1с внести данные о сотруднике

Вопрос Как в «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 получить отчет со списком сотрудников по подразделениям с выводом окладов.
Ответ При запуске базы в режиме 1С:Предприятие открывается «рабочий стол», который содержит несколько закладок. Посмотрите на него внимательно. Он содержит разные закладки.
Перейдите на закладку «Кадровый учет».
В разделе «Отчеты» этой закладки нажмите на ссылку «Списки сотрудников». Откроется пока пустая форма отчета, в верхней части которого перечислены «Варианты отчета».
Выберите вариант «Список работников».
Чуть ниже вариантов отчета найдите надпись «Настройки». Активируйте их. При этом окно отчета будет вертикально разделено на две части – в правой части и будут открыты «Настройки». Нас интересует гаечный ключ в самом низу окна настроек – «Настройка вариантов отчета».
Нажмите на него и выберите строку «Настройка структуры». Откроется окно «Настройка структуры отчета…».
На закладке «Структура отчета» этого окна, в разделе «Колонки отчета», нажмите на кнопку «Добавить поле» — добавится строка. В этой строке нажмите на кнопочку с тремя точками – откроется окно «Выбор поля». Нажмите на плюсик напротив строки «Сотрудник» — раскроется дерево.
В этом дереве найдите строчку «Трудовой договор: Тарифная ставка». Это и будет оклад. Добавьте эту строчку двойным щелчком мыши и нажмите на кнопку «Сформировать». Все. Отчет сформирован.

Чтобы запомнить настройку отчета, там же, рядом с «гаечным ключом», найдите иконку «дискетки» (если навести на нее мышку, появится надпись «Сохранить вариант отчета»). Нажмите на нее, выберите вариант «Сохранить вариант как…». Откроется окно «Сохранение варианта отчета». Напишите новое наименование, например, «Список работников с окладами» и нажмите на «Сохранить». Все, настройка сохранена.

Чтобы в следующий раз воспользоваться этой настройкой, нажмите на иконку «открывающаяся папка» (рядом все с тем же «гаечным ключом») и выберите нужную настройку.

Чтобы сделать эту настройку доступной другим пользователям, перейдите в справочник настроек: меню «Операции – Справочник – Сохраненные настройки».
Найдите в этом справочнике только что сохраненную вами настройку (лучше давать настройке уникальное название). Нажмите на иконку с зеленым карандашом – «редактировать». Откроется форма «Вариант отчета: (… название вашей настройки)». Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите либо «Группу пользователей» – «Все пользователи», если хотите сделать настройку доступной всем, либо конкретного пользователя, либо создайте собственную группу пользователей. При этом галочкой «Право изменения» для кого-то или для всех можно закрыть возможность изменения настройки – чтобы случайно не испортили вашу настройку.

Программный продукт 1С: Бухгалтерия 2.0 содержит подсистему кадрового учета, однако, данная подсистема включает ограниченный спектр документов, позволяющий сделать прием на работу, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Подобная подсистема подходит небольшим предприятиям, имеющим ограниченное количество сотрудников. Подсистема кадрового учета доступна из меню «Кадры» главного меню программы.
Также подсистему кадрового учета можно найти в закладке «Кадры» панели функций программы.

В подсистему кадрового учета входят два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники», в которых содержаться сведения о работниках организации.
В справочнике «Физические лица» отражаются такие персональные данные сотрудников, как дата рождения, пол, место рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС, а также адреса и телефоны. Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о трудовой деятельности работника в данной организации.

Прием на работу

Программа «1С: Бухгалтерия предприятия» предусматривает два варианта приема на работу. Первый вариант – при добавлении сотрудника программа автоматически предлагает пользователю создать приказ о приеме на работу.

Появление помощника приема на работу настроено по умолчанию. Для того чтобы им воспользоваться, следует ввести табельный номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол сотрудника. Если сведения об этом сотруднике уже занесены в справочник «Физические лица», всплывет окно со списком физических лиц с похожими данными. В этом случае следует выбрать отмеченное в списке и нажать на кнопку «Далее». Во избежание задвоения физических лиц создавать новые позиции в данном справочнике не рекомендуется.

Следующим шагом работы с помощником приема на работу выступает ввод кадровой информации. В появившемся окне следует отметить вид занятости работника, выбрать подразделение, должность, дату приема, а также занести информацию об оплате труда. Если снять галочку «Создать приказ о приеме на работу», работа с помощником будет завершена, а приказ о приеме создан не будет.
На следующем этапе указывается дополнительная информация, необходимая для расчета заработной платы, а также для налогов и страховых взносов.

После заполнения всех реквизитов следует нажать на кнопку «Готово». Также данный помощник предлагает сразу же получить печатную форму приказа о приме на работу.
Помощник приема на работу можно отключить. Для этого следует воспользоваться изменением настройки пользователя, которую можно найти через меню «Сервис» – «Управление пользователями и доступом» – «Список пользователей».

В появившемся списке следует выбрать пользователя, которому требуется отключить автоматическое появление помощника о приеме на работу, и нажать на кнопку .

В появившемся окне следует поставить галочку напротив реквизита «Не использовать помощника приема на работу», а затем сохранить сделанные изменения с помощью кнопки «Ок». Второй вариант приема на работу сотрудников – ввод приказов о приеме на работу в соответствующем журнале.

Если использование помощника приема на работу в настройках пользователя не отключено, то придется проделать вышеописанную процедуру, так как в этом случае прием на работу будет осуществляться в три этапа, предложенные помощником.
Если использование помощника приема на работу отключено в настройках пользователя, программа создаст новый документ приема на работу, в котором пользователю следует выбрать сотрудника и внести кадровые данные и сведения о расчете зарплаты. В подобном режиме возможно ввести приказ на группу сотрудников.

Из документа приема на работу также можно распечатать приказ о приеме на работу.

Кадровое перемещение

Документ «Кадровое перемещение» предназначен для изменения кадровой информации сотрудника либо сведений о расчете его заработной платы. Данный документ можно получить из соответствующего журнала.

При выборе сотрудника в документе появляется вся информация о нем, взятая из соответствующих справочников и приказа о приеме на работу. Для того чтобы изменить эти данные полностью или частично, необходимо указать дату перевода, а также изменить сведения на более актуальные, после чего провести документ. Возможно сделать кадровое перемещение для группы сотрудников. Из данного документа доступна печатная форма приказа о переводе работника на другую работу.

Увольнение

Документ «Увольнение» предназначен для прекращения трудовых отношений с работником и доступен из соответствующего журнала.

Для увольнения сотрудника необходимо выбрать его из справочника, указать дату увольнения и основание увольнения, после чего сохранить свой выбор с помощью кнопки «Ок». Возможно сделать приказ на группу сотрудников. Из данного документа возможна печать приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении).

Другие печатные формы для специалистов кадровых службы

Просмотреть список доступных отчетов по кадрам можно в закладке «Кадры» панели функций программы.

Личные карточки печатаются для каждого сотрудника по унифицированной форме Т-2. Для получения данного отчета следует выбрать работника и нажать на кнопку «Сформировать».
Отчет «Списки сотрудников» предназначен для формирования списка сотрудников предприятия на конкретную дату. Сотрудников для включения в данный отчет возможно отбирать и группировать по различным критериям, доступным при нажатии на кнопки «Отбор» и «Настройка».
Заявление о добровольном вступлении в правоотношения с ПФР (ДСВ-1) формируется посредством выбора работника и нажатия кнопки «Сформировать». Также возможно получить чистый бланк заявления.

Резюмируя вышеизложенное, стоит отметить, что в подсистеме кадрового учета «Бухгалтерии предприятия 2.0» содержится ограниченный список кадровых документов. Поэтому для ведения полноценного кадрового учета придется искать другие печатные формы самостоятельно либо использовать другой программный продукт.

Анна Купцова

Подошел очередной праздник. Руководство задумалось о подарках для детей сотрудников компании. В связи с этим необходимо предоставить список, содержащий ФИО сотрудников, у которых есть дети. И еще немного усложним задачу, ограничив возраст детей - до 12 лет.

В данной статье мы рассмотрим как автоматически сформировать такой список в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Для того, что бы сформировать данный отчет в карточке физического лица, справочник «Физические лица», на вкладе «Персональные данные», в табличной части «Семья» должны быть внесены данные о родственниках сотрудника организации:

Заполняем поля:

Через меню отчета «Настройки варианта отчета», выбираем меню «Настройка структуры».

В открывшемся окне «Настройка структуры отчета «Списки сотрудников организации (Родственники организации)», в табличной части «Доступные поля» находим:

Данные поля перетаскиваем на вкладку «Отбор, сортировка и параметры» в табличную часть «Отбор» с помощью кнопки «Добавить поле».

Для поля «Возраст родственника» устанавливаем «Вид сравнения» - Меньше или равно, «Значение» - 12. Для поля «Степень родства» устанавливаем «Вид сравнения» - В списке, «Значение» - Сын, Дочь, И нажимаем кнопку «Сформировать». В результате получаем следующий отчет:

Таким образом, мы можем сформировать автоматически список сотрудников, у которых есть дети младше 12 летнего возраста.

Аналогично можно построить отчеты содержащие список сотрудников владеющих английским языком, стоящих на воинском учете, имеющих ученые степени и т.д.

8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.

Необходимо отметить, что в 1С Бухгалтерия 8.3 существует два способа ведения кадрового учета: полный и упрощенный. Упрощенный вариант не даёт возможности создавать кадровые документы, приказы печатаются непосредственно из карточки сотрудника.

Для включения возможности ведения полного кадрового учета выполним специальную настройку программы 1С 8.3: раздел Зарплата и кадры – Настройка зарплаты:

Кадровый учет – флажок Полный:

Необходимые настройки выполнены, рассмотрим порядок приема на работу сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 на основную должность и по совместительству.

Прием сотрудника на основную работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу в 1С Бухгалтерия 8.3 переходим в раздел: Зарплата и кадры – Приёмы на работу:

Нажимаем кнопку Создать:

Заполняем в документе основные данные:

• В поле Подразделение – подразделение организации, где сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность:

• В поле Должность – должность принимаемого сотрудника. Если её нет в выпадающем списке должностей, то по кнопке Ещё – Создать заводим новую:

Добавляем новую должность:

• В поле Сотрудник – сотрудник организации, принимаемый на работу, согласно трудовому договору. По кнопке Создать вводим в справочник нового сотрудника:

Заполняем необходимые данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН:

Заполняем оставшиеся поля:

• Дата приема;
• Вид занятости – основное место работы.

По кнопке Добавить укажем вид начисления и размер заработной платы, а также условия выплаты аванса. Их в программе 1С Бухгалтерия 8.3 два: фиксированной суммой и процентом от тарифа:

Проводим документ и переходим к печати документа Приказ о приеме по форме Т-1 в 1С 8.3:

Печатную форму можно отредактировать и ввести вручную. Например, испытательный срок и номер трудового договора:

Как оформить в 1С 8.2 (8.3) прием “нового” старого сотрудника, когда один и тот же сотрудник сначала увольняется, а потом снова в этом же году принимается на работу, смотрите в нашем видео уроке:

Прием сотрудника на работу по внутреннему совместительству

Оформим в программе 1С Бухгалтерия 8.3 прием сотрудника по внутреннему совместительству. Отметим, что одно физ.лицо может заключать с организацией сразу несколько трудовых договоров. В таком случае для правильного заполнения персонифицированной отчетности и справок по НДФЛ физическое лицо не дублируем, а на каждый трудовой договор в 1С Бухгалтерия 8.3 заводим нового сотрудника. Поскольку физическое лицо уже работает в организации, программа 1С 8.3 сообщает, что найден человек с похожим именем. Нажимаем кнопку Да, это тот, кто мне нужен и личные данные будут заполнены автоматически:

Выбираем вид занятости – Внутреннее совместительство:

По аналогии отражаем вид начисления, размер заработной платы и проводим документ:

Рассмотрим основные кадровые отчеты в 1С 8.3 Бухгалтерия, с помощью которых можно посмотреть и распечатать информацию о сотрудниках, раздел Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам:

• Личные данные сотрудников;
• Штатные сотрудники;
• Личные карточки (Т-2):

Более подробно особенности кадрового учета, расчета зарплаты, начисления налогов и взносов в 1С 8.3 рассмотрены на в модуле . Подробнее о курсе смотрите в следующем видео:

Также рекомендуем посмотреть наш семинар по учету иностранных сотрудников. Законодательство об иностранной рабочей силе поменялось кардинально в 2015 году. Изменения коснулись всех групп иностранных граждан, но основная категория изменений касается безвизовых иностранцев. Подробнее смотрите далее.