определенные усилия со стороны компаний и их контрагентов.

Первым шагом на этом пути стал Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, внесший в Налоговый кодекс дополнения, предоставляющие налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Как гласит абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть выставлен плательщиком НДС в электронном виде. Здесь же указаны условия, соблюдение которых позволяет налогоплательщику реализовать данную возможность (подробнее о них поговорим чуть позже).

Спустя некоторое время Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н был утвержден Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (далее – Порядок).

Сама форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Последним в череде нормативно-правовых актов по данному вопросу стал Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, утвердивший электронные форматы (разработанные в соответствии с формами данных документов, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1137):

счетов-фактур (в том числе корректировочных);
журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур;
книг покупок и продаж, а также дополнительных листов к ним.

Здесь надо добавить, что месяцем ранее Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных счетов-фактур участниками обмена.

Электронные счета-фактуры: преимущества

Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время (дни, а то и недели), теперь на это у компании будут уходить буквально считанные минуты. Причем контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно) уведомить о получении того или иного электронного документа . Пересылать электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам, что также существенно упрощает процедуру проведения мероприятий налогового контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум двух статей затрат – канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в конечном итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.

Помимо очевидных экономических и временных выгод, которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами, есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном преимуществе данного способа обмена документами. Он позволит избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС. Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов непосредственно об организации самого процесса обмена.

Счет-фактура в электронном виде: процесс обмена

Решение – переходить или нет на электронный документооборот – компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае положительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следовательно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.

Но это не единственное соглашение, которое надлежит оформить компании, решившей стать участником обмена электронными документами. Есть еще третий участник процесса – оператор, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен (п. 1.3 Порядка). Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с разными (то есть посредников в процессе обмена может быть два – оператор продавца и оператор покупателя). В любом случае для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации (это условие прописано в п. 1 ст. 169 НК РФ). Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.

Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 подчеркнуто, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чиновников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В ней, в частности, сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе. Добавим, в новом Законе о бухгалтерском учете 4 , который начнет действовать 1 января 2013 года, требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты, они приведены в п. 1 ст. 9. А в пункте 5 данной статьи прямо разрешено использовать при подписании первичной учетной документации ЭП. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась (она определена п. 6 ст. 9 названного закона 5). Впрочем, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому – как недостатки (нехватка) технической базы контрагентов (и операторов), так и определенные психологические барьеры – цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие, поскольку опровергает уже устоявшийся принцип относительно «обязательного наличия бумажки». Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по-видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.

Каких проблем с вычетом НДС можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких распространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет), если использовать электронные счета-фактуры.

Неверное указание обязательных реквизитов

На практике при заполнении счета-фактуры (в том числе корректировочного) могут быть допущены различные ошибки, однако только некоторые из них являются основанием для отказа в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2012 № 03-07-09/41). В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера, тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные документы), в худшем – такие ошибки (в случае их выявления налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным отказом в вычете.

При обмене электронными счетами-фактурами подобная ошибка в принципе невозможна, так как при отправке документа программа сверит указанные в нем сведения со справочником ЕГРЮЛ. Помимо этого, программное обеспечение не допустит отправки документа, если в нем не будут заполнены все обязательные реквизиты (поля) или допущены иные ошибки при их заполнении. Например, указана ставка налога 10%, а сумма налога рассчитана исходя из ставки 18% или по расчетной ставке 18/118. При составлении счетов-фактур вручную вероятность совершения подобных ошибок достаточно велика.

Отсутствие подписей или их расшифровки

По общему правилу счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание:

Если подпись на документе могут ставить и другие уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03-07-09/39).

Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить компанию возможности применить вычет (постановления ФАС ПО от 19.05.2011 № А65-20359/2010, ФАС СКО от 09.04.2010 № А15-2130/2008). Исключением является ситуация, когда в штате налогоплательщика такая должность отсутствует (см. Постановление ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление ФАС МО от 10.03.2010 № КА-А40/1521-10).

Неоднозначна ситуация и с использованием факсимильной подписи на счетах-фактурах – налоговики нередко отказывают в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, ФАС ВВО от 11.07.2011 № А11-4080/2010). Это объясняется тем, что налоговым законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено, вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встречаются противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО от 07.03.2012 № А40-128912/10-127-739).

В электронном счете-фактуре допустить все вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится только одна электронная подпись – руководителя организации или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице, подписавшем документ, – ФИО, должность, которые заполняются при выдаче электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два, электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно идентичны.

Электронный документооборот также позволит избежать претензий контролирующих органов по поводу того, что документ подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом (в частности, при отсутствии приказа или доверенности, подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭП выдается на имя лица, обладающего соответствующими полномочиями. До сих пор споры по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09,ФАС УО от 13.02.2012 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2012 № А05-2340/2011, ФАС ЦО от 05.08.2011 № А64-4898/2010 6), так и налоговых органов (постановления ФАС ПО от 07.02.2012 № А55-11080/2011, ФАС ДВО от 29.08.2011 № Ф03-3821/2011 7 ,ФАС МО от 20.05.2011 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

«Опоздавшие» счета-фактуры

На практике довольно часто возникают ситуации, когда счета-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были им приобретены и оприходованы. Налоговый кодекс данный момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров (работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма от 03.02.2011 № 03‑07‑09/02, от 22.12.2010 № 03-03-06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления ФАС СКО от 21.04.2011 № А53-14613/2010, ФАС МО от 24.08.2011 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения: по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени, но получение выставленного счета-фактуры не в том налоговом периоде, в котором была совершена операция, а в более позднем не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2012 № А20-246/2011).

В любом случае в качестве доказательства правомерности применения вычета (особенно на стыке налоговых периодов) налогоплательщику приходится хранить конверты со штемпелем почтового отделения, вести журналы входящей корреспонденции. Плательщику НДС сложнее доказать свое право на вычет в спорной ситуации, если эти документы утрачены или отсутствуют вовсе.

Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается довольно легко, если использовать электронный формат документов. В пункте 1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» – это дата, которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный счет-фактуру покупателю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета полученных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии извещения покупателя (подписанного ЭП) о получении данного документа, подтвержденного оператором.

Несвоевременное выставление счета-фактуры

Конечно, нарушение установленного п. 3 ст. 168 НК РФ срока для выставления счета-фактуры нельзя назвать типичной причиной отказа налогового органа в предоставлении покупателю вычета «входного» налога. Однако судебная практика убеждает нас в том, что такие споры все же случаются. Их суть состоит в следующем.

Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них указана лишь одна дата – составления счета-фактуры (пп. 1 названного пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан 8 . А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры покупателю.

Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать. Как следствие – при бумажном документообороте счетов-фактур возникают споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок.

Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2011 № 03-07-09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см. также Письмо от 17.02.2011 № 03-07-08/44). (Правда, речь в письмах шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме, можно считать более универсальными.

Все же имеющаяся судебная практика, как правило, указывает на несостоятельность подобных доводов. Суды, принимая решение в пользу плательщиков НДС, обосновывают его тем, что нарушение пятидневного срока для выставления счета-фактуры не указано в п. 2 ст. 169 НК РФ в качестве основания для отказа в вычете «входного» налога (см., например, постановления ФАС ПО от 08.09.2010 № А55-14066/2009, ФАС СКО от 24.08.2009 № А53-19676/2008-С5-23 9).

Несмотря на то что судебная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено, что датой выставления электронного счета-фактуры считается день поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота. То есть в реквизитах электронного счета-фактуры указывается дата составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал на основании сведений, указанных в подтверждении оператора, через которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя извещение о получении файла со счетом-фактурой.

Что касается бумажного оформления счетов-фактур, плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/57. В нем, в частности, чиновники рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур 10 указывать дату составления счета-фактуры.

Внесение исправлений в счет-фактуру

Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном варианте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен полностью соответствовать счету-фактуре, на основании которого продавец начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008 № 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

Тем не менее практика показывает, что сведения, указанные в них, могут отличаться. Если экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя не идентичны из-за внесенных в них одной из сторон сделки исправлений, налоговые органы могут отказать в вычете, правда, лишь в случае исправления тех сведений, которые абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ указаны в качестве оснований для отказа в вычете (например, расхождения в наименовании товара, его стоимости, налоговой ставке). Если расхождения являются незначительными, суды не усматривают оснований для отказа в вычете «входного» налога. Как подчеркнуто в Постановлении ФАС МО от 09.03.2010 № КА-А40/1449-10, действующее налоговое законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика и не предоставляет ему возможности проверять правильность оформления экземпляра счета-фактуры, остающегося у контрагента.

Таким образом, уж если вносить исправления, то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2010 № 03-07-11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно применять вычет по исправленному счету-фактуре?

Минфин настаивает, что право на вычет «входного» НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают, что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-11/196, от 13.11.2010 № 03-07-11/436, от 23.07.2010 № 03-07-11/305). То же самое было сказано в Письме ФНС России от 01.04.2010 № 3-0-06/63.

Арбитражная практика по данному вопросу представлена решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников (см. постановления ФАС ПО от 30.11.2010 № А65-17164/2009,ФАС ВСО от 02.07.2010 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключающаяся в том, что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2010 № А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

В случае с электронным документом создается единственный файл со счетом-фактурой, доступ к которому имеют оба участника документооборота. Поэтому расхождений в сведениях, отраженных в нем, технически быть не может. Покупатель получает тот вариант документа, который подготовил и отправил продавец. Что касается процедуры внесения исправлений в счет-фактуру, она регламентирована п. 1.12 Порядка и осуществляется с ведома обоих участников обмена электронными документами. Так, покупатель, желающий внести исправления в полученный документ, направляет через оператора уведомление об уточнении. Продавец, в свою очередь, исправив указанные в уведомлении ошибки, направляет исправленный счет-фактуру покупателю, совершив заново все действия, предписанные настоящим Порядком. При этом оператор документально фиксирует каждый этап корректировки (п. 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 Порядка).

«Ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это ни странно, именно преимущества электронного документооборота – оперативность, достоверность и предельная прозрачность – являются и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена электронными документами. Дело в том, что процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной – оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, плательщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае поступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.

Документ опубликован в «Российской газете» 12 мая 2012 года, вступил в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования.
Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.
Вступает в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования. На момент выхода журнала приказ опубликован не был.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Эта обязанность закреплена в п. 7 ст. 9 ныне действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Определением ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
Определением ВАС РФ от 23.12.2011 № ВАС-14481/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
В прежней редакции говорилось о дате выписки. Изменения внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Определением ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16581/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
Форма журнала утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137.