ВходАнализ затрат на содержание автопарка. Экономическое обоснование. В основе – комплексный анализ
Занимаясь оптимизацией затрат на содержание автопарка, нужно в первую очередь обратить внимание на расход топлива. Основных проблем три:
- Воровство. К сожалению, во многих компаниях руководство сталкивается с мошенничеством: водители предоставляют поддельные или купленные чеки, заправляются более дешевым топливом, сливают бензин для своих нужд и пр.
- Использование автомобилей в личных целях. Водитель может ездить по своим делам, подвозить знакомых или даже в рабочее время заниматься доставкой грузов за спиной у начальства.
- Чрезмерный расход топлива. Проблема может заключаться в неправильном выборе автомобилей или комплектующих, а также в неисправностях.
Оптимизацию затрат на содержание автопарка стоит начать с поиска утечек бюджета и решения найденных проблем.
Если есть подозрение на воровство денег или топлива, рекомендуем принять следующие меры:
- Установить специальный счетчик в бензобак или топливную магистраль. Система позволит определить время заправки, объем залитого топлива и другие данные. Благодаря этим данным можно не только проверить на честность персонал компании, но и узнать, кто именно из водителей занимается мошенничеством. Этот способ помогает с легкостью установить факт воровства, если сотрудник заправляет на деньги компании чужой транспорт или при заправке сливает часть топлива в канистру. Полученные доказательства можно использовать, если компания решит обратиться в суд для возмещения ущерба.
- Перейти от оплаты наличными к использованию топливных карт. Согласно статистике, такой шаг позволяет снизить затраты на содержание автопарка в среднем на 10-15%. Топливные карты позволяют отслеживать суммы, которые водитель тратит на заправку, частоту наполнения бака. Кроме того, они упрощают работу бухгалтерии. Наконец, благодаря топливным картам водителю не приходится возить с собой крупные суммы наличными, и это снижает риск похищения денег.
Многие руководители отказываются от подобных мер, полагая, что в их компании подобного мошенничества быть не может. К сожалению, в большинстве случаев они заблуждаются. Нередко в первый же месяц после начала оптимизации расходов на содержание автопарка с поиском утечек бюджета обнаруживаются факты слива или неправильного списания топлива. Иногда речь идет о мошенничестве в крупных масштабах. При этом, чем больше у организации машин и персонала, тем выше риск, что немалая часть средств, выделенных для содержания автопарка, уходит в карманы сотрудников.
Использование служебных машин в личных целях тоже можно исключить. Для этого в автомобиль монтируют датчики, которые позволяют определить, ездит водитель один или берет пассажиров, а также когда и сколько грузов он перевозит. Также для оптимизации затрат на содержание автопарка можно установить в машинах системы слежения ГЛОНАСС или GPS. Благодаря этому руководитель сможет отслеживать перемещение автомобилей в режиме реального времени и легко определять, ездят ли водители только по установленным маршрутам или используют служебный транспорт в личных целях.
Установка системы слежения открывает еще один способ оптимизации затрат на содержание автопарка. Речь идет об уменьшении зарплаты сотрудников. Если у водителей сдельная оплата труда, они могут приписывать себе дополнительные часы, помимо фактически отработанных. В результате к проблеме плохо организованного содержания автопарка нередко прибавляются слишком высокие затраты на оплату труда сотрудников. Отслеживая перемещение автомобилей, легко определить время в пути и выяснить, сколько работал каждый водитель в течение дня, недели, месяца. Если водитель в течение дня надолго оставляет машину и уходит отдыхать, чтобы вернуться в автопарк как можно позже и приписать себе сверхурочные, это тоже станет известно. При необходимости процесс можно автоматизировать – больше не придется проверять все данные, которые предоставляют сотрудники, достаточно будет положиться на сведения, выданные системой.
Наконец, особое внимание нужно уделить самим автомобилям. Нередко в рамках оптимизации расходов на содержание автопарка приходится определять, насколько удачно выбраны машины и не стоит ли заменить их более экономичными транспортными средствами с аналогичными характеристиками. Кроме того, повышенный расход топлива может быть связан с неисправностями. В числе сотрудников, которые участвуют в обслуживании и содержании автопарка, должны быть опытные механики. Их задача, помимо прочего, – определять изменения в расходе топлива, следить за состоянием машин, устранять имеющиеся неисправности и предотвращать возможные проблемы.
Затраты на техническое обслуживание
Техобслуживание нужно проводить регулярно. Оптимизация расходов на содержание автопарка вовсе не означает сокращение затрат по этому пункту. Напротив, важно позаботиться о том, чтобы замена жидкостей и расходных материалов проводилась своевременно, чтобы сотрудники компании покупали качественные запчасти и устраняли неисправности сразу после их появления, а также, чтобы неисправные автомобили не отправлялись в рейс.
Может показаться, что такие меры увеличивают расходы. В первые недели или месяцы так и бывает, ведь речь идет о работе на перспективу. Но люди, которые решают вопрос содержания автопарков профессионально, знают о плюсах этих мер:
- Регулярное техническое обслуживание и осмотр значительно снижают риск ДТП из-за неисправности автомобиля. Кроме того, машины практически не ломаются в пути, а значит, водители выполняют свою работу вовремя. Соблюдение сроков – преимущество, которое высоко ценят клиенты и партнеры по бизнесу. Именно поэтому хорошее обслуживание машин косвенно помогает укрепить репутацию фирмы и увеличить прибыль.
- Чем дольше механик тянет с заменой жидкости или неисправной детали, тем выше риск, что ремонт в итоге потребует намного больших затрат денег и времени, чем при своевременном техобслуживании. Нередко в итоге вместо одной запчасти приходится менять сразу несколько.
Нельзя забывать о человеческом факторе. Иногда запчасти машин изнашиваются намного быстрее, чем предполагалось, из-за неаккуратности и непрофессионализма водителей. Занимаясь оптимизацией расходов на содержание автопарка, нужно уделить особое внимание проверке персонала. В некоторых случаях увольнение некомпетентных, безответственных и недостаточно опытных механиков и водителей и подбор новых сотрудников позволяют значительно сократить затраты. Важно, чтобы проверкой персонала занимались не только работники из отдела кадров, но и специалисты, которые хорошо разбираются в области механики и вождения машин.
Особое внимание нужно уделить стоимости и качеству запчастей, масла, топлива, тормозной жидкости и пр. Проводя оптимизацию затрат на содержание автопарка, важно проследить за работой отдела закупок и понять:
- Есть ли способ сократить расходы? Не слишком ли дорогие материалы и запчасти заказывают сотрудники?
- Действительно ли речь идет о качественной продукции? Если некоторые запчасти выходят из строя слишком быстро, стоит найти аналоги более высокого качества, а не продолжать тратить деньги на слишком частый ремонт автомобилей.
- Насколько выгодные условия предлагают поставщики? В некоторых случаях для оптимизации затрат на содержание автопарка приходится пересматривать прежние контракты и соглашения или даже искать новых партнеров.
Такой анализ требует хорошего знания не только тонкостей технического обслуживания машин, но также актуальной ситуации на рынке. Если в вашем штате нет специалистов, способных справиться с такой работой, закажите оптимизацию расходов на содержание автопарка у нас.
Мы проведем полный комплекс работ, выясним, как можно снизить затраты, определим, куда уходят деньги компании, поможем остановить или предотвратить мошенничество персонала. Также специалисты дадут рекомендации по содержанию автопарка, актуальные именно для вас
Самой распространенной ошибкой большинства фирм и организаций является то, что содержание автопарка они рассматривают всего лишь как «необходимые производственные расходы». Поэтому, как правило, топ-менеджеры уделяют этой теме слишком мало внимания. На практике это выглядит как попытка минимизировать первоначальные затраты, не принимая во внимание последующие расходы.
В основе – комплексный анализ
Следует понимать, что организация работы корпоративного автомобильного парка – это не только первоначальный вклад в него, но и последующие текущие расходы
на протяжении всего цикла эксплуатации автомобилей компанией. Нельзя смотреть на экономическую сторону вопроса, ограничившись лишь моментом приобретения новых автомобилей. Нужно принимать во внимание и эксплуатационные расходы – горюче-смазочные материалы, проведение технического обслуживания и ремонта, а также затраты на последующую продажу корпоративного транспорта. Именно поэтому так высоко ценятся автомобили с высокой эксплуатационной надежностью, дающие возможность рассчитывать на их перепродажу по достаточно высоким ценам.
Опыт показывает, что ориентация лишь на одну сторону вопроса означает недооценку всех возможных расходов, что влечет лишние затраты и плохие финансовые результаты. Кроме того, часто упускается из виду тот факт, что автопарк является лицом компании. В нынешних условиях корпоративный автопарк должен быть достаточно качественным, чтобы надлежащим образом представлять фирму, и одновременно скромным.
Удивляет то, что относительно небольшое количество компаний постоянно планирует свою деятельность в области использования служебного транспорта, ограничивая ее рамками и правилами. Сегодня только 44% фирм с автопарком более 10 машин имеет четко сформулированные правила его эксплуатации и штатного сотрудника, в обязанности которого входит следить за их исполнением.
Можно выделить три категории управленческих должностей в иерархии фирмы: первая категория – владельцы фирмы или уполномоченный ими наблюдательный орган; вторая категория – топ-менеджеры фирмы; третья категория – менеджер, который непосредственно отвечает за транспорт фирмы. В идеальном случае интересы всех трех категорий взаимно переплетаются.
И главное, нет двух полностью идентичных предприятий, поэтому невозможно сформулировать универсальный совет «как все делать правильно». Однако в каждом случае можно говорить о нескольких общих принципах управления автопарком. Приведенные здесь принципы составлены на основании реального опыта и ошибок, которые наиболее часто допускают менеджеры компаний.
Десять принципов fleet-менеджмента
- Не существует единого «наилучшего» совета, как управлять автотранспортным парком. Каждый вопрос в каждой конкретной ситуации и в каждой конкретной фирме решается по-своему, исходя из ее приоритетов, целей и возможностей. Также не существует «наилучшей» или «наиболее выгодной» формы финансирования. В каждом индивидуальном случае необходимо сначала детально проанализировать потребности и ожидания компании, спрос и предложение на рынке. И только после этого искать наиболее приемлемое для интересов фирмы решение. Разумеется, для этих целей фирма может нанять независимого консультанта.
- Унификация (приведение к однотипности на основе установления рационального числа разновидностей объектов, - ред.) транспорта предприятия по моделям автомобилей – процесс хоть и долговременный, но очень эффективный . В настоящее время унификацию проводят, в лучшем случае, треть компаний. Еще треть фирм хотели бы начать ее у себя, но пока они не в состоянии сделать это из-за отсутствия надлежащих условий. Эффект от унификации автотранспортных средств однозначен: наряду с имиджем можно достичь заметной экономии не только при покупке автомобилей, но и в процессе их эксплуатации.
- Иногда в обязанности персонала, использующего корпоративные автомобили для работы, входит их ремонт . И в случае, если ремонт автомобилей производится фирмой самостоятельно, возникает вопрос, а стоит ли овчинка выделки? Соизмерима ли экономия на специализированном сервисе с неполученными прибылями? Сколько товара осталось непроданным, сколько клиентов не обслужено за время такого ремонта? Не дешевле ли отдать автомобиль в специализированный ремонт, а в это время пользоваться подменным автомобилем?
- Затраты на автопарк и его эксплуатацию являются одними из наиболее значительных статей расходов. Поэтому данному вопросу следует уделять внимание на стратегическом уровне. Например, в Европе более 70% топ-менеджеров лично контролируют процесс принятия решений о стратегии и способах эксплуатации автопарка на вверенных им предприятиях.
- Благодаря конкуренции, большинство известных производителей вместе с товарами предоставляют всевозможные дополнительные сервисы. В результате, конечный потребитель, в нашем случае менеджеру автотранспортного подразделения фирмы, получает выбор и освобождается от ряда забот. Некоторые производители такой подход сделали своим правилом. Другие пока только на пути к этому. Конкуренция на автомобильном рынке и рынке автотранспортных перевозок достаточно велика. Следовательно, в сложившейся ситуации потребитель должен выигрывать. Поэтому наиболее целесообразно искать фирмы, акцентирующие свое внимание на качестве своих продуктов и предоставляемых услуг.
- Всегда нужно рассматривать вариант привлечения внешних ресурсов. Это касается не только процесса управления автопарком в целом, но и его составляющих – поиска оптимальных вариантов приобретения и эксплуатации автомобилей, их сервисного обслуживания, ведения административного деловодства и т.д. Функциональность и целесообразность привлечения внешних ресурсов для управления автопарком подтверждается не только растущим количеством автомобилей, эксплуатируемых в режиме лизинга. Об этом свидетельствует также опыт зарубежных стран, где использование внешних ресурсов является стандартным методом менеджмента в автопарках компаний. В Украине эта тенденция сейчас находится в начальной стадии развития, так как все еще силен принцип: «Все свое ношу с собой».
- Компания, имеющая свой автопарк, должна четко определить стратегию использования служебного транспорта , как по общим, так и по отдельным вопросам. Такая стратегия называется «car policy» («корпоративная автомобильная политика»). По сути это свод принципов и философия управления автопарком предприятия. Важность «car policy», наряду со всем прочим, подтверждает тот факт, что она является составной частью политики управления автопарками почти у 60% иностранных компаний. К сожалению, в Украине только единицы компаний имеют «автомобильную политику» в рамках стратегического менеджмента. Очень часто формулирование принципов ограничивается операционным уровнем, конкретной ситуацией или сиюминутной потребностью.
- Особенно эффективна комбинация «car policy», менеджмента автопарка и системы мотивации в случае, когда покупка или обмен автомобиля привязывается к конкретным производственным результатам. Однако опыт показывает, что в этих случаях личные интересы зачастую превосходят интересы фирмы. Происходит что-то вроде перетягивания каната между фирмой и некоторыми ее работниками, что не очень хорошо сказывается на конечных результатах.
- Обязанности менеджера автопарка компании не должны ограничиваться лишь вопросами приобретения автомобилей и их дальнейшей эксплуатации. Он должен также решать вопросы предпродажной подготовки и продажи автомобилей в конце их срока службы. На этом этапе он должен тесно сотрудничать со страховыми, финансовыми, сервисными, консалтинговыми и многими другими организациями. При этом он должен четко понимать, что в этом вопросе профессиональные партнеры являются необходимостью, и никак не роскошью. Многие из них работают на довольно высоком уровне и предоставляют компании возможность «развязать» руки для решения других задач в рамках ее основной деятельности. Поэтому при подсчетах и составлении калькуляции необходимо принимать во внимание не только процедурные расходы, но и затраты, связанные с этими службами. Таким образом, можно получить объективное экономическое заключение о выгоде того или иного предложения.
- Автопарк, без сомнения, представляет фирму, является ее лицом и важной составляющей частью «корпоративного имиджа». Однако часто мы можем увидеть различные недоработки в этом вопросе. Например, нередко топ-менеджеры компаний ездят на автомобилях класса люкс, тогда как ее рядовые работники зачастую пользуются служебными автомобилями, которые находятся в очень плохом техническом и визуальном состоянии. Это не только не позволяет им качественно выполнять свои обязанности, но и ставит под угрозу безопасность езды. Часто встречаются случаи использования «car policy» только для создания имиджа топ-менеджмента, но не имиджа компании как таковой. Это неправильные подходы. Служебный транспорт фирмы должен работать на ее имидж, отвечать ее положению на рынке и специализации в бизнесе.
Оптимизация расходов - это важный вопрос для любой транспортной компании. Какие технологии используют перевозчики для достижения данной задачи? Спросим об этом Виталия Колосова, руководителя одной из московских транспортных компаний.
Отслеживание маршрута в реальном времени
- Виталий Михайлович, какие технологии используются для автоматизации работы перевозчиков?
Одно из основных решений - это GPS-навигация или контроль с помощью системы ГЛОНАСС. На базе этих технологий строится программа учета автотранспорта , позволяющая вести мониторинг узлов машины. Принцип действия прост - на транспорт устанавливаются специальные датчики, считывающие информацию и передающие ее в основной терминал. Данные показаны в виде графика, это позволяет легко отслеживать любой параметр, от уровня топлива до местонахождения автомобиля.
- Есть ли системы, обеспечивающие безопасность транспортных средств и перевозимого груза?
Конечно, они основаны на том же GPS-контроле. Диспетчер в реальном времени видит, в какой точке находится автомобиль, двигается ли он или стоит на месте. Несанкционированное пользование ТС пресекается сразу, поскольку не останется без внимания диспетчера. К тому же благодаря учету на центральном пульте отображается информация о следовании автомобиля, и если он отклоняется от маршрута, с водителем немедленно связываются, чтобы узнать причины незапланированных действий.
Оптимизация затрат и эффективная логистика
- В чем заключается основная задача автоматизации транспорта?
Устанавливая на автомобили датчики, подключая их к той или иной системе, перевозчик преследует цель оптимизировать затраты. Отмечу, что инновационный менеджмент на транспорте позволяет эффективно использовать каждый автомобиль и вмешиваться в процесс перевозки груза при необходимости. Например, если сроки прибытия машины задерживаются по причине пробок или заблокированной дороги, диспетчер может подсказать водителю оптимальный маршрут.
- Какие именно параметры позволяют контролировать датчики, установленные на машине?
Все зависит от задач, которые вы ставите перед системой. Есть возможность контролировать расход топлива или километраж, отслеживать состояние основных узлов автомобиля и вовремя осуществлять их замену или ремонт. Диспетчер может видеть, в какое время и на какой объем была заправлена машина, если будет слив топлива - эта информация зафиксируется. Учет расхода топлива - это одна из ключевых задач, которая ставится перед системой, значительно снижающей расходы транспортной организации.
Системы контроля снижают расходы на 20-30%
- Одна из популярных услуг транспортных компаний - это отслеживание груза в реальном времени, как осуществляется эта возможность?
Да, такую услугу предоставляют практически все крупные перевозчики. Заказчик может зайти на сайт компании, ввести трек-номер или номер экспедиторских документов и посмотреть, где именно находится груз (транспортного средства). Отслеживать груз можно в любое время.
- Насколько удается сократить расходы предприятий с помощью новых технологий?
У каждого перевозчика свои показатели, но в среднем оптимизация расходов на содержание автопарка позволяет снизить затраты на 20-30 процентов. Экономия - это не единственный плюс от использования новых технологий, сюда же можно отнести безопасность, получение полной картины о состоянии рейса, но и транспортного средства, вовремя выполняя ремонтные работы. Все это позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность работы автопарка.
Счет 23-4 предназначен для учета затрат на содержание и эксплуатацию грузового, пассажирского, легкового автотранспорта, машин специального назначения и выполненных работ. В затраты по эксплуатации автотранспорта не включаются: расходы на оплату труда грузчиков, экспедиторов, и других работников, занятых на перевозке грузов. Затраты по перевозке работников к месту работы и обратно на расстоянии более 3 км в одну сторону при отсутствии общественного транспорта включают напрямую в тот объект, для которого осуществлялась перевозка людей.
Незавершенного производства по автопарку не бывает . По дебиту отражаются затраты, по кредиту – выполненные работы, оказанные услуги по фактической себестоимости, а также списание возвратных материалов.
Объектом исчисления себестоимости являются выполненные т/км (по грузовому автотранспорту) и отработанные маш.дн. по всем прочим видам транспорта.
Фактическая себестоимость исчисляется ежемесячно . Списание затрат на потребителей осуществляется ежемесячно пропорционально объему выполненных работ и оказанных услуг, оцениваемых по фактической себестоимости. При исчислении себестоимости из общего объема работ исключают работы автомобилей для собственных нужд, а общую величину затрат по автопарку уменьшают на сумму возвратных материалов. В возвратные материалы включается стоимость отработанных масел, стоимость заменяемых шин, годных восстановлению, стоимость ГСМ, израсходованных сверх лимита.
Учет затрат в автопарке может вестись в 2 вариантах:
1 вариант
Применяется при значительном парке автомобилей. Для учета затрат по автопарку открываются аналитические счета:
1. Грузовой автотранспорт (бортовые машины, самосвалы, бензовозы, молоковозы по маркам и видам машин)
2. Пассажирский транспорт (по видам автобусов в зависимости от количества посадочных мест).
3. Легковой автотранспорт (по модификациям легковых автомобилей). Как правило, затраты на содержание легкового автотранспорта относятся на административный аппарат предприятия.
4. Специальные машины по их видам (пожарные, тягачи, краны).
5. Общецеховые расходы по автопарку.
Учет затрат по аналитическим счетам осуществляется в разрезе калькуляционных статей:
· Нефтепродукты;
· Материалы;
· Запасные части;
· Услуги сторонних организаций;
· Топливо и энергия на технологические цели.
2. Оплата труда шоферов, водителей (основная, дополнительная, натуральная, прочие выплаты).
· Амортизация;
· Ремонт;
· Техническое обслуживание ОС.
По этой статье отражаются расходы, связанные с восстановлением износа автомобильных шин (вулканизация резины, наложение протектора и другие расходы), а также стоимость авторезины при замене износившейся.
5. Работы и услуги вспомогательных производств по их видам.
6. Прочие затраты. Например, стоимость спецодежды.
7. Общецеховые расходы по автопарку.
Общецеховые расходы на данную статью распределяются ежемесячно пропорционально маш.дням пребывания автотранспорта на предприятии. В течение месяца общецеховые расходы накапливаются на отдельном аналитическом счете в разрезе калькуляционных статей:
1. Материальные ресурсы, в т.ч.
· Производственный инвентарь;
· Обтирочные материалы;
· Спецодежда;
· Освещение и отопление гаражей;
· Стоимость услуг сторонних организаций.
2. Оплата труда административно управленческого персонала, а также обслуживающего (заведующий гаражом, диспетчер, инженер, медработник, уборщицы, сторожа).
3. Страховые взносы во внебюджетные фонды.
· Амортизация;
· Ремонт;
· Техническое обслуживание зданий и оборудования гаража;
· Затраты на содержание навесов, площадок для хранения транспорта и прицепов;
· Отчисления в ремонтный фонд;
· Платежи за аренду.
6. Налоги, сборы, платежи, налог на землю, страхование имущества, страхование ответственности владельцев транспортных средств.
7. Прочие затраты.
Фактическая себестоимость единицы работ и услуг автотранспорта рассчитывается отдельно по каждому аналитическому счету путем деления затрат без стоимости возвратных материалов на объем выполненных работ без учета самообслуживания.
Работы, выполненные грузовым автотранспортом, списываются на потребителей исходя из фактической себестоимости 1 т/км и объема потребленных услуг. Работы по перевозке людей и по работе специальных машин списываются на потребителей пропорционально отработанным маш.дням и исходя их фактической себестоимости одного маш.дня.
2 вариант
Применяется при незначительном парке автомобилей. Для учета затрат по автопарку предусматривается открытие одного аналитического счета в составе 4-го субсчета независимо от марок и грузоподъемности автомобилей. В этом случае в составе калькуляционных статей затрат не будет статьи общецеховые расходы по автопарку.
При этом варианте учета фактическая себестоимость 1 т/км и 1 маш.дня исчисляется поэтапно . Изначально из затрат исключается стоимость возвратных материалов, оставшаяся сумма делится на объем выполненных работ в маш.днях. По грузовым работам учет ведется и в т/км и в маш.днях. Исчисленная фактическая себестоимость 1 маш.дня умножается на количество маш.дней, относящихся к работам грузового автотранспорта. Полученную сумму затрат затем делят на количество выполненных т/км.
При исчислении себестоимости в объеме выполненных работ не учитываются работы по самообслуживанию автотранспорта. Учет осуществляется на основании первичных документов, путевых листов: грузовых, легковых автомобилей, автобусов, специальных машин и кранов.
Исчисление себестоимости при распределении затрат производится в калькуляционных листах. Данные в разрезе каждого автомобиля, водителя в течение месяца учитываются в накопительной ведомости учета затрат. Данные из накопительных ведомостей сводятся в сводную накопительную ведомость итогами за день и за месяц. Регистрами аналитического учета является производственный отчет № 83 – АПК, синтетического учета– журнал ордер № 10 – АПК.
Проводки
Порядок отражения возвратных материалов: Д 10 К 23-4.
Оприходованы шины, годные к восстановлению, оприходованы, отработанные масла:Д 10 К 23-4
Списан перерасход ГСМ на водителя: Д 70,73 К 23-4.
6. Учет затрат на содержание гужевого транспорта (рабочий скот).
23-7 «Работы и услуги гужевого транспорта» предназначен для учета затрат по гужевому транспорту в целом и в разрезе видов рабочего скота. К рабочему скоту относятся: взрослые лошади, верблюды, олени, валы, буйволы, яки, ишаки, ездовые собаки.
В затраты 7-го субсчета не включаются расходы на выращивание молодняка рабочего скота 20-2.
По дебиту отражаются затраты, по кредиту – выход продукции и списание услуг по потребителям. По гужевому транспорту получают работы, которые измеряются в коне днях или рабочих днях, приплод рабочего скота, навоз. Незавершенного производства нет.
Объектами счисления себестоимости в гужевом транспорте являются себестоимость рабочего дня и приплода. Услуги гужевого транспорта списываются на потребителя ежемесячно по плановой себестоимости 1 рабочего дня (коне дня). По фактической себестоимости могут списываться, если загрузка гужевого транспорта в течение календарного года равномерная.
Затраты гужевого транспорта отражаются в разрезе следующих калькуляционных статей:
1. Материальные ресурсы, в т.ч.:
· Средства защиты животных;
· Стоимость кормов;
· Стоимость материалов, колесных масел, сбруи, мелкого инвентаря;
· Услуги сторонних организация, в т.ч. по ковке, по профилактическому и ветеринарному обслуживанию.
Корма собственного производства текущего года оцениваются по плановой себестоимости без корректировки в конце года до фактической.
2. Оплата труда (основная, дополнительная, натуральная, прочие выплаты) конюхов и других работников, занятых по уходу и содержанию скота. Не относится ОТ работников, занятых на конно - ручных работах.
3. Страховые взносы во внебюджетные фонды.
· Амортизация рабочего скота, конюшен, прочего оборудования;
· Ремонт здания, сооружения;
· Техническое обслуживание ОС;
5. Работы и услуги вспомогательных производств по видам.
6. Прочие затраты.
Для определения фактической себестоимости 1 рабочего дня (1 коне дня) ежемесячно затраты по гужевому транспорту за вычетом стоимости приплода, навоза, другой побочной продукции (конского волоса) делятся на количество отработанных коне дней или рабочих дней, не включая дни на самообслуживание. Побочная продукция: конский волос, шерсть, линька оцениваются по ценам продажи, навоз оценивается исходя из фактических затрат на его уборку, хранение, стоимости подстилки, сумма амортизации ОС по удалению навоза и амортизация навозохранилищ.
Приплод лошадей оценивается исходя из себестоимости 60 кормо дней содержания взрослого животного (по верблюдам 120 дней). Для исчисления себестоимости 1 кормо дня затраты на содержание рабочего скота без стоимости побочной продукции делятся на общее количество кормо дней. Общее количество кормо дней определяется умножением среднегодового количества рабочего скота на число календарных дней в году.
Учет выполненных работ ведется в «учетном листе труда и выполненных работ», получение приплода в «акте оприходование приплода» (составляется в возрасте 1 суток). Учет затрат ведется на основании первичных документов, систематизируются сведения из накопительной ведомости формы 301 – АПК, данные переносятся в производственный отчет № 83 – АПК. Регистрами синтетического учета является журнал ордер № 10 – АПК. Себестоимость исчисляется в калькуляционных листах, в конце года.
Оприходован приплод: Д 11 К 23-7
Оприходован навоз: Д 10 К 23-7
Оприходован конский волос, шерсть, линька: Д 43 К 23-7
1. Введение
После того как организация приобрела автомобиль, первым делом встает вопрос о принятии данного имущества на баланс и о начислении амортизации. Примечательно, что уже с 1 января 2008 года фирмы смогут списывать недорогие автомобили значительно быстрее. Дело в том, что Законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ в пункт 9 статьи 259 Налогового кодекса внесена поправка, расширившая стоимостные границы. Так, применять понижающий коэффициент 0,5 к норме амортизации нужно будет в отношении легковых автомобилей стоимостью более 600 000 рублей, а пассажирских микроавтобусов – стоимостью более 800 000 рублей. По автотранспорту с меньшей первоначальной стоимостью амортизация будет начисляться в общем порядке.
Согласно новым правилам, даже те организации, которые рассчитывали амортизацию «по старинке», будут вправе прекратить применение понижающего коэффициента в отношении того же объекта. То есть по уже амортизируемым легковым автомобилям с первоначальной стоимостью от 300 000 и до 600 000 рублей и пассажирским микроавтобусам с первоначальной стоимостью от 400 000 и до 800 000 рублей.
2. Эксплуатационные затраты
Фирмы, имеющие на своем балансе автомобили, вынуждены осуществлять множество трат на их содержание и использование. Естественно, все эти расходы требуют своего отражения и в налоговом, и в бухгалтерском учете.
В качестве расходов по обычным видам деятельности в бухгалтерском учете принимаются следующие затраты (п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организаций», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н):
– приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), то есть топлива, автомасел, технических жидкостей;
– техническое обслуживание и ремонт;
– мойка, парковка, стоянка;
– проведение технического осмотра.
Примечательно, что в налоговом учете перечисленные траты учитываются по-разному. Так, например, затраты на техническое обслуживание и ремонт включаются либо в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253), либо в состав прочих как расходы на ремонт основных средств (ст. 260 НК).
Приобретение ГСМ в зависимости от назначения автомобиля следует относить либо к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК), либо к прочим, как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письмо УФНС по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@). К последним с уверенностью можно причислить также затраты на мойку, парковку и стоянку автомобилей, что, в свою очередь, и рекомендуют делать специалисты Минфина в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530.
Затраты на проведение технического осмотра снижают налог на прибыль только тогда, когда подразумевается обязательный периодический осмотр. В таком случае их можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Если же плата за техосмотр производится при покупке автомобиля, то израсходованные на данную процедуру средства включаются в первоначальную стоимость машины (письмо Минфина от 5 июля 2006 г. № 03-06-01-04/138).
При исчислении налога на прибыль можно также учитывать взносы на ОСАГО (обязательное страхование автогражданской ответственности) и АвтоКАСКО (добровольное страхование от угона и ущерба). Причем в первом случае выплаты рассматриваются как прочие и включаются в расходы либо в размере страховых тарифов (если таковые утверждены), либо – фактических затрат (п. 2 ст. 263 НК). АвтоКАСКО подобной альтернативы не имеет, и в качестве расходов на него следует учитывать в составе прочих всю потраченную сумму (п. 3 ст. 263 НК, письмо УФНС по г. Москве от 2 марта 2006 г. № 20-12/16322). Стоит отметить, что взносы на ДСАГО (добровольное страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств) лишены привилегии снижать налогооблагаемую прибыль. На это указывали как финансисты (письмо Минфина от 7 сентября 2005 г. № 03-03-02/74), так и налоговики (письмо УФНС по г. Москве от 18 сентября 2003 г. № 26-12/51429).
Бухучет затрат на все виды страхования происходит одинаково: они списываются на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Причем сначала сумму взноса отражают как расходы будущих периодов, а затем списывают равномерно в течение времени действия договора.
3. «Путевка» для налога на прибыль
Основное требование для признания расходов в целях налогообложения прибыли – это их экономическая обоснованность и наличие документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК). Не является исключением и такая весомая статья автомобильных затрат, как расходы на приобретение ГСМ (топлива, автомобильных масел, специальных жидкостей).
По мнению Минфина, высказанному в письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223, для определения обоснованности затрат на покупку ГСМ для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Руководящем документе Р 3112194-0366-03, утвержденном Минтрансом 29 апреля 2003 года (документ действует до 1 января 2008 г.). В разделе 1.1 данного документа приведена формула расчета нормируемых расходов ГСМ для легковых автомобилей:
Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х D), где
Qн – нормативный расход топлива (в литрах);
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км (приведены в разделах 1.1.1 и 1.1.2 Руководящего документа);
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.
Как отметили эксперты журнала «Московский бухгалтер», на практике довольно часто бывает так, что фирме принадлежит автомобиль, по которому в данном документе нет утвержденных норм. Чаще всего это происходит с иномарками. В таком случае при расчете норм расхода топлива нужно руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставленной производителем машины. Рассчитанная на основе этих данных норма расхода топлива для соответствующей модели автомобиля должна быть утверждена приказом руководителя организации.
Что касается документального подтверждения затрат на ГСМ, то в качестве такового в первую очередь выступает путевой лист. Он должен содержать информацию о маршруте следования автомобиля, что позволяет судить об использовании машины в служебных целях.
Шаблон путевого листа утвержден постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Причем применение альбомной формы «путевки», утвержденной вышеназванным постановлением, обязательно лишь для автотранспортных организаций. В отличие от них все остальные фирмы могут разработать свою форму путевого листа, а то и вовсе создать иной документ, подтверждающий расходы на покупку ГСМ (письмо Минфина от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Однако в целях налогообложения прибыли дозволительно применять только такие самостоятельно разработанные документы, которые соответствуют следующим требованиям:
– в них должны быть указаны должности лиц, ответственных за данную операцию, и должны иметься их личные подписи (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ);
– разработанная форма должна быть упомянута в учетной политике (письмо УФНС по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253).
Составлять подобный первичный документ нужно с такой периодичностью, чтобы на его основании можно было судить об обоснованности затрат. Данное требование выдвинули специалисты Минфина в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23. Получается, что если «путевка» отвечает этим условиям, то ее можно оформлять не чаще одного раза в месяц (письма Минфина от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77).